Trong năm 2025, các quy định về hóa đơn thanh toán tiền mặt dưới 20 triệu đồng tiếp tục có ảnh hưởng lớn đến việc ghi nhận và xử lý giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu về hóa đơn, cũng như cách thức xử lý hợp lý các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt dưới mức 20 triệu đồng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp lý.
1. Quy định hiện hành về hóa đơn trên/dưới 20 triệu và hình thức thanh toán (trước 01/07/2025)
Trước thời điểm 01/07/2025, quy định về việc sử dụng hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và hình thức thanh toán tương ứng vẫn đang được áp dụng theo các văn bản pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh các rủi ro khi quyết toán.
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng (đã gồm VAT) bắt buộc phải thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi, thanh toán qua ngân hàng, v.v.) thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.
- Đối với chi phí đầu vào có hóa đơn trên 20 tr thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không được tính chi phí đó vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là quy định tại điểm C, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Job thanh toán hóa đơn trên 20tr bằng tiền mặt không chỉ làm mất quyền khấu trừ thuế mà còn khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi tính thuế TNDN, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế.
- Một số doanh nghiệp tìm cách tách hóa đơn dưới 20 triệu để có thể thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu bị cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu chia nhỏ giao dịch để né quy định, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt hành chính.
- Trường hợp hợp lệ cho hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế và tính vào chi phí nếu đáp ứng đúng điều kiện thanh toán và chứng từ theo quy định.
Những quy định này được đưa ra nhằm kiểm soát dòng tiền, ngăn chặn hành vi gian lận thuế và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
2. Hậu quả khi thanh toán hóa đơn trên 20 triệu bằng tiền mặt
Khi doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trên 20 triệu đồng bằng tiền mặt, có thể gặp phải những hậu quả không mong muốn, ảnh hưởng đến các nghĩa vụ thuế và hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các tác động đối với cả bên mua và bên bán:
2.1 Đối với bên mua
Khi thanh toán hóa đơn trên 20 triệu đồng bằng tiền mặt, doanh nghiệp bên mua sẽ phải đối mặt với một số hệ quả pháp lý và thuế quan trọng. Mặc dù hình thức thanh toán này có thể thuận tiện trong một số trường hợp, nhưng nó lại tiềm ẩn nhiều rủi ro và bất lợi về thuế, có thể làm gia tăng chi phí cho doanh nghiệp.
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp sẽ không được phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi thanh toán hóa đơn trên 20 triệu đồng bằng tiền mặt. Điều này có thể làm tăng chi phí thuế, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN: Chi phí thanh toán bằng tiền mặt trên 20 triệu không được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), dẫn đến việc doanh nghiệp phải trả thuế TNDN cao hơn, từ đó tăng thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.
2.2 Đối với bên bán:
Đối với bên bán, việc thanh toán bằng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng không chỉ ảnh hưởng đến quy trình kế toán mà còn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Rủi ro liên quan đến hình thức thanh toán: Mặc dù không có quy định phạt trực tiếp đối với bên bán khi nhận tiền mặt, nhưng việc lập hóa đơn không đúng hình thức thanh toán có thể gây rủi ro lớn. Nếu bên bán không tuân thủ quy định về hình thức thanh toán, cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp bằng chứng chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Điều này có thể dẫn đến những kiểm tra thuế phức tạp và kéo dài, làm tăng chi phí và thời gian của doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc chứng minh tính hợp lệ của giao dịch: Bên bán có thể gặp phải khó khăn trong việc chứng minh giao dịch thanh toán hợp pháp với cơ quan thuế. Nếu không có chứng từ hợp lệ hoặc thông tin không chính xác trong hóa đơn, doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề pháp lý như bị truy thu thuế, bị xử phạt hoặc bị yêu cầu nộp thêm tiền thuế, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp.
Do đó, các doanh nghiệp cần chú ý đến các quy định về thanh toán và hóa đơn để tránh những hậu quả không đáng có khi xử lý hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt trên 20 triệu.
3. Cách xử lý khi đã thanh toán hóa đơn trên 20 triệu bằng tiền mặt
Khi thanh toán hóa đơn có giá trị trên 20 triệu bằng tiền mặt, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các quy định để xử lý đúng cách và tránh các rủi ro về thuế và quản lý tài chính. Dưới đây là các phương án xử lý trong các tình huống khác nhau:
3.1 Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế:
Khi hóa đơn đã được lập nhưng chưa kê khai thuế, việc điều chỉnh cần được thực hiện một cách chính xác để tránh các vấn đề về thuế sau này. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương án xử lý sau:
- Hủy hóa đơn (cần sự đồng ý của cả hai bên): Trong trường hợp này, việc hủy hóa đơn đã lập là một bước cần thiết. Điều này yêu cầu sự đồng thuận của cả bên bán và bên mua. Tham khảo hướng dẫn Cách hủy hóa đơn điện tử chi tiết nhất từ Bizzi
- Lập hóa đơn mới với hình thức thanh toán chính xác: Sau khi hủy hóa đơn cũ, doanh nghiệp cần lập lại hóa đơn mới, trong đó phản ánh chính xác phương thức thanh toán, đặc biệt khi có thanh toán bằng tiền mặt vượt quá mức quy định.
3.2 Trường hợp hóa đơn đã lập và đã kê khai thuế:
Khi hóa đơn đã được kê khai thuế, việc điều chỉnh thông tin phải được thực hiện thông qua các biên bản điều chỉnh hợp pháp. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định thuế.
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót về hình thức thanh toán (có chữ ký của cả hai bên): Khi phát hiện sai sót về phương thức thanh toán, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Biên bản này cần được ký kết bởi cả bên bán và bên mua để đảm bảo tính hợp pháp.
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh: Bên bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh, cập nhật lại thông tin về phương thức thanh toán để phù hợp với thực tế giao dịch.
3.3 Các phương án xử lý khác (theo quy định hiện hành):
Ngoài các phương án trên, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các giải pháp khác để xử lý trường hợp thanh toán bằng tiền mặt trên 20 triệu. Tuy nhiên, những phương án này cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.
- Cùng ra ngân hàng để bên mua chuyển khoản, bên bán trả lại tiền mặt/séc: Một trong những phương án hợp lý là cả bên mua và bên bán có thể ra ngân hàng để thực hiện chuyển khoản, và bên bán trả lại tiền mặt hoặc séc. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu không có giao dịch thực tế, việc này có thể gặp rủi ro pháp lý.
- Bên mua nhận lại tiền mặt và thực hiện chuyển khoản: Nếu bên mua nhận lại tiền mặt, sau đó thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi giao dịch đều hợp lệ và có chứng từ đầy đủ.
Note: Trong tất cả các trường hợp, cần đảm bảo rằng giao dịch mua bán là có thật và có đầy đủ chứng từ hợp pháp. Việc tuân thủ các quy định về thanh toán và hạch toán là cần thiết để doanh nghiệp tránh rủi ro và đảm bảo tính minh bạch.
4. Các trường hợp ngoại lệ không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt
Dưới đây là những trường hợp ngoại lệ không yêu cầu bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt mà vẫn có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt theo quy định của pháp luật. Những trường hợp này liên quan đến các khoản chi cụ thể hoặc các hoạt động mua bán trong một số ngành nghề nhất định.
- Các khoản chi phục vụ quốc phòng, an ninh: Các khoản chi này liên quan đến an ninh quốc gia sẽ không bị ràng buộc bởi quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
- Các khoản chi phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc: Các chi phí liên quan đến phòng chống dịch bệnh cũng thuộc trường hợp ngoại lệ cho phép thanh toán bằng tiền mặt.
- Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (trong giới hạn quy định và có hóa đơn, chứng từ): Khi doanh nghiệp chi trả các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, có thể thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra: Khi doanh nghiệp mua các sản phẩm nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất, đánh bắt trực tiếp và không qua trung gian, việc thanh toán bằng tiền mặt là hợp lý và được chấp nhận.
- Mua sản phẩm thủ công của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra: Các giao dịch mua sản phẩm thủ công của người sản xuất không phải là đối tượng kinh doanh trực tiếp cũng có thể thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra: Các giao dịch liên quan đến đất, đá, cát, sỏi do cá nhân, hộ gia đình tự khai thác và bán ra có thể thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt: Khi mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt, việc thanh toán bằng tiền mặt được chấp nhận trong các trường hợp này.
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra: Những giao dịch mua tài sản hoặc dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình không thuộc đối tượng kinh doanh trực tiếp cũng được phép thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (trừ các trường hợp trên) có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (100 triệu đồng/năm): Trường hợp này cho phép thanh toán bằng tiền mặt khi doanh thu của hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
5. Vấn đề chia nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt
Việc chia nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt là vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt khi liên quan đến việc khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ. Các quy định hiện hành như sau:
- Hóa đơn dưới 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt: Theo quy định, nếu tổng giá trị hóa đơn trong cùng một ngày cho một người mua (cùng mã số thuế) dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt mà không vi phạm luật.
- Hóa đơn trên 20 triệu thanh toán tiền mặt: Trường hợp xuất hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng, việc thanh toán phải thực hiện qua các phương thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ tín dụng, v.v.). Việc thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này sẽ không được chấp nhận và doanh nghiệp sẽ không thể khấu trừ thuế hoặc tính chi phí được trừ.
- Tách hóa đơn dưới 20 triệu: Doanh nghiệp không nên cố tình chia nhỏ hóa đơn để lách luật, ví dụ như tách các hóa đơn dưới 20 triệu đồng để thanh toán bằng tiền mặt. Điều này là vi phạm quy định và có thể bị phạt về hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, gây rủi ro cho doanh nghiệp.
Lưu ý rằng việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót pháp lý, mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong việc quản lý chi phí và thuế.
6. Thay đổi quy định từ ngày 01/07/2025 theo Luật Thuế GTGT 2024
Căn cứ pháp lý: Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025).
Vào ngày 01/07/2025, Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến một số thay đổi quan trọng về quy định thanh toán và hóa đơn. Dưới đây là những điểm thay đổi cần lưu ý:
- Quy định mới: Tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ (trừ một số trường hợp đặc thù) sẽ yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Không còn ngưỡng 20 triệu đồng: Quy định này không còn giới hạn thanh toán bằng tiền mặt chỉ đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng. Thay vào đó, mọi giao dịch đều phải sử dụng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.
- Target: Quy định này nhằm nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính và hiệu quả quản lý thuế.
- Note: Các trường hợp đặc thù sẽ do Chính phủ quy định riêng, giúp đảm bảo sự linh hoạt trong các tình huống cụ thể.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho sự thay đổi này bằng cách điều chỉnh quy trình thanh toán, đảm bảo mọi giao dịch đều sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Cập nhật hệ thống kế toán và đào tạo nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ tốt hơn các quy định mới từ ngày 01/07/2025.
7. Tầm quan trọng của thanh toán không dùng tiền mặt đối với quản lý chi phí và tuân thủ thuế
Thanh toán không dùng tiền mặt là một phần quan trọng trong việc quản lý chi phí và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, đặc biệt là đối với các hóa đơn có giá trị dưới và trên 20 triệu đồng. Việc thực hiện thanh toán qua hình thức chuyển khoản, thẻ ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Đảm bảo khấu trừ thuế GTGT đầu vào hợp lệ, giảm chi phí thuế: Việc thanh toán không dùng tiền mặt giúp doanh nghiệp có chứng từ rõ ràng và hợp lệ để thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí thuế mà còn tránh được các rủi ro về việc không được chấp nhận khấu trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đảm bảo chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, giảm thu nhập chịu thuế: Đối với các chi phí hợp lệ, thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh được tính hợp lý của các khoản chi, từ đó giảm thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Tránh các rủi ro và bị phạt từ cơ quan thuế: Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng, sẽ gặp rủi ro không được công nhận chi phí hợp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. Điều này có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc yêu cầu nộp lại thuế. Hơn nữa, việc “tách hóa đơn dưới 20 triệu” để tránh thanh toán không dùng tiền mặt có thể bị cơ quan thuế phát hiện và xử lý, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo sự tuân thủ và tối ưu hóa lợi ích thuế, các doanh nghiệp cần chú ý thực hiện thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt, đặc biệt đối với các hóa đơn có giá trị lớn.
8. Ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn và tuân thủ quy định
Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật. Bizzi là một trong những electronic invoice software tiên tiến, cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn một cách thông minh và chính xác.
Các tính năng nổi bật của Bizzi bao gồm:
- Kết nối hóa đơn điện tử: Bizzi giúp doanh nghiệp kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử, tự động lưu trữ và quản lý các hóa đơn đã phát hành, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Quản lý trạng thái hóa đơn: Bizzi cung cấp tính năng theo dõi trạng thái của hóa đơn, từ khi phát hành đến khi thanh toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý các khoản chi phí liên quan.
- Detailed financial reports: Phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch và chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính một cách rõ ràng và chính xác.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Bizzi luôn cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu pháp lý như quy định về “hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt” và “hóa đơn trên 20 triệu thanh toán tiền mặt”, giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm.
Bắt đầu từ ngày 1/7/2025, các doanh nghiệp sẽ có thể tích hợp Giải pháp thẻ tín dụng doanh nghiệp cùng ứng dụng Bizzi Expense, mang lại khả năng thanh toán các khoản không dùng tiền mặt một cách dễ dàng và minh bạch. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng các quy định mà còn tăng cường khả năng kiểm soát chi phí một cách hiệu quả và rõ ràng.
Với các tính năng trên, Bizzi là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý hóa đơn điện tử mà còn đảm bảo tuân thủ mọi quy định liên quan đến thanh toán và quản lý chi phí.
Conclude
Việc tuân thủ quy định về hình thức thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu đồng là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng sẽ gặp phải những rủi ro pháp lý và thuế không mong muốn. Cùng với đó, những thay đổi trong quy định thanh toán sẽ ngày càng nghiêm ngặt hơn, doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện đúng các quy định để tránh bị phạt.
Doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề pháp lý như bị truy thu thuế, phạt hành chính, và những rắc rối trong việc chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch tài chính. Hơn nữa, việc thanh toán bằng tiền mặt sẽ không giúp doanh nghiệp có đủ chứng từ hợp lệ để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Tóm lại, với các quy định đang ngày càng chặt chẽ, việc tách hóa đơn dưới 20 triệu để thanh toán bằng tiền mặt không phải là giải pháp bền vững. Doanh nghiệp nên ưu tiên các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để quản lý chi phí hiệu quả hơn, đồng thời tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến thuế.
Reference: