Quản lý chi phí là một phần quan trọng của quản trị tài chính đối với các doanh nghiệp – và đặc biệt là đối với các công ty lớn có mức chi tiêu lớn và phức tạp. Dưới đây là những điều bạn cần biết về cách cải thiện cách tiếp cận của bạn đối với quy trình quản trị khi ứng dụng nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp.
With manual methods, enterprise cost management is both inefficient and can create holes in the face of fraud and human error. However, by adopting a more powerful, complex and technological approach to cost management, companies can address these challenges, drive better visibility, and reap the benefits. benefits of automation, opening the door to improving spending practices across the organization.
What is an expense management platform for businesses?
Quản lý chi phí doanh nghiệp là một quá trình liên tục bao gồm quản lý, phân tích và kiểm soát cách thức chi tiêu tiền trong một tổ chức. Như vậy, nó bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến mua sắm, chẳng hạn như lập ngân sách, tìm nguồn cung ứng, thương lượng chiết khấu với nhà cung cấp, phân tích chi tiêu,…
The volume and complexity of spending varies considerably between organizations. For smaller companies, cost management can take the form of simple expense tracking. Different organizations will have different types of expenditures to manage. These may include costs related to:
- Utilities
- Stationery
- Travel expenses
- …
For companies wanting more control over their costs, there are a number of strategies that can be implemented as part of the enterprise cost management process. For example, spending or procurement policies can be set out, setting out what types of costs employees can incur, details of relevant limits and procedures that employees need to follow.
Companies can also implement employee training or adopt an enterprise expense management platform to automate processes and improve visibility into spend.
Common problems in enterprise cost management
The cost management process is not always straightforward. All of the following challenges and problems can be encountered when implementing spending management:
- Human error and fraud: Human error is a factor to watch out for in any industry that relies on manual processes. Mistakes can lead to the wrong purchase of the item or data being entered incorrectly into the spend management system, which can affect the effectiveness of decisions the company makes regarding its spending. me. Likewise, companies that lack robust and secure processes may be at greater risk of fraud.
- Ineffective processes: Manual processes are inherently inefficient, meaning people may spend more time than necessary on cost management processes.
- Unclear policies or procedures: If employees are not fully aware of spending restrictions, they will be less likely to comply with them. As a result, this increases the risk of large spending, whereby employees make purchases that do not comply with current company policies and procedures.
- Lack of sync: Có thể khó quản lý chi tiêu một cách hiệu quả trong một tổ chức khi các loại chi tiêu khác nhau được quản lý bởi các bộ phận khác nhau – mỗi bộ phận có thể quản lý dữ liệu và hồ sơ của họ theo những cách khác nhau. Nếu không có quy trình quản lý chi phí tập trung, các công ty có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi chi tiêu một cách hiệu quả hoặc thực hiện các cải tiến.
Ways to improve enterprise cost management
So how can organizations improve their existing cost management processes? With the right strategy, you can overcome the challenges associated with spending management and drive greater efficiency and automation across the entire process.
Analysis of current business expenses
Before any improvements can be made, it is important to understand the current situation. Start by examining and analyzing current business spending data, including reviewing existing spending patterns, identifying anomalies and cost-saving opportunities, and identifying suppliers Which is doing well and providing value for money.
Classification of business expenses
Điều quan trọng là phải phân loại các loại chi tiêu khác nhau vào các nhóm khác nhau, chẳng hạn như văn phòng phẩm, tiện ích, chi phí cho nhân viên,… Bằng cách đó, bạn có thể có nhiều khả năng hiển thị hơn so với chi tiêu và so sánh giúp bạn dễ dàng hiểu được các điểm nghẽn hiện có và xác định các cơ hội để cải thiện. Tùy thuộc vào tính chất kinh doanh của bạn, cũng thường thích hợp để áp dụng các chiến lược khác nhau cho các loại chi phí khác nhau.
Applying cost management platform for businesses
By centralizing expense management, you can have more visibility into the process, which is especially important if your spending is managed by a large team. Adopting a dedicated solution optimizes the cost management process.
In September 2019, after a period of research and development, Bizzi launched a solution for lean cost management for businesses. The solution supports organizations to automatically process input invoices, reduce manual tasks, optimize performance and improve operational quality of the financial accounting team.
Bizzi is a pioneer in Vietnam to provide automated invoice processing and lean cost management solutions for businesses through the application of AI technology and process automation by RPA robots. Thereby, Bizzi helps organizations reduce 80% processing time and 50% costs, while increasing transparency and tax compliance for businesses.
With Bizzi Your business owns a set of solutions to help streamline digitalization and cost management, while also supporting the improvement of accounting team performance:
- Increase work productivity with the system to automatically check invoice information
- Minimize tax and financial reporting risks
- Automatic intelligent collation with 99.9% . accuracy
- Real-time cost control and management
- Maximize savings on manpower and paper costs
- Automate the document making and payment request process
- Speed up approval time
Currently, Business Expense Management Platform - Bizzi has been trusted and used by +1200 enterprises and large corporations such as Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco , Pharmacity,…
Follow Bizzi to quickly receive the latest information: