Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi. Để hỗ trợ kế toán xử lý đúng quy định, bài viết dưới đây của Bizzi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 – từ điều kiện áp dụng, mẫu biên bản đến quy trình thực hiện – giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý và hạn chế rủi ro.
What is an electronic invoice?
Electronic invoice (E-invoice) is a type of accounting document that is created, sent, received, stored and managed electronically in accordance with the provisions of law. E-invoice has the same legal value as paper invoice if it meets all conditions of authenticity and information integrity.
In which cases should an electronic invoice be canceled?
According to regulations, electronic invoices need to be canceled in the following cases:
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót. Trong trường hợp này, người bán được phép hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng có sai sót (sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, nội dung hàng hóa,…) và không thể điều chỉnh bằng cách lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.
- Cơ quan thuế yêu cầu hủy hóa đơn do hóa đơn không hợp lệ, không tuân thủ quy định thuế.
- Enterprises cease operations, dissolve or have their tax codes revoked, resulting in the need to cancel unused invoices.
Cách hủy hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78
Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp/người nộp thuế cần tiến hành theo 4 bước sau:
Step 1: Make a record of invoice cancellation
If the invoice has been sent to the customer, it is necessary to make a Minutes of Invoice Cancellation with confirmation from both the seller and the buyer. The content of the minutes includes:
- Invoice number, invoice symbol, invoice date.
- Reason for canceling invoice.
- Commitment of both parties not to use canceled invoices.
In case the invoice has not been sent to the buyer, the business can make a cancellation record without the customer's consent.
Step 2: Cancel the electronic invoice on the software
- Truy cập vào electronic invoice software doanh nghiệp đang sử dụng (B-Invoice, MISA, VNPT, Viettel, BKAV, Thái Sơn, v.v.).
- Select the invoice to cancel, enter the reason for canceling the electronic invoice and perform the cancellation operation.
- Export invoice cancellation report for internal storage.
*Note: The software must ensure that the invoice cancellation history is kept for tax audit purposes.
Step 3: Notify the tax authority of the cancellation of the electronic invoice
If the invoice falls under the case of needing to be notified to the tax authority (according to Article 29, Decree 123/2020/ND-CP), the enterprise needs to send a Notice of Invoice Cancellation (Form TB03/AC).
Documents sent to tax authorities include:
- Invoice cancellation form
- Invoice cancellation notice (Form TB03/AC)
- Report on invoice usage (if any)
How to apply:
- Nộp qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế Việt Nam hoặc phần mềm kê khai điện tử.
- In special cases, you can submit directly to the Tax Department.
Step 4: Store the electronic invoice cancellation records
After completing the invoice cancellation, the business needs to fully store:
- Invoice cancellation form
- Notice of cancellation of electronic invoice
- Xác nhận của cơ quan thuế (nếu có)
Minimum retention period: 10 years according to accounting and tax regulations.
Important notes when canceling electronic invoices
- Once canceled, electronic invoices cannot be restored, so check carefully before doing so.
- Canceled invoices may not be used for tax declaration or accounting purposes.
- Nếu hóa đơn có sai sót nhưng không cần hủy, có thể lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh thay vì hủy.
- It is necessary to cancel invoices according to the correct procedure to avoid being penalized for administrative violations in the field of tax.
Penalty level for canceling electronic invoices in violation of regulations
According to Decree 125/2020/ND-CPIf a business cancels an invoice in violation of regulations, it may be subject to the following penalties:
- Không hủy hóa đơn theo đúng thời hạn quy định: Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ nếu không hủy hóa đơn đúng thời hạn theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động
- Không lập biên bản hủy hóa đơn khi cần thiết: Phạt từ 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ nếu không có biên bản hủy hóa đơn theo đúng quy định khi hủy hóa đơn do sai sót
- Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã có quyết định hủy: Phạt từ 20.000.000 – 50.000.000 VNĐ
- Không báo cáo hủy hóa đơn với cơ quan thuế (nếu bắt buộc):m Phạt từ 6.000.000 – 18.000.000 VNĐ
Tips to avoid violations when canceling electronic invoices
- Check carefully before creating an invoice to avoid errors and limit cancellations.
- Cancel invoices according to procedures, complete invoice cancellation records.
- Monitor invoice cancellation deadlines and notify tax authorities when necessary.
- Use reputable electronic invoice software to avoid system errors or data loss when canceling invoices.
Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành với B-Invoice
When using B-Invoice software, customers will perform the operation of Canceling their unit's invoice.
- Bước 1: “Xử lý hóa đơn” >> “Thông báo hóa đơn sai sót” >> “Tạo mới”
Trên thanh Menu, chọn mục Thông báo hóa đơn sai sót
– Tìm kiếm Hóa đơn cần lập thông báo sai sót
On this interface, the system will display a list of invoices that need to be notified of incorrect invoices according to the search criteria. Next, you select Invoice error notification procedures want to edit and import “error notification reason”After filling in all the information, click “Lưu”
Sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ khác bao gồm: View, edit, delete notifications (if any). Đồng thời, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái thông báo gửi Cơ quan Thuế trên màn hình các thông báo xử lý hóa đơn sai sót.
- Step 2: Cancel invoice
After the notification of the incorrect invoice is accepted by the Tax Authority, the customer can proceed to cancel the invoice on the software.
Cách 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn bán hàng, nhấn chọn “Hủy hóa đơn”
– Nhập “Lý do hủy” then press the button “Hủy hóa đơn”.
Method 2: Trên thanh Menu chọn mục “Xử lý hóa đơn”, chọn tiếp “Hủy hóa đơn”, sau đó nhấn “Tạo mới”.
- Step 3: Make a record of invoice cancellation between the seller and the buyer
On the Menu bar, select the item “Xử lý hóa đơn” >> “Hủy hóa đơn” >> “Lập biên bản”.
Next, you enter Minutes number, check the information and execute electronic signature. Then press “In” to download the Invoice Cancellation Record file.
Save the minutes in pdf format and sign offline between the seller and the buyer, or sign online between the seller and the buyer. Finally, both parties save the minutes as a basis for canceling the invoice.
Experience Bizzi Bot – Accountant's powerful invoice processing assistant
Applying smart AI - RPA technology, Bizzi Bot's ability can automate 90% of accountants' invoice processing work from "receiving invoices" to "transferring data to accounting software" with an accuracy of up to 99.9%, helping to save 80% of time and 50% of costs for businesses.
Increasing productivity
Each business after registering with Bizzi will be given a separate email integrated with Bizzi Bot. When the supplier sends the invoice to email, millions of bots will help the accountant download the invoice, check the validity and legitimacy of the invoice, etc., and will signal green if the invoice is approved and red if the invoice is approved. The application is in the "at-risk" category. After the accountant finishes checking and clicking "Approve", the data will be automatically retrieved to the accounting software.
Reduce errors, lost invoices
No more worrying about incorrect input, missing entries, or lost invoices. Bizzi is a diligent and meticulous assistant that scientifically manages all paper and electronic invoices for you in one place.
Affordability
Package design services according to the size of the business. The cost of a bill is cheaper like a glass of iced tea.
Smart comparison
Bizzi's intelligent algorithm compares each line of invoices and POs in real time, helping to detect discrepancies quickly.
Speed up approval
Bizzi supports accountants in approving documents and papers for employees anytime, anywhere via computer or phone quickly and easily.
Supplier management
Xác nhận hóa đơn điện tử, PO và giao tiếp với nhà cung cấp của bạn dễ dàng. Quản lý hạn thanh toán và tự động xác nhận tình trạng hóa đơn với bên bán
Expense management
Digitize the entire process of creating payment requests and approving expenses from departments. Expenses for travel, reception, shopping, etc. are managed transparently and effectively.
By automating the accounting process with robots, Bizzi's RPA technology optimizes workflow, helping businesses increase productivity, reduce costs as well as optimize business operations. In particular, limiting the risks of errors with an accuracy of 99.9% and ISO 27001 certification for information safety and security helps businesses accelerate breakthroughs on the digital transformation journey.
Ngoài ra, khả năng của Bizzi Bot có thể làm việc 24/7, không xin nghỉ phép, nghỉ ốm, thôi việc…đảm bảo tiến độ công việc được liền mạch trơn tru. Tóm lại, trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tích hợp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều thuận lợi trong việc quản lý tại các cơ quan Nhà nước, bao gồm cả cơ quan thuế.
If your business is interested in a powerful assistant tool for accountants, supporting the cancellation of electronic invoices, then experience Bizzi right away:
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
See more: