Tiếp cận quản trị chi phí một cách có hệ thống đồng nghĩa với việc doanh nghiệp luôn chủ động điều chỉnh ngân sách để bảo vệ các yếu tố tạo ra giá trị cốt lõi.
Trong vai trò CFO, chúng ta không chỉ “quản lý sổ sách” mà còn phải điều phối chiến lược tài chính toàn doanh nghiệp – đặc biệt trong thời kỳ kinh tế đầy bất ổn và lạm phát có xu hướng tăng như hiện nay. Vậy câu hỏi đặt ra: Làm sao để giảm chi mà vẫn giữ vững đà tăng trưởng?
Tối ưu chi phí đúng cách là cách bảo vệ động lực tăng trưởng
Theo khảo sát của Gartner vào tháng 3/2025 với hơn 500 lãnh đạo doanh nghiệp, có tới 49% cho biết ngân sách và chi tiêu của họ sẽ bị cắt giảm trong quý II. Và con số này còn được đưa ra trước khi chính sách thuế quan mới của Mỹ khiến lo ngại về lạm phát tăng cao và tăng trưởng chậm lại. Nhưng điều đáng nói là: Giảm chi không đồng nghĩa với hy sinh tăng trưởng.
Trong bối cảnh kinh tế bất ổn hiện nay và áp lực lợi nhuận ngày càng lớn, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có một quy trình rõ ràng để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến giá trị cốt lõi hay động lực tăng trưởng.
Gartner khuyến nghị doanh nghiệp áp dụng phương pháp “tối ưu chi phí có cấu trúc” (structured cost optimization) – nhằm đảm bảo mỗi đồng chi ra đều tạo ra giá trị, không gây tổn thất đến năng lực cạnh tranh hoặc đà tăng trưởng dài hạn.Từng quyết định chi tiêu cần được nhìn nhận như một hành động chiến lược: giảm chi, tối ưu hiệu suất và vẫn duy trì đầu tư cho tăng trưởng tương lai.
Tối ưu chi phí đúng cách không phải là cắt giảm, mà để tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn
Một trong những ngộ nhận lớn nhất trong doanh nghiệp là đồng nhất tối ưu chi phí với “giảm đầu tư”, “cắt ngân sách”, “đóng băng tuyển dụng”… Thực tế, Gartner chỉ ra rằng các “doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả” (efficient growth companies) lại có tư duy rất khác:
- Họ xem chi tiêu vào năng lực lõi như một khoản đầu tư tạo lợi thế – chứ không phải chi phí để giảm bớt.
- Họ có kỷ luật chi phí nghiêm ngặt, nhưng vẫn đầu tư linh hoạt vào đổi mới và số hóa.
Họ áp dụng tư duy tối ưu chi phí trong từng quyết định – không để đến khi “khó khăn” mới cắt gấp.
Chính tư duy kỷ luật và hướng đến tương lai này giúp họ vượt lên trong môi trường biến động và xây dựng nội lực bền vững. Phương pháp tối ưu chi phí của Gartner tổng hợp và hệ thống hóa những hành vi này thành quy trình mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng có thể áp dụng.
CFO thường là người dẫn dắt chương trình tối ưu chi phí… nhưng thực tế, mọi lãnh đạo trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng phương pháp này để đưa ra quyết định chi tiêu hợp lý cho phòng ban mình – đồng thời tạo căn cứ rõ ràng khi trình bày kế hoạch ngân sách với CFO.
Với tư cách CFO, họ cần chủ động đưa ra thông điệp rõ ràng: Tối ưu là tái phân bổ để phát triển – không phải bóp nghẹt để tồn tại.
Lưu ý: Dù tối ưu chi phí nên được xem là hoạt động thường xuyên, nó vẫn có thể được điều chỉnh để ứng phó với áp lực ngắn hạn. Khi đó, ngay cả các hành động “khẩn cấp” cũng trở thành một phần của kế hoạch có hệ thống – chứ không phải phản ứng cảm tính – giúp bảo vệ mục tiêu dài hạn.
Khung quyết định tối ưu chi phí theo Gartner: 6 tiêu chí chiến lược
Để giúp các CFO và lãnh đạo cấp cao đưa ra quyết định đúng, Gartner đề xuất framework đánh giá sáng kiến tối ưu chi phí dựa trên 6 yếu tố trọng yếu, chia làm 2 nhóm:
Nhóm Lợi ích và Tác động (Benefits and Impact):
- Lợi ích tài chính tiềm năng (Potential Financial Benefit) – chiếm trọng số 60%
- Tác động đến vận hành kinh doanh (Business Impact) – chiếm trọng số 40%
Nhóm Rủi ro và Nguồn lực (Risk, Time & Investment):
- Thời gian tạo ra tiết kiệm (Time Requirement)
- Rủi ro tổ chức (Organizational Risk) – ảnh hưởng đến cơ cấu, nhân sự, văn hóa
- Rủi ro kỹ thuật CNTT (IT Technical Risk)
- Yêu cầu đầu tư ban đầu (Investment Requirement)
Với mỗi sáng kiến, CFO có thể cho điểm từng tiêu chí (theo thang 1–3) rồi nhân với trọng số, từ đó xây dựng ma trận ưu tiên: chọn các sáng kiến “tác động lớn – rủi ro thấp – thời gian ngắn” để triển khai trước.
Điểm cộng: Framework này không chỉ giúp phòng Tài chính – mà còn là công cụ điều phối ngân sách cùng các phòng ban khác, tạo ra sự đồng thuận và minh bạch trong quyết định chi tiêu.
Khung quyết định tối ưu chi phí của Gartner cung cấp cho các nhà lãnh đạo một phương pháp tiếp cận chiến lược, có hệ thống để giảm chi tiêu và chi phí trong khi tối đa hóa giá trị doanh nghiệp.
Tải ngay The Gartner Cost Optimization Decision Framework
3 trụ cột của tối ưu chi phí năm 2025
Theo Gartner, năm 2025 là thời điểm doanh nghiệp cần tối ưu chi phí không chỉ để “sống sót”, mà để “tái cấu trúc năng lực vận hành cho tương lai”. Ba mục tiêu chính là:
- Giảm chi phí không cần thiết một cách có hệ thống
- Tối ưu hiệu suất vận hành toàn doanh nghiệp
- Tái đầu tư vào các nguồn giá trị tương lai
Với những biến động giá cả và áp lực biên lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản trị những chiến lược này một cách quyết liệt và bài bản hơn bao giờ hết.
Dưới đây là một số gợi ý nên và không nên cho từng mục tiêu – từ góc nhìn CFO:
Nên và Không nên khi cắt giảm chi tiêu
✅ Nên:
- Chủ động đề xuất kế hoạch tối ưu chi phí cùng CEO và các lãnh đạo bộ phận.
- Dự phóng mô hình vận hành tương lai – rồi điều chỉnh cấu trúc chi cho phù hợp.
- Tập trung vào các ứng dụng AI tạo ra giá trị ngay, tránh những trường hợp khó chứng minh hiệu quả trong ngắn hạn.
- Cắt giảm có chiến lược – ví dụ: giảm chi marketing cho kênh yếu, nhưng tăng đầu tư vào các kênh tăng trưởng tốt.
- Tham khảo ý tưởng từ đội ngũ vận hành tuyến đầu – nhưng với tiêu chí rõ ràng.
- Đánh giá lại các vị trí tuyển dụng, tuyển những người phù hợp với ưu tiên chiến lược hiện tại và tương lai.
- Giải phóng nhân sự kém hiệu quả, đầu tư thêm nguồn lực cho những người tạo tác động lớn.
- Đàm phán lại với nhà cung cấp và đánh giá vai trò các dịch vụ thuê ngoài (outsourcing).
❌ Không nên:
- Cắt giảm đồng loạt, không phân biệt tầm quan trọng của từng hoạt động.
- Giữ lại những vị trí hoặc dự án không còn phù hợp với chiến lược dài hạn
- Đầu tư dàn trải vào các hoạt động không mang lại lợi thế cạnh tranh
Nên và Không nên khi tối ưu hiệu suất
✅ Nên:
- Xây dựng roadmap tối ưu nhiều năm, có mốc đánh giá định kỳ.
- Xác định “chi phí cốt lõi” cần bảo vệ – ví dụ: công nghệ lõi, dịch vụ khách hàng.
Cắt bỏ các khoản chi “bất khả xâm phạm” nếu không còn tạo giá trị. - Tạo văn hóa “tư duy chi phí” từ trên xuống dưới.
- Đẩy mạnh tự động hóa (RPA), quản trị quy trình (BPM), điện toán đám mây (cloud), trí tuệ nhân tạo AI để cải tổ quy trình vận hành.
❌ Không nên:
- Áp dụng công nghệ dàn trải mà thiếu mô hình đo lường ROI.
- Giữ lại các quy trình lỗi thời vì “ngại thay đổi”.
Nên và Không nên khi đầu tư cho tương lai
✅ Nên:
- Duy trì đầu tư vào AI, công nghệ số và đổi mới – nhưng tập trung vào các ứng dụng có thể tạo giá trị ngắn – trung – dài hạn.
- Giữ chân nhân tài, đào tạo lại để họ thích nghi với vai trò mới (đặc biệt trong môi trường AI-driven).
- Truyền thông rõ ràng với nhà đầu tư và cổ đông về logic đầu tư ngược chu kỳ (counter-cyclical investment).
- Xây dựng năng lực tổ chức linh hoạt để thích ứng với thay đổi nhanh.
❌ Không nên:
- Ngừng đầu tư vào AI và tự động hóa chỉ vì thiếu hiệu quả ngắn hạn.
- Bỏ qua yếu tố “tổ chức sẵn sàng thay đổi” trong quá trình tái cấu trúc.
- Cần giải thích rõ ràng với nhà đầu tư về lý do và kỳ vọng khi đầu tư vào công nghệ, nhấn mạnh vào tăng trưởng dài hạn.
See more: Top 33 effective cost cutting strategies in business
Ứng dụng công nghệ – bước đi chiến lược để hiện thực hóa tối ưu chi phí
Tối ưu chi phí không thể chỉ dừng ở cấp độ hoạch định chiến lược – mà cần được hiện thực hóa qua hệ thống vận hành cụ thể. Đó là lý do vì sao việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là các công nghệ tự động hóa (RPA), nhận diện dữ liệu (OCR), trí tuệ nhân tạo (AI) và nền tảng quản trị đám mây, đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược tài chính hiện đại.
Nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy: những nỗ lực cắt giảm chi tiêu thường thiếu bền vững nếu không đi kèm với khả năng kiểm soát và đo lường liên tục. Khi quy trình quản lý chi phí còn phụ thuộc vào xử lý thủ công, bảng tính phân tán hoặc quy trình duyệt chi rời rạc, thì nguy cơ thất thoát, chi vượt ngân sách hoặc phê duyệt sai là rất lớn – dù đã có định hướng tối ưu.
Một trong những giải pháp đang được nhiều CFO quan tâm là triển khai nền tảng quản lý chi phí vận hành theo thời gian thực. Tại Việt Nam, Bizzi Travel & Expense là một ví dụ tiêu biểu. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý chi tiêu – từ tiếp nhận hóa đơn, duyệt chi đến đối soát và báo cáo – theo cách hoàn toàn tự động và tích hợp.
Điểm đáng chú ý là hệ thống này không chỉ đơn thuần là công cụ kiểm soát, mà còn là nền tảng để CFO:
- Minh bạch hóa toàn bộ chi phí từ đầu vào đến đầu ra
- Rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và giảm thiểu lỗi do con người
- Phân tích chi tiêu theo thời gian thực để ra quyết định đúng thời điểm
- Thiết lập trần ngân sách linh hoạt theo từng bộ phận hoặc dự án
- Tăng hiệu suất đội ngũ tài chính bằng cách loại bỏ các thao tác thủ công
Việc số hóa quy trình kiểm soát chi phí giúp CFO không còn phụ thuộc vào các báo cáo chậm trễ hoặc dữ liệu không đồng nhất. Ngược lại, CFO có thể chủ động đánh giá mức độ hiệu quả của từng khoản chi, đề xuất cắt giảm hoặc tái đầu tư dựa trên dữ liệu đã được chuẩn hóa.
>> Đăng ký trải nghiệm miễn phí toàn bộ tính năng trong giải pháp quản lý chi phí Bizzi Travel & Expense: https://signup.bizzi.vn/bizzi-travel-expense?utm_source=newsletter
Tối ưu chi phí, xét cho cùng, không phải là một hành động đơn lẻ. Đó là một hệ thống bao gồm chiến lược đúng, phương pháp phù hợp và công cụ đủ mạnh. Việc triển khai những nền tảng như Bizzi Travel & Expense chính là một trong những bước đi cụ thể giúp biến lý thuyết tối ưu thành thực tiễn kiểm soát – và tạo ra hiệu quả dài hạn cho tổ chức.
Vai trò mới của CFO trong hệ sinh thái tài chính số hóa
Cost optimization ngày nay không thể là trách nhiệm riêng của phòng Tài chính – mà cần sự phối hợp đa chiều.
Với sự hỗ trợ của công nghệ, vai trò của CFO đang chuyển dịch rõ rệt – từ người giám sát tài chính trở thành người kiến tạo hệ sinh thái tài chính hiệu quả, minh bạch và linh hoạt hơn. Nếu trước đây CFO tập trung vào kiểm soát rủi ro và đảm bảo tuân thủ, thì hiện nay, trọng trách còn bao gồm cả việc:
- Dẫn dắt quá trình số hóa tài chính – chọn đúng công nghệ, thiết lập chỉ số đánh giá hiệu quả tài chính thời gian thực
- Đồng hành cùng CEO và các lãnh đạo vận hành trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Tái cấu trúc quy trình tài chính để hỗ trợ mô hình kinh doanh mới – đặc biệt khi doanh nghiệp cần thích ứng nhanh với biến động thị trường
- Thúc đẩy văn hóa tài chính trách nhiệm – nơi mọi quyết định chi tiêu đều gắn với mục tiêu chiến lược
Trong bối cảnh kinh tế nhiều bất ổn, CFO là người nắm trong tay “đòn bẩy” để doanh nghiệp không chỉ sống sót – mà còn phát triển bền vững. Việc đầu tư vào các nền tảng như Bizzi Travel & Expense không còn là một lựa chọn riêng lẻ của phòng tài chính, mà là một phần trong chiến lược tổng thể để doanh nghiệp nâng cấp năng lực vận hành tài chính – cả ở cấp độ chiến lược và thực thi.
Tối ưu chi phí chưa bao giờ chỉ là việc “cắt giảm ngân sách”. Đó là một quá trình liên tục, bao gồm việc đánh giá đúng đâu là hoạt động tạo giá trị, xây dựng hệ thống vận hành hỗ trợ ra quyết định tài chính thông minh, và quan trọng hơn hết – là xây dựng một tổ chức có tư duy tiết kiệm nhưng vẫn sẵn sàng đầu tư cho tăng trưởng.
Khung ra quyết định tối ưu chi phí mà Gartner đề xuất – với 6 yếu tố đánh giá và mô hình ưu tiên sáng kiến – là một công cụ đáng tin cậy cho CFO. Nhưng để phương pháp trở thành hành động, doanh nghiệp cần nền tảng dữ liệu thống nhất, quy trình minh bạch và khả năng kiểm soát chi phí theo thời gian thực.
Tải ngay The Gartner Cost Optimization Decision Framework
Bizzi Vietnam sẽ tiếp tục đồng hành cùng các CFO và đội ngũ tài chính trong hành trình tối ưu, tự động hóa và chuyển đổi số tài chính doanh nghiệp.
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:
