Per diem for each business is a necessary component and creates a lot of "cost" if you do not manage it strictly. The process of managing business expenses poses big challenges for businesses, especially small and medium-sized businesses, where budget spending is very tightly bound.
In fact, CFOs of many large companies around the world widely recognize that effective cost management can create a source of competitive advantage for organizational growth. In this article, Bizzi will introduce to you the top 5 challenges in the per diem (T&E) management process.
Too many cumbersome processes
Khi nhân viên đi công tác phải chịu chi phí kinh doanh như một phần công việc của họ, nhân viên, người quản lý và bộ phận tài chính đều muốn có một quy trình chi phí dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả để quản lý. Đối với những người sử dụng hệ thống chi phí thủ công, việc nắm bắt, ghi lại và xác nhận các chi phí T&E có thể là một quá trình rườm rà và khó xử. Giữ lại biên lai, ghi nhớ chính sách chi phí bao gồm những gì, điền vào các yêu cầu chi phí, ghi nhớ mọi giao dịch là để làm gì, không vượt quá giới hạn hàng ngày – tất cả những vấn đề này tạo ra một thách thức cho khách kinh doanh.
According to Tallie, in 2019, up to 53% organizations had difficulty managing expenses due to employees losing invoices. Therefore, organizations must devote significant processing time to this.
Ability to refund/advance late fees
Typically, employees will wait 2-3 weeks to be reimbursed for expenses advanced to the company. This slow processing comes from the fact that there are many items that need to be approved by managers or bosses before being sent to reimbursement accounting. This will certainly affect the productivity of the staff. In addition, employees who go on business trips forget receipts, lack invoices, and have to supplement other types of information, causing the fee refund time to be longer. This is exactly why automation is essential.
Using a tool like Bizzi Expense will not only ease the hands-on work for staff, but also improve process efficiency by solving the approval bottleneck. Furthermore, approvers will have the power to approve at any time from anywhere, which will ultimately speed up the process.
Policy unknown
With a lengthy per diem policy, it forces employees to understand every single thing. However, not everyone can understand everything in that policy. Instead, platform companies began simplifying policy chapters so that they were easier for employees to understand and follow. Categorize accepted costs to avoid policy violations, this helps the financial accounting team reduce unnecessary process load. With Bizzi Expense, you completely own an effective expense management platform with complete policy information. Employees can easily find relevant information when declaring expenses for reimbursement.
Lack of spend visibility
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý chi phí truyền thống hoặc các cách thủ công để ghi lại và dự đoán chi phí của công ty gặp phải những trở ngại lớn trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu chi tiêu vào cuối tháng. Một phàn nàn phổ biến giữa nhóm tài chính của họ – sự rõ ràng hạn chế về các khoản chi tiêu và cách thức chi tiêu của nhân viên. Dữ liệu lấy ra để phân tích không đầy đủ dẫn đến tính toán sai và quản lý quỹ kém. Các báo cáo được gửi cho quản lý cấp cao là không chính xác. Cuối cùng, họ đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt và không có chỗ để nhận ra và sửa chữa. Việc có các hệ thống quản lý chi phí có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho các tổ chức – chúng được thiết kế riêng với các tính năng tích hợp để nắm bắt chi tiêu của nhân viên, chuẩn bị báo cáo theo thời gian thực và cung cấp thông tin chi tiết về các mẫu chi tiêu. Với nó, không cần phải mất hàng giờ tính toán và tham khảo các cơ sở dữ liệu khác nhau để tạo báo cáo.
High processing costs
Effective T&E management is a delicate process, especially when your cost management approach is not yet digitized. Many organizations are stuck with outdated processing systems that focus only on improving their cost management methods with traditional methods. They use too much human effort at the input stage and cause team performance to decrease significantly. On average, manual expense processing costs three times more than what can be achieved with a fully automated expense management system. In addition, it can save 70% their time. This time can be utilized by employees to do other important work and increase work efficiency. It also improves work quality by reducing stress levels.
Abandon outdated systems and automate processes with a modern-day cost-effective solution like Bizzi that can increase workflow efficiency with the 80%. Furthermore, Bizzi comes with the Bizzi Expense mobile expense management solution that has industry-specific features that give users complete autonomy anytime, anywhere. With Bizzi, the boss can approve comfortably at any time, accountants are at ease, it's easy for everyone!
Currently, Business Expense Management Platform - Bizzi has been trusted and used by +1200 enterprises and large corporations such as Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco , Pharmacity,…
Learn more at: https://bizzi.vn
Contact Info:
- Hotline: 028 6275 0321
- Email: contact@bizzi.vn