Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không? Khi nào cần, khi nào không cần chữ ký số?

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không để đảm bảo tính hợp lệ vẫn đang là vấn đề thắc mắc và gây hiểu lầm hiện nay. Hoá đơn điện tử đang ngày càng phổ biến và trở thành chứng từ quan trọng để hạch toán kế toán. Trong khi đó chữ ký số (CKS) được coi là một trong những điều kiện đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử. 

Bài viết này sẽ làm rõ các quy định pháp luật liên quan về việc hóa đơn điện tử có cần ký không để doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và tránh rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chữ ký số và quy định pháp luật liên quan đến Hóa đơn điện tử

Dưới đây là tổng hợp chi tiết về chữ ký số và các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử, được cập nhật theo quy định hiện hành tại Việt Nam:

Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được việc biến đổi đó được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa, cũng như sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.

Chữ ký số ngày càng phổ biến và được biết đến như một trong những công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay, góp phần đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho giao dịch điện tử.

Hoá đơn điện tử có cần chữ ký số không? Quy định chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

• Chữ ký số của người bán:
  • Thông thường, trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán.
  • Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
  • Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán/người mua hoặc cả hai bên.
• Chữ ký số của người mua:
  • Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
  • Chỉ trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Hoá đơn điện tử có cần ký không? Các trường hợp không bắt buộc vẫn hợp lệ

Các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua mà vẫn hợp lệ được quy định cụ thể tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: 

• • Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh

• • Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và chữ ký điện tử của người mua.

• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ

• • Trên hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã).
  • Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử

• • Đối với người mua là cá nhân không kinh doanh, nếu chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế và xác định là hóa đơn điện tử, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
  • Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số. Cách nhận biết HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền:

• • Ký hiệu hóa đơn: Ký tự thứ 5 là ‘M’.
  • Mã của cơ quan thuế: Gồm 23 ký tự, với ký tự đầu C1 là chữ cái ‘M’ cố định.
  • Chữ ký người bán: Thường không cần hiển thị thông tin chữ ký số của người bán trên hóa đơn.
• Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán: Khi thu tiền theo tiến độ hợp đồng.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý: Khi hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp.
• Hóa đơn cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh, hoạt động theo quy định của Chính phủ.

Do đó, hoá đơn điện tử có cần chữ ký số không sẽ phụ thuộc theo quy định trong từng trường hợp cụ thể.  

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không và cách kiểm tra tính hợp lệ 

Để đảm bảo hóa đơn điện tử là hợp lệ – hợp pháp – được chấp nhận khi kê khai thuế, bạn cần kiểm tra các yếu tố sau:

Yêu cầu về tính sẵn sàng và khả năng tra cứu của HĐĐT

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Việc bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ và đúng thời hạn theo quy định pháp luật (tối thiểu 10 năm).

Hoá đơn điện tử có cần chữ ký không? Cách kiểm tra chữ ký số trên HĐĐT

• Cách 1: Kiểm tra trên website của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (neac.gov.vn):
  • Truy cập website neac.gov.vn.
  • Chọn “Dịch vụ trực tuyến” -> “Kiểm tra văn bản ký số”.
  • Tải văn bản có chữ ký cần kiểm tra lên hệ thống và nhấn “Kiểm tra chữ ký số” để xem kết quả. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin tên chữ ký, trạng thái chữ ký (hợp lệ/không hợp lệ), tính toàn vẹn của dữ liệu và trạng thái chứng thư số.
• Cách 2: Kiểm tra trên phần mềm ký số NEAC Signer:
  • Tìm kiếm và cài đặt phần mềm NEAC Signer (do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển).
  • Mở phần mềm, chọn “Hệ thống” -> “Mở tệp”, sau đó chọn “Kiểm tra chữ ký” để xem thông tin chi tiết về chữ ký số. Phần mềm này hỗ trợ kiểm tra và ký số với nhiều định dạng khác nhau như PDF, XML, EXCEL.

Giải pháp hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp: Bizzi

Bizzi là một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp và được xem là trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi.

Nền tảng này tích hợp hơn 30 tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B.

Đặc biệt, Bizzi cung cấp giải pháp “Hóa đơn điện tử B-invoice” với các tính năng nổi bật như: 

• Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định của cơ quan thuế, ở định dạng XML/PDF.
• Cho phép tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo logo, t

  

  hương hiệu riêng của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ xuất hóa đơn hàng loạt để phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực hóa đơn bằng mã số xác thực.
• Lưu trữ hóa đơn theo quy định (tối thiểu 10 năm), đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng theo nhiều tiêu chí như số, ngày phát hành, khách hàng, mã số thuế.
• Tải xuống & in hóa đơn mọi lúc dưới dạng PDF, XML, tích hợp chữ ký số.
• Quản lý tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh).
• Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán để đồng bộ hóa dữ liệu.

 

Kết luận

Hi vọng qua bài viết trên đây, bạn có thể tự mình trả lời hoá đơn điện tử có cần chữ ký không. Tóm lại, không phải tất cả các hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua. Các trường hợp đặc biệt này đã được quy định rõ ràng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần nắm rõ và lưu ý các quy định hoá đơn điện tử có cần chữ ký số không để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, đồng thời bảo vệ lợi ích của mình khi có tranh chấp hoặc rủi ro.

Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như Bizzi với giải pháp B-invoice sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động tài chính kế toán.

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/