Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến, nhưng vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh chưa hiểu rõ hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm, lưu như thế nào cho đúng quy định. Không ít trường hợp chỉ vì mất dữ liệu, lưu sai định dạng hoặc xóa nhầm hóa đơn mà bị phạt hành chính, loại chi phí hợp lệ hoặc gặp khó khi quyết toán – thanh tra thuế.
Vậy hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm theo quy định mới nhất cho 2026? Doanh nghiệp có bắt buộc phải in ra giấy? Cơ quan thuế có lưu thay không? Và lưu bằng cách nào để an toàn – hợp pháp – dễ truy xuất nhất?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy định và cách triển khai đúng chuẩn.
Hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm theo quy định mới nhất?
Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn đang hiểu mơ hồ rằng: “Hóa đơn điện tử lưu trên hệ thống của nhà cung cấp rồi thì có cần lưu nữa không?”. Thực tế, theo quy định pháp luật hiện hành, trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử hoàn toàn thuộc về người bán/người phát hành, chứ không phải cơ quan thuế hay bên cung cấp phần mềm.
Và thời hạn lưu trữ tối thiểu là điều bắt buộc phải tuân thủ.
Câu trả lời trực tiếp: Tối thiểu 10 năm
Theo luật, tất cả hóa đơn điện tử phát sinh hợp pháp đều phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ các mục đích:
- Thanh tra, kiểm tra thuế
- Đối chiếu số liệu kế toán
- Giải trình khi có tranh chấp hoặc kiểm toán
Thời gian 10 năm được tính kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Quy định này áp dụng cho những loại hóa đơn nào?
Quy định về việc hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn điện tử hợp lệ, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn đầu ra – đầu vào của doanh nghiệp và hộ/cá nhân kinh doanh
Dù bạn đang là:
- Doanh nghiệp lớn
- SME
- Hộ kinh doanh cá thể
- Freelancer có đăng ký hóa đơn điện tử
…thì đều phải tuân theo quy định lưu trữ này.
Hóa đơn điện tử là gì và vì sao phải lưu trữ đủ 10 năm?
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa hiểu rõ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý ra sao và vì sao lại phải lưu trữ trong thời gian dài đến 10 năm. Việc nắm rõ nội dung này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và sai sót khi quyết toán thuế, thanh tra hoặc kiểm toán.
1. Định nghĩa và giá trị pháp lý
Để hiểu vì sao hóa đơn điện tử phải lưu trữ lâu dài, trước hết cần xác định rõ hóa đơn điện tử là gì và nó có giá trị như thế nào về mặt pháp luật.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, có:
✔ Chữ ký số hợp lệ của người bán
✔ Được khởi tạo, gửi và nhận qua phương tiện điện tử
✔ Có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu không bị sửa đổi hoặc làm sai lệch nội dung
Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử được xếp vào nhóm chứng từ kế toán, vì vậy chịu thời hạn lưu trữ 10 năm giống như sổ sách kế toán và chứng từ tài chính khác.
2. Mục đích của việc lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hóa đơn điện tử không đơn thuần là yêu cầu hình thức để “đủ hồ sơ”, mà là một phần cực kỳ quan trọng trong quản trị tài chính – pháp lý của doanh nghiệp. Việc lưu trữ đầy đủ và chính xác giúp bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra kiểm tra, tranh chấp hoặc đối chiếu số liệu trong nhiều năm sau đó.
Cụ thể, hóa đơn điện tử được lưu trữ nhằm các mục đích:
- Là cơ sở để quyết toán thuế, kiểm toán, thanh tra
- Chứng minh chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN
- Là căn cứ khấu trừ/hoàn thuế GTGT
- Là bằng chứng trong các tranh chấp hợp đồng, thanh toán công nợ
- Phục vụ kiểm tra nội bộ và quản trị tài chính dài hạn
Chỉ cần thiếu 1 hóa đơn quan trọng, doanh nghiệp có thể bị:
- Loại chi phí
- Tăng thu nhập chịu thuế
- Bổ sung – truy thu và phạt
Căn cứ pháp lý quy định thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm không phải là đề xuất hay khuyến nghị, mà là quy định được ghi rõ trong nhiều văn bản pháp luật hiện hành. Đây là căn cứ bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân có phát sinh hóa đơn phải tuân thủ.
| Văn bản pháp luật | Điều khoản quy định | Thời hạn lưu |
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Điều 11, 29 | 10 năm |
| Thông tư 78/2021/TT-BTC | Hướng dẫn Điều 30 | 10 năm |
| Luật Kế toán 2015 | Điều 41 | 10 năm |
| Luật Quản lý Thuế 2019 | Điều 16, 19 | 10 năm |
Một số tài liệu kế toán nội bộ có thể được lưu trữ trong 5 năm. Ngoài ra, các tài liệu có giá trị về lịch sử, an ninh, quốc phòng có thể được lưu trữ vĩnh viễn theo quyết định của người đứng đầu đơn vị.
Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng: hóa đơn điện tử thông thường bắt buộc lưu trữ tối thiểu 10 năm và không có ngoại lệ.
Các trường hợp đặc biệt cần chú ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Bên cạnh quy định chung về việc phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, trên thực tế vẫn tồn tại một số trường hợp đặc biệt mà hộ kinh doanh và doanh nghiệp thường bỏ sót hoặc hiểu sai. Đây cũng chính là những điểm dễ phát sinh rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra thuế nếu không chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và hồ sơ theo quy định.
1. Hộ kinh doanh & doanh nghiệp nhỏ
Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ cho rằng quy mô nhỏ thì có thể lược bớt các nghĩa vụ lưu trữ. Tuy nhiên, quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử không phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, mà phụ thuộc vào việc bạn có phát hành và sử dụng hóa đơn hay không.
Cụ thể:
- Dù là hộ kinh doanh nộp thuế khoán hay kê khai, nếu phát hành hóa đơn điện tử → vẫn bắt buộc lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Cơ quan thuế không có trách nhiệm lưu thay
- Người bán/phát hành hóa đơn phải đảm bảo khả năng tra cứu, cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra
Điều này đồng nghĩa: ngay cả người kinh doanh nhỏ lẻ, nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử thì cũng phải có kế hoạch lưu trữ bài bản, tránh tâm lý “kinh doanh nhỏ thì không sao”.
2. Doanh nghiệp giải thể, sáp nhập, ngừng hoạt động
Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc thay đổi pháp nhân, trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử không tự động biến mất. Dữ liệu hóa đơn vẫn phải được lưu giữ đầy đủ đến hết thời hạn theo quy định.
Một số điểm bắt buộc cần tuân thủ:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được bàn giao cho người đại diện pháp lý hoặc pháp nhân tiếp nhận (trong trường hợp sáp nhập)
- Không được xoá, huỷ dữ liệu hóa đơn trước khi hết thời hạn lưu trữ
- Khi chuyển đổi mô hình (VD: hộ kinh doanh lên doanh nghiệp), cần đảm bảo tính liên tục của dữ liệu, liên kết với mã số thuế cũ và mới nếu có
Việc xử lý không đúng ở giai đoạn giải thể hoặc chuyển đổi có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý nhiều năm sau đó, dù đã ngừng hoạt động.
3. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, sai sót
Trong quá trình xuất hóa đơn, việc sai sót là điều khó tránh. Tuy nhiên, không ít đơn vị cho rằng chỉ cần lưu hóa đơn “đúng”, còn hóa đơn sai thì có thể bỏ đi – đây là hiểu lầm nghiêm trọng.
Nguyên tắc lưu trữ đúng là:
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải được lưu cùng với hóa đơn gốc
- Các hóa đơn liên quan phải được xâu chuỗi đầy đủ để phục vụ đối chiếu
- Thời hạn lưu trữ được tính từ ngày phát hành hóa đơn cuối cùng trong chuỗi liên quan đó
Điều này rất quan trọng trong các trường hợp thanh tra, khi cơ quan thuế cần kiểm tra cả “lịch sử” điều chỉnh chứ không chỉ nhìn vào hóa đơn cuối cùng.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp lý
Không chỉ cần lưu đủ 10 năm, doanh nghiệp và hộ kinh doanh còn phải lưu đúng cách – đúng định dạng – đúng quy trình theo quy định pháp luật. Việc lưu trữ sai hình thức hoặc thiếu dữ liệu gốc (XML) vẫn được xem là không hợp lệ khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc thanh tra kiểm tra sau này.
1. Các hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử được phép
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều hình thức dưới đây để lưu trữ hóa đơn điện tử, miễn là đảm bảo khả năng truy xuất, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu:
Lưu trên máy chủ nội bộ (Server nội bộ)
- Doanh nghiệp tự quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống dữ liệu
- Ưu điểm: chủ động hoàn toàn trong việc kiểm soát dữ liệu
- Lưu ý: nếu không có cơ chế sao lưu (backup) định kỳ và hệ thống phòng ngừa rủi ro, rất dễ xảy ra mất dữ liệu khi hỏng ổ cứng, nhiễm virus, cháy nổ…
Lưu trên nền tảng Cloud (đám mây) – ví dụ: Bizzi Cloud, AWS, Google Cloud
- Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ trực tuyến, tự động backup
- Ưu điểm: dễ truy xuất, không phụ thuộc vào 1 thiết bị vật lý, giảm rủi ro mất dữ liệu
- Lưu ý: phải đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật cao (mã hoá, phân quyền truy cập, xác thực người dùng)
Lưu trên hệ thống của cơ quan thuế
- Áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Ưu điểm: đảm bảo tính xác thực khi đối chiếu
- LƯU Ý QUAN TRỌNG: đây không phải là hình thức lưu trữ thay thế → Doanh nghiệp vẫn phải tự lưu riêng theo trách nhiệm pháp lý của mình
2. Yêu cầu kỹ thuật bắt buộc khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Dù áp dụng hình thức lưu trữ nào, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu bắt buộc sau:
- Lưu trữ bản XML gốc – đây là bản có giá trị pháp lý duy nhất
- Lưu thêm bản thể hiện PDF/HTML để phục vụ việc hiển thị, tra cứu và in ấn khi cần
- Đảm bảo khả năng truy xuất nhanh khi bị thanh tra, kiểm toán thuế
- Thiết lập cơ chế sao lưu định kỳ theo chuẩn backup 3-2-1 (3 bản sao – 2 thiết bị khác nhau – 1 bản ngoài hệ thống)
- Áp dụng biện pháp bảo mật: mật khẩu mạnh, phân quyền truy cập, lưu log kiểm soát người dùng
Nếu không đảm bảo các yếu tố này, hóa đơn có thể được xem là không hợp lệ về lưu trữ, dù thực tế đã phát hành và sử dụng hợp pháp trước đó.
3. Có cần in hóa đơn điện tử ra giấy không?
Theo quy định, không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp vẫn có thể in để phục vụ mục đích quản lý nội bộ:
- Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng
- Khi cần sử dụng làm chứng từ kèm theo trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Lưu ý: Bản in ra giấy chỉ có giá trị lưu trữ và tham khảo, không có giá trị giao dịch hoặc pháp lý, bản có giá trị pháp lý vẫn là file XML gốc đã ký số.
Trách nhiệm lưu trữ và quy trình quản lý hóa đơn điện tử
Khi đã biết rõ hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm theo quy định, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không còn là “việc của riêng kế toán”, mà là trách nhiệm pháp lý của toàn bộ tổ chức liên quan đến việc phát hành, mua bán và sử dụng hóa đơn.
Nếu không phân định rõ vai trò và quy trình quản lý, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với rủi ro mất dữ liệu, sai lệch thông tin hoặc vi phạm thời hạn lưu trữ.
Dưới đây là cách xác định đúng người – đúng việc – đúng trách nhiệm và quy trình lưu trữ chuẩn theo quy định.
1. Ai chịu trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp / Người bán (bên phát hành hóa đơn)
Đây là đơn vị chịu trách nhiệm chính và cao nhất về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Lưu giữ bản gốc (XML) đã được ký số hợp lệ
- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn còn nguyên vẹn, không bị chỉnh sửa
- Sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra yêu cầu
- Chịu trách nhiệm pháp lý nếu mất, hỏng hoặc không cung cấp được hóa đơn
Người mua hàng / Đơn vị sử dụng hóa đơn
Người mua cũng có nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn mà mình nhận được để:
- Phục vụ kê khai và quyết toán thuế
- Đối chiếu công nợ, giá trị thanh toán
- Làm căn cứ khi có tranh chấp, hoàn thuế, thanh tra sau này
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ lưu phía người bán mà quên phía người mua, điều này khiến quá trình kiểm tra chéo trở nên rủi ro và thiếu căn cứ.
Kế toán trưởng / Người phụ trách tài chính – kế toán
Đóng vai trò tổ chức và kiểm soát toàn bộ hệ thống lưu trữ, bao gồm:
- Xây dựng quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
- Thiết lập hệ thống bảo mật, phân quyền và sao lưu dữ liệu định kỳ
- Theo dõi thời hạn lưu trữ, lập kế hoạch tiêu hủy khi hết hạn (sau 10 năm)
- Phối hợp với IT hoặc bên cung cấp nền tảng để đảm bảo an toàn dữ liệu
Trên thực tế, nếu xảy ra sự cố mất hóa đơn, trách nhiệm không chỉ nằm ở nhân viên vận hành mà còn thuộc về người quản lý hệ thống kế toán.
2. Quy trình chuẩn 5 bước lưu trữ – truy xuất – tiêu hủy hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình quản lý hóa đơn điện tử theo mô hình 5 bước sau:
Bước 1: Phát hành và ký số hợp lệ
Hóa đơn phải được lập đúng mẫu, đúng thời điểm và có chữ ký số hợp lệ của người bán. Đây là điều kiện bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý.
Bước 2: Tự động lưu trữ bản XML và bản thể hiện (PDF/HTML)
Ngay sau khi phát hành:
- File XML gốc được lưu vào hệ thống lưu trữ chính
- File PDF/HTML được lưu để phục vụ hiển thị, tra cứu, in ấn khi cần
Doanh nghiệp không nên chỉ lưu PDF mà bỏ quên XML, vì XML mới là bản có giá trị pháp lý.
Bước 3: Backup định kỳ và xác minh tính toàn vẹn
Thiết lập hệ thống sao lưu định kỳ (ngày/tuần/tháng), đồng thời:
- Kiểm tra dữ liệu không bị thay đổi
- Có bản sao dự phòng ở thiết bị hoặc hệ thống khác (theo chuẩn 3-2-1)
- Ghi nhận lịch sử sao lưu để làm bằng chứng khi bị kiểm tra
Bước 4: Truy xuất nhanh khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu
Hệ thống lưu trữ phải cho phép tìm kiếm theo:
- Mã số thuế
- Mã tra cứu hóa đơn
- Số, ngày phát hành hóa đơn
- Thời gian hoặc đối tác giao dịch
Nếu doanh nghiệp mất hàng giờ để tìm 1 hóa đơn, coi như hệ thống lưu trữ chưa đạt yêu cầu.
Bước 5: Tiêu hủy dữ liệu an toàn sau khi đủ thời hạn (10 năm)
Sau khi kết thúc 10 năm lưu trữ:
- Doanh nghiệp lập biên bản tiêu hủy hóa đơn điện tử
- Thực hiện xóa dữ liệu an toàn, không thể khôi phục
- Lưu lại hồ sơ tiêu hủy để làm căn cứ pháp lý nếu cần đối chiếu về sau
🚫 Việc tự ý xóa hóa đơn trước thời hạn 10 năm có thể bị xử phạt nặng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Rủi ro pháp lý và mức phạt khi lưu trữ sai quy định
Việc lưu trữ hóa đơn không đúng quy định không chỉ gây khó khăn khi quyết toán, thanh tra thuế, mà còn kéo theo nhiều rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
Nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan với việc mất, hỏng, tiêu hủy nhầm hoặc không thể truy xuất hóa đơn đúng lúc, dẫn đến bị xử phạt hành chính, bị loại chi phí hợp lệ và phát sinh thêm nghĩa vụ thuế.
Dưới đây là các hành vi vi phạm phổ biến kèm mức xử phạt tương ứng theo quy định hiện hành mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
| Hành vi vi phạm | Mức phạt theo NĐ 125/2020/NĐ-CP |
| Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong thời gian lưu trữ | 4 – 8 triệu đồng |
| Không cung cấp hóa đơn khi kiểm tra, thanh tra | 8 – 15 triệu đồng |
| Xóa hoặc tiêu hủy hóa đơn khi chưa hết hạn lưu | 10 – 20 triệu đồng |
| Làm sai lệch dữ liệu hóa đơn điện tử | 20 – 50 triệu đồng |
⚠️ Lưu ý quan trọng: Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị loại chi phí hợp lệ khi tính thuế, làm tăng số thuế phải nộp và ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính.
Giải pháp tự động hóa lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn với Bizzi
Trong bối cảnh số lượng hóa đơn điện tử tăng chóng mặt cùng yêu cầu lưu trữ ngày càng khắt khe từ cơ quan quản lý, việc quản lý thủ công bằng file rời rạc hay công cụ đơn lẻ không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần một giải pháp vừa đảm bảo tuân thủ pháp lý, vừa tối ưu vận hành và giảm tải cho bộ phận kế toán.
Bizzi ra đời như một “trợ lý số” giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn – chính xác – bài bản, giảm thiểu rủi ro pháp lý và thất thoát dữ liệu.
1. Thực trạng kế toán doanh nghiệp khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc quản lý và lưu trữ hóa đơn vẫn còn mang tính thủ công, phân mảnh và thiếu hệ thống:
- Dữ liệu hóa đơn rải rác trên nhiều nguồn khác nhau như email, Google Drive, Excel cá nhân, phần mềm kế toán hoặc máy tính riêng của nhân sự phụ trách.
- Khi cần tìm lại hóa đơn để đối chiếu, làm báo cáo hoặc phục vụ thanh tra – kiểm tra thuế, kế toán phải mất rất nhiều thời gian dò tìm, thậm chí không tìm được file gốc XML hợp lệ.
- Nguy cơ mất dữ liệu cao khi thay đổi nhân sự, hỏng thiết bị, bị virus hoặc không có quy trình backup rõ ràng.
- Việc đối chiếu hóa đơn với đơn hàng (PO) và phiếu giao nhận (GR) thường được làm thủ công, vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót.
- Khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp hồ sơ trong thời gian ngắn, doanh nghiệp rơi vào trạng thái bị động, căng thẳng, dễ phát sinh sai phạm và bị xử phạt.
=> Rõ ràng, nếu không có một hệ thống lưu trữ tập trung và tự động hóa, doanh nghiệp đang tự đặt mình vào vùng rủi ro cao về pháp lý và tài chính.
2. Bizzi – Trợ lý AI tự động hóa quản lý & lưu trữ hóa đơn
Bizzi eInvoice là giải pháp chuyên biệt giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn đầu vào – từ tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ đến đối chiếu và truy xuất.
Bizzi giúp doanh nghiệp:
✅ Tự động tải – kiểm tra – lưu trữ hóa đơn đầu vào
Thông qua Bizzi Bot kết hợp RPA & AI, hệ thống tự động:
- Tải hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau (email, nhà cung cấp, hệ thống đối tác…)
- Kiểm tra tính hợp lệ: mã số thuế, chữ ký số, trạng thái hóa đơn trên hệ thống thuế
- Phân loại và lưu trữ vào đúng thư mục, đúng nhà cung cấp, đúng thời gian
Tất cả đều được xử lý tự động, giảm tối đa phụ thuộc vào thao tác thủ công của kế toán.
✅ Đối chiếu 3 chiều theo thời gian thực (Invoice – PO – GR)
Hệ thống tự động đối chiếu giữa:
- Hóa đơn điện tử (Invoice)
- Đơn đặt hàng (PO)
- Phiếu giao hàng/nhập kho (GR)
Khi phát hiện sai lệch (sai giá, sai số lượng, sai nhà cung cấp, sai mã hàng…), Bizzi sẽ cảnh báo ngay lập tức, giúp kế toán xử lý kịp thời trước khi ghi nhận chi phí.
=> Đây là tính năng đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn, nhiều nhà cung cấp và quy trình mua hàng phức tạp.
✅ Lưu trữ Cloud đạt chuẩn quốc tế
Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên hệ thống Cloud đạt tiêu chuẩn bảo mật cao (ISO/IEC 27001):
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo đúng quy định pháp luật
- Backup tự động nhiều lớp, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu
- Chống chỉnh sửa, chống xóa trái phép
Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng server riêng, vẫn đảm bảo an toàn và tính pháp lý tuyệt đối.
✅ Cảnh báo rủi ro hóa đơn
Bizzi tự động phát hiện và cảnh báo:
- Hóa đơn trùng lặp
- Hóa đơn sai mã số thuế
- Hóa đơn không hợp lệ
- Hóa đơn có dấu hiệu rủi ro từ nhà cung cấp
Điều này giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
✅ Tích hợp linh hoạt với hệ thống kế toán – ERP
Bizzi dễ dàng kết nối và đồng bộ dữ liệu với các phần mềm phổ biến như:
- MISA
- SAP
- FAST
- AMIS
- Oracle
- …
giúp dữ liệu xuyên suốt, không cần nhập tay lại nhiều lần.
✅ Truy xuất hóa đơn cực nhanh
Chỉ cần nhập:
- Mã số thuế
- Tên nhà cung cấp
- Thời gian
- Mã hóa đơn / QR code
=> Có thể tìm thấy hóa đơn trong chưa tới 1 giây – cực kỳ hữu ích khi cần chuẩn bị hồ sơ cho thanh tra, kiểm toán hoặc đối chiếu nội bộ.
Lợi ích thực tế cho doanh nghiệp khi dùng Bizzi
Việc ứng dụng Bizzi vào quy trình kế toán giúp mang lại lợi ích rõ ràng và đo lường được:
- Giảm đến 80% thời gian xử lý hóa đơn so với phương pháp thủ công truyền thống.
- Đảm bảo tuân thủ 100% quy định lưu trữ hóa đơn điện tử 10 năm theo pháp luật.
- Hạn chế tối đa nguy cơ mất – thất lạc – sai sót dữ liệu.
- Giảm áp lực cho bộ phận kế toán, tối ưu nguồn lực nhân sự.
- Sẵn sàng cho mọi đợt kiểm toán – thanh tra – quyết toán thuế mà không cần lục tìm hay tổng hợp lại từ đầu.
Bizzi không chỉ là công cụ lưu trữ, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quản trị tài chính – kế toán một cách bài bản và bền vững trong dài hạn.
Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn điện tử
Trong quá trình tư vấn và triển khai giải pháp cho hàng nghìn doanh nghiệp, đây là những câu hỏi phổ biến nhất xoay quanh thời gian lưu trữ, hình thức lưu trữ, trách nhiệm pháp lý và cách xử lý khi có sự cố liên quan đến hóa đơn điện tử. Phần dưới đây giúp bạn nắm nhanh và đúng bản chất vấn đề.
Hóa đơn điện tử phải lưu mấy năm?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, kể từ ngày phát hành. Quy định này áp dụng cho mọi loại hóa đơn điện tử (có mã và không có mã của cơ quan thuế), bao gồm cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh.
Có cần in hóa đơn điện tử ra giấy không?
Không bắt buộc phải in ra giấy. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ bản điện tử theo đúng định dạng quy định. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc cần sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp có thể in ra để phục vụ mục đích chứng từ, nhưng bản in này không có giá trị pháp lý giao dịch.
Cơ quan thuế có lưu thay hóa đơn cho doanh nghiệp không?
Không. Đây là hiểu nhầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Mặc dù một số hóa đơn có mã được ghi nhận trên hệ thống của cơ quan thuế, nhưng trách nhiệm lưu trữ vẫn thuộc về doanh nghiệp/người bán. Cơ quan thuế không có nghĩa vụ lưu thay và cung cấp lại khi doanh nghiệp mất dữ liệu.
Nếu mất dữ liệu hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Trong trường hợp mất, hỏng, hoặc không truy xuất được dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần:
- Chủ động phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu hoặc hệ thống nhà cung cấp dịch vụ
- Lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện sự cố
- Chịu trách nhiệm giải trình nếu không thể phục hồi đầy đủ dữ liệu
Việc không có phương án backup từ đầu có thể dẫn tới rủi ro bị xử phạt và loại chi phí khi quyết toán thuế.
Cần lưu những loại file nào của hóa đơn điện tử?
Về mặt pháp lý, bắt buộc phải lưu:
- File XML gốc – đây là bản có giá trị pháp lý duy nhất
- File PDF/HTML – dùng để hiển thị, tra cứu, đối chiếu, in ấn
Việc chỉ lưu file PDF hoặc ảnh chụp màn hình không được coi là đủ căn cứ pháp lý trong trường hợp thanh tra, kiểm toán.
Có thể xóa hóa đơn trước thời hạn 10 năm không?
Không. Mọi hành vi xóa, tiêu hủy hoặc làm sai lệch dữ liệu hóa đơn khi chưa hết thời hạn lưu trữ 10 năm đều được coi là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 50 triệu đồng tùy mức độ. Việc tiêu hủy chỉ được thực hiện sau khi hết hạn lưu trữ và phải có biên bản, ghi nhận rõ ràng.
Bizzi có hỗ trợ lưu hóa đơn tự động không?
Có. Bizzi eInvoice được thiết kế chuyên biệt để giải quyết bài toán lưu trữ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp:
- Tự động lưu file XML & PDF theo chuẩn
- Backup dữ liệu tối thiểu 10 năm
- Lưu trữ trên Cloud đạt chuẩn ISO 27001
- Dễ dàng truy xuất khi thanh tra, kiểm toán
Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nỗi lo về việc mất hóa đơn, thất lạc dữ liệu hay vi phạm quy định lưu trữ.
Kết luận: Lưu trữ hóa đơn điện tử không còn là “việc kỹ thuật”, mà là chiến lược bảo vệ doanh nghiệp
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về việc hóa đơn điện tử lưu trữ mấy năm. Lưu trữ hóa đơn điện tử đủ 10 năm và đúng chuẩn pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt hành chính nặng nề, mà còn là điều kiện bắt buộc để quá trình kiểm toán, thanh tra thuế, quyết toán tài chính diễn ra suôn sẻ, minh bạch và ít rủi ro nhất.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành “tài sản số”, hóa đơn điện tử không đơn thuần là chứng từ kế toán, mà chính là bằng chứng pháp lý, là cơ sở bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp trong mọi giao dịch kinh tế.
Thay vì phụ thuộc vào những cách lưu trữ thủ công, phân tán, rủi ro cao, doanh nghiệp có thể chủ động sử dụng Bizzi để tự động hóa toàn bộ quy trình: từ tải, kiểm tra, đối chiếu cho tới lưu trữ và bảo mật hóa đơn theo đúng chuẩn pháp luật. Hệ thống giúp loại bỏ nỗi lo thất lạc dữ liệu, không cần in giấy vẫn đảm bảo khả năng truy xuất đầy đủ khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hóa đơn điện tử = tài sản tài chính ở dạng số. Và tài sản thì bắt buộc phải được quản lý bằng một hệ thống đủ mạnh, đủ chuẩn và đủ tin cậy.
Bizzi không chỉ là công cụ. Bizzi là lớp bảo vệ cho hệ thống tài chính của doanh nghiệp trong suốt 10 năm và hơn thế nữa.