Lập báo cáo tài chính Excel là một phương pháp phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ; hộ kinh doanh, start-up. Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp thông tin không chỉ về cách lập báo cáo tài chính Excel mà còn phân tích về ưu – nhược điểm về phương pháp này, cũng như giới thiệu một số mẫu báo cáo phổ biến nhất.
Giới thiệu về Báo cáo tài chính và vai trò của Excel
Cách lập báo cáo tài chính excel là phương pháp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: nhật ký, sổ cái, bảng cân đối, v.v.Đối với doanh nghiệp chưa có phần mềm kế toán chuyên dụng, Excel là công cụ khởi đầu lý tưởng.
Báo cáo tài chính (BCTC) là gì?
Là tập hợp các tài liệu kế toán quan trọng, phản ánh một cách tổng quát và có hệ thống tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định (thường là quý hoặc năm).
BCTC không chỉ là công cụ để tuân thủ quy định pháp luật mà còn là nguồn thông tin kinh tế, tài chính cốt lõi, giúp các bên liên quan như ban lãnh đạo, nhà đầu tư, ngân hàng, và cơ quan thuế đánh giá chính xác tình hình hoạt động, đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoặc đầu tư một cách sáng suốt và kịp thời. Nó cung cấp cái nhìn toàn diện về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Tại sao cách lập báo cáo tài chính Excel vẫn là phương thức phổ biến?
- Dễ cài đặt và sử dụng miễn phí: Excel là một phần mềm quen thuộc, được tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office, dễ dàng cài đặt và sử dụng mà không tốn thêm chi phí bản quyền đáng kể, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có ngân sách hạn chế.
- Kiểm soát và thống kê dữ liệu hiệu quả: Cách lập báo cáo tài chính Excel cho phép kế toán viên trình bày số liệu một cách rõ ràng, trực quan trong các bảng tính. Với hàng loạt hàm tính toán có sẵn như SUM, AVERAGE, COUNT, SUMIF, VLOOKUP, INDEX-MATCH, Excel giúp đơn giản hóa, tự động hóa và tăng độ chính xác cho các phép tính phức tạp, từ đó giảm thiểu sai sót thủ công. Khả năng tạo biểu đồ và bảng tổng hợp (Pivot Table) cũng giúp phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.
- Linh hoạt thêm bớt dữ liệu và tùy chỉnh: Kế toán có thể linh hoạt chỉnh sửa, thêm hoặc bớt dữ liệu, sắp xếp lại cột, dòng, hoặc tạo các sheet mới để dễ dàng theo dõi và đánh giá. Khả năng tùy biến cao này cho phép doanh nghiệp điều chỉnh mẫu báo cáo phù hợp với đặc thù ngành nghề hoặc yêu cầu quản lý nội bộ mà không bị ràng buộc bởi cấu trúc cứng nhắc của phần mềm kế toán chuyên dụng.
Hạn chế của cách lập báo cáo tài chính Excel là gì?
- Tốn thời gian và năng suất không cao: Quá trình tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn khác nhau (sổ sách giấy, file PDF, email, các hệ thống riêng lẻ) là cực kỳ tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót trong việc đặt công thức, liên kết dữ liệu giữa các sheet. Việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này thường rất khó khăn, làm giảm đáng kể hiệu suất làm việc của kế toán viên nếu chọn cách lập báo cáo tài chính Excel.
- Khó phát hiện lỗi để sửa và rủi ro sai lệch dữ liệu: Một sai lệch nhỏ ở số liệu ban đầu hoặc lỗi trong các liên kết công thức giữa các bảng tính (sheet) có thể lan truyền và gây ra sai sót lớn trên toàn bộ báo cáo. Việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của lỗi có thể mất rất nhiều thời gian, thậm chí từ nửa ngày đến cả tuần đối với các doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn, gây ra sự chậm trễ và áp lực lớn.
- Tốn thời gian tạo và chỉnh sửa mẫu báo cáo thủ công: Lựa chọn cách lập báo cáo tài chính Excel đồng nghĩa với việc không có tính năng tự động cập nhật dữ liệu vào các mẫu báo cáo theo quy định mới nhất. Điều này đòi hỏi kế toán phải thường xuyên kiểm tra các thông tư, nghị định mới và tự tay điều chỉnh, cập nhật các mẫu báo cáo, gây lãng phí thời gian và tiềm ẩn rủi ro không tuân thủ quy định.
- Áp lực về thời hạn nộp và rủi ro tuân thủ pháp luật: Việc phải tự tìm kiếm, đọc hiểu và áp dụng đúng các văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn kế toán mới nhất là một thách thức lớn. Nguy cơ áp dụng sai hoặc bỏ sót các quy định có thể dẫn đến việc báo cáo không hợp lệ, gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra và có thể phải đối mặt với các khoản phạt hành chính.
- Bảo mật dữ liệu thấp và rủi ro mất mát: Dữ liệu trên Excel dễ bị mất mát do lỗi phần cứng, virus, hoặc vô tình xóa/ghi đè. Hơn nữa, việc chia sẻ file Excel qua email hoặc USB tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin tài chính nhạy cảm, do Excel không có các lớp bảo mật mạnh mẽ như các hệ thống kế toán chuyên nghiệp.
Các loại báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định
Trước khi tìm hiểu cách lập báo cáo tài chính Excel, kế toán viên cần hiểu rõ theo pháp luật Việt Nam, báo cáo tài chính Excel dù là của doanh nghiệp nhỏ hay lớn, đều phải bao gồm bốn phần chính để đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch:
- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Đây là một “bức ảnh chụp nhanh” về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, thường là cuối kỳ kế toán (ví dụ: 31/12 hàng năm). Bảng này phản ánh tổng tài sản (những gì doanh nghiệp sở hữu), tổng nợ phải trả (những gì doanh nghiệp nợ) và vốn chủ sở hữu (phần còn lại thuộc về chủ sở hữu sau khi trừ đi nợ). Nó tuân thủ nguyên tắc cân bằng: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement/Profit and Loss Statement): Báo cáo này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: một quý hoặc một năm). Nó hiển thị doanh thu đạt được, các khoản chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu đó, và cuối cùng là lợi nhuận hoặc lỗ ròng của doanh nghiệp. Báo cáo này giúp đánh giá khả năng sinh lời và hiệu quả quản lý chi phí.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement): Báo cáo này cung cấp cái nhìn chi tiết về dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, được phân loại thành ba hoạt động chính:
- Hoạt động kinh doanh: Dòng tiền từ các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp (doanh thu, chi phí vận hành).
- Hoạt động đầu tư: Dòng tiền liên quan đến việc mua sắm hoặc thanh lý tài sản dài hạn (nhà xưởng, máy móc, đầu tư vào công ty khác).
- Hoạt động tài chính: Dòng tiền liên quan đến việc vay mượn, trả nợ, phát hành cổ phiếu hoặc trả cổ tức. Báo cáo này cực kỳ quan trọng để đánh giá khả năng thanh khoản và khả năng tạo tiền của doanh nghiệp.
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Notes to the Financial Statements): Đây là phần bổ sung và giải thích chi tiết cho các số liệu được trình bày trên ba báo cáo chính. Thuyết minh cung cấp thông tin về các chính sách kế toán được áp dụng, các giả định quan trọng, các khoản mục chi tiết hơn (ví dụ: phân tích chi tiết các khoản phải thu, phải trả, tài sản cố định), và các sự kiện sau ngày kết thúc kỳ kế toán. Phần này giúp người đọc hiểu rõ hơn bản chất của các số liệu và các yếu tố ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Các báo cáo này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: Bảng cân đối kế toán ở cuối kỳ trước sẽ cung cấp số dư đầu kỳ cho các báo cáo của kỳ hiện tại. Lợi nhuận từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu trên Bảng cân đối kế toán. Dòng tiền từ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng sẽ tác động đến số dư tiền mặt trên Bảng cân đối kế toán.
Chuẩn bị gì trước khi thực hiện cách lập báo cáo tài chính Excel?
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính, giai đoạn chuẩn bị dữ liệu là cực kỳ quan trọng và cần được thực hiện một cách tỉ mỉ.
Thu thập dữ liệu kế toán đầy đủ
Đây là bước nền tảng, đòi hỏi kế toán viên phải thu thập và tổ chức tất cả các chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong kỳ khi thực hiện cách lập cáo tài chính Excel. Các dữ liệu này bao gồm nhưng không giới hạn:
- Sổ nhật ký chung: Ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ cái các tài khoản: Tổng hợp các nghiệp vụ theo từng tài khoản kế toán cụ thể (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, phải trả người bán, doanh thu, chi phí, v.v.).
- Bảng cân đối số phát sinh: Tổng hợp số dư đầu kỳ, tổng phát sinh nợ/có trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản.
- Bảng kê hóa đơn đầu vào/đầu ra: Chi tiết các hóa đơn mua vào (chi phí) và bán ra (doanh thu).
- Bảng lương và các chứng từ liên quan đến chi phí nhân sự.
- Hợp đồng vay nợ, công nợ, chứng từ thanh toán ngân hàng, phiếu thu/chi tiền mặt.
- Các chứng từ khác: Biên bản bàn giao, phiếu nhập/xuất kho, v.v.
Để giảm thiểu tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian cho kế toán viên, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ. Bizzi là giải pháp quản lý tài chính toàn diện, cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện và trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán, giúp tự động hóa quy trình thu – chi và tinh gọn, tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B. Điều này giúp giải quyết triệt để các thách thức trong việc thu thập và xử lý dữ liệu thủ công:
- Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way): Bizzi Bot sử dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) và AI để tự động tải hóa đơn từ các cổng thông tin thuế, kiểm tra tính hợp lệ, đối soát tự động hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực. Hệ thống còn tự động xác minh thông tin nhà cung cấp, cảnh báo ngay lập tức về các hóa đơn có rủi ro (hóa đơn giả, sai thông tin), và tự động lưu trữ hóa đơn đầu vào an toàn trong 10 năm. Điều này đảm bảo dữ liệu hóa đơn đầu vào chính xác, đầy đủ và hợp lệ trước khi thực hiện cách lập báo cáo tài chính Excel, giảm thiểu đáng kể sai sót và thời gian thủ công.
- Hóa đơn điện tử (B-invoice): Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp tạo, xuất hàng loạt, tra cứu và quản lý tình trạng hóa đơn đầu ra theo chuẩn quy định của Bộ Tài chính. Hệ thống tích hợp chữ ký số điện tử và tự động lưu trữ hóa đơn trong 10 năm. Điều này đảm bảo dữ liệu doanh thu và hóa đơn đầu ra luôn chính xác, tuân thủ pháp luật và sẵn sàng cho việc thực hiện cách lập báo cáo tài chính Excel mà không cần thao tác thủ công phức tạp.
Kiểm tra số dư đầu kỳ
Đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính liên tục và chính xác của dữ liệu kế toán giữa các kỳ. Kế toán viên cần đối chiếu số dư cuối kỳ của Báo cáo tài chính kỳ trước với số dư đầu kỳ trên sổ cái của kỳ hiện tại. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng phải được tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời trước khi bắt đầu lập báo cáo cho kỳ mới. Việc này giúp tránh sai sót lũy kế và đảm bảo tính nhất quán của số liệu qua các năm.
Với tính năng Kiểm soát và Quản lý công nợ (ARM – Accounts Receivable Management), Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp tự động ghi nhận và theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Hệ thống tự động cảnh báo khi công nợ đến hạn hoặc quá hạn, hỗ trợ đối chiếu công nợ với các bên liên quan và tạo báo cáo công nợ chi tiết theo từng đối tượng.
Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ, cung cấp dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục cho số dư đầu kỳ và cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán, giảm thiểu rủi ro sai sót và tranh chấp liên quan đến công nợ.
Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính Excel của một số loại BCTC
Việc sử dụng thành thạo các hàm Excel là chìa khóa để tự động hóa và tăng hiệu quả khi lập báo cáo tài chính. Các hàm như VLOOKUP (để tra cứu và liên kết dữ liệu giữa các bảng), SUMIF (để tổng hợp dữ liệu theo điều kiện), MAX (để lấy giá trị lớn nhất, thường dùng trong tính toán số dư), SUBTOTAL (để tính tổng các giá trị hiển thị sau khi lọc) là những công cụ không thể thiếu để tổng hợp và tính toán số liệu một cách chính xác và linh hoạt.
Bảng cân đối kế toán
- Mục đích: Phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn tại thời điểm cuối kỳ.
- Cách làm:
Tập hợp số dư cuối kỳ của các tài khoản:
- Tài sản: 111, 112, 131, 152, 211, 241, v.v.
- Nợ phải trả: 331, 341, 315…
- Vốn chủ sở hữu: 411, 421, 431…
Tạo bố cục dạng 2 cột:
| Tài sản | Giá trị | Nguồn vốn | Giá trị |
| Tiền mặt (111) | =Số dư 111 | Nợ phải trả | =Tổng 3xx |
| Hàng tồn kho (156) | =Số dư 156 | Vốn chủ sở hữu | =Tổng 4xx |
Kiểm tra cân bằng:
- Tổng tài sản = Tổng nợ phải trả + vốn chủ sở hữu
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQKD)
- Mục đích: Thể hiện lãi/lỗ trong kỳ.
- Cách làm:
Tổng hợp các tài khoản doanh thu – chi phí:
- Doanh thu: 511
- Giá vốn: 632
- Chi phí bán hàng: 641
- Chi phí quản lý: 642
- Lợi nhuận khác: 711, 811
Công thức mẫu:
| Chỉ tiêu | Công thức |
| Doanh thu thuần | =Doanh thu (511) – Giảm trừ (521) |
| Lợi nhuận gộp | =Doanh thu thuần – Giá vốn (632) |
| Lợi nhuận trước thuế | =LN gộp – CP bán hàng – CP quản lý |
| Lợi nhuận sau thuế | =LN trước thuế – Thuế TNDN |
Lưu ý: dùng công thức =SUMIF() hoặc =VLOOKUP() để lấy dữ liệu tự động từ bảng tổng hợp.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT)
- Mục đích: Điều chỉnh từ lợi nhuận kế toán
- Cách làm:
| Nội dung | Công thức |
| Lợi nhuận trước thuế | Từ báo cáo KQKD |
| ± Điều chỉnh phi tiền mặt | + Khấu hao (214), – Lãi/lỗ bán TSCĐ |
| ± Biến động vốn lưu động | + Giảm hàng tồn kho, – Tăng phải thu… |
| = Lưu chuyển tiền thuần từ HĐKD | Tổng cộng |
| ± Hoạt động đầu tư | Mua TSCĐ (ghi âm), bán TSCĐ (ghi dương) |
| ± Hoạt động tài chính | Vay vốn, trả nợ, trả cổ tức… |
| = Tăng/giảm tiền mặt | Tổng 3 hoạt động |
Kết luận
Có thể thấy rằng, cách lập báo cáo tài chính excel luôn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì ưu điểm dễ sử dụng, linh hoạt trong điều chỉnh số liệu. Việc sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính là giải pháp tiết kiệm, linh hoạt và phổ biến. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng dữ liệu và nhu cầu kiểm soát tài chính ngày càng cao, thì việc nâng cấp lên phần mềm chuyên dụng (như phần mềm kế toán, ERP) là bước tiến cần thiết.
Bizzi là một nền tảng công nghệ (SaaS) giúp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn điện tử, được xem như một “trợ thủ” đắc lực cho các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán. Bizzi sử dụng công nghệ AI và tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề trong quy trình quản lý tài chính, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp chuyên biệt:https://bizzi.vn/dat-lich-demo/