Thực hiện đúng quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là hoàn toàn hợp pháp nếu. Do đó, việc nắm vững quy trình, nguyên tắc cách chuyển đổi hoá đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo được pháp lý của hoá đơn.
Tìm hiểu bài viết dưới đây của Bizzi để hiểu rõ hơn về cách chuyển đổi hoá đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?
Là quá trình in hóa đơn điện tử ra giấy để sử dụng cho mục đích lưu trữ, chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hoặc phục vụ nghiệp vụ nội bộ (như giao cho người mua, kèm theo hàng hóa khi giao nhận…).
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể được dùng để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển. Đồng thời, nó cũng phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Chính vì thế, bộ phận kế toán nói riêng và những bộ phận khác nói chung cần nắm được cách chuyển đổi hoá đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý và các trường hợp cần chuyển đổi hoá đơn điện tử
Dưới đây là căn cứ pháp lý và các trường hợp cần thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy mà kế toán hoặc doanh nghiệp cần nắm rõ:
Căn cứ pháp lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Lưu ý: Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2020.
Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thường diễn ra khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế, hoặc khi khách hàng/đối tác yêu cầu để lưu trữ hoặc phục vụ các nghiệp vụ tài chính, kế toán. Ngoài ra, chuyển đổi cũng có thể cần thiết khi làm việc với các đơn vị chưa sử dụng hóa đơn điện tử.
| Trường hợp bắt buộc chuyển đổi | Trường hợp chuyển đổi theo nhu cầu (không bắt buộc) |
|
|
Nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử
Dưới đây là các nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định rõ tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (Điều 10), giúp bạn thực hiện đúng và tránh rủi ro pháp lý:
Nguyên tắc khi thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc điện tử, đảm bảo sự khớp đúng.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi, cùng với thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Người bán hàng hóa chỉ được phép thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông.
Điều kiện thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.
- Kế toán phải được phân quyền “Chuyển thành hóa đơn giấy” trên chi nhánh và sổ đang làm việc.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi phải là hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Doanh nghiệp phải đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Phải có hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử có chứng chỉ hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, bảo mật của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử phải được phát hành qua hệ thống mạng, được ký điện tử và lưu trữ một cách hợp pháp trong suốt thời gian quy định.
- Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định liên quan đến việc phát hành, bảo mật và lưu trữ hóa đơn điện tử để tránh các sai sót hoặc vi phạm pháp luật.
Hướng dẫn quy trình chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Dưới đây là quy trình cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chuẩn theo quy định của pháp luật hiện hành (Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP), áp dụng cho kế toán, doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu in hóa đơn điện tử:
Chuyển đổi từng hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử B-Invoice
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử B-Invoice, vào mục Quản lý hóa đơn, chọn loại hóa đơn cần chuyển đổi Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn từ máy tính tiền
- Bước 2: Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển thành hóa đơn giấy
- Bước 3: Chọn hóa đơn Đã phát hành cần chuyển đổi
- Bước 4: Trên hóa đơn, chọn Other, sau đó nhấn Chuyển thành hóa đơn giấy. Chương trình sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF.
- Điền thông tin Người chuyển đổi theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.
- Bước 5:
- Cách 1: Nhấn In chuyển đổi để in trực tiếp hóa đơn ngay
- Cách 2: Nhấn Chuyển đổi để tải file về dạng pdf, mở file trên máy tính và nhấn lệnh in
Lưu ý: Hóa đơn phải được người thực hiện chuyển đổi ký, ghi rõ họ tên và ngày chuyển đổi để đảm bảo hợp lệ.
Tính pháp lý và nội dung cần có của hoá đơn giấy chuyển đổi
Dưới đây là phân tích rõ ràng về tính pháp lý và nội dung bắt buộc phải có trong cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định hiện hành:
Giá trị pháp lý của hóa đơn giấy, chứng từ giấy chuyển đổi
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
- Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
Nội dung cần có trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi
- Người bán cần đảm bảo nội dung trên hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi phải khớp đúng với nội dung trên hóa đơn điện tử.
- Các nội dung cơ bản bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin của người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế) và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (nếu có).
- Thời điểm lập hóa đơn (ngày, tháng, năm dương lịch) và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
- Các thông tin khác như phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Người bán có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng, logo, hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác tùy theo đặc điểm giao dịch.
Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường?
- Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy thông thường là VC/15P, thì trên hóa đơn điện tử chuyển đổi là VC/15E.
- Chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn giấy thông thường sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
- Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy thông thường có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
- Dòng chữ đặc biệt: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Không bắt buộc đóng dấu: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu của người bán, tuy nhiên người thực hiện chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ tên.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện cách chuyển đổi hoá đơn điện tử
Dưới đây là các lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đảm bảo đúng quy định pháp luật và tránh sai sót trong quá trình sử dụng:
- Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung hóa đơn sau khi chuyển đổi để đảm bảo đầy đủ, chính xác và trùng khớp với bản gốc điện tử.
- Chỉ thực hiện chuyển đổi khi có yêu cầu nghiệp vụ thực sự cần thiết hoặc theo quy định của pháp luật, không nên lạm dụng.
- Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình đã hướng dẫn để tránh gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có đủ năng lực và kinh nghiệm để đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu.
Giải pháp hỗ trợ chuyển đổi hoá đơn điện tử và quản lý hiệu quả
Nhiều phần mềm hoá đơn điện tử hiện nay cung cấp tính năng hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, ví dụ như B-invoice
Giải pháp B-invoice của Bizzi là một nền tảng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tạo, xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn theo chuẩn quy định của cơ quan thuế.
- Tính năng “Chuyển thành hóa đơn giấy” của B-invoice cho phép người dùng xuất hóa đơn dưới dạng PDF và in ra giấy, hỗ trợ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.
- B-invoice cũng cung cấp các tính năng quan trọng khác như tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định (XML/PDF), thiết kế mẫu hóa đơn tùy chỉnh theo logo và thương hiệu doanh nghiệp, khả năng xuất hóa đơn hàng loạt.
- Hệ thống còn hỗ trợ mã số xác thực từ cơ quan thuế, lưu trữ hóa đơn theo quy định (tối thiểu 10 năm), tra cứu hóa đơn dễ dàng, và quản lý tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh).
- Giải pháp này còn có khả năng tích hợp API với các hệ thống ERP & Kế toán để đồng bộ dữ liệu, giúp quy trình quản lý chi phí và hóa đơn trở nên tinh gọn và tự động hóa.
Kết luận
Biết cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy không chỉ là kỹ năng kế toán – mà còn là công cụ bảo vệ doanh nghiệp, đảm bảo vận hành trơn tru, đúng luật và giữ uy tín trong mắt khách hàng – đối tác. B-invoice là nền tảng hóa đơn điện tử do Công ty Cổ phần Bizzi Việt Nam phát triển, giúp doanh nghiệp:
- Tạo lập – phát hành – lưu trữ hóa đơn điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế;
- Tự động đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra;
- Tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán, ERP (SAP, MISA, FAST…);
- Tăng cường khả năng kiểm tra, chống giả mạo hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
Để trải nghiệm trọn vẹn bộ giải pháp đắc lực cho kế toán hiện đại, đăng ký nhận tư vấn tại đây:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/