Kế toán bán hàng là một bộ phận thuộc phòng kế toán doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng và doanh thu. Trong bài viết này của Bizzi, hãy cùng tìm hiểu chi tiết vai trò và nhiệm vụ công việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là công việc quản lý, ghi chép tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng; bao gồm ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế GTGT, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, thu ngân, lưu trữ hóa đơn và các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng. Nghiệp vụ kế toán bán hàng liên quan đến việc ghi nhận, kiểm soát và hạch toán các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp theo dõi doanh thu, công nợ và lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.
Vai trò quan trọng của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Nếu vị trí kế toán bán hàng bị thiếu vắng trong doanh nghiệp – dù là do chưa tuyển, nghỉ việc, hay bỏ sót chức năng – thì sẽ dẫn đến nhiều rủi ro và hậu quả nghiêm trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc bán lẻ.
Do đó, ngoài việc hiểu bản chất kế toán bán hàng là gì, cần nắm được vai trò của vị trí này trong phòng tài chính nói riêng và doanh nghiệp nói chung:
Đối với hoạt động kinh doanh:
- Là yếu tố cốt lõi trong các doanh nghiệp thương mại.
- Đòi hỏi sự giám sát và quản lý chặt chẽ quá trình sản xuất, mua bán, tồn kho.
- Giúp doanh nghiệp nắm bắt mức độ hoàn chỉnh về tình hình bán hàng.
- Giúp tìm ra những thiếu sót trong quá trình mua, bán, dự trữ hàng hóa.
Đối với quản lý và ra quyết định:
- Cung cấp thông tin, số liệu bán hàng cho ban lãnh đạo.
- Hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh, phát hiện và khắc phục thiếu sót.
- Cung cấp dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược, thúc đẩy phát triển.
- Giúp ban lãnh đạo đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn trong tương lai.
- Báo cáo số liệu cho thấy kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa sản xuất và bán.
Đối với quản lý tài chính và chi phí:
- Đảm bảo ghi nhận doanh thu một cách chính xác, minh bạch, kịp thời.
- Kiểm soát công nợ khách hàng, theo dõi khoản phải thu, thu hồi đúng hạn, giảm rủi ro nợ xấu. Giúp duy trì dòng tiền ổn định.
- Ghi chép các khoản chi phí bán hàng, xác định chi phí thực tế, từ đó phân tích để tối ưu hóa chi phí.
- Kiểm soát số lượng, giá trị hàng tồn kho, lập báo cáo tồn kho để tránh thiếu hàng hoặc tồn đọng quá nhiều, giúp quản lý tốt hơn về số lượng hàng hóa.
- Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và dự báo doanh thu trong tương lai, giúp quản lý nguồn lực hiệu quả.
- Tăng cường tính minh bạch tài chính, tạo niềm tin cho đối tác, nhà đầu tư.
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán liên quan đến bán hàng, hóa đơn, thuế.
Nhiệm vụ và công việc của kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số liệu doanh thu chính xác, phục vụ báo cáo tài chính, tính thuế và quản lý công nợ khách hàng.
Dưới đây là những công việc của kế toán bán hàng:
Theo dõi và giám sát:
- Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng để đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng hướng và có điều chỉnh kịp thời.
- Giám sát kế hoạch lợi nhuận.
- Kiểm tra, giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng để đánh giá khả năng bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng.
Ghi chép và tổng hợp:
- Ghi chép, tổng hợp và cung cấp thông tin, số liệu liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm/hàng hóa bán ra và tiêu thụ nội bộ.
- Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh (vận chuyển, marketing, bảo hành, quảng cáo, thuê nhân công).
- Tập hợp các chứng từ liên quan (báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho) làm căn cứ ghi nhận.
- Ghi chi tiết hóa đơn bán hàng, tính tổng giá trị hàng bán, thuế GTGT hàng ngày.
- Nhập số liệu mua bán hàng vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý nghiệp vụ và quản lý:
- Kiểm tra chứng từ, số lượng, giá bán để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Phân loại chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, khoản giảm trừ doanh thu.
- Quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng để bán hàng theo đúng chính sách và ghi nhận doanh thu phù hợp.
- Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại/thanh toán (nếu có).
- Quản lý tiền hàng, đảm bảo thu hồi tiền đúng hạn.
- Theo dõi công nợ khách hàng (lô hàng, số tiền nợ, thời hạn, tình hình trả nợ). Đốc thúc công nợ (nếu không có kế toán công nợ riêng). Tham gia lập kế hoạch đôn đốc, thu hồi công nợ.
- Tính toán giá vốn hàng bán/dịch vụ đã cung cấp.
- Xác định giá mua thực tế hàng hóa, phân bổ chi phí thu mua (doanh nghiệp thương mại).
- Kết chuyển, phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ xác định kết quả bán hàng/kinh doanh.
- Quản lý chứng từ, sổ sách bán hàng.
- Kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng lỗi.
- Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa mới vào phần mềm, thông báo điều chỉnh giá.
- Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp.
- Làm hợp đồng mua bán, đốc thúc công nợ (công việc cụ thể có thể có).
- Tư vấn, chăm sóc khách hàng (công việc cụ thể có thể có)
Đối chiếu và phối hợp:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày.
- Hỗ trợ công việc, liên kết số liệu với kế toán phần hành liên quan (tổng hợp, kho, công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng).
- Phối hợp với kế toán kho đối chiếu chéo số lượng, giá trị nhập xuất tồn kho.
- Phối hợp với kế toán thanh toán, thủ quỹ chốt số liệu công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Lập báo cáo:
- Lập báo cáo bán hàng định kỳ (doanh thu, chi phí, công nợ, thực hiện kế hoạch) cung cấp cho ban quản lý.
- Tổng hợp số liệu hàng ngày làm báo cáo cho trưởng phòng kế toán.
- Lập báo cáo bán – mua hàng trong ngày vào cuối ngày.
- Lập báo cáo thuế định kỳ (GTGT, TNDN).
- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ lập báo cáo tài chính.
- Cung cấp thông tin bán hàng, doanh số theo yêu cầu lãnh đạo (đánh giá kết quả, lập kế hoạch năm tới).
Tham mưu:
- Tham mưu cho ban giám đốc các công tác liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ, chiến lược bán hàng, giá cả, sản phẩm, thị trường.
Công việc khác:
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp, từ lúc phát sinh nghiệp vụ bán hàng đến khi kết thúc thanh toán và hạch toán:
Quy trình cơ bản:
- Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng/hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh. KTBH ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
- Bước 2: Kiểm tra tồn kho
– Nếu tồn kho không đủ: Thông báo bộ phận bán hàng để tư vấn khách hàng hoặc hủy đơn.
– Nếu tồn kho đủ: Lập phiếu yêu cầu xuất kho gửi thủ kho; lập hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận gửi bộ phận bán hàng giao khách hàng.
- Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và chi tiết liên quan.
Quy trình chi tiết hơn (bao gồm thanh toán và báo cáo):
- Bước 1: Nhận đơn hàng và lập hợp đồng bán hàng.
- Bước 2: Lập hóa đơn bán hàng.
- Bước 3: Giao hàng và xác nhận giao nhận (biên bản giao nhận).
- Bước 4: Ghi nhận doanh thu bán hàng vào phần mềm kế toán (doanh thu thuần, thuế GTGT, giảm giá/chiết khấu).
- Bước 5: Lập phiếu thu (tiền mặt) hoặc kiểm tra giấy báo có (chuyển khoản) khi khách hàng thanh toán.
- Bước 6: Hạch toán và ghi nhận công nợ phải thu (nếu khách hàng nợ), theo dõi chi tiết.
- Bước 7: Cập nhật sổ sách kế toán bán hàng (sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ tổng hợp, sổ cái các tài khoản liên quan) và lập báo cáo tài chính liên quan.
- Bước 8: Lập báo cáo thuế định kỳ (GTGT, TNDN).
Lưu ý trong quy trình:
- Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn sau khi hoàn thành dịch vụ và được thanh toán/chấp nhận thanh toán, hạch toán nghiệp vụ dựa trên chứng từ.
- Quản lý công nợ chặt chẽ, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Kiểm tra hàng hóa trước khi giao.
- Đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.
- Quy trình cần thực hiện chặt chẽ, có sự phối hợp giữa các bộ phận.
Kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết trong công việc của kế toán bán hàng
Dưới đây là kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho công việc của kế toán bán hàng, giúp thực hiện tốt công việc và phát triển nghề nghiệp trong môi trường doanh nghiệp hiện đại:
- Kiến thức chuyên môn:
– Các ngành học liên quan: Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Kiểm toán. Cung cấp nền tảng về tài chính, quản lý, kế toán.
– Am hiểu các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, cách ghi nhận doanh thu, hạch toán chi phí, xử lý công nợ.
– Nắm vững cách lập và phân tích báo cáo tài chính liên quan đến bán hàng.
– Hiểu biết về quy định thuế GTGT, hóa đơn, chứng từ và các quy định pháp luật liên quan đến bán hàng. Biết cách lập tờ khai thuế.
– Nắm vững quy tắc ghi nhận kết quả kinh doanh và lợi nhuận (công thức tính).
– Hiểu rõ quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng (5 điều kiện: chuyển giao rủi ro/lợi ích, thu lợi ích kinh tế, xác định doanh thu, mất quyền sở hữu, xác định chi phí liên quan).
– Nắm vững các loại chứng từ liên quan (Hóa đơn GTGT/bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán, bảng kê, biên bản, báo giá, đơn hàng, hợp đồng…).
– Hiểu rõ hệ thống sổ sách và báo cáo (Sổ chi tiết/tổng hợp bán hàng, sổ cái TK liên quan, tình hình đơn đặt hàng, lãi lỗ theo đơn hàng, chi tiết/tổng hợp/phân tích công nợ phải thu, các sổ sách quản trị khác).
– Hiểu biết về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, cách lập hóa đơn 3 liên và xử lý chứng từ theo phương thức thanh toán (nợ, tiền mặt, chuyển khoản).
– Hiểu rõ quy trình theo dõi, quản lý, thu hồi công nợ. Biết đánh giá rủi ro tín dụng, xây dựng chính sách công nợ.
– Am hiểu quy trình bán hàng từ đơn hàng đến thanh toán, các chính sách khuyến mãi, chiết khấu.
– Có kiến thức về phân tích dữ liệu kinh doanh (đọc, phân tích số liệu bán hàng, xu hướng) để hỗ trợ quản lý.
– Nắm vững quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
- Kỹ năng mềm:
– Sử dụng phần mềm kế toán thành thạo (ghi nhận, xử lý, phân tích dữ liệu nhanh chóng, chính xác).
– Phân tích và giải quyết vấn đề (phân tích dữ liệu, phát hiện sai sót, đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời, tìm nguyên nhân).
– Giao tiếp (truyền đạt thông tin rõ ràng cho khách hàng, đồng nghiệp, quản lý, giải thích khái niệm kế toán dễ hiểu).
– Tính tỉ mỉ và chính xác (cẩn thận, tỉ mỉ để đảm bảo số liệu tài chính chính xác, tránh sai sót, giảm rủi ro).
– Quản lý thời gian (hoàn thành công việc đúng hạn, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, duy trì hiệu suất cao).
– Tin học văn phòng tốt, đặc biệt Excel.
– Biết tổng hợp và phân tích báo cáo.
– Có tinh thần trách nhiệm, cẩn thận, nhiệt tình.
Quyền hạn của kế toán bán hàng
Quyền hạn của kế toán bán hàng là những quyền được cấp trong phạm vi công việc để đảm bảo họ có thể thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Dưới đây là các quyền hạn phổ biến mà một kế toán bán hàng thường có trong doanh nghiệp:
- Yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy hóa đơn khi cần.
- Đề xuất biện pháp giải quyết đối với các hóa đơn không hợp lệ hoặc chưa phù hợp.
- Đề xuất trực tiếp các phương án xử lý vấn đề thanh toán với trưởng ban kế toán nếu gặp khó khăn.
- Chủ động nhắc nhở và thu hồi công nợ, giám sát quá trình thanh toán công nợ của khách hàng.
- Đề xuất mức và lịch thanh toán công nợ với khách hàng (thông qua trưởng phòng kế toán).
- Làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo của kế toán trưởng.
Công cụ hỗ trợ kế toán bán hàng
Với sự phát triển công nghệ và vai trò của phần mềm trong tối ưu hóa quy trình, những phần mềm – công cụ xuất hiện ngày càng nhiều để hỗ trợ kế toán bán hàng trong công việc. Các công cụ thông minh có khả năng ghi chép, tính toán, tổng hợp dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
Một số các phần mềm tiêu biểu phục vụ cho nghiệp vụ kế toán bán hàng có thể kể đến như:
- Phần mềm Quản lý Bán hàng (POS): Phù hợp cửa hàng bán lẻ, quản lý tồn kho, doanh thu, giao dịch, đồng bộ dữ liệu.
- Phần mềm Quản lý Doanh thu/CRM: Hỗ trợ quản lý khách hàng, kênh bán hàng, theo dõi doanh thu hàng ngày.
- Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP): Hệ thống toàn diện tích hợp nhiều quy trình kinh doanh cốt lõi (tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng). Mô-đun Tài chính/Kế toán trong ERP bao gồm quản lý công nợ, báo cáo tài chính. KTBH liên kết dữ liệu với ERP.
- Phần mềm Quản lý Chi phí và Tài chính: Bizzi Expense là một giải pháp quản lý chi phí
- Phần mềm Quản lý Hóa đơn Điện tử: Bizzi – Hỗ trợ nhập liệu, truy xuất thông tin hóa đơn, phát hành, quản lý, tuân thủ quy định.
Bizzi.vn là nền tảng tự động hóa tài chính chuyên biệt, tập trung vào xử lý hóa đơn, quản lý chi phí, kiểm soát nợ. Giải pháp cho phép theo dõi, ghi nhận và báo cáo chi phí theo thời gian thực, đồng thời kiểm soát ngân sách một cách chủ động và chính xác. Tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống ERP và có tiềm năng tích hợp với CRM, Bizzi hỗ trợ kế toán bán hàng tối đa trong việc:
- Quản lý chi phí tập trung – minh bạch, nhất quán: Tự động kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn với dữ liệu kế toán
- Cập nhật chi phí theo thời gian thực – phản ánh đúng thực trạng tài chính: Giảm thiểu sai lệch và thao tác thủ công.
- Tối ưu ngân sách – giảm thất thoát: Theo dõi chi phí chi tiết theo từng đơn vị sử dụng ngân sách – hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định kịp thời.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, Tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí: Chuẩn hóa luồng phê duyệt, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong quản lý chi phí nội bộ.
Kết luận
Tóm lại, kế toán bán hàng là vị trí thiết yếu, đóng vai trò trung tâm trong quản lý tài chính và hỗ trợ quyết định kinh doanh thông qua việc xử lý và cung cấp thông tin bán hàng chính xác.
Việc hiểu rõ kế toán bán hàng là gì, kết hợp trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn – nghiệp vụ vững vàng và áp dụng các công cụ phần mềm hiện đại sẽ giúp nâng cao hiệu quả. Bên cạnh đó, công cụ chính là mấu chốt giúp tối ưu hóa quy trình và đóng góp giá trị vào việc quản lý chi phí và hiệu quả kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Trải nghiệm ngay Bizzi – Nền tảng tự động hóa tài chính dành cho doanh nghiệp hiện đại để tự động hoá các nghiệp vụ thu – chi!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/