Microsoft Dynamics 365 Finance đang ngày càng trở thành một trong những giải pháp phần mềm ERP tài chính được ưa chuộng nhất trong giới doanh nghiệp vừa và lớn. Với khả năng tự động hóa quy trình tài chính, tích hợp AI và dữ liệu chuyên sâu, Dynamics 365 Finance không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn giúp họ ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn trong môi trường kinh doanh biến động.
Vậy Microsoft Dynamics 365 Finance là gì, nó có những chức năng gì nổi bật, được ứng dụng ra sao và có phù hợp với doanh nghiệp SME Việt Nam không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Microsoft Dynamics 365 Finance là gì?
Microsoft Dynamics 365 Finance là một module thuộc bộ ứng dụng Microsoft Dynamics 365 – một hệ sinh thái ERP + CRM toàn diện do Microsoft phát triển. Module này chuyên hỗ trợ quản lý tài chính, kế toán, ngân sách, thuế, dòng tiền… giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực tài chính, tăng tính minh bạch và hiệu quả vận hành.
Định nghĩa Dynamics 365 Finance
Dynamics 365 Finance được phát triển từ phần mềm Dynamics AX nổi tiếng, nay được nâng cấp và chuyển đổi hoàn toàn lên nền tảng cloud Microsoft Azure, tích hợp sâu với Microsoft 365 (Office), Power BI và nhiều công cụ hiện đại khác.
Nói cách khác, đây là giải pháp ERP tài chính toàn diện dành cho doanh nghiệp có nhu cầu:
- Tự động hóa quy trình kế toán – tài chính
- Tối ưu hóa dòng tiền
- Tăng khả năng phân tích – dự báo tài chính
- Dễ dàng mở rộng, tích hợp công nghệ
Vị trí Dynamics 365 Finance trong hệ sinh thái Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 là bộ giải pháp kết hợp ERP (quản lý nguồn lực doanh nghiệp) và CRM (quản lý khách hàng) trong cùng một nền tảng. Mỗi module trong hệ sinh thái này phục vụ một nghiệp vụ khác nhau:
- Dynamics 365 Finance: Quản lý tài chính – kế toán
- Supply Chain Management: Chuỗi cung ứng, hàng tồn kho, logistics
- Sales: Quản lý bán hàng, pipeline, CRM
- Project Operations: Quản lý dự án, nguồn lực
- Human Resources: Quản lý nhân sự, chấm công, lương thưởng…
Trong đó, Finance đóng vai trò “xương sống” – giúp doanh nghiệp kiểm soát và phân tích dữ liệu tài chính từ mọi phòng ban, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Lợi ích nổi bật của Microsoft Dynamics 365 Finance là gì?
Để hiểu rõ hơn Microsoft Dynamics 365 Finance là gì, cần nhìn vào giá trị mà nó mang lại. Sở hữu Microsoft Dynamics 365 Finance, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ghi sổ hay lập báo cáo, mà còn có thể:
1. Tự động hóa quy trình tài chính
- Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết
- Đóng sổ, hạch toán nhanh hơn
- Quản lý công nợ, thuế, hóa đơn
2. Tích hợp AI – Phân tích thông minh
- Copilot AI hỗ trợ lập ngân sách, dự báo dòng tiền
- Tự động phát hiện rủi ro tài chính
- Phân tích dữ liệu theo thời gian thực (real-time)
3. Kết nối hệ sinh thái Microsoft
- Dễ dàng triển khai với Office 365, Outlook, Excel
- Tích hợp Power BI để trực quan hóa dữ liệu
- Kết nối với Teams cho báo cáo – phê duyệt nhanh
4. Mở rộng quy mô linh hoạt
- Mô hình SaaS giúp doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp dễ dàng
- Hỗ trợ nhiều quốc gia, đa tiền tệ, đa ngôn ngữ
Các chức năng chính của Microsoft Dynamics 365 Finance là gì?
Microsoft Dynamics 365 Finance cung cấp loạt tính năng mạnh mẽ để quản lý toàn bộ nghiệp vụ tài chính trong doanh nghiệp:
1. Kế toán tổng hợp & đóng sổ
- Quản lý sổ cái, tài sản cố định, giao dịch đa tiền tệ
- Đóng sổ tự động, chuẩn hóa quy trình tài chính hàng tháng
2. Lập kế hoạch tài chính & phân tích
- Lập ngân sách, dự báo thu chi, kế hoạch tài chính theo kịch bản
- Dashboard phân tích động
- Copilot AI hỗ trợ phân tích và đề xuất điều chỉnh kế hoạch
3. Quản lý dòng tiền (Cash Management)
- Theo dõi & dự đoán dòng tiền vào – ra
- Quản lý hạn mức tín dụng, tối ưu hóa thanh toán
- Tăng khả năng kiểm soát dòng tiền thực tế
4. Quản lý thuế (Tax Management)
- Tự động áp dụng các quy định thuế theo từng vùng lãnh thổ
- Hỗ trợ kê khai thuế điện tử, hoàn thuế
- Phù hợp với các doanh nghiệp đa quốc gia
5. Quote-to-Cash
- Xử lý đơn hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận công nợ
- Theo dõi vòng đời giao dịch từ báo giá đến thu hồi nợ
6. Tự động khớp bút toán & tài khoản
- Tự động đối chiếu chứng từ, tài khoản ngân hàng, giao dịch thẻ
- Giảm thiểu lỗi thủ công khi đóng sổ
Cách sử dụng phần mềm Dynamics 365 Finance
Để tận dụng tối đa sức mạnh của Dynamics 365 Finance, doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước triển khai và vận hành cơ bản. Dưới đây là lộ trình sử dụng phần mềm theo từng giai đoạn chính:
1. Thiết lập ban đầu (Setup)
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần cấu hình toàn bộ hệ thống để phù hợp với bộ máy tài chính hiện tại:
- Thiết lập biểu đồ tài khoản (Chart of Accounts): Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo chuẩn VAS hoặc IFRS.
- Cấu hình đơn vị kinh doanh, vùng lãnh thổ, tiền tệ: Phù hợp với hoạt động nội địa hoặc xuyên quốc gia.
- Thiết lập chính sách thuế: Tự động áp dụng thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất – nhập khẩu theo vùng lãnh thổ.
- Phân quyền người dùng: Giao quyền truy cập theo vai trò (kế toán viên, CFO, kiểm toán nội bộ…), đảm bảo bảo mật dữ liệu.
Đây là giai đoạn nền tảng, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài chính và đối tác triển khai ERP.
2. Nhập liệu & xử lý giao dịch tài chính
Dynamics 365 Finance cho phép doanh nghiệp ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính hàng ngày một cách nhanh chóng, chính xác:
- Hóa đơn mua – bán: Nhập hóa đơn đầu vào (AP) và đầu ra (AR), liên kết với đơn hàng và phiếu nhập/xuất kho.
- Thanh toán & thu tiền: Ghi nhận thanh toán nhà cung cấp, thu tiền khách hàng, quản lý công nợ.
- Giao dịch ngoại tệ: Tự động quy đổi tỷ giá, xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
- Tài sản cố định: Quản lý toàn bộ vòng đời tài sản, khấu hao, thanh lý, đánh giá lại tài sản.
Nhờ khả năng tự động hóa, phần mềm giảm thiểu thao tác thủ công, tăng độ chính xác và tính minh bạch cho hệ thống kế toán.
3. Quản lý ngân sách & dự báo tài chính
Một trong những thế mạnh của Dynamics 365 Finance là tính năng lập kế hoạch tài chính:
- Tạo ngân sách: Xây dựng ngân sách theo bộ phận, sản phẩm, dự án…
- Thiết lập kịch bản dự báo: Dự báo thu – chi, chi phí vận hành, dòng tiền.
- Theo dõi ngân sách so với thực tế: Phát hiện sai lệch để điều chỉnh kịp thời.
- Copilot hỗ trợ phân tích: Tích hợp AI đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp theo dữ liệu lịch sử.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với các CFO và kế toán trưởng cần lập báo cáo định kỳ cho ban giám đốc hoặc cổ đông.
4. Đóng sổ kế toán & tổng kết dữ liệu tài chính
Cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), doanh nghiệp có thể đóng sổ nhanh chóng nhờ quy trình tự động:
- Khai báo kỳ kế toán: Định nghĩa thời gian đóng sổ phù hợp với hoạt động doanh nghiệp.
- Tự động khớp sổ & đối chiếu: Đối chiếu sổ cái với chứng từ, ngân hàng, hóa đơn…
- Tổng hợp dữ liệu: Hệ thống tự động tổng kết số liệu, tính toán lợi nhuận, chi phí, lãi – lỗ.
- Xuất báo cáo tài chính: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc quốc tế (IFRS).
Quy trình đóng sổ diễn ra nhanh hơn, giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể nguồn lực so với phương pháp truyền thống.
5. Báo cáo & phân tích dữ liệu tài chính chuyên sâu
Dynamics 365 Finance hỗ trợ nhiều công cụ phân tích và báo cáo chuyên sâu:
- Reporting Workspace: Cung cấp không gian báo cáo theo thời gian thực cho từng vai trò (CFO, CEO, kế toán…).
- Dashboard cá nhân hóa: Mỗi người dùng có thể tự thiết kế giao diện báo cáo theo nhu cầu riêng.
- Tích hợp Power BI: Dễ dàng kết nối dữ liệu tài chính sang Power BI để trực quan hóa và phân tích đa chiều.
- Export báo cáo linh hoạt: Dữ liệu có thể xuất ra Excel, PDF hoặc chia sẻ qua email, Microsoft Teams.
Từ việc theo dõi chi phí theo dự án đến phân tích xu hướng dòng tiền, tất cả đều có thể thực hiện chỉ với vài thao tác.
Khó khăn khi triển khai Dynamics 365 Finance
Mặc dù Microsoft Dynamics 365 Finance là một giải pháp ERP tài chính mạnh mẽ với nhiều tính năng ưu việt, quá trình triển khai và vận hành thực tế vẫn có thể gặp phải một số thách thức, đặc biệt với các doanh nghiệp chưa từng sử dụng hệ thống ERP cấp doanh nghiệp.
1. Quản lý sự thay đổi (Change Management)
Một trong những rào cản lớn nhất khi triển khai Dynamics 365 Finance là yếu tố con người và quy trình:
- Thay đổi tư duy vận hành: Từ cách làm việc thủ công sang hệ thống hóa, chuẩn hóa quy trình theo ERP.
- Đào tạo người dùng: Nhân sự tài chính, kế toán cần được đào tạo chuyên sâu để nắm bắt cách sử dụng phần mềm hiệu quả.
- Điều chỉnh quy trình nội bộ: Phải rà soát, chuẩn hóa và tái cấu trúc quy trình kế toán, thanh toán, ngân sách để phù hợp với logic hệ thống.
Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc triển khai dễ bị chậm tiến độ, gây phản ứng từ người dùng và ảnh hưởng đến vận hành tài chính ngắn hạn.
2. Chi phí đầu tư tương đối cao
Mức chi phí để triển khai Dynamics 365 Finance có thể là rào cản với các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Phí bản quyền (license): Từ khoảng 210 – 300 USD/người dùng/tháng, tùy theo vai trò và tính năng sử dụng.
- Chi phí triển khai ban đầu: Bao gồm phân tích nghiệp vụ, cấu hình hệ thống, đào tạo, kiểm thử, chuyển đổi dữ liệu…
- Chi phí bảo trì, nâng cấp: Cần ngân sách định kỳ để vận hành ổn định, cập nhật phiên bản và bảo mật.
Doanh nghiệp cần tính toán kỹ ngân sách triển khai, đặc biệt khi mở rộng quy mô người dùng theo thời gian.
3. Đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật cao khi tùy chỉnh
Dynamics 365 Finance có khả năng tùy biến cao nhưng để thực hiện hiệu quả cần đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu:
- Ngôn ngữ lập trình: Phần mềm được xây dựng trên nền tảng .NET, cần kỹ năng C#, X++ để thực hiện tùy chỉnh.
- Hiểu biết quy trình tài chính doanh nghiệp: Đội ngũ IT hoặc đối tác triển khai cần hiểu rõ nghiệp vụ tài chính – kế toán để thiết kế hệ thống phù hợp thực tế.
- Tối ưu hóa hiệu suất: Nếu tùy chỉnh sai cách, có thể gây xung đột hệ thống, giảm hiệu suất và gây rủi ro bảo mật.
Đối với các doanh nghiệp không có phòng IT nội bộ, việc tìm kiếm và hợp tác với đối tác triển khai ERP uy tín là yếu tố then chốt.
4. Thời gian triển khai kéo dài
Tùy theo quy mô doanh nghiệp và mức độ tùy chỉnh, việc triển khai Dynamics 365 Finance có thể kéo dài từ 3–9 tháng, thậm chí lâu hơn nếu:
- Nghiệp vụ tài chính phức tạp, liên kết nhiều hệ thống khác nhau
- Không có quy trình nội bộ rõ ràng trước đó
- Thiếu nhân sự quản lý dự án từ phía doanh nghiệp
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có ban điều hành triển khai ERP đủ năng lực, có thể phối hợp với bên tư vấn và kiểm soát tiến độ hiệu quả.
5. Tích hợp với hệ thống khác cần chuẩn bị kỹ
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý kho hoặc CRM độc lập. Khi chuyển sang Dynamics 365 Finance, việc tích hợp dữ liệu là thách thức không nhỏ:
- Cần làm rõ các API, chuẩn dữ liệu
- Làm sạch và chuyển đổi dữ liệu (data migration)
- Kiểm thử kỹ lưỡng để đảm bảo đồng bộ chính xác
6. Chưa phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc chưa có quy trình rõ ràng
Dynamics 365 Finance là giải pháp hướng đến doanh nghiệp trung bình đến lớn, hoặc các SME đang tăng trưởng nhanh. Nếu doanh nghiệp:
- Có quy mô nhỏ
- Quy trình kế toán còn rời rạc
- Không có người phụ trách CNTT hoặc quản lý tài chính chuyên sâu
… thì có thể sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai và duy trì hệ thống này một cách hiệu quả.
Bizzi – Giải pháp tự động hóa tài chính tích hợp Dynamics 365 Finance
Sau khi hiểu rõ Microsoft Dynamics 365 Finance là gì, nhiều doanh nghiệp tiếp tục tìm kiếm các giải pháp mở rộng nhằm tăng hiệu quả xử lý dữ liệu. Trong đó, Bizzi là một lựa chọn nổi bật.
Có thể nói, bên cạnh các tính năng mạnh mẽ mà Dynamics 365 Finance mang lại, doanh nghiệp có thể tăng tốc độ vận hành và giảm áp lực cho phòng kế toán thông qua giải pháp tự động hóa Bizzi ERP – nền tảng được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP lớn như Dynamics 365.
Bizzi là gì?
Bizzi là một nền tảng tự động xử lý hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp:
- Đọc, phân loại hóa đơn điện tử (e-invoice)
- Tự động đối chiếu thông tin giữa hóa đơn – phiếu mua hàng (PO) – phiếu nhập kho (GR)
- Kiểm tra tính hợp lệ & compliance theo quy định thuế
- Gửi dữ liệu đã chuẩn hóa vào hệ thống ERP như Dynamics 365 Finance
Bizzi đóng vai trò như “trợ lý tài chính kỹ thuật số”, đứng trước hệ thống ERP để tinh lọc dữ liệu trước khi ghi nhận.
Cách tích hợp Bizzi với Dynamics 365 Finance
Bizzi hỗ trợ tích hợp linh hoạt qua nhiều phương thức:
- API kết nối trực tiếp: Đồng bộ thời gian thực với Dynamics 365 Finance
- Tệp dữ liệu trung gian (Excel/XML/CSV): Tự động đẩy vào hệ thống định kỳ
- Middleware: Dành cho doanh nghiệp có nhiều hệ thống khác cần kết nối đồng thời
Mô hình triển khai nhẹ nhàng, không can thiệp vào hệ thống lõi ERP, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tích hợp.
Case Study: N KID Group triển khai Dynamics 365 Finance tích hợp cùng Bizzi
Để làm rõ hơn khái niệm Microsoft Dynamics 365 Finance là gì, hãy cùng nhìn vào trường hợp thực tế của N KID Group – doanh nghiệp đứng sau chuỗi khu vui chơi trẻ em nổi tiếng như tiNiWorld.
N KID Group – doanh nghiệp sở hữu hệ thống khu vui chơi tiNiWorld và phân phối hàng ngàn sản phẩm đồ chơi trẻ em – từng đối mặt với khối lượng hóa đơn đầu vào khổng lồ, lên đến hàng nghìn mỗi tháng. Với đội ngũ kế toán gần 30 người, việc xử lý thủ công toàn bộ quy trình từ tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu PO–GR–INV đến hạch toán và lưu trữ khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót và khó đảm bảo compliance với hóa đơn điện tử.
Nhằm nâng cao hiệu quả vận hành tài chính và chuyển đổi số toàn diện, N KID Group đã lựa chọn triển khai Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations – giải pháp ERP hiện đại của Microsoft – kết hợp với nền tảng Bizzi để tự động hóa tài khoản phải trả. Bizzi đóng vai trò như một “trợ lý tài chính thông minh”, tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, đọc và trích xuất dữ liệu bằng AI, tự động đối chiếu với PO và phiếu nhập kho (GR), rồi chuyển dữ liệu hợp lệ vào Dynamics 365 Finance để hạch toán.
Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt qua API, Bizzi kết nối mượt mà với hệ thống ERP của Microsoft, giúp N KID Group giảm đến 80% thời gian xử lý hóa đơn, nâng cao độ chính xác dữ liệu và minh bạch hóa quy trình thanh toán. Đặc biệt, giao diện Bizzi đơn giản, dễ dùng, giúp đội ngũ kế toán không cần ghi nhớ các T-code phức tạp trong ERP mà vẫn kiểm soát được toàn bộ dòng tiền và hóa đơn một cách hiệu quả.
Việc kết hợp Dynamics 365 Finance với Bizzi không chỉ rút ngắn chu trình xử lý tài chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho N KID Group mở rộng quy mô mà không cần tăng tương ứng nhân sự kế toán – một bước tiến vững chắc trong chiến lược số hóa doanh nghiệp.
Kết luận
Thông qua bài viết trên, Bizzi hi vọng bạn đã hiểu rõ được Microsoft Dynamics 365 Finance là gì. Nói tóm lại, Microsoft Dynamics 365 Finance là một giải pháp ERP tài chính mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp vừa và lớn tối ưu hóa toàn bộ hoạt động quản lý tài chính – kế toán.
Với khả năng tích hợp sâu, tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu nâng cao và triển khai linh hoạt trên nền tảng đám mây, Dynamics 365 Finance mang lại lợi thế vượt trội trong việc nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến một số thách thức như chi phí triển khai, nhu cầu đào tạo nhân sự và mức độ tùy chỉnh phù hợp với từng mô hình hoạt động.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để tự động hóa quy trình tài chính – kế toán, tiết kiệm thời gian nhập liệu, nâng cao độ chính xác dữ liệu và tối ưu hiệu suất toàn hệ thống, hãy tìm hiểu về Bizzi ERP – nền tảng tự động hóa tài chính có thể tích hợp linh hoạt với Dynamics 365 Finance để đưa chuyển đổi số trong tài chính doanh nghiệp lên một tầm cao mới.