Những chuyến công tác là một trong những hoạt động thường xuyên của nhân sự cấp cao, các cấp quản lý, hoặc các nhân viên thị trường. Trong quá trình công tác sẽ không tránh khỏi phát sinh những khoản chi phí như tiền đi lại, ăn uống, khách sạn cũng như các chi phí khác phục vụ quá trình làm việc của nhân viên đó.
Làm sao để quy trình Quản lý – Theo dõi – Quyết toán công tác phí cho nhân sự trở nên đơn giản và nhanh chóng? Cùng theo dõi bài viết sau của Bizzi nhé!
Quy trình quản lý công tác phí thủ công
Các khoản phí phát sinh cho người lao động trong trường hợp họ phải thực hiện công việc ở xa mà việc công tác này là vì lợi ích chung của công ty, doanh nghiệp, tổ chức đều cần phê duyệt để đảm bảo quyền lợi của nhân viên. Để lãnh đạo công ty có thể xem xét và duyệt chi tiền công tác phí cho nhân viên đi làm việc xa thông thường nhân sự đó sẽ cần:
- Đề nghị tạm ứng: Sử dụng các đơn từ đề xuất theo form mẫu bằng giấy sau đó
- Tổng hợp chứng từ: Trình ký qua các phòng ban để được phê duyệt tạm ứng
- Đề nghị thanh toán: tổng hợp toàn bộ hóa đơn đã chi làm thành báo cáo và đề nghị phòng kế toán hạch toán chi phí
Quy trình tạo đề nghị tạm ứng để đi công tác thông thường sẽ trải qua các bước như sau:
- Nhân viên lập giấy đề nghị tạm ứng
- Nhân viên gửi giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt
- Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng
- Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi
- Chuyển kế toán trưởng duyệt chi
- Trình Giám đốc duyệt chi
- Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên
- Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ
Tuy nhiên quy trình này thường mất nhiều thời gian vì phải thông qua sự đồng ý của nhiều bộ phận liên quan, sau đó mới chuyển đến bộ phận kế toán để hạch toán chi phí cuối cùng. Đồng thời trong quá trình công tác các hóa đơn nhằm mục đích cho công việc sẽ được nhân sự đó thu thập và lưu trữ một cách cẩn thận để làm chứng cứ đề nghị thanh toán với công ty.
Sau khi công tác về nhân viên có nhiệm vụ thu thập tất cả các hóa đơn giấy cho công chuyến công tác và tiến hàng tạo đơn đề nghị công ty thanh toán chi phí trình lên cấp trên để quyết toán các khoản chi hợp lệ. Nếu hóa đơn đủ điều kiện không bị thất lạc hay còn nguyên vẹn, đủ tiêu chuẩn sẽ được sếp phê duyệt rồi chuyển xuống bộ phận kế toán để quyết toán chi phí đã chi hoặc số tiền cần hoàn lại công ty hay hoặc đề nghị công ty thanh toán thêm cho phần chi phí phát sinh vượt quá tạm ứng.
Quy trình này không những gây bất tiện cho nhân sự về việc quản lý hóa đơn mà còn mang lại một số rủi ro như:
- Sếp quá bận không có thời gian duyệt chi tạm ứng chi phí
- Không hiếm những trường hợp nhân sự đi công tác bị thất lạc hóa đơn
- Hóa đơn xuất bị sai không đúng thông tin
- Hóa đơn nhỏ lẻ chia ra nhiều hóa đơn bất tiện trong việc thu gom và lưu trữ
- Kế toán đỏ mắt kiểm tra thông tin xem có trùng khớp thông tin không
Quản lý công tác phí, sếp ở nhà vẫn duyệt phà phà
Với ứng dụng Quản lý công tác phí của Bizzi, mọi quy trình phức tạp sẽ trở nên dễ dàng hơn với 3 ưu điểm vượt trội giúp quản lý đa dạng các loại chi phí và tạo đề nghị thanh toán mọi lúc mọi nơi.
ĐƠN GIẢN HÓA VIỆC LÀM ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN: Nhân viên nhận hóa đơn, kiểm tra hóa đơn, tạo chi phí và gửi duyệt chỉ trong 2 click.
DUYỆT ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN/CHI PHÍ THUẬN TIỆN: Sếp ở công ty vẫn có thể nhận đề nghị thanh toán, phê duyệt mọi lúc mọi nơi, tức thì qua mobile.
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỄ DÀNG: Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ. Kiểm soát theo phòng ban. Tập trung tất cả hóa đơn đầu vào tại một nơi.
Ứng dụng quản lý chi phí này giúp số hóa toàn bộ quy trình tạo đề nghị thanh toán và duyệt những chi phí từ các phòng ban như chi phí công tác, tiếp khách, mua sắm,…được quản lý minh bạch và hiệu quả. Đồng thời, giúp quy phòng ban kế toán của doanh nghiệp giảm 80% thời gian và tiết kiệm 50% chi phí xử lý, kiểm tra, đối soát, nhập liệu liên quan đến quản lý công nợ phải trả.
Bizzi giải pháp hóa đơn tổng thể và toàn diện ra mắt ứng dụng Bizzi Expense giúp đơn giản hóa quy trình quản lý công tác phí tạo đề nghị thanh toán nhanh chóng:
Tự động hóa: Giảm tối đa thời gian tập hợp chứng từ, làm đề nghị thanh toán
Quản lý nhanh chóng: Đối soát và quản lý chi phí dễ dàng theo thời gian thực
Tiết kiệm chi phí: Các khoản chi phí về nhân lực và vật tư giấy tờ sẽ được tiết kiệm tối đa
Tải ứng dụng Bizzi Expense CH Play – AppStore
Đăng ký dùng thử ngay FORM ĐĂNG KÝ