Quy định về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Quy định về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) phụ thuộc vào loại hóa đơn (điện tử hay giấy) và hình thức kinh doanh của người bán. Bài viết này của Bizzi sẽ giúp bạn nắm được yêu cầu và quy định về chữ ký trên hoá đơn giá trị gia tăng đối với cả 02 dạng.

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là gì?

Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật.

Loại hoá đơn này được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn giá trị gia tăng có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, hoặc hóa đơn đặt in.

Tầm quan trọng của chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT):

• Đảm bảo tính pháp lý, xác thực nguồn gốc của hóa đơn và giao dịch.
• Minh bạch thông tin, tránh làm giả, làm sai sót.
• Phục vụ cho công tác quản lý thuế và kế toán.

Quy định về chữ ký trên Hóa đơn giá trị gia tăng (dạng giấy)

Đối với hóa đơn giấy, chữ ký của người bán là bắt buộc, và chữ ký của người mua có thể có hoặc không. Dưới đây là quy định chi tiết về chữ ký trên Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) dạng giấy (truyền thống) – áp dụng cho các hóa đơn được sử dụng trước thời điểm bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc trong một số trường hợp đặc biệt được sử dụng tiếp.

• Cơ sở pháp lý: Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Điều 19 & 20 Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
• Yêu cầu chung về chữ ký:
  • Người mua và người bán phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn.
  • Phải có dấu của người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
  • Loại mực và hình thức ký:
    • Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực không phai.
    • Không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
    • Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.
    • Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
• Chữ ký của người bán:
  • Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm ký. Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký, phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
  • Không bắt buộc ký trực tiếp trên từng liên hóa đơn nếu hóa đơn không phải là chứng từ chi tiền. Việc ký trên liên 1 và in qua giấy than sang các liên khác được coi là hợp lệ.
  • Công ty có thể ủy quyền cho một hoặc nhiều người bán hàng ký hóa đơn tùy theo nhu cầu.
• Chữ ký của người mua:
  • Không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp, như mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Khi lập hóa đơn, người bán phải ghi rõ hình thức bán hàng này tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”.
  • Đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.
• Xử phạt vi phạm về chữ ký trên hóa đơn GTGT giấy (theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/05/2018):
  • Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các hành vi như tẩy xóa, sửa chữa chữ ký; ký hóa đơn bằng mực màu đỏ hoặc mực phai màu; ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
  • Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi như ký khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký; ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền; chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký; không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.

Quy định về chữ ký trên Hóa đơn giá trị gia tăng (dạng hoá đơn điện tử) mới nhất

Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số của người bán là bắt buộc, trong khi chữ ký của người mua có thể có hoặc không tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Dưới đây là quy định chi tiết mới nhất (cập nhật đến 2025) về chữ ký trên Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) theo quy định.

• Cơ sở pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Định nghĩa Hóa đơn Điện tử: Là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật.
• Yêu cầu chung về chữ ký số:
  • Chữ ký số của người bán:
    • Doanh nghiệp, tổ chức: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
    • Cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
  • Chữ ký số của người mua:
    • Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
    • Trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập.
  • Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là một trong những nội dung cần có trên hóa đơn.
  • Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người lập hóa đơn (doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh) bắt buộc phải ký số trên hóa đơn đã lập trước khi gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
  • Chữ ký số an toàn: Chữ ký trên hoá đơn giá trị gia tăng sử dụng phải đảm bảo các điều kiện an toàn theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, bao gồm việc tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực, kiểm tra được bằng khóa công khai, và khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Các trường hợp chữ ký trên hoá đơn giá trị gia tăng dạng hoá đơn điện tử không nhất thiết gồm có:
  • Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
  • Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã).
  • Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
  • Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không.
  • Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
• Lợi ích của việc sử dụng chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng (áp dụng đối với hoá đơn điện tử):
  • Tiết kiệm chi phí hành chính: Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
  • Tính linh hoạt: Ký kết các hóa đơn điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, chỉ cần có kết nối Internet và quyền sử dụng chữ ký số.
  • Tăng tốc độ giao dịch: Chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.
  • Đảm bảo tính pháp lý và chống làm giả: Hóa đơn được đảm bảo thống nhất về mặt hình thức, tránh được hiện tượng làm giả hay những quy định ngặt nghèo khác về mặt pháp lý như màu mực, tẩy xóa.

Bizzi – Giải pháp hỗ trợ quản lý hóa đơn và chữ ký trên hoá đơn giá trị gia tăng

Tích hợp hơn 30 tính năng, Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, đóng vai trò là trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi. Được tin dùng bởi các công ty vừa và lớn trong nhiều lĩnh vực như Masan Group, kewpie, VT healthcare, ưu điểm vượt trội của Bizzi là tương thích đa nền tảng, dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản trị và phần mềm bán hàng. 

Với các tính năng tự động hóa ưu việt, Bizzi đang trở thành giải pháp hiệu quả hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khoản phải trả (Accounts Payable). Dưới đây là cách Bizzi giúp doanh nghiệp giảm tới 80% thời gian và 50% chi phí xử lý hóa đơn và quy trình liên quan:

• Giải pháp Bizzi B-invoice (Hóa đơn điện tử):
  • Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định: Đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế, định dạng XML/PDF.

• • Tích hợp chữ ký số: Cho phép tải xuống và in hóa đơn dưới dạng PDF, XML, đồng thời tích hợp chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

• • Quản lý tình trạng hóa đơn: Theo dõi hóa đơn đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình luân chuyển hóa đơn.

• Giải pháp Bizzi IPA + 3way (Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào):

• • Tự động xử lý hóa đơn đầu vào: Sử dụng Bizzi Bot với công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn.

• • Xác minh nhà cung cấp hợp lệ: Kiểm tra Mã số thuế (MST) và trạng thái hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống thuế, giúp đảm bảo nguồn gốc hóa đơn hợp pháp.

• • Cảnh báo hóa đơn rủi ro: Phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro, bao gồm các vấn đề về tính hợp lệ hoặc sai sót của hóa đơn (có thể liên quan đến chữ ký hoặc thông tin khác).

• • Xác thực hóa đơn điện tử: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo quy định kế toán, bao gồm việc kiểm tra sự tồn tại và tính hợp lệ của chữ ký số trên hóa đơn.

Kết luận

Việc tuân thủ các quy định về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và minh bạch của các giao dịch kinh doanh. Có thể khẳng định rằng, chữ ký số trên hóa đơn điện tử đã mang lại những lợi ích vượt trội so với chữ ký trên hóa đơn giấy, giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi B-invoice và Bizzi IPA + 3way là chìa khóa giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định hiện hành, quản lý hóa đơn hiệu quả, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận.

Được xem là trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi, Bizzi đã trở thành đối tác đáng tin cậy trong việc chuyển đổi số hóa quy trình tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài chính được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của mình, hãy đặt lịch tư vấn và đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi tại đây: 

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/