Quy trình xử lý đơn hàng là gì? Cách để tinh gọn quy trình quản lý đơn hàng online đạt hiệu quả cao

Quy trình xử lý đơn hàng (Order Processing) đóng vai trò trung tâm trong hoạt động vận hành của một doanh nghiệp – đặc biệt là trong ngành FMCG, bán lẻ, phân phối, và thương mại. Việc xây dựng một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích về chi phí, độ chính xác, trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh thu.

Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến việc thiết lập quy trình xử lý đơn hàng nói chung và quy trình quản lý đơn hàng online nói riêng. 

Tầm quan trọng của quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng không chỉ là một bước nghiệp vụ, mà là nền tảng cốt lõi của toàn bộ chuỗi cung ứng – vận hành – tài chính. Doanh nghiệp nào xử lý đơn hàng càng chuyên nghiệp, càng ít rủi ro – càng có năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Xử lý đơn hàng là gì?

• Xử lý đơn hàng là toàn bộ quá trình quản lý và hoàn tất đơn hàng của khách hàng, biến mong đợi của họ thành hiện thực. Nó bao gồm tiếp nhận, xác thực thông tin, chuẩn bị, đóng gói và giao hàng đến khách hàng, kết thúc khi thanh toán hoàn tất.
• Đây là một hoạt động kinh doanh cốt lõi, bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng và hỗ trợ khách hàng.
• Quy trình xử lý đơn hàng không chỉ là giao dịch mà còn thể hiện sự quan tâm và cam kết của doanh nghiệp với khách hàng, xây dựng niềm tin và mối quan hệ lâu dài.

Quy trình quản lý đơn hàng Online là gì?

Quy trình quản lý đơn hàng online (Online Order Management) là chuỗi các bước từ khi khách hàng đặt hàng trên kênh online (website, app, sàn TMĐT…) đến khi họ nhận được sản phẩm, và doanh nghiệp hoàn tất các bước liên quan như giao hàng, thanh toán, hậu mãi. Đây là một phần cực kỳ quan trọng trong thương mại điện tử và ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).

Vai trò của quy trình xử lý đơn hàng khi được tối ưu

• Đảm bảo hoàn tất giao dịch bán hàng, vì “không có doanh số bán hàng thì không có kinh doanh. Nếu không thực hiện đơn hàng sẽ không có doanh số bán hàng”.
• Giảm tỉ lệ huỷ đơn – hoàn đơn, góp phần xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.
• Tối ưu chi phí vận hành – giảm lỗi thủ công
• Tăng trải nghiệm khách hàng (giao đúng – nhanh – minh bạch)
• Tối ưu dòng tiền, kiểm soát tốt COD
• Có dữ liệu phục vụ phân tích, dự báo bán hàng
• Tạo nền tảng vững chắc của mọi hoạt động kinh doanh.
• Giúp doanh nghiệp đứng vững trước đối thủ cạnh tranh, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

7 bước trong quy trình xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình xử lý đơn hàng (Order Fulfillment Process) hay cụ thể hơn là quy trình quản lý đơn hàng Online là chuỗi các bước doanh nghiệp thực hiện để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng, đủ và đúng hẹn. Dưới đây là 7 bước cơ bản trong quy trình xử lý đơn hàng:

• Tiếp nhận đơn hàng: Khoảnh khắc đầu tiên của hành trình, nơi mong muốn của khách hàng trở thành hiện thực, dù qua cửa hàng trực tuyến, email hay cuộc gọi.
• Xác minh và kiểm tra đơn hàng: Đảm bảo mọi thông tin chính xác trước khi hoàn tất đơn hàng, bao gồm xác nhận thông tin khách hàng, hình thức thanh toán, và kiểm tra tồn kho để tránh hết hàng.
• Phân bổ hàng hóa, lấy hàng và đóng gói sản phẩm: Sau khi xác nhận đủ hàng, sản phẩm được lấy từ kho và đóng gói cẩn thận theo quy cách để đảm bảo chất lượng và tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc này thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Giao hàng và vận chuyển: Sản phẩm được gửi đi thông qua các đơn vị vận chuyển, với việc theo dõi sát sao toàn bộ quá trình để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng nhanh chóng và nguyên vẹn.
• Lập hóa đơn và hoàn tất thanh toán: Sau khi giao hàng thành công, hóa đơn được lập và khách hàng tiến hành thanh toán. Đây là sự kết nối cuối cùng nhưng quan trọng trong quy trình.
• Xử lý sau đơn hàng và chăm sóc khách hàng: Quá trình chưa kết thúc sau khi giao hàng. Doanh nghiệp cần lắng nghe phản hồi, quản lý trả hàng, và giải quyết mọi vấn đề để đảm bảo sự hài lòng liên tục của khách hàng và duy trì mối quan hệ bền vững.
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Thu thập dữ liệu và phản hồi từ các bộ phận, khách hàng để phân tích hiệu quả quy trình, nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và thúc đẩy đổi mới, đảm bảo quy trình luôn đáp ứng nhu cầu thị trường.

Những thách thức trong quá trình xử lý đơn hàng mùa cao điểm

Trong mùa cao điểm (Tết, Lễ hội, Black Friday, Back to School, v.v…), quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp – đặc biệt là trong ngành FMCG, bán lẻ, thương mại điện tử – thường đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng, nếu không được chuẩn bị kỹ có thể dẫn đến mất khách, hoàn hàng, thiệt hại tài chính và uy tín.

Dưới đây là các thách thức phổ biến:

• Quản lý trong các giai đoạn cao điểm (mùa cao điểm)
  • Mùa cao điểm mang theo áp lực lớn không chỉ về số lượng đơn hàng tăng đột biến mà còn về yêu cầu đặc biệt và kỳ vọng cao từ khách hàng.
  • Việc đáp ứng cam kết dịch vụ (SLA) là lời hứa phải được giữ vững, ngay cả khi số lượng đơn hàng tăng gấp ba, bốn hoặc năm lần.
  • Nhân viên kho phải đối mặt với áp lực duy trì hiệu suất cao, vì niềm tin của khách hàng phụ thuộc vào việc hoàn tất đơn hàng kịp thời và chính xác.
  • Khách hàng mong đợi nhận hàng nhanh chóng, thậm chí nhanh hơn cả những thời điểm bình thường.
• Các rào cản vận hành phổ biến
  • Thiếu quy trình quản lý đơn hàng online chuẩn hóa có thể dẫn đến lỗi trong đóng gói và giao hàng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
  • Việc xử lý thủ công có thể làm chậm thời gian xử lý đơn hàng, gây nhầm lẫn, sót đơn, và thất thoát hàng hóa, tác động tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.

Lợi ích của một quy trình xử lý đơn hàng được tối ưu

Một quy trình quản lý đơn hàng Online được tối ưu không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh, đặc biệt trong ngành FMCG, bán lẻ hoặc thương mại điện tử. Dưới đây là các lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa và hợp lý hóa các bước lặp lại giúp giảm thời gian xử lý và chi phí nhân công.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa thực tế, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và đảm bảo nhập hàng kịp thời, đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác: Hạn chế các lỗi như giao nhầm địa chỉ, sót đơn, thất lạc hàng hóa, cải thiện trải nghiệm khách hàng và giảm khiếu nại.
• Tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giao hàng: Theo dõi chặt chẽ toàn bộ quá trình vận chuyển, giúp phát hiện và xử lý nhanh chóng các vấn đề như mất đơn, hư hỏng sản phẩm.
• Xây dựng chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu: Theo dõi và phân loại đơn hàng đúng quy trình giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm và xác định nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh dài hạn và hiệu quả nhất.
• Củng cố mối quan hệ khách hàng: Hoàn tất đơn hàng chính xác và kịp thời xây dựng lòng tin, lòng trung thành và khuyến khích khách hàng quay lại mua sắm.

Tận dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng

Công nghệ là đối tác không thể thiếu trong logistics hiện đại, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả thông qua các giải pháp như hệ thống chọn hàng tự động, robot tự động hóa. Nắm bắt công nghệ mới chính là yếu tố quyết định để duy trì tính cạnh tranh và đối phó với những thách thức trong tương lai.

Bizzi: Giải pháp kiểm soát chi phí và tự động hóa toàn diện

Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, đóng vai trò là trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi.

Tích hợp hơn 30 tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B, các giải pháp nổi bật của Bizzi gồm có:

• IPA + 3way (Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào):
  • Tự động xử lý hóa đơn đầu vào: Sử dụng Bizzi Bot với công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn, đặc biệt quan trọng cho việc xác minh chứng từ tài chính liên quan đến quy trình xử lý đơn hàng.
  • Tự động đối soát hóa đơn – PO – GR: Đối chiếu chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch, đảm bảo tính chính xác tài chính trong quá trình hoàn tất đơn hàng.
  • Xác minh nhà cung cấp hợp lệ: Kiểm tra Mã số thuế (MST) và trạng thái hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống thuế, tăng cường lớp xác minh cho hàng hóa đầu vào liên quan đến đơn hàng.
  • Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn & cảnh báo rủi ro: Tự động lưu trữ hóa đơn đầu vào trong 10 năm và cảnh báo hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các sai sót tài chính liên quan đến đơn hàng.
  • Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán: Đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) hiện có, cung cấp cái nhìn thống nhất về dữ liệu tài chính liên quan đến đơn hàng.

• B-invoice (Hóa đơn điện tử):

• • Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định: Tạo hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế (định dạng XML/PDF), đảm bảo tuân thủ pháp lý cho bước “Lập hóa đơn và thanh toán”.

• • Mẫu hóa đơn tùy chỉnh & xuất hàng loạt: Cho phép doanh nghiệp thiết kế mẫu hóa đơn tùy chỉnh và phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc theo đơn hàng, khách hàng, nâng cao hiệu quả trong việc kết thúc giao dịch đơn hàng.

• • Mã số xác thực từ cơ quan thuế & lưu trữ: Kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực hóa đơn và lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo hồ sơ tài chính vững chắc cho mọi đơn hàng.

• • Tra cứu & quản lý tình trạng hóa đơn dễ dàng: Cung cấp tính năng tìm kiếm, tải xuống, in và theo dõi trạng thái hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh), tối ưu hóa quy trình tài chính sau giao hàng.

• ARM (Quản lý công nợ):

• • Nhắc nợ tự động: Tạo kịch bản nhắc nợ tự động qua email và tin nhắn, rất quan trọng để thu tiền kịp thời sau khi đơn hàng được giao.

• • Quản lý công nợ toàn diện: Theo dõi, đối soát công nợ phải thu và phải trả, giám sát các chỉ số quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding), và tạo báo cáo tuổi nợ, đảm bảo dòng tiền lành mạnh từ các đơn hàng đã hoàn thành.

• • Cảnh báo nợ đến hạn: Cung cấp cảnh báo khi công nợ gần đến hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu quá hạn, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý tài chính liên quan đến việc hoàn tất đơn hàng.

Điều này đảm bảo rằng các chi phí vận hành liên quan đến quy trình xử lý đơn hàng (ví dụ: chi phí mua vật liệu đóng gói, chi phí vận chuyển nội bộ) được quản lý chặt chẽ và tuân thủ chính sách.

Kết luận: Tương lai của quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả

Nhìn chung, một quy trình xử lý đơn hàng được tối ưu, được thúc đẩy bởi kế hoạch chiến lược và công nghệ tiên tiến, không chỉ giúp hoàn tất đơn hàng mà còn mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh bền vững.

Với sự hỗ trợ đắc từ những tiện ích vượt trội mà Bizzi đem lại, doanh nghiệp có thể tự động hóa các khía cạnh tài chính và vận hành quan trọng của quy trình xử lý đơn hàng, mang lại lợi ích đáng kể về thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trên toàn bộ hành trình hoàn tất đơn hàng.

Bằng cách áp dụng các giải pháp công nghệ tích hợp, doanh nghiệp có thể biến thách thức thành cơ hội, xây dựng một tương lai vững mạnh và bền vững dựa trên lòng tin của khách hàng và sự xuất sắc trong vận hành. Để nhận lịch tư vấn và trải nghiệm thử các giải pháp của Bizzi, đăng ký ngay tại đây: 

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/