Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu ngày càng biến động, quản lý chi phí hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Stow, một công ty toàn cầu chuyên cung cấp giải pháp lưu trữ thông minh cho kho bãi, đã chuyển mình thành công nhờ số hóa quản lý chi phí. Thông qua việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, Stow đã không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn giảm thiểu 97% thời gian dành cho nhập liệu thủ công.
1. Về tập đoàn Stow
Stow Group là tập đoàn hàng đầu toàn cầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp lưu trữ và tự động hóa nhà kho, với hơn 45 năm kinh nghiệm phát triển từ một doanh nghiệp gia đình thành công ty dẫn đầu ngành. Hiện tại, Stow đạt doanh thu hơn 1 tỷ Euro mỗi năm và hoạt động tại hơn 60 quốc gia, với mạng lưới gồm 11 nhà máy sản xuất và 20 văn phòng bán hàng, phục vụ đa dạng ngành công nghiệp từ thương mại điện tử, logistics đến thực phẩm và dược phẩm
Hai thương hiệu chính của Stow là Stow Racking và Movu Robotics. Trong khi Stow Racking cung cấp các hệ thống giá đỡ chất lượng cao, tối ưu hóa không gian lưu trữ, thì Movu Robotics tiên phong trong tự động hóa, mang đến giải pháp robot linh hoạt và dễ triển khai, giúp tăng hiệu suất và giảm chi phí vận hành nhà kho.
Cam kết đổi mới và bền vững, Stow là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi, đặc biệt trong kỷ nguyên số hóa hiện nay.
2. Thách thức: Quản lý chi phí thủ công không hiệu quả
Với mạng lưới 20 chi nhánh và gần 1.900 nhân viên trên toàn cầu, Stow phải đối mặt với quy trình quản lý chi phí phức tạp, khó kiểm soát do các nhà máy ở các quốc gia khác nhau, có quy định tài chính và thủ tục riêng biệt.
Những vấn đề lớn mà Stow gặp phải bao gồm:
- Mất hóa đơn giấy: Hóa đơn dễ bị thất lạc và gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần thiết, dẫn đến tốn thời gian và gây gián đoạn công việc.
- Chi phí xử lý cao: Việc nhập liệu dữ liệu thủ công mất rất nhiều thời gian và dễ mắc sai sót, ảnh hưởng đến tính chính xác trong báo cáo tài chính.
- Khó khăn trong việc tạo báo cáo: Việc tổng hợp và phân tích chi phí từ nhiều nguồn khác nhau làm quá trình tạo báo cáo trở nên phức tạp và mất thời gian.
- Tuân thủ quy định pháp lý địa phương: Các yêu cầu và quy định tài chính tại các quốc gia khác nhau tạo ra sự phức tạp trong việc quản lý chi phí.
Để giải quyết các vấn đề này, Stow quyết định chuyển sang một giải pháp phần mềm quản lý chi phí tự động hóa, giúp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu chi phí.
3. Giải pháp: Triển khai phần mềm quản lý chi phí số hóa
Stow đã quyết định triển khai phần mềm quản lý chi phí số hóa với mục tiêu tối ưu hóa quy trình quản lý chi phí trên toàn bộ công ty. Quá trình triển khai được thực hiện qua nhiều bước quan trọng:
- Bắt đầu từ hai chi nhánh lớn nhất: Kế hoạch triển khai ban đầu được thực hiện tại hai chi nhánh lớn nhất của Stow ở Bỉ và Pháp. Sau khi hai chi nhánh này triển khai thành công, phần mềm sẽ được áp dụng cho các chi nhánh còn lại trong công ty.
- Hỗ trợ và đào tạo nhân viên: Để đảm bảo mọi nhân viên có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, Stow đã đầu tư vào các gói hỗ trợ onboarding và đào tạo chuyên sâu, bao gồm cả các khóa đào tạo đa ngôn ngữ để phục vụ đội ngũ nhân viên ở nhiều quốc gia khác nhau.
4. Quy trình triển khai số hoá quản lý chi phí
Quá trình triển khai phần mềm quản lý chi phí tại Stow diễn ra thuận lợi nhờ vào những yếu tố chính sau:
- Hỗ trợ linh hoạt: Đội ngũ của Stow đã nhận được sự hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai, đảm bảo phần mềm được áp dụng một cách dễ dàng và hiệu quả cho tất cả nhân viên.
- Tham gia của nhiều đội ngũ từ ngày đầu: Việc tham gia của các đội ngũ từ các phòng ban khác nhau ngay từ đầu giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ hơn. Đội ngũ IT và tài chính của Stow đã phối hợp chặt chẽ với đội ngũ triển khai để chuẩn bị các dữ liệu và tài khoản người dùng cho phần mềm.
- Đào tạo toàn diện: Stow đã cung cấp các khóa đào tạo đầy đủ cho nhân viên, giúp họ làm quen và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, giảm thiểu khó khăn khi chuyển từ quy trình thủ công sang quy trình số hóa.
5. Kết quả: Tiết kiệm 97% thời gian và cải thiện khả năng phân tích chi phí
Kết quả triển khai phần mềm quản lý chi phí tại Stow đã mang lại những thay đổi rõ rệt trong quy trình tài chính:
- Tiết kiệm 97% thời gian nhập liệu thủ công: Trước khi chuyển sang sử dụng phần mềm, đội ngũ tài chính tại Stow phải dành cả ngày để nhập và kiểm tra dữ liệu chi phí. Sau khi triển khai phần mềm, thời gian này đã giảm xuống chỉ còn 5 phút. Điều này giúp tiết kiệm hàng trăm giờ lao động và cải thiện hiệu quả công việc.
- Quy trình phê duyệt nhanh chóng và chính xác: Phần mềm giúp tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và cải thiện tính chính xác trong các bước phê duyệt.
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn dễ dàng: Thay vì lưu trữ hóa đơn giấy, Stow sử dụng hệ thống lưu trữ số để tạo một kho lưu trữ trung tâm. Điều này giúp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu.
- Cải thiện khả năng phân tích chi phí: Các báo cáo chi phí được tạo ra tự động và dễ dàng phân tích, giúp đội ngũ tài chính có cái nhìn rõ ràng về tình hình chi tiêu của toàn bộ công ty. Điều này mang lại lợi thế lớn trong việc quản lý chi phí hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế không ổn định.
6. Bài học cho các doanh nghiệp Việt Nam
Để đạt được những kết quả tương tự, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý chi phí hiện đại, chẳng hạn như Bizzi Expense. Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách, ngân sách
- Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ
- Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu
- Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách
- Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung
- Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng
Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn – tạo lập chi phí
- Rút gọn thời gian nhận và kiểm tra hóa đơn – khởi tạo chi phí chỉ trong 2 chạm
- Chủ động báo cáo chi phí hàng loạt giúp tinh gọn quy trình
- Tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập
Phê duyệt chứng từ thuận tiện và minh bạch
- Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đa nền tảng
- Thông báo nhắc duyệt để công việc không bị trì trệ
- Nắm bắt rõ tình trạng tuân thủ quy chế và ngân sách trước khi ra quyết định
- Ghi nhận lịch sử phê duyệt/từ chối với lý do xác đáng
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=ads&utm_stow-case-study
7. Kết luận
Chuyển đổi số trong quản lý chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường khả năng kiểm soát và minh bạch tài chính. Để duy trì sự cạnh tranh trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp của bạn cần phải áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại ngay hôm nay.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam