Hợp đồng nguyên tắc và đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là hai khái niệm quan trọng trong quản lý mua bán hàng hóa – đặc biệt phổ biến trong ngành FMCG, xây dựng, logistics, hoặc khi hợp tác dài hạn giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Bài viết này của Bizzi sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc, đồng thời cung cấp tài liệu tải hoàn toàn miễn phí.
Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa là gì?
Hiện nay pháp luật không đặt ra quy định cụ thể về hợp đồng nguyên tắc trong mua bán hàng hóa tuy nhiên có thể hiểu hợp đồng nguyên tắc là sự ký kết giữa hai bên mua và bán để thỏa thuận những nội dung cơ bản của giao dịch mua bán (nội dung khung).
Hợp đồng nguyên tắc thường được ký kết trước khi tiến hành giao dịch khi các loại hàng hóa và dịch vụ có số lượng lớn mà người mua chưa hoàn toàn chắc chắn hoặc có tính chất thay đổi thường xuyên trong một khoảng thời gian nhất định.
Điểm khác biệt là hợp đồng này chưa thỏa thuận cụ thể số lượng hàng hóa và giá cả, mà nội dung này sẽ được thỏa thuận cụ thể theo từng đợt đặt hàng sau này. Các đợt đặt hàng cụ thể sẽ căn cứ trên hợp đồng nguyên tắc này để thực hiện.
Điều kiện để hợp đồng nguyên tắc có hiệu lực là gì?
- Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng khi được xác lập.
- Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hoàn toàn tự nguyện.
- Mục đích và nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
- Hình thức của hợp đồng phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.
Nội dung cơ bản của Hợp đồng nguyên tắc thường bao gồm những gì?
- Các bên có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.
- Thông thường bao gồm: Đối tượng của hợp đồng; Số lượng, chất lượng; Thông tin cơ bản về hàng hóa, dịch vụ (tên, đơn vị tính).
- Giá, phương thức thanh toán (giá trị tạm tính, số tài khoản, phương thức).
- Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng.
- Quyền, nghĩa vụ của các bên.
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
- Bảo hành sản phẩm (nếu có), phương thức tạm dừng, dừng, chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng, cam kết chung, hiệu lực hợp đồng.
- Có thể bao gồm các điều khoản về phương thức vận chuyển, chi phí vận chuyển, chất lượng hàng hóa, phạt chậm tiến độ, chậm thanh toán.
Giá trị pháp lý của Hợp đồng nguyên tắc
- Hợp đồng nguyên tắc có giá trị pháp lý tương tự với hợp đồng kinh tế trong các giao dịch dân sự, doanh nghiệp, thương mại.
- Việc ký kết hợp đồng mang tính chất định hướng, các bên sẽ thỏa thuận chi tiết hơn trong hợp đồng kinh tế hoặc bổ sung phụ lục.
- Hợp đồng nguyên tắc có thể thay thế hợp đồng chính thức trong trường hợp các bên không thể xác định khối lượng hàng hóa, dịch vụ cụ thể hoặc để không phải ký nhiều hợp đồng khác trong một khoảng thời gian cố định.
- Trong trường hợp phát sinh tranh chấp trong thời gian đàm phán hợp đồng chính thức, các bên có thể dựa vào các nguyên tắc đã được thể hiện trong hợp đồng nguyên tắc đã ký kết để giải quyết.
Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc
Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là các đơn hàng cụ thể được bên mua gửi cho bên bán dựa trên các điều khoản đã được thống nhất trước trong hợp đồng nguyên tắc. Đây chính là công cụ quan trọng đóng vai trò:
- Định rõ các yêu cầu, điều kiện và cam kết của cả hai bên tham gia giao dịch.
- Giúp bên mua mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, kèm theo các điều kiện về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu đặc biệt khác.
- Cung cấp thông tin chính xác cho bên bán để xác nhận và chấp nhận các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Với tính minh bạch và rõ ràng, mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp sau này. Đồng thời, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với đối tác thương mại, củng cố và phát triển quan hệ kinh doanh lâu dài.
- Ví dụ về yêu cầu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc:
Một công ty mỹ phẩm ký hợp đồng nguyên tắc với nhà máy bao bì, cam kết mua 100.000 hộp mỗi năm.
- Tháng 1: gửi đơn đặt hàng sản xuất 10.000 hộp theo mẫu A
- Tháng 3: gửi tiếp đơn hàng 15.000 hộp mẫu B
Mỗi đơn đều tuân thủ giá – thời gian giao – quy cách đã nêu trong hợp đồng nguyên tắc.
- Tải xuống miễn phí tại đây
Khi nào sử dụng mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc?
- Được sử dụng khi hai bên đã ký kết hợp đồng nguyên tắc và cần thực hiện đơn hàng cụ thể theo các điều khoản của hợp đồng này.
- Thường áp dụng cho các hợp đồng cung ứng dài hạn, như cung ứng nguyên vật liệu sản xuất, hàng hóa tiêu dùng, dịch vụ kỹ thuật, hoặc dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng định kỳ.
- Được sử dụng để đặt hàng định kỳ hoặc đặt hàng bổ sung, tuân theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng nguyên tắc.
Nội dung cơ bản của mẫu Đơn Đặt Hàng theo hợp đồng nguyên tắc
- Tên của bên bán, bên mua.
- Thông tin quan trọng về mặt hàng: số thứ tự, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền, thành tiền tương ứng.
- Thời gian, điều kiện giao hàng: cần ghi rõ thời gian và địa điểm (ngõ ngách, hẻm, số nhà) để bên giao hàng chính xác và đầy đủ. Thời gian giao hàng do các bên tự thỏa thuận.
- Điều kiện thanh toán và thời gian thanh toán: Các bên có thể thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi.
- Chữ ký của bên bán, bên mua.
Lưu ý khi lập mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là gì?
Khi lập mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố pháp lý, nghiệp vụ và quản lý nội bộ, nhằm tránh sai sót, tranh chấp và đảm bảo kiểm soát tốt đơn hàng phát sinh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
- Thông tin phải ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác về nội dung, đơn giá, số lượng, thành tiền, địa điểm và thời gian giao hàng để tránh nhầm lẫn.
- Thông tin càng chi tiết càng tốt để bên bán đáp ứng chính xác và đầy đủ.
- Các bên nên lập một hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc điều khoản trong đơn đặt hàng bao gồm các điều khoản vi phạm về sai sót số lượng, hàng hóa kém chất lượng và giao hàng chậm trễ.
- Đơn đặt hàng cần được lập thành 2 bản và yêu cầu bên cung cấp ký, xác nhận đã tiếp nhận để đảm bảo quyền lợi cho đôi bên.
- Đơn đặt hàng phải tuân thủ các điều khoản về giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán đã quy định trong hợp đồng nguyên tắc.
Ứng dụng công nghệ để quản lý và tối ưu chi phí phí đặt hàng hiệu quả nhất
Việc quản lý đơn hàng theo hợp đồng nguyên tắc thường đi kèm với khối lượng chứng từ lớn: PO (Purchase Order), hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho… Nếu doanh nghiệp vẫn xử lý thủ công, sẽ rất dễ gặp tình trạng sai lệch thông tin, thất lạc chứng từ, chậm thanh toán hoặc bị phạt vì kê khai sai.
Bizzi cùng cấp giải pháp công nghệ với bước đột phá trong việc kiểm soát quy trình, là trợ lý quản lý tài chính đắc lực của bộ phận kế toán.
Tự động đối soát PO – GR – Invoice
- Hệ thống sẽ tự động so sánh dữ liệu giữa đơn đặt hàng (PO), biên bản giao nhận (GR) và hóa đơn điện tử.
- Ngay khi có sai lệch về số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, hệ thống sẽ cảnh báo cho kế toán hoặc bộ phận thu mua.
- Giảm đáng kể thời gian rà soát thủ công, hạn chế sai sót có thể dẫn đến từ chối thanh toán hoặc tranh chấp.
Quản lý chi tiêu và công nợ theo thời gian thực
- Dựa vào luồng đơn hàng đã phát sinh, doanh nghiệp có thể theo dõi ngân sách đã sử dụng, ngưỡng cảnh báo chi tiêu, dòng tiền dự kiến phải thanh toán,…
- Tính năng này đặc biệt quan trọng trong việc triển khai hợp đồng nguyên tắc dài hạn với nhà cung cấp – nơi mà giá trị cam kết thường lớn và trải dài nhiều kỳ.
Quản lý hóa đơn điện tử tập trung
- Mọi hóa đơn liên quan đến đơn đặt hàng đều được lưu trữ, phân loại và gắn tag theo PO để dễ tra cứu.
- Giúp kế toán – tài chính dễ đối chiếu chứng từ khi đến kỳ kiểm toán hoặc báo cáo thuế.
Tăng tính minh bạch, đảm bảo tuân thủ theo quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là một công cụ thiết yếu, giúp chuẩn hóa và minh bạch hóa các giao dịch mua bán, đặc biệt trong các quan hệ hợp tác dài hạn và có tính chất biến động.
Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi với các tính năng như tự động đối soát hóa đơn – PO – GR, quản lý chi tiêu và công nợ, cùng với hóa đơn điện tử, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình tài chính trong việc thực hiện các đơn hàng dựa trên hợp đồng nguyên tắc.
Đăng ký ngay tại đây để khám phá các giải pháp Bizzi đem lại và đừng quên đặt lịch để nhận tư vấn cụ thể hơn từ chuyên gia:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/