Bizzi xin thông báo đến quý khách hàng về cập nhật tính năng mới Phân bổ chi phí. Hy vọng cải tiến này sẽ hỗ trợ nâng cao nghiệp vụ cho doanh nghiệp. Hy vọng những cải tiến mới sẽ hỗ trợ cho quý khách hàng nâng cao hiệu quả nghiệp vụ kế toán tài chính của mình.
✅ Tổng quan về tính năng
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh những chi phí chung liên quan đến nhiều đơn vị như phòng ban, dự án, cửa hàng,.. cùng tham gia vào việc sử dụng chi phí (chi phí thuê phòng, mua bảo hiểm, team building, marketing,…)
Tính năng mới Phân bổ chi phí giúp người dùng phân bổ chi phí tổng thành các chi phí nhỏ hơn ứng với từng phòng ban, dự án cụ thể. Qua đó giúp kế toán và quản lý tài chính xác định đúng con số thực chi và ngân sách còn lại của các đơn vị nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Chi phí có các trạng thái phân bổ sau:
- Chưa phân bổ: các chi phí thông thường, chưa từng được phân bổ. Người dùng có thể xem xét phân bổ các chi phí này thành các chi phí nhỏ hơn để gán vào các đơn vị khác nếu cần thiết.
- Đã phân bổ: các chi phí đã phân bổ thành những chi phí khác nhỏ hơn. Các chi phí này giúp ghi nhận lại các thông tin gốc của hoá đơn, luồng phê duyệt,… nhưng sẽ không được ghi nhận thực chi vào ngân sách. Có thể thực hiện phân bổ lại các chi phí đã phân bổ.
- Được phân bổ: các chi phí được phân bổ từ một chi phí tổng. Các chi phí này giúp ghi nhận cụ thể thực chi cho các đơn vị liên quan cùng tham gia vào một chi phí tổng. Không thể thực hiện phân bổ trên các chi phí được phân bổ yêu cầu có tạm ứng
Người dùng chỉ có thể phân bổ những chi phí đã duyệt & chưa phân bổ hoặc phân bổ lại những chi phí đã phân bổ, thông qua 2 cách.
- Cách 1: Phân bổ chi phí từ màn hình chi tiết hóa đơn
- Cách 2: Phân bổ chi phí từ màn hình chi tiết chi phí
✅ Phân bổ chi phí từ màn hình chi tiết hóa đơn
Bước 1: Mở popup chi tiết hoá đơn
Bước 2: Chọn tab “Thông tin chi phí”. Tại đây, người dùng có thể xem thông tin chi phí đã tạo cho hoá đơn.
Bước 3: Nếu chi phí đã duyệt, người dùng có thể click vào nút “Phân bổ chi phí” để thực hiện phân bổ.
Một chi phí có thể phân bổ:
1. Theo tổng:
- Áp dụng cho cả chi phí có & không có hoá đơn điện tử
- Trường hợp hoá đơn có nhiều hơn 1 loại thuế suất, phân bổ theo tổng của từng thuế suất.
- Mặc định, với mỗi loại thuế suất, hệ thống tự sinh sẵn 1 dòng chi phí trong bảng “Phân bổ chi chí” (lấy thông tin từ chi phí gốc) chứa 100% số tiền cần phân bổ
- Người dùng có thể tự thêm chi phí khác vào danh sách phân bổ, yêu cầu điền các trường thông tin:
– Đơn vị: chọn một đơn vị được phân bổ chi phí (là đơn vị có tham gia vào việc sử dụng chi phí)
– Nhân viên: chọn một nhân viên thuộc đơn vị đã chọn, nếu đơn vị chỉ có 1 trưởng nhóm thì tự động điền trưởng nhóm vào trường này.
– Danh mục: chọn một danh mục chi tiêu tương ứng với chi phí và có nằm trong chính sách của nhân viên đã chọn, mặc định lấy theo danh mục của chi phí gốc (nếu thoả điều kiện trên).
– Diễn giải: nhập diễn giải của chi phí, mặc định lấy theo danh mục của chi phí gốc.
– TK ghi nợ/có: do người thực hiện phân bổ (thường là kế toán) tuỳ ý nhập
– Số tiền sau VAT (đ): là số tiền phân bổ về cho từng đơn vị tham gia vào việc sử dụng chi phí
– Tỉ lệ (%): là tỉ lệ phần trăm giữa số tiền phân bổ cho từng đơn vị so với tổng tiền trên từng loại thuế suất. Khi người dùng điều chỉnh số tiền sau VAT, tỉ lệ phần trăm cũng sẽ thay đổi theo và ngược lại.
– Tổng số tiền sau VAT và % tỉ lệ trên từng dòng phân bổ phải bằng đúng số tiền tổng và tỉ lệ 100%, nếu không sẽ báo lỗi
- Để thao tác nhanh, người dùng có thể click nút “Chia đều số tiền” để bổ đều tổng tiền cho các dòng hiện có trong bảng.
2. Theo dòng
- Áp dụng cho chi phí có hoá đơn điện tử
- Người dùng phân bổ số tiền của từng dòng hàng hoá/dịch vụ trong hoá đơn thành các chi phí nhỏ. Ví dụ: hoá đơn tổng hợp vé máy bay công tác của công ty trong tháng, mỗi dòng tương ứng với 1 vé cần được phân bổ cho các đơn vị và nhân viên tương ứng.
- Mặc định, với mỗi dòng hàng hoá/dịch vụ, hệ thống tự sinh sẵn 1 dòng chi phí trong bảng chứa 100% số tiền của loại hàng hoá/dịch vụ đó.
- Nguyên tắc phân bổ tương tự như khi phân bổ theo tổng.
✅ Phân bổ chi phí từ màn hình chi tiết chi phí
Người dùng có thể truy cập chi tiết một chi phí đã duyệt để thực hiện phân bổ chi phí.
Hoặc phân bổ lại những chi phí đã phân bổ trước đó.
Logic phân bổ trong trang chi tiết chi phí tương tự như khi phân bổ từ popup chi tiết hoá đơn.
Với những chi phí được phân bổ, từ màn hình chi tiết có thể xem được thông tin chi phí gốc. Và mã chi phí cũng được gắn thêm hậu tố (ví dụ -001, -002) thể hiện mối quan hệ với mã chi phí gốc.
✅ Báo cáo chi tiêu liên quan đến phân bổ chi phí
Chỉ có thể thực hiện phân bổ những chi phí đã duyệt, tức là chi phí đã ghi nhận thực chi cho doanh nghiệp. Do đó, những chi phí được phân bổ (từ chi phí gốc) khi được tạo ra cũng tự động gán trạng thái đã duyệt và nằm trong một báo cáo chi tiêu để ghi nhận thực chi tương ứng cho đơn vị liên quan.
Trường hợp sau khi phân bổ phát sinh ra nhiều chi phí có cùng thông tin đơn vị & nhân viên thì sẽ được gom vào chung một báo cáo chi tiêu. Ví dụ: hoá đơn mua 2 laptop và 1 cổng kết nối phân bổ về cho 2 nhân viên thuộc phòng Kỹ thuật và Bán hàng; sau phân bổ, nhân viên A phát sinh thêm 1 báo cáo chứa chi phí mua laptop + cổng kết nối, nhân viên B phát sinh thêm 1 báo cáo mua laptop.
Từ màn hình chi tiết báo cáo chi tiêu, có thể xem được trạng thái phân bổ của các chi phí thuộc báo cáo đó.
✅ Danh sách chi phí, báo cáo chi tiêu và bảng kê liên quan đến phân bổ chi phí
Trên các màn hình danh sách chi phí và báo cáo chi tiêu có bổ sung thêm cột trạng thái phân bổ & phân bổ từ (đơn vị của chi phí gốc) cho biết thông tin phân bổ của chi phí.
Ngoài ra, người dùng có thể lọc các chi phí theo tiêu chí trạng thái phân bổ.
Khi xuất bảng kê báo cáo chi tiêu – sheet bảng kê theo chi phí, hệ thống mặc định chỉ xuất những chi phí có trạng thái phân bổ là chưa phân bổ hoặc được phân bổ vì đây là những chi phí có ghi nhận thực chi vào đơn vị nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chi phí đã phân bổ là những chi phí không còn ghi nhận thực chi nữa nên sẽ không hiển thị trong bảng kê báo cáo chi tiêu.
Trên đây là tính năng mới mà Bizzi đã ra mắt ngay trên nền tảng. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu và cải tiến tính năng để nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng hiệu suất làm việc cho đội ngũ kế toán – tài chính của các doanh nghiệp. Bizzi hy vọng sẽ mang đến nhiều trải nghiệm mới cho những khách hàng – đối tác đang tin tưởng và sử dụng sản phẩm của Bizzi.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam