Bizzi

Tương lai hóa đơn điện tử tại Việt Nam – Từ tuân thủ pháp lý đến tự động hóa tài chính

Hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa, được pháp luật Việt Nam quy định bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh từ ngày 01/07/2022

Sự thay đổi này được thúc đẩy bởi lộ trình triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc theo các Nghị định của Chính phủ, hướng đến nền kinh tế số và đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình. 

Vậy thì tương lai hóa đơn điện tử tại Việt Nam – Từ tuân thủ pháp lý đến tự động hóa tài chính như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Bizzi để tìm câu trả lời. 

Tương lai hóa đơn điện tử – xu thế không thể đảo ngược

Hóa đơn điện tử là một trụ cột quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động tài chính, theo mục tiêu xây dựng nền kinh tế số của Chính phủ. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là yêu cầu pháp lý bắt buộc, được pháp luật Việt Nam quy định bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh từ ngày 01/07/2022, quy định rõ trong các Nghị định 119/2018/NĐ-CP và 123/2020/NĐ-CP.

Bối cảnh toàn cầu

Trên thế giới, nhiều chính phủ đã và đang thúc đẩy việc áp dụng hóa đơn điện tử (e-invoice) nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế, ngăn chặn gian lận, đồng thời hiện đại hóa hoạt động thương mại.

Tại Việt Nam
Theo lộ trình của Tổng cục Thuế, 100% doanh nghiệp đã và sẽ phải triển khai hóa đơn điện tử. Đây không còn là lựa chọn, mà trở thành yêu cầu bắt buộc để đồng bộ với hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Sự chuyển đổi này không chỉ đơn thuần là một yêu cầu hành chính mà còn là động lực thúc đẩy kinh tế số. Thị trường hóa đơn điện tử tại Việt Nam đang chứng kiến tốc độ tăng trưởng ấn tượng. Theo định giá, quy mô thị trường này đạt 63.60 triệu USD vào năm 2024 và dự kiến sẽ tăng lên 256.51 triệu USD vào năm 2033, duy trì Tốc độ Tăng trưởng Kép Hàng năm (CAGR) là 16.76% trong giai đoạn 2025-2033. 

Con số này khẳng định HĐĐT đã trở thành một lĩnh vực công nghệ có quy mô lớn, vượt ra khỏi giới hạn của một yêu cầu pháp lý đơn thuần để trở thành một phân khúc quan trọng trong hạ tầng tài chính số.

Tuy nhiên, chưa nhiều doanh nghiệp khai thác được tiềm năng tự động hóa và tích hợp tài chính từ hóa đơn điện tử để:

Điều này cho thấy, hóa đơn điện tử không chỉ là “nghĩa vụ” tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp số hóa quy trình tài chính – kế toán toàn diện. Việc triển khai hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hoạt động, tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng cường minh bạch và tuân thủ pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập quốc tế và phát triển kinh tế số. 

tuong-lai-hoa-don-dien-tu-viet-nam
Hóa đơn điện tử là một trụ cột quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động tài chính, theo mục tiêu xây dựng nền kinh tế số của Chính phủ.

Khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Như vậy, việc hiểu và tuân thủ khung pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hợp pháp, mà còn mở ra cơ hội tự động hóa quy trình tài chính – kế toán hiệu quả.

Các văn bản pháp lý chủ chốt

Hóa đơn điện tử tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các nghị định và thông tư quan trọng, trong đó:

Nghị định 70/2025/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành ngày 20/03/2025 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Nghị định này sửa đổi, bổ sung đến 40/61 Điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cho thấy nỗ lực lớn của Chính phủ trong việc thắt chặt quản lý và chuẩn hóa dữ liệu.

Các điểm mới then chốt của Nghị định 70/2025/NĐ-CP tập trung vào việc chuẩn hóa định dạng dữ liệu, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật về kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu cho việc truyền nhận và lưu trữ HĐĐT. Quan trọng hơn, Nghị định này làm rõ các quy định đối với Hóa đơn Thương mại Điện tử (E-commerce Invoice), yêu cầu người xuất khẩu chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Song song đó, việc triển khai Hóa đơn Điện tử từ Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được thúc đẩy mạnh mẽ, đặc biệt đối với hộ kinh doanh và các ngành bán lẻ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật các văn bản liên quan để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý hiện hành.

Yêu cầu bắt buộc đối với hóa đơn điện tử

Những thay đổi trong tương lai

Thách thức doanh nghiệp Việt khi triển khai hóa đơn điện tử

Mặc dù Việt Nam đã hoàn thành lộ trình bắt buộc chuyển đổi, đa số doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở mức “đáp ứng tối thiểu”. Điều này bao gồm khả năng tạo, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hợp lệ. Tuy nhiên, họ chưa khai thác được tiềm năng tự động hóa và tích hợp tài chính mà dữ liệu HĐĐT có cấu trúc (XML) mang lại. Đây là khoảng trống vận hành lớn nhất đang cản trở doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả tài chính.

Khối lượng hóa đơn lớn và khó kiểm soát vòng đời hoá đơn

Đối với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, như ngành F&B, bán lẻ, hay logistics, việc xử lý hóa đơn đầu vào là một thách thức khổng lồ. Ví dụ, một chuỗi cà phê lớn có thể xử lý khoảng 11.000 hóa đơn hàng tháng. Việc quản lý thủ công toàn bộ vòng đời hóa đơn (tạo – gửi – thanh toán – hủy – điều chỉnh) và kiểm soát công nợ trở nên cực kỳ phức tạp.  

Các quy trình quản trị nội bộ thường bị phân mảnh và quá phụ thuộc vào phê duyệt thủ công. Nhiều lớp phê duyệt làm chậm đáng kể quá trình xử lý hóa đơn, đôi khi khiến hóa đơn bị “chờ” trong nhiều ngày, gây chậm thanh toán và căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp. 

Chưa tích hợp với ERP/kế toán

Một rào cản kỹ thuật lớn là sự phân mảnh dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ hoặc những doanh nghiệp sử dụng các hệ thống kế thừa (legacy systems), thường dựa vào các “giải pháp điểm” (point solutions) khác nhau cho từng chức năng (ví dụ: hệ thống POS riêng biệt, phần mềm kho bãi, ERP và HĐĐT từ nhiều nhà cung cấp). Sự phân mảnh này dẫn đến các “silo dữ liệu,” nơi thông tin bị cô lập và không khớp nhau do thiếu các tiêu chuẩn chung cho mã định danh giao dịch và API.

Hệ quả trực tiếp là gánh nặng nhập liệu thủ công. Nhân viên kế toán phải nhập lại dữ liệu hóa đơn qua nhiều nền tảng, loại bỏ lợi ích cốt lõi của tự động hóa và làm tăng rủi ro sai sót. Dữ liệu thống kê cho thấy hơn 66% doanh nghiệp đang phải đối mặt với lỗi trên 1% tổng hóa đơn của họ, với 20% đến 30% hóa đơn chứa các trường hợp ngoại lệ cần can thiệp thủ công. Sai sót này không chỉ làm chậm quy trình mà còn trực tiếp dẫn đến rủi ro pháp lý về thuế và kiểm toán.

Khoảng cách giữa hệ thống HĐĐT (đảm bảo tuân thủ) và hệ thống ERP (cốt lõi vận hành) là một rào cản chuyển đổi số đáng kể. Nếu dữ liệu HĐĐT không thể trao đổi liền mạch với ERP, giá trị đầu tư vào cả hai hệ thống sẽ bị giới hạn. Điều này cho thấy CFO cần chuyển hướng đầu tư từ các giải pháp HĐĐT cơ bản sang các nền tảng tự động hóa tài chính chuyên biệt có khả năng tích hợp mở (Open API) để đảm bảo luồng dữ liệu liên tục và loại bỏ dữ liệu kém hiệu quả.

Rủi ro pháp lý

Việc bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã GDT giúp giảm rủi ro về thuế (tuân thủ pháp lý). Cụ thể, sai sót trong hóa đơn (thông tin khách hàng, số tiền, thuế suất) hoặc lưu trữ không đúng chuẩn có thể dẫn đến phạt hành chính, truy thu thuế hoặc gây tranh chấp với khách hàng.

Tuy nhiên, nếu khối lượng HĐĐT lớn này vẫn phải được xử lý và đối chiếu thủ công, nó sẽ làm tăng rủi ro vận hành nội bộ (nhập liệu sai, đối chiếu sai, gian lận). 

Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro tổng thể, doanh nghiệp phải bổ sung lớp công nghệ tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào (IPA) và đối chiếu 3 chiều (3-way matching) lên trên lớp tuân thủ HĐĐT cơ bản. Tuân thủ là điều kiện cần, nhưng tự động hóa là điều kiện đủ để quản lý rủi ro một cách toàn diện.

Nhìn chung, những thách thức này cho thấy rằng chỉ triển khai hóa đơn điện tử theo yêu cầu pháp luật chưa đủ; doanh nghiệp cần áp dụng tự động hóa và tích hợp liền mạch để tối ưu quy trình và giảm rủi ro.

Tương lai: Hóa đơn điện tử không chỉ để tuân thủ, mà để tự động hóa tài chính

Trong tương lai, hóa đơn điện tử sẽ vượt ra ngoài vai trò tuân thủ quy định để trở thành công cụ tự động hóa tài chính, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu quy trình nghiệp vụ, và cung cấp dữ liệu để ra quyết định chính xác hơn. 

Hóa đơn điện tử trở thành trung tâm dữ liệu tài chính

Trong kỷ nguyên số, HĐĐT không còn là một chứng từ giấy được số hóa. Ở định dạng XML có cấu trúc, được xác thực bởi cơ quan thuế, HĐĐT trở thành nguồn dữ liệu tài chính đáng tin cậy nhất. Dữ liệu này đóng vai trò là “trung tâm” kết nối mọi quy trình tài chính và quản trị, chuyển đổi vai trò của hóa đơn từ việc ghi nhận giao dịch sang cung cấp dữ liệu tức thời để hạch toán, đối soát, báo cáo, và phân tích chi phí.

Tích hợp với các hệ thống và công cụ quản lý

Tích hợp HĐĐT là giải pháp then chốt để phá vỡ các silo dữ liệu. Sự tích hợp chiến lược cần được thực hiện trên ba cấp độ để tạo ra một hệ sinh thái tài chính thống nhất:

Cấp độ 1: Tích hợp với Hệ thống ERP/Kế toán (GL Posting)

Cấp độ 2: Tích hợp Quản lý Chi phí (Expense Management) và Công nợ (ARM/AP)

Cấp độ 3: Tích hợp với Hệ thống Tài chính Số và Ngân hàng

Ứng dụng công nghệ cao

Tự động hóa Xử lý Hóa đơn Đầu vào (IPA) bằng AI/RPA

Tự động hóa Xử lý Hóa đơn Đầu vào (Invoice Processing Automation – IPA) là bước đột phá tiếp theo. Các doanh nghiệp đang tận dụng Tự động hóa Quy trình Bằng Robot (RPA) và Trí tuệ Nhân tạo (AI), kết hợp với công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR), để xử lý khối lượng lớn hóa đơn đầu vào.

Cụ thể, robot ảo (ví dụ: Bizzi Bot) sẽ tự động thu thập HĐĐT (XML) từ các kênh khác nhau (email, cổng thông tin nhà cung cấp), trích xuất và phân loại dữ liệu, sau đó kiểm tra tính hợp lệ và xác minh dữ liệu thuế. Giải pháp này giúp giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công, cho phép đội ngũ kế toán chuyển từ xử lý giấy tờ sang phân tích chi phí và lợi nhuận, tạo ra giá trị chiến lược cao hơn cho doanh nghiệp.

Các nền tảng tự động hóa tài chính chuyên biệt hoạt động như một lớp công nghệ bổ sung chuyên sâu, kết nối các module rời rạc của hệ thống ERP/kế toán. Chiến lược này cho phép CFO tập trung vào các giải pháp RegTech/FinTech chuyên biệt có khả năng tích hợp mạnh mẽ, giảm chi phí triển khai và tăng tốc độ áp dụng công nghệ mới mà không cần thay đổi toàn bộ hạ tầng ERP hiện có.

Bizzi tự động xác thực tính hợp lệ, cảnh báo hóa đơn rủi ro

Tự động hóa Kiểm soát Nội bộ: Quy trình Đối chiếu 3 chiều (3-Way Matching)

Để quản trị rủi ro và kiểm soát chi phí hiệu quả, tự động hóa quy trình đối chiếu 3 chiều (3-way matching) là bắt buộc. Đây là kỹ thuật kiểm soát nội bộ nhằm xác minh tính hợp lệ của hóa đơn trước khi thanh toán bằng cách đối chiếu ba tài liệu cốt lõi: Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO), Phiếu nhận hàng (Goods Receipt Note – GRN/RR), và Hóa đơn (Invoice).  

Mục đích chiến lược của 3-way matching là ngăn ngừa gian lận (thanh toán hóa đơn giả hoặc trùng lặp) và đảm bảo doanh nghiệp chỉ thanh toán cho hàng hóa đã thực sự được đặt hàng và nhận đủ.  

Trong môi trường HĐĐT, các hệ thống tự động sử dụng dữ liệu XML có cấu trúc để thực hiện đối chiếu PO, GRN và Invoice theo thời gian thực. Nền tảng này có khả năng xử lý các trường hợp phức tạp như 1 PO – nhiều INV – nhiều GR với độ chính xác trên 99%. Khi hệ thống phát hiện sai lệch (ví dụ: số lượng trên hóa đơn khác PO), hóa đơn sẽ được giữ lại và tự động thông báo để xử lý, ngăn ngừa thanh toán sai sót.  

Tính năng này của Bizzi xử lý được tất cả các trường hợp đối chiếu trên hệ thống:
1PO – 1INV – 1GR; 1PO – nINV – nGR; nPO – 1INV – nGR; nPO – nINV – nGR

 

Việc tự động hóa 3-way matching chuyển đổi vai trò của Kế toán Công nợ (AP) từ một trung tâm chi phí truyền thống thành một chức năng tối ưu hóa chi phí. Bằng cách tự động phát hiện sai sót, tránh thanh toán vượt mức và tạo điều kiện tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, AP trở thành một công cụ chủ động quản lý dòng tiền. 

Đối với các công ty đa quốc gia và FDI, yêu cầu kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt theo chuẩn mực quốc tế (ví dụ: SOX) khiến 3-way matching tự động là một cơ chế cốt lõi. Do đó, việc áp dụng HĐĐT phải gắn liền với hệ thống 3-way matching để đạt được tính tuân thủ kép: tuân thủ thuế Việt Nam (NĐ 70/2025) và tuân thủ quản trị tài chính toàn cầu.

Việc nâng cấp từ HĐĐT tuân thủ cơ bản lên HĐĐT tự động hóa mang lại lợi ích định lượng rõ ràng, tạo ra khoản hoàn vốn đầu tư (ROI) đáng kể:

Bizzi B-invoice – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp Việt

Bizzi B-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện được Bizzi cung cấp, đáp ứng đầy đủ các quy định của cơ quan thuế Việt Nam.

Các tính năng chính của B-invoice

Tóm lại, B-invoice giúp doanh nghiệp Việt tối ưu hóa quy trình hóa đơn điện tử, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính toàn diện.

Bizzi tích hợp và đồng bộ với hệ thống ERP/PMKT hàng đầu hiện nay như SAP, Oracle, Lark,…

Lợi ích cho doanh nghiệp nâng cấp lên e-invoice tự động hóa với B-invoice

Nâng cấp lên e-invoice tự động hóa không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả tài chính và sẵn sàng cho chuyển đổi số toàn diện.

Tiết kiệm thời gian

Minh bạch & chính xác

Dễ dàng mở rộng

Hỗ trợ CFO ra quyết định nhanh

Chuẩn bị cho tương lai tài chính số

Kết luận

Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, hóa đơn điện tử không còn chỉ là một yêu cầu pháp lý mà đã và đang trở thành một thành phần cốt lõi của hệ sinh thái tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và phát triển bền vững. 

Hóa đơn điện tử ở Việt Nam đang chuyển từ “bắt buộc tuân thủ” sang “công cụ chiến lược” để tự động hóa tài chính. Đó là lí do tại sao nói tương lai hóa đơn điện tử tại Việt Nam – Từ tuân thủ pháp lý đến tự động hóa tài chính;

Bizzi.vn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình số hóa quản lý chi phí & tài chính với giải pháp B-invoice. Tự tin là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số tài chính và chuẩn bị cho tương lai số, B-invoice phù hợp với xu hướng chuyển đổi số toàn diện nhờ các tính năng tự động hóa quy trình hóa đơn điện tử, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật và hỗ trợ kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. 

Đăng ký ngay tại đây để nhận tư vấn miễn phí:  https://bizzi.vn/dat-lich-demo/

Exit mobile version