Việc tuân thủ chính sách chi tiêu sẽ dễ bị phá vỡ nếu quy chế chỉ nằm ở một tài liệu tách rời, còn nhân viên lại sử dụng các nền tảng khác để chi tiêu.
Nếu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp bạn chỉ tồn tại dưới dạng văn bản (file PDF, bản cứng, văn bản nội quy…), trong khi quá trình chi tiêu thực tế lại được thực hiện qua nhiều kênh tác biệt như email, Zalo, thẻ cá nhân, file Excel,… thì khả năng cao là quy chế sẽ bị lãng quên hoặc không được áp dụng đúng cách.
Sự rời rạc này khiến quy chế dễ bị bỏ quên, áp dụng không đồng nhất giữa các phòng ban, và khó kiểm soát hậu kỳ. Dù có quy định rõ, nhân viên thường:
- Quên mất cần xin duyệt trước chi tiêu;
- Không nắm rõ hạn mức;
- Không biết phải gửi hóa đơn về đâu, lúc nào, dưới hình thức nào.
Ngay cả khi doanh nghiệp cố gắng đơn giản hóa quy định, kỳ vọng nhân viên nhớ và áp dụng đúng mọi chi tiết vẫn là điều không thực tế – đặc biệt trong các tổ chức có tính phân quyền cao, nơi mỗi bộ phận có quyền ra quyết định chi tiêu riêng thì rủi ro càng cao: lạm chi, trùng thanh toán, thất thoát, thiếu minh bạch.
Về phía kế toán – tài chính, thời gian xử lý, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn sẽ kéo dài, ảnh hưởng đến hiệu suất quản trị.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xây dựng một quy chế chi tiêu rõ ràng, khả thi – và quan trọng hơn, cách tích hợp nó trực tiếp vào quy trình vận hành tài chính để đảm bảo việc tuân thủ trở nên tự nhiên.
Mục tiêu của một quy chế chi tiêu hiện đại
Một quy chế chi tiêu nội bộ hiệu quả không chỉ là công cụ kiểm soát mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp:
- Tăng tính minh bạch trong vận hành
- Giảm thiểu sai sót và lạm chi
- Tự động hóa quy trình tài chính
- Tăng tốc quá trình đối chiếu, xử lý dữ liệu và sổ sách
- Giảm tải các công việc thủ công của bộ phận kế toán, đồng thời tăng trải nghiệm của nhân viên
Tuy nhiên, để đạt được những điều trên, quy chế chi tiêu của doanh biệt phải được cài vào hệ thống – tức là không chỉ dừng lại ở một văn bản – mà phải gắn liền với quy trình chi tiêu hằng ngày.
5 bước xây dựng quy chế chi tiêu hiệu quả
Một chính sách chi tiêu tốt không chỉ là bảng liệt kê “nên” và “không nên”, mà là một hệ thống kiểm soát linh hoạt, giúp hạn chế nhầm lẫn, tránh lạm chi và tiết kiệm thời gian đối soát.
1. Xác định rõ thế nào là chi phí hợp lý
Bắt đầu bằng cách phân loại các nhóm chi phí phổ biến mà nhân viên phát sinh. Danh mục phải phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế. Bao gồm:
- Chi phí công tác: vé máy bay, taxi, khách sạn, ăn uống;
- Chi phí văn phòng: vật tư, phần mềm;
- Chi phí tiếp khách, chi phí sự kiện;
- Chi phí truyền thông, quảng cáo theo dự án;
- Các khoản chi phát sinh theo chiến dịch, theo bộ phận.
Với mỗi nhóm, cần quy định:
- Chi phí nào được phép, mức trần bao nhiêu;
- Khi nào cần xin duyệt, ai duyệt;
- Chứng từ đi kèm là gì (hóa đơn VAT, memo nội bộ, mã dự án,…).
Việc này giúp giảm tranh cãi, hạn chế rủi ro và tăng tốc quá trình chốt sổ cho phòng tài chính.
2. Vẽ rõ quy trình chi tiêu và phê duyệt
Một trong những nguyên nhân chính khiến chi tiêu vượt quy chế là do luồng phê duyệt không rõ ràng.
Mô hình thanh toán:
- Có cho phép tạm ứng cá nhân không? Trong trường hợp nào?
- Những ai được cấp thẻ doanh nghiệp? Hạn mức theo cá nhân/phòng ban?
- Quy định về hoàn ứng: tối đa bao nhiêu ngày sau khi chi tiêu?
Với giải pháp Bizzi Travel & Expense, doanh nghiệp có thể cấp thẻ doanh nghiệp riêng theo từng nhân viên, dự án hoặc phòng ban, giúp mọi khoản chi đều được ghi nhận tự động, đúng người – đúng hạn mức.
Quy trình phê duyệt:
Quy định rõ:
- Ai là người duyệt?
- Mức chi bao nhiêu thì cần trưởng phòng, giám đốc hoặc phòng tài chính duyệt?
- Với các khoản chi quốc tế hoặc ngân sách lớn, luồng duyệt có gì khác?
Ví dụ:
- < 2 triệu: cấp team lead duyệt;
- 2–5 triệu: trưởng phòng hoặc giám đốc dự án;
- 5 triệu: cần duyệt từ phòng tài chính hoặc giám đốc tài chính.
Các quy trình này có thể linh hoạt nhưng phải rõ, minh bạch và nhất quán. Mọi phê duyệt cần được số hóa và theo dõi dễ dàng.
Bizzi cho phép thiết lập luồng phê duyệt linh hoạt theo số tiền, cấp bậc, phòng ban – đảm bảo kiểm soát rõ ràng ngay từ đầu, không cần ghi nhớ thủ công.
3. Yêu cầu chứng từ và quy định hoàn tiền
Đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu để tránh mất thời gian “truy lùng” hóa đơn hay tranh cãi:
- Có cần hóa đơn VAT hay chỉ là biên lai?
- Với chi phí phân bổ cho khách hàng, có cần mã dự án?
- Thời gian gửi hoàn tiền sau chi tiêu tối đa bao lâu?
- Kế toán xử lý hoàn tiền trong bao nhiêu ngày làm việc?
Nếu không làm rõ, nhân viên có thể bỏ qua chứng từ, nộp trễ hoặc từ chối hoàn ứng – gây khó cho kế toán và thiếu minh bạch khi đối soát.
Bizzi Travel & Expense cho phép nhân viên gửi yêu cầu chi tiêu, hóa đơn điện tử và biên lai ngay trên hệ thống. Hóa đơn sẽ được kiểm tra, lưu trữ và gắn với khoản chi tương ứng.
4. Nêu rõ các khoản không được chấp nhận
Một lỗi phổ biến là quy chế chỉ liệt kê những khoản “được chi” mà không nói rõ những khoản “không được chi” Quy chế tốt không chỉ quy định “được chi gì” – mà còn phải làm rõ “không được chi gì”, ví dụ:
- Ăn uống cá nhân không phục vụ công việc;
- Chi tiêu vượt mức khi không xin duyệt trước;
- Mua sắm cá nhân: tai nghe, vali, vật dụng riêng;
- Bay hạng thương gia khi không có lý do đặc biệt;
- Mua phần mềm không thông qua bộ phận IT.
Mỗi “ngoại lệ” không được làm rõ sẽ trở thành gánh nặng cho kế toán khi bị truy xét sau này.
5. Đảm bảo quy chế được thực thi mà không cần giám sát thủ công
Bạn có thể viết quy chế rất hay, nhưng nếu không tích hợp vào công cụ nhân viên sử dụng, thì sẽ bị bỏ quên. Đây là bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Lỗi phổ biến:
- Nhân viên quên quy định khi đang gấp
- Phải chuyển qua lại giữa phần mềm chi tiêu và văn bản quy chế
- Mọi thứ phụ thuộc vào trí nhớ
Vì vậy, doanh nghiệp cần:
- Số hóa toàn bộ quy trình chi tiêu;
- Tích hợp quy chế ngay trên nền tảng phê duyệt chi tiêu;
- Hạn chế phụ thuộc vào trí nhớ hoặc văn bản rời rạc.
Giải pháp của Bizzi khắc phục điều này bằng cách tích hợp trực tiếp quy chế vào hệ thống chi tiêu:
- Tự động kiểm soát hạn mức trên từng thẻ doanh nghiệp
- Cảnh báo real-time khi vượt ngân sách hoặc thiếu hóa đơn
- Luồng phê duyệt và quy định được số hóa, giúp mọi thao tác tuân thủ chính sách – không cần ghi nhớ
Giải pháp của Bizzi giúp “cài quy chế vào thực tế chi tiêu”
Để giúp doanh nghiệp đưa quy chế chi tiêu vào thực tiễn, giải pháp Bizzi Travel & Expense có thể hỗ trợ trực tiếp ở các điểm then chốt:
1. Thiết lập hạn mức và phân quyền linh hoạt
- Doanh nghiệp có thể cấp thẻ chi tiêu cho từng nhân sự, từng phòng ban hoặc theo từng dự án cụ thể;
- Hệ thống cho phép thiết lập hạn mức chi tiêu riêng cho từng nhân viên/phòng ban theo ngân sách được phân bổ;
- Giao dịch phát sinh từ thẻ được ghi nhận tức thì và đồng bộ về hệ thống trung tâm, giúp quản lý theo dõi theo thời gian thực.
Đọc thêm chi tiết tại: https://bizzi.vn/quy-che-chi-tieu-noi-bo-nen-tang-quan-ly-tai-chinh-hieu-qua-trong-co-quan-don-vi/
2. Luồng phê duyệt số hóa và minh bạch
- Thiết lập luồng phê duyệt chi tiêu theo cấp bậc, số tiền hoặc loại danh mục chi phí;
- Có thể cấu hình nhiều cấp duyệt: cấp tổ nhóm, trưởng bộ phận, giám đốc tài chính… tùy theo mức độ chi;
- Mỗi lần duyệt chi đều được lưu vết rõ ràng, có thể truy xuất toàn bộ lịch sử phê duyệt khi cần đối soát hoặc kiểm toán nội bộ.
3. Tự động thu thập và đối chiếu chứng từ
- Ngay sau khi phát sinh giao dịch qua thẻ, hệ thống sẽ nhắc người dùng đính kèm hóa đơn qua app hoặc email;
- Ứng dụng công nghệ OCR để trích xuất dữ liệu hóa đơn: tên nhà cung cấp, số tiền, mã số thuế, ngày phát hành…;
- Tự động gán mã danh mục chi phí, mã dự án hoặc mã khách hàng liên quan, giúp chuẩn hóa báo cáo và chuẩn bị sẵn sàng cho việc đối chiếu kế toán.
Việc tích hợp các tính năng này trực tiếp vào hệ thống giúp quy chế chi tiêu nội bộ không còn là “giấy tờ để nhớ”, mà trở thành quy trình vận hành thực tế, dễ tuân thủ, kiểm soát được và minh bạch cho tất cả phòng ban.
Chi tiêu có chiến lược – không phải là kiểm soát vi mô
Một quy chế chi tiêu tốt không phải để kiểm soát con người – mà để mọi khoản chi đi đúng hướng, phục vụ mục tiêu tăng trưởng, vận hành và phục vụ khách hàng.
Khi chính sách nằm ngoài quy trình, nó bị lãng quên. Khi được tích hợp vào công cụ chi tiêu như Bizzi, việc tuân thủ trở nên tự nhiên, rõ ràng và hiệu quả hơn.
Bizzi không thay đổi doanh nghiệp bạn. Nhưng giúp bạn bắt đầu một cách làm việc rõ ràng, kiểm soát tốt và phát triển bền vững.
Bạn muốn bắt đầu số hóa quy trình chi tiêu ngay hôm nay?
👉 Đăng ký trải nghiệm miễn phí Bizzi Travel & Expense tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/ hoặc liên hệ đội ngũ tư vấn của Bizzi để được hướng dẫn phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam