Để phát triển bền vững trong môi trường đầy biến động, gián đoạn và không ổn định như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số. Việc số hóa hoạt động tài chính – kế toán không thể nằm ngoài cuộc chơi lần này. Đây là quá trình xác định lại vai trò của các nhà lãnh đạo tài chính và đội ngũ của họ đồng thời khai thác toàn bộ tiềm năng, khả năng làm việc bằng các giải pháp công nghệ mới.
Chuyển đổi số đi kèm với những cơ hội rất lớn. Cùng Bizzi tìm hiểu 5 bước giúp các nhà lãnh đạo tài chính chuyển đổi số thành công.
1/ Hãy bắt đầu với một bản đồ lộ trình chi tiết để chuyển đổi số
Bước đầu tiên trong chuyển đổi số tài chính là lập bản đồ chi tiết các quy trình cho doanh nghiệp của bạn. Có nghĩa là bạn cần xác định nơi bạn đang đứng và nơi bạn muốn đến. Vì vậy hãy xem xét các quy trình hiện tại, những thủ tục, công cụ, phần mềm cần thay đổi. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xem lại các cách thức làm việc cũng như quy trình triển khai các hoạt động cho bộ phận kế toán tài chính.
Bạn cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì cũng như các vấn đề, điểm áp lực và phát triển chiến lược rõ ràng, đồng thời truyền đạt cho tất cả mọi người một cách cụ thể.
Theo James Miln, ACMA, CGMA, phó chủ tịch cấp cao về Tài chính và Quan hệ Nhà đầu tư tại Yelp, một bản đồ lộ trình chi tiết cung cấp tầm nhìn và cho phép làm rõ ngay từ đầu các mục tiêu đầu ra.
Ông nói thêm: “Hãy hiểu chiến lược, hãy nghĩ về một bức tranh lớn hơn. Chúng ta muốn đi đến đâu, những người chúng ta cần, có những kỹ năng gì? Song, hãy suy nghĩ về những gì có thể thực hiện để tối ưu hóa quy trình. Sau đó, hãy cân nhắc đến việc sử dụng các công cụ và những giải pháp có giúp bạn thuận lợi hơn trong công việc.”
Để thiết lập một bản đồ lộ trình chuyển đổi số chi tiết, các nhà lãnh đạo tài chính cần thực hiện các bước sau:
- Đánh giá hiện trạng: Xác định các quy trình tài chính – kế toán hiện tại, nhận diện những điểm yếu và cơ hội cải tiến.
- Định rõ mục tiêu: Xác định rõ các mục tiêu chuyển đổi số, chẳng hạn như cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, tăng cường tính minh bạch và tuân thủ quy định.
- Phân tích yêu cầu: Tìm hiểu những công nghệ và giải pháp nào sẽ giúp đạt được các mục tiêu đó.
- Lập kế hoạch triển khai: Thiết lập một kế hoạch triển khai cụ thể, bao gồm các bước, thời gian và nguồn lực cần thiết.
- Truyền thông và huấn luyện: Đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ đều hiểu rõ kế hoạch và được huấn luyện đầy đủ để sử dụng các công nghệ mới.
2/ Xây dựng quy trình vững chắc
Các quy trình nên được sắp xếp hợp lý với tất cả mọi người tham gia đồng ý về vị trí và cách thức hoạt động của công nghệ trong suốt quá trình chuyển đổi số. Các quy trình cũng cần hỗ trợ các chiến lược một cách hiệu quả và nhanh chóng. Ví dụ, khi bạn muốn xây dựng một nền tảng quản lý nguồn nhân lực, bước đầu tiên phải tiêu chuẩn hóa các công việc, đảm bảo rằng bạn chỉ còn lại những công việc buộc bạn phải làm. Điều này giúp tránh lãng phí số hóa.
Trong việc xây dựng quy trình, các nhà lãnh đạo tài chính nên:
- Đảm bảo tính nhất quán: Các quy trình cần được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong hoạt động tài chính.
- Tập trung vào giá trị cốt lõi: Loại bỏ các quy trình không cần thiết để tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất.
- Đảm bảo tính linh hoạt: Các quy trình nên đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết, đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và thị trường.
- Đo lường và cải tiến liên tục: Liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình, áp dụng các biện pháp cải tiến khi cần thiết.
3/ Thực hiện tiêu chuẩn phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu ngày càng trở nên cấp thiết và đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán tài chính của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán tài chính phải có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực vì nó cho phép ra quyết định tốt hơn và thông minh hơn. Ông Miln cho biết, các chuyên gia kế toán và tài chính có thể gia tăng giá trị bằng cách sở hữu các phân tích dữ liệu vượt xa sổ sách tài chính.
“Với tư cách là nhân viên tài chính, các kỹ năng có thể giúp có dữ liệu và thông tin chi tiết về doanh nghiệp tốt hơn để thúc đẩy việc ra quyết định.”
Các bước để thực hiện tiêu chuẩn phân tích dữ liệu bao gồm:
- Xây dựng cơ sở hạ tầng dữ liệu: Đảm bảo doanh nghiệp có một cơ sở hạ tầng dữ liệu mạnh mẽ, bao gồm các hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu.
- Sử dụng các công cụ phân tích hiện đại: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến như BI (Business Intelligence), AI và Machine Learning để phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
- Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được thu thập và lưu trữ một cách chính xác và đáng tin cậy.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên kế toán tài chính về các kỹ năng phân tích dữ liệu để họ có thể tận dụng tối đa công nghệ này.
4/ Học hỏi từ người khác
Các nhân viên kế toán tài chính cần được cung cấp tài nguyên học tập và thời gian để nâng cao chuyên môn. Các doanh nghiệp nên đào tạo từng nhân viên và chỉ cho họ những gì cần làm. Đồng thời đúc kết các kỹ năng và kinh nghiệm từ mạng lưới lãnh đạo và nhân viên rộng khắp các cấp.
Liên tục áp dụng tư duy cải tiến để có thể tận dụng các cơ hội và công nghệ mang lại. Chúng ta có thể cởi mở học điều đó từ những người khác, và chúng ta cũng có thể dạy cho người khác cách chuyển đổi để thúc đẩy giá trị cho tổ chức.
Để học hỏi từ người khác hiệu quả, các nhà lãnh đạo tài chính có thể:
- Tham gia các hội thảo và khóa học: Thường xuyên tham gia các hội thảo, khóa học chuyên sâu về tài chính và công nghệ.
- Xây dựng mạng lưới chuyên môn: Kết nối và học hỏi từ các chuyên gia, đồng nghiệp trong và ngoài ngành.
- Chia sẻ kiến thức: Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên trong đội ngũ.
- Thực hiện các dự án thí điểm: Áp dụng các dự án thí điểm để thử nghiệm và học hỏi từ các công nghệ và quy trình mới.
5/ Phát triển công cụ điện toán đám mây
Coventry Building Society đã triển khai công cụ báo cáo dựa trên đám mây vào cuối năm 2021 và ước tính rằng họ đã tiết kiệm được 1.200 giờ nỗ lực trong khoảng 8 tuần. Điều này đã giúp họ giảm bớt áp lực về thời gian và nhân lực một cách đáng kể.
Với công cụ dựa trên đám mây, các doanh nghiệp nhanh chóng giảm được độ phức tạp và chi phí của hệ thống. Việc khai thác lợi thế của điện toán đám mây để thiết lập các khuôn khổ chuyển đổi số mạnh mẽ đồng thời hỗ trợ dễ dàng tích hợp các giải pháp sử dụng công nghệ cao như AI, Learning Machine, Big Data, Internet of Things,…
Vào tháng 9 năm 2019, sau một thời gian nghiên cứu và phát triển, Bizzi tung ra bộ giải pháp quản lý chi phí tinh gọn dành cho doanh nghiệp. Giải pháp hỗ trợ các tổ chức xử lý tự động hóa đơn đầu vào, giảm thiểu các tác vụ thủ công, tối ưu hiệu suất và nâng cao chất lượng vận hành đội ngũ kế toán tài chính.
Bizzi là công ty tiên phong tại Việt Nam cung cấp giải pháp tự động xử lý hóa đơn và quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ AI và tự động hóa quy trình bằng robot RPA. Qua đó, Bizzi giúp các tổ chức giảm 80% thời gian xử lý và 50% chi phí xử lý hóa đơn, đồng thời tăng tính minh bạch và khả năng tuân thủ thuế cho doanh nghiệp.
Với Bizzi, các doanh nghiệp sở hữu bộ giải pháp giúp tinh gọn cho việc số hóa và quản lý chi phí, đồng thời hỗ trợ nâng cao hiệu suất đội ngũ kế toán:
- Tăng năng suất làm việc với hệ thống tự động kiểm tra thông tin hóa đơn
- Giảm thiểu rủi ro về thuế, báo cáo tài chính
- Tự động đối chiếu thông minh với độ chính xác 99,9%
- Đối soát và quản lý chi phí theo thời gian thực
- Tiết kiệm tối đa khoản chi phí về nhân lực và giấy tờ
- Tự động hóa quy trình làm chứng từ và đề nghị thanh toán
- Tăng tốc thời gian phê duyệt
Tự động hóa quy trình quản lý chi phí tinh gọn bằng robot Bizzi giúp giảm tải các thao tác lặp đi lặp lại, quy trình xử lý được tự động hóa đến 90%. Những đầu việc cần 2-3 người xử lý thì nay chỉ cần Bizzi có thể đảm nhận với năng suất làm việc 24/7/365 mà không cần thời gian nghỉ ngơi. Do đó, Bizzi góp phần giảm tải áp lực công việc cho nhân viên kế toán.
Nếu như trước đây doanh nghiệp thường cần 2-3 nhân sự để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, giờ đây chỉ cần Bizzi và 1 nhân sự là đã có thể xử lý được các công việc với hiệu suất cao hơn.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – kế toán không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Bằng cách thực hiện 5 bước trên, các nhà lãnh đạo tài chính có thể dẫn dắt doanh nghiệp của mình tiến tới tương lai số hóa, nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và tạo ra giá trị bền vững. Bizzi, với các giải pháp công nghệ tiên tiến, luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số.
Xem thêm bài viết: Điểm danh 4 thách thức mà kế toán nào cũng phải đối mặt
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam