Khi sử dụng phần mềm ERP kế toán, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tránh các rủi ro. Có thể kể đến như: xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp khi sử dụng ERP, sau đó lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm. Việc đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai và vận hành suôn sẻ.
Bài viết này của Bizzi sẽ chỉ ra những lưu ý quan trong khi sử dụng phần mềm ERP Kế toán để doanh nghiệm có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Phần mềm ERP Kế toán là gì?
Phần mềm ERP kế toán là một phân hệ (module) quan trọng nằm trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tổng thể. Chức năng cốt lõi của nó là quản lý tài chính và các hoạt động kế toán của tổ chức một cách hiệu quả.
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, hầu hết mọi hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh đều liên quan mật thiết đến tài chính – kế toán, do đó phân hệ này đóng vai trò then chốt và huyết mạch.
Điểm nổi bật của phần mềm ERP kế toán mang tính liên kết và đồng bộ dữ liệu; đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của thông tin tài chính. Dữ liệu được tổng hợp và cập nhật nhanh chóng, theo thời gian thực (real-time), cung cấp cái nhìn toàn cảnh và giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
Các chức năng chính của phần mềm ERP kế toán
Phần mềm ERP kế toán tối ưu hóa và tự động hóa nhiều nghiệp vụ tài chính quan trọng, mang đến một nền tảng tập trung để quản lý dòng tiền và quy trình hiệu quả. Các chức năng chính bao gồm:
- Quản lý sổ cái: Phần mềm hỗ trợ duy trì một sổ cái chung tập trung, đóng vai trò nền tảng để ghi nhận và theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của tổ chức. Chức năng này cho phép tạo nhiều tài khoản, ghi chép nhật ký và cung cấp khả năng hiển thị tình hình tài chính theo thời gian thực.
- Kiểm soát chi phí và ngân sách:
- Thiết lập ngân sách theo từng phòng ban hoặc dự án để kiểm soát chi tiêu.
- Giám sát chi tiêu thực tế so với ngân sách đã phân bổ và tự động cảnh báo khi vượt định mức.
- Hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động và linh hoạt theo cấp bậc, phòng ban hoặc loại chi tiêu, giúp đẩy nhanh quá trình duyệt yêu cầu.
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực và tạo báo cáo chi tiết về chi tiêu theo danh mục, phòng ban hoặc dự án.
- Thiết lập và thực thi các chính sách chi tiêu để đảm bảo tuân thủ nội quy công ty.
- Quản lý chi phí công tác (Bizzi Travel): Hỗ trợ đặt vé máy bay tự động, quản lý các khoản chi tiêu công tác (khách sạn, di chuyển, ăn uống), đặt hạn mức chi tiêu và phê duyệt trước chuyến công tác. Tự động ghi nhận đặt vé vào chi phí công tác và cảnh báo khi vượt ngân sách.
- Cho phép nhân viên gửi yêu cầu chi tiêu trước khi phát sinh chi phí và theo dõi trạng thái yêu cầu.
- Khả năng gắn chi tiêu vào từng dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể để dễ dàng theo dõi và báo cáo.
- Xử lý và quản lý hóa đơn:
- Tự động xử lý hóa đơn đầu vào bằng công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn.
- Tự động đối soát chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch.
- Xác minh nhà cung cấp hợp lệ bằng cách kiểm tra mã số thuế và trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế.
- Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào với thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Cảnh báo hóa đơn rủi ro từ nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường.
- Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định của cơ quan thuế (định dạng XML/PDF) và cho phép tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn hàng loạt và kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực hóa đơn.
- Tra cứu hóa đơn dễ dàng theo nhiều tiêu chí và quản lý tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh).
- Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán để đồng bộ dữ liệu.
- Quản lý công nợ:
- Theo dõi và đối soát công nợ, bao gồm các chỉ số quan trọng như số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO) và báo cáo tuổi nợ.
- Tự động ghi nhận và theo dõi công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp.
- Cung cấp các cảnh báo khi công nợ gần đến hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu quá hạn.
- Tạo quy trình nhắc nợ tự động theo kịch bản qua email hoặc tin nhắn.
- Đối chiếu công nợ và tạo báo cáo chi tiết về tình hình công nợ của doanh nghiệp.
- Quản lý tài sản cố định: Hệ thống giúp theo dõi chi tiết thông tin về từng tài sản từ khi nhập vào đến khi thanh lý, bao gồm ngày mua, giá trị ban đầu, nhà cung cấp, vị trí, tình trạng sử dụng và lịch sử bảo trì. Phần mềm tự động tính toán khấu hao tài sản theo các phương pháp khác nhau và giúp lập kế hoạch bảo trì hiệu quả.
- Quản lý thuế: Đơn giản hóa các thủ tục liên quan đến thuế bằng cách tự động tính toán các loại thuế cần nộp dựa trên dữ liệu giao dịch cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống cũng giúp doanh nghiệp cập nhật các thay đổi về luật thuế mới nhất.
- Hỗ trợ đa tiền tệ, đa công ty: Đối với các doanh nghiệp hoạt động quốc tế hoặc có nhiều chi nhánh, phần mềm hỗ trợ ghi nhận các giao dịch bằng đa dạng loại tiền tệ, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá và tạo báo cáo tài chính hợp nhất cho toàn tập đoàn.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích: Tự động tổng hợp dữ liệu tài chính, phân tích và lập các báo cáo chi tiết, toàn diện như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực kết hợp với công cụ trực quan hóa giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Lợi ích khi sử dụng Phần mềm ERP Kế toán
Việc ứng dụng phần mềm ERP kế toán mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, cụ thể:
- Tối ưu hóa quy trình kế toán: Giảm thiểu đáng kể sai sót do nhập liệu thủ công và tự động hóa nhiều nghiệp vụ như hạch toán thu chi, đối trừ công nợ khách hàng, tích hợp chức năng xuất hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, đồng thời giảm tải áp lực cho nhân sự kế toán, giúp họ tập trung vào công việc kiểm soát thay vì nhập liệu.
- Liên kết dữ liệu tự động, tăng độ chính xác: Phần mềm kế toán trong hệ thống ERP có khả năng kết nối dữ liệu tự động với tất cả các bộ phận, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ thông tin tài chính trên toàn hệ thống.
- Cập nhật báo cáo quản trị theo thời gian thực: Với dữ liệu quản lý tập trung, các báo cáo tài chính, dự báo dòng tiền và các báo cáo quản trị khác đều được cập nhật tự động một cách chi tiết. Điều này cho phép nhà quản lý xem báo cáo bất cứ lúc nào, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
- Dễ dàng đối chiếu, rà soát và cảnh báo ngân sách: Toàn bộ thông tin được tổng hợp trên một hệ thống giúp tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu và so sánh dữ liệu, sớm phát hiện các sai số để cập nhật kịp thời. Phần mềm cũng đưa ra các cảnh báo ngân sách khi có giao dịch vượt hạn mức cho phép.
- Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả: Cung cấp các công cụ để lập kế hoạch, lập ngân sách và xây dựng dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có, giúp người quản trị dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính, dự báo biến động tài chính, và quản lý ngân sách tổ chức.
- Bảo mật dữ liệu cao hơn: ERP cung cấp đầy đủ các chức năng quản trị trên một hệ thống duy nhất, giảm thiểu nhu cầu tích hợp với bên thứ ba, từ đó thông tin được bảo mật tốt hơn. Các hệ thống này thường có các lớp bảo mật nghiêm ngặt và hình thức phân quyền theo cấp để ngăn chặn truy cập trái phép và rò rỉ thông tin.
So sánh phần mềm ERP kế toán và phần mềm kế toán độc lập
Dù cả hai loại phần mềm đều hỗ trợ quản lý tài chính, chúng có những điểm khác biệt đáng kể:
- Phạm vi sử dụng:
- Phần mềm ERP Kế toán: Là một phân hệ của hệ thống ERP tổng thể, được thiết kế để phục vụ quản trị toàn diện doanh nghiệp, bao gồm kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý sản xuất, bán hàng, và quản lý chuỗi cung ứng.
- Phần mềm kế toán độc lập: Chỉ tập trung vào các chức năng cơ bản của kế toán như hạch toán, báo cáo tài chính và quản lý tài sản.
- Khả năng tạo báo cáo theo thời gian thực:
- Phần mềm ERP Kế toán: Với cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép liên thông dữ liệu từ tất cả các bộ phận. Mọi cập nhật về dữ liệu sẽ phản ánh ngay lập tức trên toàn hệ thống, nhờ vậy báo cáo luôn được cập nhật theo thời gian thực.
- Phần mềm kế toán độc lập: Dữ liệu thường lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ, dẫn đến nguy cơ khác biệt dữ liệu tiềm ẩn và khó cập nhật báo cáo theo thời gian thực.
- Mức độ tự động hóa quy trình và hiệu quả:
- Phần mềm ERP Kế toán: Cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh ở mức cao hơn, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, thanh toán và lập báo cáo tự động, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
- Phần mềm kế toán độc lập: Mức độ tự động hóa thấp hơn và thường chỉ tự động hóa ở một vài nghiệp vụ cơ bản.
- Khả năng mở rộng và tích hợp:
- Phần mềm ERP Kế toán: Khả năng mở rộng cao để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, từ việc thêm mới các module cho đến tùy chỉnh chức năng. Tích hợp chặt chẽ với các chức năng kinh doanh khác như quản lý sản xuất, bán hàng và nhân sự.
- Phần mềm kế toán độc lập: Gặp khó khăn khi phải mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu mới, và khó hoặc không thể tích hợp các chức năng kinh doanh khác.
- Hệ thống báo cáo và phân tích:
- Phần mềm ERP Kế toán: Cung cấp các công cụ phân tích, báo cáo thông tin chi tiết, toàn diện, đa chiều, giúp các nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
- Phần mềm kế toán độc lập: Thường chỉ cung cấp các báo cáo kế toán, tài chính cơ bản.
- Chi phí:
- Phần mềm ERP Kế toán: Với các tính năng nâng cao và lợi ích mang lại, ERP kế toán thường có chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với phần mềm kế toán độc lập.
- Phần mềm kế toán độc lập: Chi phí đầu tư thấp.
Các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn Phần mềm ERP Kế toán
Để chọn được phần mềm ERP kế toán phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp, cần xem xét các yếu tố sau:
- Quy mô kinh doanh: Doanh nghiệp cần xem xét quy mô hiện tại của mình (số lượng nhân viên, doanh thu, quy mô hoạt động) và khả năng mở rộng của phần mềm để phục vụ sự phát triển trong tương lai.
- Lĩnh vực hoạt động và yêu cầu nghiệp vụ: Mỗi ngành nghề có các yêu cầu kế toán và quản trị tài chính riêng biệt. Doanh nghiệp cần chọn phần mềm kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động và có các tính năng phù hợp với các quy trình kinh doanh đặc thù. Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản về kế toán như hạch toán, tạo báo cáo tài chính, quản lý tài sản, thuế, và các tính năng mở rộng như dự báo tài chính và phân tích chi phí.
- Uy tín nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP kế toán uy tín, kinh nghiệm triển khai lâu năm trên thị trường. Một nhà cung cấp tốt cần có hệ thống hỗ trợ và đào tạo chuyên nghiệp để đảm bảo doanh nghiệp có thể triển khai và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
- Dễ sử dụng: Phần mềm kế toán cần có giao diện người dùng thân thiện và trực quan để giảm thiểu thời gian đào tạo nhân viên và giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Tính tương thích và cập nhật: Đảm bảo tính tương thích giữa phần mềm ERP kế toán với các hệ thống khác đang sử dụng trong doanh nghiệp (như hệ thống quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự) để tạo sự liên kết và liền mạch trong quản trị. Ngoài ra, phần mềm cần được cập nhật thường xuyên các phiên bản mới để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả.
Khai thác hiệu quả Phần mềm ERP Kế toán trong doanh nghiệp
Để tối đa hóa lợi ích từ phần mềm ERP kế toán, doanh nghiệp cần chú ý:
- Đào tạo nhân viên chuyên sâu: Đảm bảo toàn bộ đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và liên tục về cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và chính xác, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Kiểm soát và bảo mật dữ liệu chặt chẽ: Thực hiện kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu trong phần mềm kế toán. Việc kiểm soát dữ liệu chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về an ninh thông tin và đảm bảo hoạt động kinh doanh liền mạch.
- Tối ưu hóa tích hợp: Tận dụng tối đa khả năng tích hợp của phần mềm với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác (như các phần mềm quản lý bán hàng, mua hàng, kho) để tạo ra luồng thông tin liền mạch và tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Điều này giúp loại bỏ việc nhập liệu trùng lặp và cải thiện hiệu quả tổng thể.
- Sử dụng tính năng bổ trợ và nâng cao: Khám phá và áp dụng các tính năng đặc biệt của phần mềm, ví dụ như khả năng kết nối nguồn vốn hoặc quản lý thẻ tín dụng doanh nghiệp tích hợp, để tăng cường hiệu quả quản lý dòng tiền và chi tiêu. Việc này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa giá trị mà giải pháp mang lại.
Trong số các giải pháp hiện nay trên thị trường, Bizzi là một trong số ít nền tảng tự động hóa khoản phải trả Bizzi có khả năng tích hợp hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn!
Bizzi tích hợp linh hoạt với nhiều hệ thống ERP hàng đầu, bao gồm các giải pháp ERP mã nguồn mở (như Odoo) và các hệ thống khác (ví dụ: Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics 365 Finance), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn và quản lý tài chính. Việc tích hợp này cho phép dữ liệu hóa đơn được tự động cập nhật vào hệ thống ERP, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức cho người dùng.
Ưu điểm của việc tích hợp Bizzi với ERP:
- Tự động hóa quy trình: Bizzi giúp tự động hóa các bước trong quy trình xử lý hóa đơn, từ việc trích xuất dữ liệu đến nhập liệu vào hệ thống ERP, giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu quả.
- Đồng bộ hóa dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ hóa liền mạch với hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình tài chính.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa và đồng bộ hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các chi phí liên quan đến xử lý hóa đơn thủ công.
- Tăng tính chính xác: Việc giảm thiểu sự can thiệp của con người giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
- Tích hợp với nhiều hệ thống: Bizzi có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống ERP phổ biến như SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 và Odoo, giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp.
- Triển khai nhanh chóng: Bizzi được thiết kế để triển khai nhanh chóng và dễ dàng, không gây ra sự gián đoạn đáng kể cho quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp.
Ví dụ về tích hợp giữa Bizzi và phần mềm ERP kế toán::
- Tích hợp với SAP: Giúp tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào và quản lý khoản phải trả.
- Tích hợp với Odoo: Giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn và quy trình liên quan một cách hiệu quả, giảm thiểu sự gián đoạn hệ thống.
Tóm lại, Bizzi không chỉ là một giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn, mà còn là một công cụ tích hợp linh hoạt, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động
Kết luận
Trên đây là những nội dung liên quan đến phần mềm ERP kế toán, bao quát chức năng, lợi ích cũng như những lưu ý cần nắm khi triển khai phần mềm. Trong bối cảnh doanh nghiệp cần số liệu chính xác, kịp thời, minh bạch để ra quyết định, tích hợp kế toán trong ERP thay vì dùng phần mềm kế toán rời rạc là điều vô cùng cần thiết.
Bên cạnh đó, để tận dụng tối đa hiệu quả phần ERP kế toán, doanh nghiệp nên kết hợp thêm các giải pháp bổ trợ tự động hoá quản lý để tối ưu trung tâm tài chính vận hành toàn bộ doanh nghiệp.
Khi kết hợp phần mềm ERP kế toán với nền tảng tự động hoá Bizzi, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian xử lý hóa đơn, cải thiện khả năng kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Để được chuyên gia tư vấn giải pháp và thiết kế riêng các chức năng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, đăng ký đặt lịch demo ngay tại đây: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/