Bizzi

5 Mẫu Công Văn Giải Trình Hóa Đơn Rủi Ro Đúng Chuẩn (Tải Dùng Ngay)

Dang Thi Ngoc Nhan

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý hóa đơn thông qua hệ thống dữ liệu tập trung, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống nhận thông báo yêu cầu giải trình hóa đơn rủi ro, dù giao dịch thực tế hoàn toàn có thật. Việc chuẩn bị công văn giải trình hóa đơn rủi ro đúng chuẩn, đúng nghiệp vụ và đúng pháp lý trở thành yếu tố mang tính quyết định để bảo vệ quyền khấu trừ thuế và chi phí hợp lệ của doanh nghiệp.

Bài viết này tổng hợp 5 mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro thường gặp nhất trong thực tế, đồng thời phân tích chi tiết các yêu cầu nghiệp vụ, rủi ro pháp lý và cách doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát rủi ro hóa đơn ngay từ đầu.

Mục lục

Toggle

Vì sao doanh nghiệp phải giải trình hóa đơn rủi ro?

Trong quản lý thuế hiện đại, giải trình hóa đơn không còn là thủ tục mang tính hình thức. Đây là bước xác nhận chính thức giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế nhằm chứng minh rằng giao dịch mua bán có phát sinh thật, có chứng từ hợp lệ và không nhằm mục đích gian lận thuế.

Nếu không giải trình hoặc giải trình không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể đối mặt với các hệ quả nghiêm trọng như:

Do đó, công văn giải trình hóa đơn rủi ro chính là “lá chắn pháp lý” quan trọng của doanh nghiệp trong các đợt kiểm tra thuế.

Hóa đơn rủi ro là gì?

“Hóa đơn rủi ro” không phải là thuật ngữ được định nghĩa trực tiếp trong Luật Quản lý thuế hay các văn bản hướng dẫn. Trên thực tế, đây là cách gọi của cơ quan thuế để mô tả những hóa đơn có dấu hiệu bất thường, được phát hiện thông qua hệ thống quản lý dữ liệu thuế tập trung (TMS – Tax Management System).

Các dấu hiệu hóa đơn thường bị xếp vào nhóm rủi ro bao gồm:

Một điểm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và cả nhiều bài viết đối thủ thường bỏ qua là cơ chế “risk scoring” của hệ thống TMS. Cơ quan thuế không đánh giá rủi ro theo từng hóa đơn đơn lẻ mà chấm điểm rủi ro dựa trên chuỗi giao dịch, hành vi kê khai và mối quan hệ giữa các bên liên quan. Vì vậy, một hóa đơn có hình thức hợp lệ vẫn có thể bị xếp rủi ro nếu nằm trong chuỗi giao dịch bất thường.

Khi nào cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình hóa đơn rủi ro?

Doanh nghiệp thường phải lập công văn giải trình thuế về hóa đơn rủi ro trong các trường hợp sau:

Các yêu cầu này được thực hiện căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Vì sao công văn giải trình hóa đơn rủi ro đặc biệt quan trọng?

Công văn giải trình không chỉ để “trả lời cho xong” mà là chứng cứ pháp lý chính thức thể hiện quan điểm và hồ sơ của doanh nghiệp. Nội dung công văn ảnh hưởng trực tiếp đến việc:

Một công văn được chuẩn bị tốt, có chứng từ đầy đủ và trình bày logic sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro bị xử phạt hoặc bị mở rộng kiểm tra.

5 Mẫu Công Văn Giải Trình Hóa Đơn Rủi Ro Thường Gặp

Mẫu 1: Công văn giải trình hóa đơn rủi ro cơ bản

Mẫu này được sử dụng khi doanh nghiệp nhận thông báo xác minh hóa đơn đầu vào. Nội dung công văn cần thể hiện đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, mô tả ngắn gọn giao dịch thực tế và danh sách chứng từ kèm theo như hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán.

Công văn giải trình hóa đơn rủi ro cơ bản

Điểm quan trọng nhất của mẫu này là liên kết rõ ràng giữa hóa đơn – giao dịch – chứng từ, tránh giải trình chung chung khiến cơ quan thuế yêu cầu bổ sung.

Tải về ngay tài liệu

Mẫu 2: Công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán thực tế

Mẫu này áp dụng khi cơ quan thuế nghi vấn giao dịch không phát sinh thực tế. Doanh nghiệp cần chứng minh toàn bộ quá trình mua bán thông qua bộ hồ sơ gồm hợp đồng và phụ lục, phiếu nhập kho hoặc biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và hóa đơn gốc.

Các điểm thường bị soi kỹ trong trường hợp này là người nhận hàng, chứng từ vận chuyển và sự khớp đúng giữa PO – GR – Invoice.

Tải về ngay tài liệu

Mẫu 3: Công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Trường hợp hóa đơn bị thông báo vi phạm như hóa đơn khống, sai mã số thuế hoặc không tồn tại trên hệ thống, doanh nghiệp cần giải trình rất cẩn trọng. Công văn phải thể hiện rõ thiện chí hợp tác, không có dấu hiệu cố tình trốn thuế và cung cấp đầy đủ căn cứ để cơ quan thuế xem xét mức xử phạt phù hợp.

Nội dung này liên quan trực tiếp đến Điều 203 Bộ luật Hình sự, do đó cần đặc biệt thận trọng trong cách diễn đạt.

Tải về ngay tài liệu

Mẫu 4: Công văn giải trình hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động

Đây là trường hợp có mức độ rủi ro cao nhất. Doanh nghiệp phải chứng minh rằng giao dịch phát sinh trước thời điểm bên bán bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động. Các chứng từ có giá trị cao nhất bao gồm biên bản giao hàng có chữ ký hai bên, vận đơn hoặc hành trình giao nhận, hợp đồng và phụ lục thể hiện tiến độ giao hàng.

 

Tải về ngay tài liệu

Mẫu 5: Công văn đề nghị mở hóa đơn đang bị cưỡng chế

Khi doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn nhưng đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, công văn cần được lập căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Nội dung cần nêu rõ tình trạng nghĩa vụ thuế đã được khắc phục, kèm chứng từ nộp thuế và cam kết tuân thủ trong thời gian tiếp theo.

Tải về ngay tài liệu

Nội dung cần có trong mọi công văn giải trình hóa đơn rủi ro (Phân tích chi tiết theo góc nhìn cơ quan thuế)

Trong quá trình kiểm tra, cơ quan thuế không đọc công văn theo kiểu hành chính, mà đánh giá theo logic:
 Doanh nghiệp có chứng minh được giao dịch phát sinh thật, hợp pháp và hợp lý hay không.

Vì vậy, một công văn giải trình hóa đơn rủi ro đạt yêu cầu không chỉ “đủ mục”, mà phải “đúng trọng tâm kiểm tra”. Dưới đây là phân tích chi tiết từng nhóm nội dung bắt buộc.

1. Thông tin doanh nghiệp – Xác lập tư cách pháp lý của bên giải trình

Phần này không đơn thuần để “điền cho đủ”, mà nhằm xác lập rõ chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý đối với nội dung giải trình.

Công văn cần thể hiện đầy đủ:

Lưu ý nghiệp vụ quan trọng: Thông tin trong công văn phải khớp tuyệt đối với dữ liệu đăng ký thuế và dữ liệu trên hệ thống TMS. Chỉ cần sai lệch nhỏ (ví dụ tên viết tắt, địa chỉ cũ) cũng có thể khiến công văn bị đánh giá là không nhất quán, dẫn đến yêu cầu giải trình bổ sung.

2. Thông tin hóa đơn nghi vấn – Định danh chính xác đối tượng bị kiểm tra

Cơ quan thuế không kiểm tra “chung chung”, mà kiểm tra từng hóa đơn cụ thể. Do đó, doanh nghiệp cần định danh rõ ràng hóa đơn bị yêu cầu giải trình.

Thông tin cần nêu:

Điểm quan trọng thường bị bỏ sót: Nếu giải trình nhiều hóa đơn cùng lúc, cần liệt kê theo bảng hoặc từng mục rõ ràng, tránh gộp chung nhiều hóa đơn trong một đoạn mô tả mơ hồ. Việc gộp chung dễ khiến cơ quan thuế đánh giá là không kiểm soát được từng giao dịch cụ thể.

3. Mô tả giao dịch thực tế – Phần “xương sống” của công văn giải trình

Đây là phần quan trọng nhất và cũng là phần mà đối thủ thường viết sơ sài nhất.

Cơ quan thuế không chỉ cần biết “có mua bán”, mà cần trả lời các câu hỏi:

Doanh nghiệp cần mô tả rõ:

Lưu ý nghiệp vụ: Mô tả giao dịch phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và giá trị hóa đơn. Một giao dịch giá trị lớn nhưng mô tả quá sơ sài là dấu hiệu khiến cơ quan thuế nghi ngờ giao dịch không phát sinh thật.

4. Chứng từ kèm theo – Checklist chuẩn để chứng minh giao dịch có thật

Công văn giải trình không có giá trị nếu không đi kèm bộ chứng từ hợp lệ. Về bản chất, công văn chỉ là lời trình bày; chứng từ mới là bằng chứng.

Bộ chứng từ cần được liệt kê rõ ràng trong công văn, bao gồm:

Điểm cơ quan thuế đặc biệt quan tâm: Sự khớp nối giữa PO – GR – Invoice. Nếu ba dữ liệu này không khớp nhau về số lượng, thời điểm hoặc giá trị, khả năng bị đánh giá rủi ro sẽ rất cao.

5. Cam kết pháp lý – Xác lập trách nhiệm và thiện chí hợp tác

Phần cam kết không mang tính hình thức, mà là tuyên bố trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

Nội dung cam kết cần nêu rõ:

Lưu ý quan trọng: Không nên dùng các câu mang tính “né tránh trách nhiệm” hoặc đổ lỗi cho bên bán. Cách trình bày thể hiện thiện chí hợp tác và chủ động minh bạch sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bị đánh giá tiêu cực trong quá trình kiểm tra.

Một công văn giải trình hóa đơn rủi ro đạt chuẩn không nằm ở việc dùng “mẫu nào”, mà nằm ở việc:

Nếu doanh nghiệp chỉ điền mẫu cho đủ, công văn rất dễ bị trả lại hoặc yêu cầu giải trình bổ sung, kéo dài thời gian và làm tăng rủi ro thuế không cần thiết.

Rủi ro pháp lý khi không giải trình hóa đơn rủi ro đúng chuẩn 

Trong thực tế, rủi ro lớn nhất không nằm ở việc doanh nghiệp có nhận được thông báo hay không, mà nằm ở việc công văn giải trình có đủ năng lực “bảo vệ giao dịch” trước cơ quan thuế hay không.

Một công văn giải trình sơ sài, thiếu chứng từ hoặc trình bày sai trọng tâm có thể khiến vụ việc leo thang từ kiểm tra hành chính sang xử phạt nặng, thậm chí chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

1. Rủi ro xử phạt hành chính theo Nghị định 125 – Không chỉ là “mức phạt tiền”

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hóa đơn có sai phạm có thể bị xử phạt từ 15 đến 50 triệu đồng.

Tuy nhiên, mức phạt tiền chỉ là phần nổi của rủi ro.

Trong thực tế xử lý, cơ quan thuế thường áp dụng các biện pháp xử lý bổ sung, bao gồm:

Điều đáng lưu ý là việc hủy hoặc loại hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến một kỳ thuế, mà có thể kéo theo:

Nguyên nhân thường dẫn đến xử phạt nặng: Công văn giải trình không chứng minh được giao dịch thực tế, hoặc chứng từ kèm theo không đủ sức thuyết phục cơ quan thuế.

2. Rủi ro hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự – Ngưỡng rủi ro mà doanh nghiệp thường đánh giá thấp

Khi cơ quan thuế nhận thấy dấu hiệu cố ý sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hồ sơ có thể được chuyển sang cơ quan điều tra theo Điều 203 Bộ luật Hình sự.

Đây là ranh giới cực kỳ quan trọng giữa sai sót hành chính và trách nhiệm hình sự.

Đối với cá nhân

Đối với pháp nhân thương mại

Điểm mấu chốt trong thực tế:
 Cơ quan điều tra không chỉ căn cứ vào hóa đơn, mà căn cứ vào toàn bộ hồ sơ giải trình để đánh giá:

Một công văn giải trình viết qua loa, copy mẫu chung chung, hoặc né tránh trách nhiệm có thể trở thành bất lợi lớn khi hồ sơ bị xem xét ở góc độ hình sự.

3. Rủi ro về chi phí và thuế – Thiệt hại tài chính trực tiếp và lâu dài

Ngay cả khi vụ việc không bị xử phạt nặng hoặc truy cứu hình sự, doanh nghiệp vẫn có thể chịu thiệt hại tài chính rất lớn nếu giải trình không đạt yêu cầu.

Cụ thể:

Bị loại chi phí không hợp lệ

Đối với doanh nghiệp có biên lợi nhuận thấp, việc bị loại chi phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kết quả kinh doanh cả năm.

Bị loại thuế GTGT đầu vào

Đây là thiệt hại tài chính trực tiếp, không thể “đàm phán” hay điều chỉnh nếu hồ sơ giải trình không đủ sức thuyết phục.

4. Rủi ro dây chuyền – Hệ quả mà nhiều doanh nghiệp không lường trước

Một hệ quả rất thực tế nhưng thường bị bỏ qua là rủi ro dây chuyền.

Khi doanh nghiệp:

Cơ quan thuế có xu hướng:

Điều này khiến doanh nghiệp:

Công văn giải trình hóa đơn rủi ro không phải là thủ tục hành chính thông thường, mà là:

Giải trình đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp “qua đợt kiểm tra”, mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thuế và pháp lý về lâu dài.

5 sai lầm phổ biến khiến công văn giải trình bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung 

Trong thực tế, rất nhiều công văn giải trình không bị bác bỏ ngay, nhưng bị yêu cầu giải trình bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian, làm tăng mức độ rủi ro và khiến doanh nghiệp bị đánh giá là “chưa kiểm soát tốt hóa đơn”.

Nguyên nhân không nằm ở việc doanh nghiệp “không có giao dịch”, mà nằm ở cách giải trình không đúng trọng tâm kiểm tra. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất.

1. Không khớp dữ liệu giữa hóa đơn điện tử và hệ thống TMS

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng nguy hiểm nhất, vì liên quan trực tiếp đến hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan thuế.

Biểu hiện thường gặp:

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp giải trình rằng hóa đơn phát sinh trong tháng 3, nhưng trên hệ thống TMS ghi nhận hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế vào tháng 4. Công văn không đề cập đến sự thay đổi này → cơ quan thuế yêu cầu giải trình bổ sung vì dữ liệu không nhất quán.

Vì sao bị trả lại? Cơ quan thuế ưu tiên dữ liệu hệ thống. Nếu công văn không giải thích rõ các điểm lệch giữa hồ sơ doanh nghiệp và TMS, công văn sẽ bị đánh giá là thiếu căn cứ.

2. Không trình bày rõ nguồn gốc và bối cảnh phát sinh giao dịch

Nhiều công văn chỉ ghi chung chung: “Doanh nghiệp có phát sinh giao dịch mua bán theo hợp đồng…”

Trong khi điều cơ quan thuế cần là:

Ví dụ thực tế: Hóa đơn có giá trị lớn, nhưng công văn không giải thích vì sao doanh nghiệp cần mua hàng hóa/dịch vụ đó trong thời điểm cụ thể, cũng không nêu bối cảnh hoạt động sản xuất – kinh doanh liên quan. Cơ quan thuế đánh giá giao dịch thiếu tính hợp lý, yêu cầu giải trình bổ sung.

Sai lầm cốt lõi: Chỉ chứng minh “có giấy tờ”, nhưng không chứng minh logic kinh doanh của giao dịch.

3. Thiếu hoặc trình bày không rõ chứng từ vận chuyển

Với các giao dịch hàng hóa, chứng từ vận chuyển là mắt xích rất quan trọng, nhưng lại thường bị doanh nghiệp xem nhẹ.

Biểu hiện thường gặp:

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp mua hàng từ tỉnh khác với giá trị lớn, nhưng công văn không kèm bất kỳ chứng từ vận chuyển nào. Cơ quan thuế nghi ngờ hàng hóa không thực sự được giao, yêu cầu bổ sung hồ sơ vận chuyển.

Vì sao rủi ro cao? Không có chứng từ vận chuyển → đứt gãy chuỗi chứng minh giao dịch → hóa đơn dễ bị đánh giá là không phát sinh thực.

4. Không đề cập tình trạng pháp lý của đối tác tại thời điểm giao dịch

Rất nhiều công văn chỉ tập trung giải trình phía doanh nghiệp, mà quên mất một yếu tố then chốt: tình trạng hoạt động của bên bán tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Biểu hiện thường gặp:

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp mua hàng tháng 6, đối tác bỏ trốn tháng 9. Công văn không nêu mốc thời gian này, khiến cơ quan thuế nghi ngờ giao dịch phát sinh khi đối tác đã có rủi ro → yêu cầu giải trình bổ sung.

Điểm mấu chốt: Doanh nghiệp chỉ cần chứng minh đối tác hợp pháp tại thời điểm giao dịch, nhưng nếu không nói rõ, cơ quan thuế sẽ mặc định là rủi ro.

5. Sử dụng nội dung mẫu quá chung chung, không cá nhân hóa theo vụ việc

Đây là sai lầm rất phổ biến khi doanh nghiệp:

Biểu hiện thường gặp:

Ví dụ thực tế: Công văn chỉ nêu: “Doanh nghiệp khẳng định giao dịch có thật và đầy đủ chứng từ”, nhưng không giải thích vì sao hóa đơn bị đánh rủi ro, cũng không phản hồi trực tiếp các nội dung trong thông báo của cơ quan thuế → bị yêu cầu giải trình lại.

Vì sao bị đánh giá thấp? Cơ quan thuế coi đây là giải trình mang tính đối phó, không thể hiện sự kiểm soát và hiểu rõ hồ sơ của doanh nghiệp.

Cách doanh nghiệp giảm rủi ro hóa đơn và tối ưu quy trình kiểm soát chi phí

Thực tế cho thấy, phần lớn rủi ro hóa đơn không phát sinh ở bước giải trình, mà đã xuất hiện từ rất sớm trong quy trình tiếp nhận và xử lý hóa đơn đầu vào. Khi doanh nghiệp chỉ phát hiện rủi ro ở thời điểm nhận thông báo từ cơ quan thuế, mọi xử lý đều mang tính bị động, tốn thời gian và tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

Muốn giảm áp lực giải trình, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “xử lý sự cố” sang “kiểm soát chủ động”, bắt đầu ngay từ khâu tiếp nhận hóa đơn.

1. Quy trình kiểm tra hóa đơn chuẩn của phòng Tài chính – Kế toán

Một quy trình kiểm soát hóa đơn hiệu quả thường bao gồm các bước cốt lõi sau:

Trước hết, kế toán cần tra cứu mã số thuế (MST) của nhà cung cấp để xác định đối tác có tồn tại hợp pháp hay không. Việc này không chỉ kiểm tra thông tin pháp lý, mà còn giúp phát hiện sớm các doanh nghiệp nằm trong nhóm rủi ro cao.

Tiếp theo là kiểm tra trạng thái hoạt động của bên bán tại đúng thời điểm phát sinh giao dịch. Đây là điểm rất quan trọng khi về sau doanh nghiệp cần chứng minh giao dịch diễn ra trước thời điểm đối tác ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn.

Sau đó, hóa đơn cần được so khớp ba chiều PO – GR – Invoice. Đây là bước giúp phát hiện sớm các sai lệch về số lượng, giá trị, thời điểm – những yếu tố thường khiến hóa đơn bị đánh dấu rủi ro trên hệ thống quản lý thuế.

Kế toán cũng cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bao gồm thông tin bắt buộc, chữ ký số, trạng thái hóa đơn và dữ liệu hiển thị trên hệ thống thuế.

Cuối cùng, cần đánh giá giá trị giao dịch, phát hiện các trường hợp giá trị bất thường so với quy mô, tần suất hoặc ngành nghề kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng trong cơ chế chấm điểm rủi ro của cơ quan thuế.

Nếu các bước này được thực hiện đầy đủ ngay từ đầu, phần lớn rủi ro hóa đơn có thể được ngăn chặn trước khi đi vào sổ sách.

2. Những “dấu hiệu cảnh báo sớm” thường bị bỏ qua

Trong thực tế vận hành, có nhiều dấu hiệu rủi ro không vi phạm ngay lập tức, nhưng lại là “cờ đỏ” trong đánh giá của cơ quan thuế.

Ví dụ, nhà cung cấp thay đổi mã số thuế hoặc thông tin pháp lý nhiều lần trong thời gian ngắn là dấu hiệu cần theo dõi sát. Tương tự, việc thay đổi người đại diện pháp luật đột ngột, đặc biệt ở các doanh nghiệp mới hoặc có giao dịch giá trị lớn, cũng tiềm ẩn rủi ro.

Một dấu hiệu khác thường bị xem nhẹ là giao hàng không có chứng từ vận chuyển rõ ràng, đặc biệt với các giao dịch liên tỉnh hoặc giá trị lớn. Khi thiếu chứng từ này, chuỗi chứng minh giao dịch rất dễ bị đứt gãy trong quá trình giải trình.

Ngoài ra, thanh toán tiền mặt với giá trị lớn cũng là yếu tố khiến hóa đơn dễ bị đưa vào nhóm rủi ro, do không thể hiện được dòng tiền minh bạch.

Những dấu hiệu này nếu chỉ phát hiện khi chuẩn bị giải trình thì đã quá muộn. Chúng cần được nhận diện ngay trong quá trình kiểm soát hóa đơn hàng ngày.

Thay vì kiểm tra thủ công rời rạc, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn số hóa quy trình kiểm soát hóa đơn để giảm rủi ro ngay từ đầu.

Bizzi hỗ trợ gì trong quy trình kiểm soát hóa đơn?

Trong workflow thực tế, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp ở nhiều khâu quan trọng:

Ngay khi hóa đơn phát sinh, hệ thống có thể tự động tải và phân loại hóa đơn đầu vào, giúp kế toán không bỏ sót hóa đơn và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Bizzi hỗ trợ đối chiếu ba chiều PO – GR – Hóa đơn, giúp phát hiện sớm các sai lệch về số lượng, giá trị hoặc thời điểm trước khi hóa đơn được hạch toán.

Hệ thống cũng cho phép kiểm tra mã số thuế nhà cung cấp trực tiếp trên hệ thống thuế, hỗ trợ kế toán xác định trạng thái hoạt động của đối tác ngay tại thời điểm giao dịch.

Khi phát hiện hóa đơn thuộc diện rủi ro hoặc có dấu hiệu bất thường, Bizzi sẽ cảnh báo sớm, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý trước khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Toàn bộ chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản, phiếu nhập – xuất, chứng từ thanh toán được lưu trữ tập trung, giúp việc trích xuất hồ sơ giải trình nhanh chóng và nhất quán.

Lợi ích thực tế khi doanh nghiệp sử dụng Bizzi

Khi áp dụng Bizzi vào quy trình kiểm soát hóa đơn, doanh nghiệp có thể:

Quan trọng hơn, doanh nghiệp chuyển từ trạng thái bị động đối phó sang chủ động kiểm soát rủi ro thuế.

Case thực tế

Trong một trường hợp thực tế, doanh nghiệp nhận Thông báo Mẫu 01 yêu cầu giải trình hóa đơn rủi ro liên quan đến một số hóa đơn đầu vào có giá trị lớn. Nhờ toàn bộ lịch sử hóa đơn, PO, GR và chứng từ thanh toán đã được lưu trữ và đối chiếu sẵn trên Bizzi, bộ phận kế toán chỉ cần trích xuất đúng bộ hồ sơ liên quan và hoàn tất công văn giải trình trong vòng một buổi làm việc.

Nếu thực hiện theo cách thủ công trước đây, doanh nghiệp có thể mất nhiều ngày để rà soát chứng từ từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời đối mặt với nguy cơ thiếu sót hồ sơ khi nộp giải trình.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn rủi ro

Hóa đơn rủi ro có được khấu trừ thuế không?

Có, nếu doanh nghiệp giải trình được giao dịch phát sinh thực tế và có đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu không giải trình hoặc giải trình không đạt yêu cầu, thuế GTGT đầu vào có thể bị loại.

Bao lâu phải trả lời Thông báo Mẫu 01?

Thời hạn trả lời được ghi rõ trong thông báo, thường từ 5–10 ngày làm việc. Chậm hoặc không phản hồi đúng hạn sẽ làm tăng rủi ro bị xử lý bất lợi.

Nếu bên bán bỏ trốn thì có được tính chi phí không?

Có thể, nếu chứng minh được giao dịch phát sinh trước thời điểm bên bán bỏ trốn và hồ sơ giao dịch đầy đủ, hợp lệ.

Hồ sơ nào có giá trị nhất khi giải trình?

Không có hồ sơ đơn lẻ nào quyết định. Quan trọng nhất là bộ hồ sơ khớp logic, đặc biệt: hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, vận chuyển và đối chiếu PO – GR – Invoice.

Có bắt buộc nộp bản giấy không?

Thông thường nộp bản điện tử là đủ. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể yêu cầu đối chiếu bản giấy trong trường hợp kiểm tra sâu hoặc thanh tra.

Kết luận

Công văn giải trình hóa đơn rủi ro không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Một công văn được chuẩn bị đúng chuẩn, đúng nghiệp vụ có thể giúp doanh nghiệp tránh bị loại chi phí, loại thuế và hạn chế các hệ quả phát sinh sau kiểm tra.

Tuy nhiên, giải trình chỉ là phần “xử lý hậu quả”. Về lâu dài, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn chủ động, nhằm phát hiện và xử lý rủi ro ngay từ bước tiếp nhận, thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Nếu doanh nghiệp muốn giảm áp lực giải trình, rút ngắn thời gian xử lý và kiểm soát rủi ro hóa đơn hiệu quả hơn, có thể cân nhắc sử dụng Bizzi để tự động hóa những khâu quan trọng nhất trong quy trình kế toán – tài chính: đối soát hóa đơn, cảnh báo rủi ro và lưu trữ chứng từ tập trung.

Exit mobile version