Từ ngày 01/07/2026, tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Có 5 nhóm dấu hiệu liên quan đến lịch sử gian lận/mua bán hóa đơn, giao dịch đáng ngờ, địa chỉ trụ sở, mối liên hệ với người nộp thuế có vấn đề về mã số thuế hoặc tuân thủ, và các dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định.
Điểm quan trọng cần hiểu đúng là: thuộc một tiêu chí rủi ro không đồng nghĩa doanh nghiệp đã bị kết luận vi phạm hoặc mọi hóa đơn của doanh nghiệp đều không hợp pháp. Đây là cơ sở để cơ quan thuế thực hiện bước kiểm tra, yêu cầu giải trình/bổ sung thông tin hoặc xác minh hoạt động thực tế theo quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Nội dung dưới đây cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và tách rõ hai khái niệm thường bị nhầm: tiêu chí rủi ro khi đăng ký sử dụng HĐĐT và dấu hiệu rủi ro cần theo dõi trong quá trình nhận, kiểm tra và xử lý hóa đơn.
5 tiêu chí rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2026
Theo Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC, sau khi thông tin đăng ký đã được đối chiếu và người nộp thuế xác nhận đúng thời hạn, nếu có một trong 5 dấu hiệu dưới đây thì hồ sơ được xử lý theo quy trình dành cho trường hợp cần giải trình, bổ sung thông tin hoặc xác minh.
| Tiêu chí | Nội dung cần lưu ý | Doanh nghiệp nên kiểm tra trước |
| 1. Liên quan đến gian lận, mua bán hóa đơn | Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ thể liên quan đồng thời đứng tên/đại diện cho tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh đã có kết luận của cơ quan có thẩm quyền về hành vi gian lận, mua bán hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế. | Lịch sử pháp lý và tình trạng tuân thủ của người đại diện/chủ sở hữu tại các pháp nhân có liên quan. |
| 2. Thuộc danh sách có giao dịch đáng ngờ | Chủ sở hữu, người đại diện hoặc chủ thể liên quan thuộc danh sách có giao dịch đáng ngờ theo pháp luật về phòng, chống rửa tiền. | Thông tin nhận diện, hồ sơ giao dịch và các cảnh báo tuân thủ có liên quan. |
| 3. Địa chỉ trụ sở có dấu hiệu rủi ro | Địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc đặt tại căn hộ chung cư không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh; quy định có ngoại lệ đối với trường hợp được pháp luật cho phép và đối với cá nhân kinh doanh theo phạm vi của Điều 7. | Địa chỉ đăng ký, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm và mục đích sử dụng hợp pháp. |
| 4. Người đại diện/chủ sở hữu có liên hệ với người nộp thuế có vấn đề về tuân thủ | Người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời là người đại diện/chủ sở hữu của người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ theo quy định quản lý rủi ro. | Các pháp nhân có liên quan, trạng thái mã số thuế và lịch sử tuân thủ của từng đơn vị. |
| 5. Dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định | Các dấu hiệu khác được xác định theo quy định quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế và được cơ quan thuế thông báo để người nộp thuế biết, giải trình. | Theo dõi thông báo điện tử của cơ quan thuế và chuẩn bị hồ sơ giải trình có thể truy xuất nhanh. |
Doanh nghiệp thuộc tiêu chí rủi ro sẽ được xử lý thế nào?
Việc xuất hiện một dấu hiệu tại Điều 7 không phải là kết luận cuối cùng về hành vi vi phạm. Theo quy trình tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế có thể gửi thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu hoặc thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký.
Khi nhận thông báo yêu cầu giải trình/bổ sung hồ sơ, người nộp thuế có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để thực hiện. Vì vậy, bài toán thực tế với doanh nghiệp không phải là tìm cách “né tiêu chí”, mà là bảo đảm thông tin đăng ký nhất quán và có đủ hồ sơ chứng minh hoạt động kinh doanh thực tế.
- Kiểm tra thông tin pháp lý: tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện, chủ sở hữu và địa chỉ trụ sở phải thống nhất với hồ sơ đăng ký.
- Kiểm tra trạng thái các pháp nhân liên quan: đặc biệt khi một người đại diện hoặc chủ sở hữu tham gia nhiều doanh nghiệp.
- Chuẩn bị chứng cứ về hoạt động thực tế: hợp đồng thuê địa điểm, hợp đồng mua bán, hồ sơ nhân sự, chứng từ giao dịch và tài liệu vận hành phù hợp với ngành nghề đăng ký.
- Theo dõi thông báo điện tử: tránh bỏ lỡ thời hạn giải trình 3 ngày làm việc.
Nếu cần xem toàn bộ thay đổi của hệ thống HĐĐT từ 01/07/2026, doanh nghiệp có thể đọc thêm bài Nghị định 254 & Thông tư 91 về hóa đơn điện tử.
Tiêu chí rủi ro đăng ký HĐĐT khác gì dấu hiệu hóa đơn rủi ro trong vận hành?
Đây là phần dễ gây nhầm nhất. 5 tiêu chí tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC có phạm vi cụ thể: xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trong khi đó, khi doanh nghiệp tiếp nhận hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn đầu vào, bộ phận kế toán còn phải theo dõi nhiều tín hiệu vận hành khác để quyết định hóa đơn nào cần kiểm tra sâu hơn.
| Nhóm | Mục đích | Ví dụ |
| Tiêu chí tại Điều 7 TT91/2026 | Phục vụ quy trình đăng ký sử dụng HĐĐT và xác định trường hợp cần giải trình/xác minh. | Lịch sử gian lận của chủ thể liên quan, giao dịch đáng ngờ, địa chỉ trụ sở, liên hệ với pháp nhân có vấn đề tuân thủ. |
| Dấu hiệu cần kiểm soát trong vận hành | Giúp doanh nghiệp phát hiện chứng từ hoặc nhà cung cấp cần rà soát trước khi hạch toán/thanh toán. | Hóa đơn trùng, thông tin MST/tên người bán không khớp, trạng thái nhà cung cấp thay đổi, hóa đơn không khớp PO/GR/hợp đồng, dữ liệu thanh toán bất thường. |
Một dấu hiệu vận hành không tự động chứng minh hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp cần kiểm tra theo hồ sơ giao dịch thực tế, trạng thái pháp lý của hóa đơn và nhà cung cấp, đồng thời lưu chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Những dữ liệu nào nên kiểm tra trước khi hạch toán hóa đơn đầu vào?
Để giảm rủi ro, kế toán nên chuyển từ kiểm tra từng trường thông tin riêng lẻ sang kiểm tra mối quan hệ giữa hóa đơn – nhà cung cấp – giao dịch – chứng từ – thanh toán. Một checklist thực tế có thể gồm:
- Nhà cung cấp: mã số thuế, tình trạng hoạt động, tên và địa chỉ đăng ký.
- Hóa đơn: ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, trạng thái, dữ liệu XML và chữ ký số theo trường hợp áp dụng.
- Nghiệp vụ mua hàng: hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, biên bản giao nhận/nghiệm thu, phiếu nhập kho.
- Thanh toán: người nhận tiền, tài khoản nhận, số tiền, thời điểm và chứng từ thanh toán phù hợp.
- Tính nhất quán: hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền phải khớp với hồ sơ mua hàng.
Với những hóa đơn có dấu hiệu bất thường, kế toán nên tách sang luồng ngoại lệ để kiểm tra thay vì tiếp tục đưa thẳng vào quy trình hạch toán hoặc thanh toán.
Doanh nghiệp nên làm gì khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro?
Thay vì mặc định loại hóa đơn ngay khi phát hiện một tín hiệu rủi ro, doanh nghiệp nên xử lý theo từng lớp:
- Xác minh trạng thái nhà cung cấp và hóa đơn trên nguồn tra cứu phù hợp.
- Đối chiếu giao dịch thực tế với hợp đồng, PO, GR/biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
- Kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu giữa XML hóa đơn, bản thể hiện và hồ sơ nội bộ.
- Yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu giao dịch có điểm chưa rõ hoặc thông tin giữa các chứng từ không khớp.
- Lưu dấu vết kiểm tra để có thể chứng minh quá trình kiểm soát khi cần giải trình hoặc kiểm toán.
Nếu cần kiểm tra sâu hơn về tính hợp lệ của chứng từ, có thể tham khảo cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ và bài mua bán hóa đơn là gì.
Cách tổ chức kiểm soát rủi ro hóa đơn khi số lượng chứng từ lớn
Với doanh nghiệp có ít hóa đơn, checklist thủ công vẫn có thể đáp ứng. Tuy nhiên khi số lượng chứng từ tăng lên, vấn đề thường không nằm ở việc kế toán “biết phải kiểm tra gì”, mà ở khả năng kiểm tra nhất quán trên toàn bộ hóa đơn.
Một quy trình kiểm soát có thể chia thành bốn lớp:
- Tiếp nhận tập trung: hạn chế hóa đơn nằm rải rác ở email cá nhân hoặc nhiều nguồn không kiểm soát.
- Kiểm tra dữ liệu: chuẩn hóa thông tin hóa đơn, phát hiện trùng lặp hoặc sai lệch cơ bản.
- Đối chiếu giao dịch: so sánh hóa đơn với PO, GR/biên bản nghiệm thu, hợp đồng và dữ liệu thanh toán.
- Phân luồng ngoại lệ: chỉ chuyển các trường hợp bất thường cho kế toán kiểm tra sâu, đồng thời lưu lại lịch sử xử lý.
Đây cũng là ranh giới giữa một công cụ chỉ “đọc hóa đơn” và một hệ thống xử lý hóa đơn đầu vào: giá trị nằm ở khả năng kiểm soát dữ liệu xuyên suốt quy trình, không chỉ ở bước nhập liệu.
FAQ về tiêu chí rủi ro hóa đơn 2026
Thuộc một trong 5 tiêu chí có đồng nghĩa doanh nghiệp đã vi phạm không?
Không. Các tiêu chí tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC được dùng để xác định trường hợp rủi ro cao trong đăng ký sử dụng HĐĐT và dẫn đến quy trình kiểm tra, giải trình hoặc xác minh tương ứng. Kết luận vi phạm phải dựa trên quy định và hồ sơ cụ thể của từng trường hợp.
Thời hạn giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu là bao lâu?
Trong trường hợp thuộc quy trình tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Địa chỉ căn hộ chung cư có luôn bị coi là rủi ro cao không?
Không nên hiểu theo cách tuyệt đối. Điều 7 loại trừ căn hộ hoặc phần diện tích của nhà chung cư được pháp luật cho phép sử dụng cho mục đích kinh doanh; quy định cũng có phạm vi áp dụng riêng đối với cá nhân kinh doanh.
Doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro có phải loại ngay hóa đơn không?
Không nên kết luận chỉ từ một dấu hiệu. Doanh nghiệp cần xác minh trạng thái nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn và chứng minh giao dịch thực tế bằng hợp đồng, hồ sơ giao nhận/nghiệm thu, thanh toán và các chứng từ liên quan.
Kết luận
Từ 01/07/2026, khi nói đến 5 tiêu chí rủi ro hóa đơn, doanh nghiệp nên đối chiếu trực tiếp với Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Các tiêu chí này tập trung vào rủi ro trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và không nên bị diễn giải thành một danh sách kết luận tự động về tính hợp pháp của mọi hóa đơn.
Với bộ phận tài chính – kế toán, cách tiếp cận an toàn hơn là xây dựng khả năng kiểm soát theo dữ liệu: xác minh nhà cung cấp, kiểm tra trạng thái hóa đơn, đối chiếu chứng từ và lưu lại lịch sử xử lý. Khi quy mô hóa đơn lớn, doanh nghiệp có thể đánh giá các giải pháp tự động hóa như Bizzi để giảm thao tác thủ công và tập trung nhân sự vào những trường hợp thực sự cần kiểm tra sâu.
