Trong bối cảnh thị trường hiện nay – nơi cạnh tranh ngày càng khốc liệt, hành vi khách hàng thay đổi nhanh chóng, và áp lực tối ưu vận hành – cắt giảm chi phí ngày càng lớn – thì việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) không còn là “lựa chọn” mà đã trở thành một nhu cầu tất yếu để sống còn và tăng trưởng.

Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ phân tích lý do vì sao ERP đặc biệt cần thiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trong thời điểm hiện tại.

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng và mua hàng, cung cấp một cái nhìn thống nhất về hoạt động và dữ liệu của doanh nghiệp.

Khái niệm và vai trò

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như quản lý dự án, mua sắm, kế toán, sản xuất, xử lý đơn hàng và tồn kho. 

Mục đích cốt lõi của ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hay quy mô lớn hơn là tích hợp toàn bộ thông tin và dữ liệu của các phòng ban vào một hệ thống máy tính duy nhất. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể theo dõi ễ dàng một cơ sở dữ liệu đồng nhất và minh bạch cho toàn bộ quy trình kinh doanh.

Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Thiết kế theo các phân hệ chức năng: ERP được hình thành từ sự kết nối của nhiều phân hệ khác nhau như kế toán, tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, kho vận, mỗi phân hệ đảm nhận chức năng chuyên biệt nhưng vẫn liên kết và chia sẻ dữ liệu với nhau.
• Khả năng đánh giá thời gian thực: Hệ thống ERP tự động tổng hợp báo cáo từ các phòng ban, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh theo thời gian thực, giúp quản lý tối đa hệ thống và hỗ trợ đưa ra chiến lược phù hợp.
• Cấu trúc thiết kế linh hoạt: ERP được thiết kế mở, cho phép doanh nghiệp thêm hoặc loại bỏ các phân hệ cần thiết mà không ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, đáp ứng sự thay đổi liên tục của nhu cầu kinh doanh và thị trường.
• Cơ sở dữ liệu tích hợp: Tất cả dữ liệu như tài chính, kế toán, nhân sự, doanh số được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung, đảm bảo tính nhất quán, dễ kiểm soát và giảm thiểu trùng lặp dữ liệu.

Sự cần thiết của ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)

Việc triển khai ERP không còn là lựa chọn xa xỉ chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt và doanh nghiệp ngày càng cần vận hành hiệu quả, minh bạch và linh hoạt, thì ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trở nên cực kỳ cần thiết. 

Những vấn đề SME thường đối mặt khi chưa có ERP

• Sự phân mảnh trong quản lý: Nhiều SME phải sử dụng các công cụ và phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban, dẫn đến thông tin bị gián đoạn, khó quản lý đồng bộ giữa các bộ phận như kế toán, nhân sự, kho và bán hàng.
• Khó kiểm soát chi phí và hiệu quả vận hành: Việc sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ làm tăng chi phí vận hành hàng tháng (users, nâng cấp, bảo trì) nhưng hiệu suất công việc chưa được cải thiện như mong muốn.
• Thiếu linh hoạt và khả năng tiếp cận CNTT: Các phần mềm offline hoặc thiếu tích hợp gây khó khăn cho việc làm việc từ xa, và nhiều SME chưa tận dụng được tiến bộ công nghệ thông tin trong quản lý.
• Khó khăn trong quản lý dữ liệu: Dữ liệu phân tán, chồng chéo, thủ công gây khó khăn trong việc kiểm soát thông tin và ra quyết định kịp thời.

Tại sao ứng dụng ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là cần thiết? 

• Tối ưu hóa hoạt động: ERP giúp tự động hóa các hoạt động như xử lý đơn hàng, sản xuất và tài chính, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ tăng trưởng: Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, các phần mềm đơn lẻ không còn phù hợp, ERP trở thành giải pháp tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý quy trình kinh doanh.
• Kiểm soát nguồn lực: ERP giúp quản lý nguồn lực tổng thể, tạo ra lực đẩy mạnh mẽ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính.
• Khả năng thích ứng: ERP có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng để phù hợp với sự phát triển và thay đổi quy mô của doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu cũ được đồng bộ.

Lợi ích vượt trội của ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh. 

Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc

ERP tự động hóa các thao tác lặp lại và thường xuyên như nhập liệu, xử lý đơn hàng, quản lý kho, giải phóng thời gian cho nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí lâu dài.

Đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu

Thông tin và dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên một hệ thống ERP chung, cho phép tất cả các bộ phận truy cập và xem thông tin một cách minh bạch, hạn chế lỗi sai do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ quản lý tốt hơn.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế

ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính và hoạt động thông qua các báo cáo tùy chỉnh và thông tin chi tiết theo thời gian thực, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn, ứng phó kịp thời với điều kiện kinh tế và kinh doanh đang thay đổi.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

ERP giảm chi phí bằng cách hợp nhất các nền tảng quản lý thành một hệ thống duy nhất, tự động hóa quy trình, giảm thiểu hoặc loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành, cũng như lãng phí trong sản xuất và quản lý tồn kho.

Cải thiện khả năng kết nối giữa các phòng ban

ERP cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và giao diện chung, cho phép người dùng từ các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện sự hợp tác và giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả.

Tăng cường khả năng cạnh tranh

Thông qua việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và chất lượng, ERP giúp doanh nghiệp phát triển, tăng sức cạnh tranh trên thị trường và thu hút khách hàng.

Khi nào nên triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nên được thực hiện đúng thời điểm để phát huy tối đa hiệu quả và tránh lãng phí nguồn lực. Dưới đây là các dấu hiệu rõ ràng và thời điểm thích hợp để SME cân nhắc triển khai ERP:

Dấu hiệu cho thấy triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là cần thiết

• Sử dụng đồng thời nhiều phần mềm rời rạc cho các phòng ban khác nhau.
• Quy trình thiếu tính đồng nhất, thông tin rời rạc, khó khăn trong việc phối hợp công việc.
• Tận dụng nguồn lực không hiệu quả gây lãng phí.
• Tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận.
• Sai sót bắt đầu xảy ra ngày càng nhiều ở các phòng ban.
• Số lượng hàng tồn kho quá lớn và khó xác định.
• Chỉ có thể đưa ra phỏng đoán dựa trên báo cáo doanh số.
• Gặp khó khăn trong quản lý sự gia tăng đơn hàng bằng các công cụ thủ công.
• Doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô trong tương lai.
• Khó khăn trong việc ra quyết định do thiếu cơ sở dữ liệu thống nhất.
• Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng do vận hành thủ công.

Các trường hợp cụ thể nên cân nhắc áp dụng

• Khi doanh nghiệp đang tăng trưởng và mở rộng quy mô.
• Khi cần quản lý dữ liệu phức tạp hiệu quả hơn.
• Khi gặp khó khăn trong quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng.
• Khi muốn tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng năng suất.
• Khi cần cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Khi muốn tạo sự đồng nhất và chuẩn hóa trong các hoạt động kinh doanh.
• Khi muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Hướng dẫn lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) rất quan trọng, vì lựa chọn sai có thể gây tốn kém, gián đoạn hoạt động, hoặc không sử dụng hết tính năng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và dễ áp dụng:

Xác định mục tiêu và nhu cầu kinh doanh

Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về nhu cầu và thách thức của mình, xác định rõ các mục tiêu kinh doanh và nhu cầu quản lý cụ thể (tài chính, sản xuất, bán hàng, kho, nhân sự) để đưa ra yêu cầu cho nhà cung cấp.

Lựa chọn các tính năng cần thiết

Các tính năng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ rất đa dạng, doanh nghiệp nên xác định rõ các tính năng đang cần để quản lý tốt các hoạt động kinh doanh, ưu tiên các tính năng cơ bản khi mới triển khai để kiểm soát chi phí đầu tư ban đầu.

Cân nhắc chi phí và khả năng mở rộng

• Chi phí: So sánh giá cả của các giải pháp ERP khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với ngân sách, tính đến chi phí tài chính và thời gian thực hiện, cũng như các chi phí bổ sung như đầu tư cơ sở hạ tầng, tùy chỉnh và đào tạo.
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Phần mềm ERP cần linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp, khả năng sử dụng với số lượng lớn người dùng cùng truy cập và thích ứng khi thay đổi mô hình kinh doanh.

Yếu tố bảo mật và hỗ trợ sau triển khai

• Tính bảo mật: Phần mềm cần có khả năng bảo mật cao để tránh trường hợp bị kẻ xấu xâm nhập và đánh cắp dữ liệu.
• Dịch vụ hỗ trợ: Tìm hiểu kỹ về dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp, đảm bảo họ có kinh nghiệm triển khai, uy tín trong ngành và có khả năng đồng hành lâu dài để cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật ổn định.

Giải pháp chuyên biệt cho quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp

Việc kết hợp Bizzi với phần mềm ERP mang lại nhiều giá trị vượt trội cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc vận hành tài chính – kế toán.

Tổng quan về giải pháp Bizzi

Bizzi là một nền tảng chuyên biệt tập trung vào tự động hóa các hoạt động tài chính back-office, đóng vai trò như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi.

Vai trò của Bizzi trong tự động hóa quy trình tài chính

Bizzi giúp số hóa và tự động hóa các quy trình tài chính, từ xử lý hóa đơn, quản lý chi phí đến kiểm soát nợ, nhằm cải thiện hiệu quả tài chính, độ chính xác và khả năng kiểm soát.

Các tính năng cốt lõi của Bizzi bao gồm:

• Xử lý và quản lý hóa đơn đầu vào tự động (IPA + 3way): Sử dụng công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn. Có khả năng tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch. Bao gồm xác minh nhà cung cấp hợp lệ, tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn (thời hạn 10 năm), và cảnh báo hóa đơn rủi ro.
• Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense): Cho phép thiết lập và phân bổ ngân sách theo phòng ban/dự án, giám sát chi tiêu so với ngân sách theo thời gian thực và cảnh báo khi vượt mức. Hỗ trợ hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động, tạo báo cáo chi phí chi tiết, thiết lập và thực thi chính sách chi tiêu. Nhân viên có thể gửi yêu cầu chi tiêu, theo dõi trạng thái và gắn chi tiêu vào từng dự án/nhiệm vụ.
• Quản lý công tác phí (Bizzi Travel): Tích hợp với dịch vụ đặt vé máy bay tự động theo tiêu chí ngân sách. Theo dõi và quản lý tất cả các khoản chi tiêu công tác như vé máy bay, khách sạn, di chuyển, ăn uống, đặt hạn mức chi tiêu và quy trình phê duyệt. Cung cấp báo cáo chi phí công tác tổng quan và cảnh báo khi vượt ngân sách.
• Giải pháp hóa đơn điện tử (B-invoice): Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định (XML/PDF), với các mẫu tùy chỉnh theo thương hiệu. Hỗ trợ xuất hóa đơn hàng loạt, kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế để xác thực. Hệ thống lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm, cho phép tra cứu dễ dàng và quản lý tình trạng hóa đơn.
• Quản lý công nợ (ARM): Tự động nhắc nợ theo kịch bản qua email, tin nhắn. Theo dõi và đối soát công nợ, các chỉ số như DSO (số ngày bán hàng chưa thanh toán), báo cáo tuổi nợ. Cảnh báo khi nợ đến hạn hoặc quá hạn, đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
• Các tiện ích tài chính khác: Cung cấp giải pháp thẻ tín dụng doanh nghiệp với ưu đãi chi tiêu trước, thanh toán sau (0% lãi suất lên đến 45 ngày), tích hợp với ứng dụng quản lý chi phí. Tạo điều kiện tiếp cận nguồn vốn thông qua các tùy chọn tài chính chuỗi cung ứng và tài trợ vốn lưu động.

Khả năng tích hợp của Bizzi với các hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện có

Bizzi tập trung mạnh mẽ vào khả năng tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống ERP hàng đầu như Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics 365 Finance và Odoo,… Nền tảng này linh hoạt và dễ dàng cấu hình để phù hợp với các quy trình mua hàng và kế toán hiện có của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp nâng cao các quy trình tài chính cụ thể mà không cần thay thế toàn bộ cơ sở hạ tầng ERP hiện có.

Lợi ích khi ứng dụng Bizzi trong vận hành tài chính

Việc kết hợp Bizzi với phần mềm ERP mang lại nhiều giá trị vượt trội cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc vận hành tài chính – kế toán. Dưới đây là phân tích các lợi ích cụ thể khi tích hợp nền tảng Bizzi – Tự động hóa khoản phải trả (AP Automation) với các hệ thống ERP như SAP, Oracle, Odoo,..

• Tối ưu hóa quy trình kế toán và giảm thiểu sai sót

Bizzi tự động hóa việc xử lý hóa đơn, trích xuất dữ liệu nhanh chóng (dưới 30 giây/hóa đơn điện tử), giảm đáng kể nhu cầu can thiệp thủ công và hạn chế tối đa lỗi trong quá trình xử lý hóa đơn và quản lý chi phí.

• Cải thiện khả năng kiểm soát chi phí và dòng tiền

Với các tính năng thiết lập ngân sách, giám sát chi tiêu theo thời gian thực và tự động hóa lời nhắc nợ, Bizzi giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chủ động, kiểm soát tốt chi tiêu, phát hiện sớm các trường hợp chi tiêu quá mức và cải thiện dòng tiền bằng cách đẩy nhanh quá trình thu tiền.

Kết luận

Việc đầu tư vào ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là một bước đi chiến lược quan trọng để bứt phá trong kỷ nguyên số hóa. Mặc dù quá trình triển khai có thể gặp nhiều thách thức, nhưng những lợi ích của ERP mang lại về năng suất, minh bạch, kiểm soát chi phí và khả năng cạnh tranh là rất lớn. 

Bằng cách hiểu rõ nhu cầu của mình và lựa chọn giải pháp phù hợp, có thể bổ sung bằng các nền tảng chuyên biệt như Bizzi cho các quy trình tài chính, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Trong bối cảnh thị trường biến động, người thắng không phải là doanh nghiệp lớn nhất, mà là doanh nghiệp vận hành linh hoạt – chính xác – minh bạch nhất. Kết hợp ERP với Bizzi – Giải pháp chuyên biệt cho quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp sẽ giúp SME “Tăng trưởng có kiểm soát – Mở rộng có hệ thống – Cạnh tranh có lợi thế.”

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
•  Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/