Trong một tổ chức lớn như Arjo, với hơn 5.900 nhân viên hoạt động tại 60 quốc gia, việc quản lý chi phí không chỉ là bài toán phức tạp mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo hiệu quả vận hành. Bằng cách hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí, Arjo đã thành công trong việc tiết kiệm thời gian, tăng cường minh bạch tài chính và nâng cao hiệu suất hoạt động. Hãy cùng khám phá hành trình số hóa quản lý chi phí đầy ấn tượng của Arjo.
1. Giới thiệu về Arjo
Arjo là một trong những công ty hàng đầu thế giới cung cấp các giải pháp nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe. Các sản phẩm của Arjo, từ giường bệnh đến thiết bị nâng, hỗ trợ các chuyên gia y tế trong việc cải thiện an toàn và sự nhân văn trong chăm sóc người bệnh.
Với doanh thu đạt khoảng 8 tỷ SEK vào năm 2016, Arjo đã khẳng định vị thế của mình trong ngành y tế toàn cầu, trở thành đối tác quan trọng của nhiều tổ chức y tế, bao gồm cả Dịch vụ Y tế Quốc gia Anh (NHS). Tuy nhiên, sự mở rộng nhanh chóng cũng đặt ra nhiều thách thức trong quản lý chi phí, đặc biệt khi chỉ riêng tại Anh, Arjo phải xử lý tới 3.000 khoản chi phí hàng tháng từ 400 nhân viên.
2. Thách thức: Quy trình thủ công gây tốn thời gian
Trước khi chuyển đổi sang nền tảng kỹ thuật số, hệ thống quản lý chi phí của Arjo chủ yếu dựa vào giấy tờ, dẫn đến nhiều vấn đề:
Quá nhiều công đoạn thủ công
Nhân viên phải in hóa đơn, đính kèm vào mẫu giấy và gửi trực tiếp tới phòng tài chính. Quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi trong xử lý.
Hóa đơn thất lạc
Việc lưu trữ hóa đơn trên giấy khiến chúng dễ bị mất hoặc không khớp với các chi phí thực tế, gây khó khăn trong đối soát và kiểm toán.
Thiếu minh bạch
Hệ thống giấy tờ không cung cấp thông tin chi tiết về chi tiêu, khiến việc báo cáo tài chính và theo dõi ngân sách trở nên phức tạp và mất thời gian.
Chris Walker, Quản lý Chi phí tại Arjo, chia sẻ:
“Hệ thống cũ không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn khiến chúng tôi không thể kiểm soát rõ ràng các khoản chi phí.”
3. Giải pháp: Hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí
Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, Arjo đã quyết định chuyển đổi toàn bộ hệ thống quản lý chi phí sang nền tảng kỹ thuật số. Đây là bước tiến lớn giúp công ty tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả tài chính.
Tính năng nổi bật của hệ thống mới
- Quản lý tập trung: Nhân viên có thể nộp chi phí và theo dõi trạng thái phê duyệt trực tuyến, giúp loại bỏ hoàn toàn công việc giấy tờ.
- Tăng tốc phê duyệt: Quy trình phê duyệt được tự động hóa, đảm bảo tuân thủ chính sách công ty và giảm thời gian xử lý.
- Cải thiện minh bạch: Báo cáo chi tiết giúp phân loại chi phí theo danh mục và kiểm soát chặt chẽ dòng tiền.
- Thân thiện với người dùng: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, không yêu cầu đào tạo chuyên sâu, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với hệ thống mới.
4. Quy trình triển khai: Nhanh chóng và hiệu quả
Vai trò của quản lý dự án: Chris Walker đã dẫn dắt quá trình triển khai hệ thống mới, phối hợp với các phòng ban để thu thập thông tin quan trọng như mã danh mục chi phí, dữ liệu nhân sự và quy định cần thiết.
Các bước chính:
- Tích hợp dữ liệu: Hệ thống quản lý chi phí mới được kết nối với các công cụ tài chính hiện tại, đảm bảo tính chính xác và luồng dữ liệu xuyên suốt.
- Hỗ trợ từng bước: Đội ngũ dự án cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ trực tiếp để nhân viên dễ dàng làm quen với quy trình mới.
- Thử nghiệm nhóm: Một nhóm nhỏ được chọn để thử nghiệm và đánh giá hiệu quả trước khi triển khai trên toàn bộ tổ chức.
5. Kết quả: Tác động tích cực ngay lập tức
Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả
- Nhân viên có thể nộp chi phí qua ứng dụng di động, giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc chính.
- Phòng tài chính chỉ mất vài phút để kiểm tra và xử lý các chi phí.
Minh bạch tài chính
- Báo cáo chi tiết giúp theo dõi chi phí theo danh mục, đảm bảo tuân thủ chính sách và kiểm soát tốt hơn dòng tiền.
- Các khoản chi phí được nộp đúng thời hạn, giảm thiểu tình trạng chi vượt ngân sách hoặc ngoài quy định.
Chris Walker đánh giá:
“Hệ thống mới không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện đáng kể tính minh bạch và chính xác trong quản lý chi phí.”
Thành công từ việc hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí là bước đệm để Arjo tiếp tục nâng cao hiệu quả vận hành. Công ty đang nghiên cứu áp dụng thêm các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu nâng cao để tự động hóa nhiều hơn các quy trình tài chính.
Hành trình số hóa quản lý chi phí của Arjo là minh chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của việc hiện đại hóa quy trình. Việc áp dụng các giải pháp kỹ thuật số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
6. Bài học quản lý chi phí cho các doanh nghiệp tại Việt Nam
Để đạt được những kết quả tương tự, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý chi phí hiện đại, chẳng hạn như Bizzi Expense. Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách, ngân sách
- Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ
- Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu
- Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách
- Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung
- Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng
Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn – tạo lập chi phí
- Rút gọn thời gian nhận và kiểm tra hóa đơn – khởi tạo chi phí chỉ trong 2 chạm
- Chủ động báo cáo chi phí hàng loạt giúp tinh gọn quy trình
- Tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập
Phê duyệt chứng từ thuận tiện và minh bạch
- Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đa nền tảng
- Thông báo nhắc duyệt để công việc không bị trì trệ
- Nắm bắt rõ tình trạng tuân thủ quy chế và ngân sách trước khi ra quyết định
- Ghi nhận lịch sử phê duyệt/từ chối với lý do xác đáng
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=ads&utm_arjo-case-study
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam