Bảng tính Excel từ lâu đã trở thành công cụ quen thuộc cho nhiều doanh nghiệp trong quá trình làm việc, đặc biệt cho mục đích quản lý chi phí. Tuy nhiên, ẩn sau sự tiên lợi và dễ sử dụng, Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Bởi vì, bảng tính Excel không được thiết kế để xử lý khối lượng và độ phức tạp dữ liệu ngày càng tăng trong thời đại kỹ thuật số hiện nay.
Bài viết này sẽ phân tích 3 rủi ro chính khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý chi phí, đồng thời đề xuất giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý và giảm thiểu tối đa các rủi ro.
Bài học lịch sử về những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng bảng tính Excel trong doanh nghiệp
Lịch sử đã chứng minh nhiều sai sót nghiêm trọng xảy ra do việc sử dụng bảng tính Excel để quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp. Những ví dụ điển hình như:
- Public Health England (PHE) năm 2020: Mất 15.841 kết quả xét nghiệm dương tính do giới hạn của Excel trong việc xử lý lượng dữ liệu lớn, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc truy vết và kiểm soát dịch bệnh.
- Fidelity Magellan Fund năm 1995: Báo cáo sai lệch tình hình tài chính 2,6 tỷ USD do lỗi đánh máy trong bảng tính Excel, gây ảnh hưởng lớn đến uy tín và hoạt động của quỹ đầu tư.
- University of Toledo năm 2004: Ước tính sai ngân sách 2,4 triệu USD do lỗi công thức trong Excel, dẫn đến việc sử dụng ngân sách không hiệu quả và ảnh hưởng đến kế hoạch phát triển của trường đại học.
- London Olympics năm 2012: Bán thừa 3.000 vé do nhân viên nhập sai dữ liệu, gây tổn thất tài chính và ảnh hưởng đến hình ảnh của Thế vận hội.
Mặc dù những rủi ro tiềm ẩn là rất lớn, nhưng theo khảo sát của FSN, 71% doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào việc quản lý bảng tính theo cách thủ công. Điều này cho thấy nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về những nguy cơ khi sử dụng Excel để quản lý dữ liệu.
Với những bài học lịch sử trên, ta có thể thấy doanh nghiệp cần có ý thức thay đổi cách thức quản lý thông tin để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình.
Phân tích các rủi ro
Sử dụng bảng tính Excel để quản lý dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu tài chính, tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Có thể chia các rủi ro khi sử dụng bảng tính Excel thành ba nhóm chính:
Sai sót do con người
Đây là rủi ro phổ biến nhất trong quá trình sử dụng bảng tính Excel để làm việc. Việc nhập liệu thủ công, tính toán và tổng hợp dữ liệu dễ dẫn đến các sai sót:
- Lỗi nhập liệu: Gõ nhầm số, thiếu thông tin, hoặc nhập sai định dạng.
- Tính toán sai lệch: Công thức sai sót dẫn đến kết quả không chính xác.
- Thiếu kiểm soát phiên bản: Khó khăn trong việc xác định phiên bản mới nhất và chính xác nhất.
Mất dữ liệu
Dữ liệu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Việc sử dụng Excel để lưu trữ dữ liệu tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu do:
- File Excel bị hỏng hoặc bị xóa: Do lỗi hệ thống, virus, hoặc thao tác nhầm lẫn.
- Lỗi bảo mật: Dễ bị truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu.
Khó khăn trong việc quản lý
Excel là công cụ thủ công, thiếu các tính năng tự động hóa và hỗ trợ cộng tác hiệu quả. Do đó, việc sử dụng Excel để quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn như:
- Thiếu tính tự động hóa: Tốn thời gian và công sức cho thao tác thủ công.
- Khó khăn trong việc theo dõi và báo cáo: Phức tạp và mất thời gian.
- Khó khăn trong việc cộng tác: Dễ xảy ra xung đột dữ liệu khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính.
Một trong những rủi ro lớn nhất khi sử dụng bảng tính để xử lý dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu tài chính, là lỗi của con người trong quá trình xử lý dữ liệu thủ công. Do vậy, các doanh nghiệp vẫn luôn muốn cắt giảm các công đoạn thủ công trong quy trình bằng việc ứng dụng công nghệ.
Rủi ro khi doanh nghiệp quản lý chi phí qua file Excel
Bên cạnh những rủi ro chung được đề cập trước đây, việc sử dụng file Excel để quản lý chi phí còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ khác ảnh hưởng đến hoạt động và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Dưới đây là những rủi ro cần lưu ý:
Sai sót và gian lận
- Tính thủ công: Việc nhập liệu, tính toán và tổng hợp dữ liệu thủ công trong Excel dễ dẫn đến sai sót do con người, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin tài chính.
- Dễ dàng chỉnh sửa: Khả năng chỉnh sửa dữ liệu trong Excel cao hơn so với các phần mềm chuyên dụng, tạo điều kiện cho hành vi gian lận chi phí.
- Khó kiểm soát: Việc theo dõi và kiểm soát các thay đổi dữ liệu trong Excel gặp nhiều khó khăn, dẫn đến thiếu minh bạch trong quản lý chi phí.
Quy trình phê duyệt không rõ ràng
- Thiếu hệ thống: Việc quản lý chi phí bằng Excel thường dựa trên quy trình thủ công, thiếu hệ thống phê duyệt rõ ràng.
- Phê duyệt thủ công: Việc phê duyệt chi phí thường được thực hiện qua email, tin nhắn hoặc bằng miệng, thiếu tính thống nhất và hiệu quả.
- Dễ xảy ra sai sót: Quy trình phê duyệt thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu minh bạch và tiềm ẩn nguy cơ tham nhũng.
Thiếu dữ liệu để phân tích
- Khả năng phân tích hạn chế: Excel có chức năng phân tích dữ liệu cơ bản, nhưng không đủ mạnh để phân tích xu hướng chi tiêu và đưa ra dự báo chính xác.
- Thiếu báo cáo chuyên sâu: Việc tạo báo cáo chi tiết và chuyên sâu từ Excel gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính.
- Mất cơ hội cải thiện: Do thiếu dữ liệu và báo cáo phân tích, doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu quả quản lý chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.
Công cụ nào có thể giảm tối đa các rủi ro trên khi quản lý chi phí?
Để khắc phục những rủi ro của bảng tính Excel, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý chi phí chuyên nghiệp. Các phần mềm này cung cấp nhiều tính năng ưu việt như:
- Tự động hóa quy trình quản lý chi phí: Giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Kiểm soát chi tiêu hiệu quả: Giúp theo dõi và kiểm soát chi tiêu chặt chẽ.
- Báo cáo chi tiết và trực quan: Giúp nắm bắt tình hình chi tiêu và đưa ra quyết định sáng suốt.
- Bảo mật dữ liệu cao: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính.
Bảng tính Excel có thể là công cụ hữu ích cho một số công việc nhất định, nhưng nó không phải là giải pháp tối ưu cho việc quản lý chi phí doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính.
Ứng dụng Bizzi Expense – Vũ khí giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ
Bizzi Expense là giải pháp quản lý chi phí chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro khi sử dụng bảng tính Excel.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://bizzi.vn/giai-phap-quan-ly-chi-phi-doanh-nghiep
Bizzi giúp các Sếp yên tâm hơn nhờ:
Lập kế hoạch ngân sách hiệu quả
- Dự báo chính xác nhu cầu tài chính cho mọi hoạt động, dự toán kết quả kinh doanh, chi phí nhân công, nguyên vật liệu, quỹ lương…
- Lên kế hoạch ngân sách và thực hiện tối ưu chi phí.
- Theo dõi hiệu quả hoạt động thực tế và điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
Kiểm soát dòng tiền chặt chẽ
- Theo dõi và phân luồng mọi khoản tiền ra dựa trên ngân sách, dự chi, thực chi.
- Quản lý chặt chẽ đến từng khoản chi nhỏ nhất.
Phân tích chi phí cặn kẽ
- Hệ thống tự động tổng hợp báo cáo chi phí từng kỳ toàn diện các khía cạnh, theo các chỉ số.
- Đối sánh các kỳ gần nhất để nắm được xu hướng và đưa ra dự báo, quyết định tài chính chuẩn xác.
Quản trị nội bộ sát sao
- Giúp rà soát, cập nhật mọi hoạt động nội bộ doanh nghiệp liên tục, nhanh chóng theo thời gian (ngày/tháng/quý/năm), theo khu vực, loại sản phẩm…
- Quy trình được số hóa, tinh gọn giúp cả công ty dễ dàng sử dụng và có tư duy quản lý chi phí đến từng nhân sự.
Bảo mật dữ liệu cao:
- Bizzi – một trong số ít doanh nghiệp tại Việt Nam đạt chứng nhận ISO 27001:20123 – Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ISMS) được công nhận trên toàn thế giới do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO phát triển Trung tâm Kiểm nghiệm và Chứng nhận Chất lượng TQC.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí hệ thống Quản lý chi phí Bizzi ngay hôm nay!