Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, quản lý dòng tiền là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Trong đó, báo cáo công nợ phải thu chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản tiền còn chưa thu về từ khách hàng.
Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi tìm hiểu sâu hơn về báo cáo công nợ phải thu cũng như cách lập mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng chuẩn xác.
Báo cáo công nợ phải thu là gì?
Báo cáo công nợ phải thu gồm thông tin về số tiền nợ, khoản thanh toán đã nhận và các số liệu chính như số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO) để giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và đánh giá hiệu quả tài chính.
Định nghĩa công nợ và công nợ phải thu
Công nợ là một thuật ngữ kế toán, chỉ việc cá nhân hoặc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ hoặc phát sinh trong kỳ thanh toán với một bên khác nhưng chưa thể trả tiền tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau. Công nợ được chia thành hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Công nợ phải thu là những khoản tiền mà doanh nghiệp chờ khách hàng thanh toán sau khi đã bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu được tiền hoặc chưa thu đủ theo hợp đồng đã ký kết.
Báo cáo công nợ là một tài liệu kế toán quan trọng, dùng để ghi chép và tổng hợp các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
Mục đích sử dụng báo cáo công nợ phải thu:
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu và đưa ra các kế hoạch thu hồi thanh toán công nợ phải thu.
- Quản lý tài chính hiệu quả, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền.
- Đảm bảo tính minh bạch trong tài chính, giúp doanh nghiệp đối chiếu số liệu với khách hàng và kế toán nội bộ, hạn chế sai sót.
- Hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và kịp thời, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và quyết định cấp tín dụng.
Tầm quan trọng của báo cáo công nợ phải thu toàn diện
Báo cáo công nợ phải thu là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Hạn chế rủi ro và tổn thất tài chính
- Nếu không quản lý hiệu quả, doanh nghiệp dễ gặp phải nợ xấu, nợ quá hạn, dẫn đến tình trạng không xoay vòng được vốn, tốn thêm chi phí tài chính và biến lợi nhuận thành chi phí.
- Mất cân đối dòng tiền do thiếu hụt vốn lưu động nếu không theo dõi các khoản công nợ phải thu, ảnh hưởng đến khả năng hoạt động và uy tín với nhà cung cấp.
- Gia tăng rủi ro nợ xấu nếu không theo dõi sát sao, khách hàng có thể trì hoãn hoặc không thanh toán, gây thiệt hại tài chính lớn.
Nâng cao hiệu quả quản trị và ra quyết định
- Cung cấp cái nhìn từ tổng quan cho đến các thông tin chi tiết về các khoản công nợ phải thu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi đưa ra quyết định quản trị.
- Là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh chính sách về thanh toán, thời hạn nợ, khuyến mãi, chiết khấu cho khách hàng.
- Doanh nghiệp có thể dự đoán được công nợ phải thu phát sinh trong kỳ và đưa ra các quyết định kịp thời.
Hướng dẫn cách lập mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng chi tiết nhất
Dưới đây là các bước quan trọng trong việc lập báo cáo công nợ phải thu:
Chuẩn bị thông tin và dữ liệu
- Thu thập đầy đủ chứng từ, hóa đơn, phiếu thu liên quan đến công nợ. Các chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ; bản thanh lý hợp đồng (nếu có); đối chiếu công nợ hoặc văn bản đề nghị đối chiếu/đòi nợ; bảng kê công nợ và các chứng từ liên quan khác.
- Xác định rõ kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) và kiểm tra tính chính xác của số liệu kế toán.
Các nội dung chính trong báo cáo công nợ phải thu
- Báo cáo cần thể hiện rõ khoảng thời gian tổng hợp công nợ.
- Tài khoản sử dụng để định khoản là 131 cho báo cáo tổng hợp công nợ phải thu.
- Mã số và tên của từng khách hàng để theo dõi chính xác từng khoản nợ.
- Các chỉ tiêu tài chính quan trọng bao gồm:
- Số dư đầu kỳ Nợ: số tiền mà đơn vị đang nợ công ty từ đầu kỳ, lấy từ sổ chi tiết công nợ.
- Số dư đầu kỳ Có: nếu doanh nghiệp còn nợ khách hàng, số tiền này sẽ được ghi vào cột số dư Có đầu kỳ.
- Phát sinh trong kỳ: số tiền nợ phát sinh trong kỳ báo cáo (gồm cả phát sinh Nợ và Có).
- Số tiền nợ cuối kỳ: số tiền mà đơn vị đang nợ công ty vào cuối kỳ báo cáo.
- Tổng cộng: số liệu tổng hợp từ các khoản mục trên để đánh giá tình hình công nợ của từng khách hàng.
- Ghi chú: các ghi chú hoặc thông tin khác liên quan đến đơn vị nợ.
Phân loại và đối chiếu công nợ phải thu
- Phân loại công nợ theo đối tượng: Công nợ phải thu khách hàng.
- Phân loại công nợ theo tuổi nợ / thời gian quá hạn: Nợ dưới 30 ngày, nợ từ 30-60 ngày, nợ trên 90 ngày.
- Phân loại công nợ theo hợp đồng hoặc hóa đơn.
- Kiểm tra và đối chiếu sổ chi tiết công nợ định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác (nội bộ và với khách hàng/nhà cung cấp).
Mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng phổ biến
Sau đây là tổng hợp 03 mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng được sử dụng nhiều nhất, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp trong từng trường hợp:
Mẫu báo cáo công nợ phải thu khách hàng tổng hợp
- Tổng hợp tất cả các khoản nợ mà khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp, giúp theo dõi tình trạng thu hồi nợ và đánh giá khả năng thanh toán.
- Thường bao gồm danh sách khách hàng, số dư nợ, hạn thanh toán, số tiền phải thu theo hóa đơn/hợp đồng.
- Có thể thống kê theo nhân viên bán hàng, công trình, hợp đồng bán, hoặc đơn vị kinh doanh.
Tải miễn phí tại đây
Mẫu báo cáo công nợ phải trả
- Giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ ngắn hạn/dài hạn, từ đó lên kế hoạch tài chính phù hợp.
- Phân loại nợ theo các kỳ hạn cụ thể: nợ dưới 30 ngày (trong kỳ hạn thanh toán), nợ từ 30-60 ngày (có nguy cơ quá hạn), nợ trên 90 ngày (nguy cơ nợ xấu).
- Cần theo dõi sát sao các khoản công nợ sắp đến hạn để tránh bị phạt.
Tải miễn phí tại đây
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý báo cáo công nợ phải thu
Với hình thức quản lý công nợ truyền thống bằng Excel, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức như:
- Dễ bỏ sót công nợ phải thu khách hàng, khó theo dõi để nhắc nhở, đôn đốc hay đòi nợ.
- Kế toán quản trị phải tốn thời gian nhập liệu chi tiết từng giao dịch, tổng hợp số liệu thủ công, thay vì tập trung vào phân tích và hỗ trợ giải pháp quản trị.
- Dữ liệu công nợ không chính xác, gây ảnh hưởng đến quyết định tài chính và khó mở rộng quy mô kinh doanh.
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng nhiều lợi ích vượt trội từ hệ thống báo cáo quản trị công nợ thông minh, điển hình là:
- Kiểm soát công nợ phải thu khách hàng nhanh chóng và kịp thời, tiết kiệm thời gian cập nhật và đối soát.
- Kịp thời cảnh báo khi khách nợ quá hạn hoặc sắp hết hạn. Hệ thống tự động phát thông báo nhắc nhở khi khoản nợ sắp đến hạn và đổi màu các công việc trễ hạn.
- Tổng hợp tiến độ của toàn bộ công nợ phải thu trên một trang duy nhất với thông tin cập nhật theo thời gian thực (real-time).
- Báo cáo tự động chính xác, tiết kiệm thời gian và tự động tạo các báo cáo biểu đồ trực quan, thể hiện đường xu hướng công nợ phải thu (trendlines).
Một số giải pháp công nghệ nổi bật
- B-Canvas: Một công cụ thiết kế riêng biệt cho doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt hiệu quả trong quản lý công nợ phải thu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. B-Canvas tự động hóa quy trình quản lý công nợ, tổng hợp thông tin, cảnh báo kịp thời về các khoản nợ quá hạn hoặc sắp đến hạn, và hiển thị dữ liệu trực quan trên một giao diện duy nhất.
- MISA SME.NET: Phần mềm kế toán cho phép người dùng dễ dàng tạo và xem báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo mặt hàng, tổng hợp công nợ phải thu khách hàng theo nhiều tiêu chí.
- Finance AI Agent (Lạc Việt): Hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình theo dõi công nợ, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, cảnh báo công nợ quá hạn, phân tích xu hướng thanh toán của khách hàng, xếp hạng rủi ro thanh toán và đề xuất tối ưu hóa kế hoạch thu hồi công nợ.
- Bizzi – Giải pháp Quản lý Công nợ tự động
Bizzi cung cấp một nền tảng tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả. Giảm 80% thời gian xử lý công nợ và tăng tỷ lệ thu hồi nợ đúng hạn. Các tính năng nổi bật về quản lý công nợ của Bizzi bao gồm:
-
- Nhắc nợ tự động: Tạo quy trình nhắc nợ theo kịch bản qua email, tin nhắn.
- Quản lý công nợ: Theo dõi, đối soát công nợ và các chỉ số quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding), báo cáo tuổi nợ.
- Theo dõi công nợ khách hàng tự động: Tự động ghi nhận và theo dõi công nợ của từng khách hàng.
- Cảnh báo nợ đến hạn: Cung cấp các cảnh báo khi công nợ gần đến hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu quá hạn.
- Đối chiếu công nợ: So sánh và xác nhận số dư công nợ với khách hàng.
- Báo cáo công nợ: Tạo báo cáo chi tiết về tình hình công nợ của doanh nghiệp.
Kết luận
Tóm lại, báo cáo công nợ phải thu là chứng từ quan trọng giúp các nhà quản lý biết chính xác ai đang nợ, nợ bao nhiêu, đã quá hạn hay chưa, từ đó chủ động lập kế hoạch thu hồi tiền và chi tiêu hợp lý.Doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp với các công cụ nhắc nợ tự động hoặc đối chiếu công nợ theo định kỳ giúp quá trình thu tiền diễn ra nhanh chóng và minh bạch.
Đồng thời có thể khẳng định rằng, công nghệ hiện đại chính là lời giải cho bài toán quản lý công nợ thủ công, kém hiệu quả. Tích hợp các giải pháp tự động và thông minh, nhà quản lý có thể kiểm soát dòng tiền một cách toàn diện, chủ động và chính xác!
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chuyên biệt để giải quyết các vấn đề đang gặp phải, liên hệ ngay với Bizzi để được tư vấn và dùng thử sản phẩm:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo