Tự động hóa quy trình mua sắm và quản lý chi phí đang trở thành xu hướng tất yếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với sự hỗ trợ của công nghệ, VolkerWessels đã cải thiện hiệu quả vận hành, tăng cường minh bạch và tiết kiệm chi phí đáng kể. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách tự động hóa đã giúp tập đoàn xây dựng quốc tế này tối ưu hóa quy trình, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
1. Giới thiệu về VolkerWessels
VolkerWessels là một tập đoàn xây dựng quốc tế xuất phát từ một doanh nghiệp gia đình và đã vươn mình thành công ty niêm yết với hơn 16.000 nhân viên. Hoạt động chủ yếu tại Hà Lan, Anh, Bắc Mỹ và Đức, tập đoàn luôn giữ vững phương châm “Tư duy toàn cầu, hành động địa phương.”
Sở hữu 120 công ty con hoạt động độc lập, VolkerWessels kết hợp tinh thần khởi nghiệp mạnh mẽ và sự tự chủ trong điều hành, từ đó thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Một trong những công ty thành viên nổi bật là VolkerRail, chuyên xây dựng và bảo trì các công trình giao thông tại Hà Lan với đội ngũ hơn 1.200 nhân viên.
2. Thách thức trong quy trình quản lý chi phí
Sau khi niêm yết trên sàn chứng khoán vào năm 2017, VolkerWessels phải đối mặt với áp lực nâng cao tính minh bạch trong quản lý chi phí và đồng bộ hóa quy trình mua sắm giữa các công ty con.
Theo Lucas ten Brinke, Quản lý chi phí tại VolkerRail, các hạn chế chính trong quy trình cũ bao gồm:
- Thiếu đồng bộ: Chi phí chỉ được ghi nhận ở giai đoạn nhận hóa đơn, khiến doanh nghiệp không có thông tin đầy đủ về các bước trước đó như yêu cầu đặt hàng, phê duyệt và giao nhận.
- Khó quản lý chi tiêu: Không có cái nhìn toàn diện về cam kết chi tiêu hoặc các khoản chi tiêu trực tiếp.
- Quy trình phân tán: Mỗi công ty con sử dụng một cách làm khác nhau, gây khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách tổng thể.
3. Giải pháp tự động hóa quy trình
Để khắc phục những hạn chế này, VolkerRail đã triển khai một hệ thống tự động hóa quy trình hiện đại, tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP và ứng dụng quản lý hiện có. Giải pháp này mang lại nhiều tính năng vượt trội:
- Đặt hàng trực tuyến: Nhân viên có thể thực hiện đặt hàng từ danh mục đã được phê duyệt trên mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp phê duyệt tự động: Quy trình phê duyệt minh bạch, đảm bảo mọi đơn hàng tuân thủ chính sách của công ty.
- Quản lý ngân sách theo thời gian thực: Hiển thị trạng thái ngân sách và chi tiêu một cách trực quan, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.
- Loại bỏ mua sắm không chính thức: Tiêu chuẩn hóa quy trình trong toàn tổ chức, hạn chế tối đa các đơn hàng không tuân thủ quy định.
4. Kết quả đạt được
Việc áp dụng giải pháp tự động hóa đã đem lại những kết quả tích cực:
- Tiết kiệm chi phí: Tập đoàn tiết kiệm ít nhất 5% chi tiêu gián tiếp nhờ quản lý hiệu quả các khoản chi phí không liên quan đến dự án.
- Tăng hiệu suất làm việc: Giảm đáng kể thời gian dành cho công việc hành chính, tương đương với tiết kiệm chi phí nhân sự bằng 4 FTE (Full-Time Equivalent).
- Quản lý thông tin tối ưu: Các báo cáo và bảng điều khiển trực quan cho phép đội ngũ theo dõi chi tiết chi tiêu, từ vật liệu xây dựng đến các trang thiết bị bảo hộ.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Quy trình minh bạch giúp tăng cường khả năng đàm phán, thiết lập các hợp đồng chiến lược và hướng đến các mục tiêu đổi mới, bền vững.
5. Bài học quản lý chi phí
Chuyển đổi quy trình quản lý chi phí từ thủ công sang tự động hóa đã giúp VolkerWessels không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn. Đây là minh chứng cho thấy công nghệ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận trong tập đoàn.
Để đạt được những kết quả tương tự, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý chi phí hiện đại, chẳng hạn như Bizzi Expense. Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách, ngân sách
- Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ
- Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu
- Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách
- Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung
- Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng
Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn – tạo lập chi phí
- Rút gọn thời gian nhận và kiểm tra hóa đơn – khởi tạo chi phí chỉ trong 2 chạm
- Chủ động báo cáo chi phí hàng loạt giúp tinh gọn quy trình
- Tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập
Phê duyệt chứng từ thuận tiện và minh bạch
- Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đa nền tảng
- Thông báo nhắc duyệt để công việc không bị trì trệ
- Nắm bắt rõ tình trạng tuân thủ quy chế và ngân sách trước khi ra quyết định
- Ghi nhận lịch sử phê duyệt/từ chối với lý do xác đáng
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=ads&utm_volkerwessels-case-study
6. Kết luận
Theo Lucas ten Brinke, việc triển khai hệ thống tự động hóa không chỉ giúp VolkerRail đạt được sự minh bạch trong quản lý quy trình và hợp đồng mà còn nâng cấp hoạt động mua sắm lên một tầm cao chiến lược.
Câu chuyện của VolkerWessels cho thấy rằng, tự động hóa không chỉ mang lại sự tối ưu trong quản lý chi phí mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững, tăng hiệu quả vận hành và thúc đẩy sự hợp tác chiến lược trong toàn tổ chức. Đây là bài học quý giá cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cải thiện quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam