Trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Khi phát hiện sai sót, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các chứng từ kế toán. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh, các mẫu biên bản phổ biến, quy trình lập và giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Các trường hợp và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập khi phát hiện các sai sót về thông tin trên hóa đơn đã phát hành. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng:
Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở cột đơn giá của một hoặc nhiều mặt hàng/dịch vụ. Sai sót này dẫn đến việc tính toán sai thành tiền của từng mặt hàng và tổng tiền thanh toán của hóa đơn.
Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai mã số thuế
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở mã số thuế của người mua hoặc người bán. Đây là một sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính pháp lý của hóa đơn và việc kê khai thuế.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở tên công ty của người mua hoặc người bán. Tên công ty không đúng có thể gây khó khăn trong việc nhận diện đối tượng giao dịch và các thủ tục liên quan.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở địa chỉ của người mua hoặc người bán. Địa chỉ không chính xác có thể ảnh hưởng đến việc liên hệ và các vấn đề pháp lý khác.
Mẫu điều chỉnh chung cho trường hợp khác
Ngoài các trường hợp cụ thể đã nêu, bạn có thể sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh chung dưới đây cho các sai sót khác không thuộc các trường hợp trên. Chỉ cần điều chỉnh phần “Nội dung sai sót” và “Nội dung điều chỉnh” cho phù hợp.
Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phụ thuộc vào việc hóa đơn sai sót đã được gửi cho người mua hay chưa, và loại hóa đơn (hóa đơn điện tử thông thường hay hóa đơn theo mẫu cũ trong giai đoạn chuyển đổi).
TH1: Hóa đơn sai đã gửi cho người mua
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua (có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã) có sai sót, người bán và người mua cần phối hợp để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Quy trình thực hiện như sau:
- Phát hiện sai sót: Bên bán hoặc bên mua phát hiện sai sót về các thông tin trên hóa đơn.
- Thông báo và thống nhất: Bên phát hiện sai sót thông báo cho bên còn lại về nội dung sai sót và đề xuất phương án điều chỉnh. Hai bên thống nhất về việc lập biên bản điều chỉnh.
- Lập biên bản điều chỉnh: Người bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, trong đó ghi rõ thông tin hóa đơn gốc bị sai sót, nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh chính xác. Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có) của cả người bán và người mua.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Căn cứ vào biên bản điều chỉnh, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (ví dụ: “Điều chỉnh đơn giá tại hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”), số và ngày của biên bản điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh: Người bán gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho người mua.
- Lưu trữ: Cả người bán và người mua đều phải lưu trữ hóa đơn gốc (bị sai sót), biên bản điều chỉnh và hóa đơn điện tử điều chỉnh để phục vụ cho việc kê khai thuế và kiểm tra sau này.
TH2: Hóa đơn giấy theo mẫu cũ đã gửi cho người mua có sai sót (trong giai đoạn chuyển đổi)
Trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nếu hóa đơn giấy đã gửi cho người mua có sai sót, việc xử lý có thể khác biệt tùy theo quy định cụ thể tại thời điểm đó. Tuy nhiên, nguyên tắc chung vẫn là lập biên bản điều chỉnh và có thể lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh bằng hình thức hóa đơn giấy (nếu vẫn còn được phép sử dụng). Sau khi chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, các hóa đơn phát sinh sai sót sẽ được xử lý theo quy trình của hóa đơn điện tử (TH1).
Hướng dẫn viết nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, cần đảm bảo các nội dung sau được thể hiện rõ ràng và chính xác:
- Thông tin chung:
- Tên biên bản: BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.
- Số biên bản (do bên bán tự quản lý và đánh số).
- Ngày, tháng, năm lập biên bản.
- Thông tin các bên:
- Bên bán: Tên công ty/hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ (nếu có).
- Bên mua: Tên công ty/cá nhân, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, người đại diện, chức vụ (nếu có).
- Thông tin hóa đơn gốc bị sai sót:
- Số hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Ngày lập hóa đơn.
- Lý do điều chỉnh hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
- Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]
- Thỏa thuận khác (nếu có): Các thỏa thuận khác giữa bên bán và bên mua liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn.
- Xác nhận của các bên: Chữ ký và đóng dấu (nếu có) của đại diện hợp pháp của cả bên bán và bên mua.
- Số lượng bản: Ghi rõ số lượng bản biên bản được lập (thường là 02 bản, mỗi bên giữ một bản).
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và giải đáp tương ứng:
Đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì có cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế không?
Theo quy định hiện hành, khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và có sai sót, việc điều chỉnh thông tin sai sót (trừ sai sót về mã số thuế) không yêu cầu người bán phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Thay vào đó, việc lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh (nếu cần) là đủ. Tuy nhiên, nếu sai sót liên quan đến mã số thuế, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới thay thế.
Biên bản điều chỉnh có phải là bắt buộc không?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là bắt buộc khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót và cần thực hiện điều chỉnh. Biên bản này là căn cứ pháp lý để người bán lập hóa đơn điều chỉnh (nếu cần) và để cả hai bên điều chỉnh lại các nghiệp vụ kế toán liên quan.
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện bất kỳ sai sót nào về thông tin trên hóa đơn đã gửi cho người mua, ví dụ như:
- Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoặc người bán.
- Sai đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Sai tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính.
- Các sai sót khác về nội dung hóa đơn.
Sau khi lập biên bản điều chỉnh có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?
Việc có cần lập hóa đơn điều chỉnh hay không phụ thuộc vào nội dung sai sót:
- Sai sót không làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Ví dụ như sai tên, địa chỉ người mua, người bán nhưng đúng mã số thuế và các thông tin khác. Trong trường hợp này, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Ví dụ như sai đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế. Trong trường hợp này, sau khi lập biên bản điều chỉnh, người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (ghi rõ điều chỉnh thông tin gì, số và ngày của biên bản điều chỉnh). Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Biên bản điều chỉnh có thể lập bằng file Word, PDF hoặc cần phần mềm đặc thù?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể được lập bằng các phần mềm soạn thảo văn bản thông thường như Word, sau đó có thể lưu dưới dạng PDF để đảm bảo tính thống nhất và không bị chỉnh sửa. Không có yêu cầu bắt buộc phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập biên bản điều chỉnh. Quan trọng là biên bản phải có đầy đủ thông tin, chữ ký và dấu (nếu có) của cả hai bên.
Làm sai hóa đơn nhưng chưa gửi cho khách hàng thì có cần lập biên bản điều chỉnh không?
Nếu hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót, người bán không cần lập biên bản điều chỉnh. Thay vào đó, người bán có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Việc hủy hóa đơn phải tuân theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Thời hạn lập biên bản điều chỉnh là bao lâu kể từ khi phát hiện sai sót?
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về thời hạn bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh kể từ khi phát hiện sai sót. Tuy nhiên, việc lập biên bản và thực hiện điều chỉnh nên được thực hiện kịp thời để đảm bảo tính chính xác của chứng từ kế toán và tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả hai bên.
Biên bản điều chỉnh có phải gửi cho cơ quan thuế không?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là chứng từ bắt buộc phải gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, người bán và người mua cần lưu trữ biên bản này cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu có) để xuất trình khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất: