Quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp toàn cầu, đặc biệt là trong bối cảnh tăng trưởng nhanh chóng. Parakar, công ty cung cấp dịch vụ quản lý nhân sự và tiền lương hàng đầu tại châu Âu, đã đối mặt với những khó khăn trong việc tối ưu hóa quy trình khi mở rộng từ 30 nhân viên lên hơn 1.000 nhân viên tại 10 quốc gia. Tuy nhiên, bằng việc áp dụng các giải pháp số hóa, Parakar không chỉ cải thiện quản lý chi phí mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
1. Thách Thức: Quy trình thủ công không đáp ứng được sự tăng trưởng
Năm 2017, khi còn là một doanh nghiệp nhỏ, Parakar quản lý chi phí thủ công qua Excel và ghi sổ kế toán. Điều này gây ra nhiều khó khăn:
- Khó khăn trong theo dõi chi phí: Nhân viên phải tự ghi nhận từng khoản chi và tính toán phụ cấp công tác theo cách thủ công, tốn kém thời gian và dễ sai sót.
- Thiếu minh bạch: Không có hệ thống tập trung khiến đội ngũ tài chính gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát chi phí.
- Không đáp ứng được quy mô: Với kế hoạch mở rộng nhanh chóng, hệ thống thủ công không thể hỗ trợ các nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp.
Pleun Opperman, Đồng Giám đốc Điều hành Parakar, chia sẻ:
“Chúng tôi phải theo dõi toàn bộ chi phí của nhân viên và tính toán thủ công từng phụ cấp hàng ngày, việc này vô cùng mất thời gian.”
2. Giải Pháp: Số hóa quy trình quản lý chi phí
Để giải quyết những thách thức này, Parakar đã áp dụng giải pháp tự động hóa toàn diện, giúp thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp vận hành quản lý chi phí.
Các tính năng nổi bật
- Tự động hóa xét duyệt dựa trên chính sách:
- Tự động tính toán phụ cấp công tác theo quy định của từng quốc gia, đảm bảo tuân thủ pháp lý và tiết kiệm thời gian.
- Giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác trong việc đối soát chi phí.
- Thân thiện với người dùng:
- Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu chi phí qua ứng dụng di động, trong khi đội ngũ tài chính và quản lý có thể phê duyệt ngay từ bất kỳ thiết bị nào.
- Hệ thống đảm bảo quy trình phê duyệt nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp dễ dàng:
- Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, giúp đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ lập hóa đơn nhanh chóng và chính xác.
3. Kết Quả: Parakar tăng trưởng vượt bậc
Từ năm 2017, Parakar đã tăng gấp 10 lần quy mô nhân sự và địa điểm hoạt động mà không gặp phải vấn đề về quy trình. Những kết quả chính bao gồm:
- Hiệu quả vận hành: Quy trình quản lý chi phí trở nên minh bạch và tiết kiệm thời gian hơn.
- Triển khai nhanh chóng: Mất chưa đến vài giờ để tích hợp hệ thống mới cho một tổ chức tại quốc gia khác, giúp mở rộng hoạt động dễ dàng.
- Nâng cao trải nghiệm: Nhân viên hài lòng hơn với quy trình minh bạch và thuận tiện, trong khi đội ngũ tài chính có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Opperman – Đồng Giám đốc Điều hành Parakar nhận định:
“Hệ thống mới không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn hỗ trợ chúng tôi mở rộng trong tương lai mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.”
Với thành công trong quản lý chi phí, Parakar đang tiếp tục nghiên cứu các giải pháp tích hợp thêm, như công nghệ AI và phần mềm quản lý công tác phí, để tối ưu hóa quy trình nội bộ.
Việc số hóa quản lý chi phí đã không chỉ giải quyết các thách thức hiện tại mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững của Parakar trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng mở rộng.
4. Bài học quản lý chi phí cho các doanh nghiệp tại Việt Nam
Chuyển đổi quản lý chi phí từ thủ công sang tự động hóa đã giúp Parakar không chỉ tăng trưởng vượt bậc mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn. Đây là minh chứng cho thấy công nghệ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận trong tập đoàn.
Để đạt được những kết quả tương tự, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý chi phí hiện đại, chẳng hạn như Bizzi Expense. Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách, ngân sách
- Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ
- Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu
- Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách
- Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung
- Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng
Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn – tạo lập chi phí
- Rút gọn thời gian nhận và kiểm tra hóa đơn – khởi tạo chi phí chỉ trong 2 chạm
- Chủ động báo cáo chi phí hàng loạt giúp tinh gọn quy trình
- Tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập
Phê duyệt chứng từ thuận tiện và minh bạch
- Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đa nền tảng
- Thông báo nhắc duyệt để công việc không bị trì trệ
- Nắm bắt rõ tình trạng tuân thủ quy chế và ngân sách trước khi ra quyết định
- Ghi nhận lịch sử phê duyệt/từ chối với lý do xác đáng
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=ads&utm_parakar-case-study
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam