Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tiết kiệm thời gian vận hành. Trong bối cảnh quy định liên tục cập nhật, hiểu đúng và thực hiện chuẩn xác là vô cùng quan trọng.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, toàn diện về quy trình xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn tự tin thực hiện, đảm bảo tính pháp lý, tính chính xác, đồng thời khám phá các giải pháp tối ưu hóa chuyên nghiệp.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích và quy định bắt buộc
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ. Việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT là yêu cầu bắt buộc và mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí đáng kể: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, giấy mực, vận chuyển và lưu kho hóa đơn giấy.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, quản lý tập trung, lưu trữ an toàn, giảm thiểu rủi ro thất lạc hay sai sót dữ liệu.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Đáp ứng tính bắt buộc theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý từ cơ quan thuế.
- Thân thiện với môi trường: Góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia và bảo vệ môi trường.
Tổng cục Thuế Việt Nam đã và đang không ngừng hoàn thiện hệ thống HĐĐT, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc triển khai và quản lý.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, bắt buộc áp dụng theo Thông tư 78.
2. Điều kiện bắt buộc để xuất hóa đơn điện tử hợp lệ
Để quy trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau đây:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây là bước đầu tiên và mang tính bắt buộc. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và nhận được thông báo chấp thuận.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Cần chọn một nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế như phần mềm hóa đơn điện tử Bizzi B-Invoice, MISA, Viettel, VNPT. Phần mềm phải đảm bảo tính năng, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật tốt.
- Chuẩn bị chữ ký số (USB Token/HSM): Doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ, còn hiệu lực của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền để ký phát hành hóa đơn.
- Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật: Bao gồm máy tính có kết nối internet ổn định để truy cập phần mềm và thực hiện các thao tác.
- Có phương án lưu trữ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải có giải pháp lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật và đảm bảo truy xuất được trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về pháp lý và kỹ thuật là bước bắt buộc trước khi xuất hóa đơn điện tử.
3. Quy trình 5 bước xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78
Quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn bao gồm 5 bước chính, từ khâu khởi tạo đến lưu trữ. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
- Bước 1: Lập hóa đơn điện tử: Kế toán viên đăng nhập vào phần mềm HĐĐT và điền đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc trên hóa đơn (thông tin người bán, người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền).
- Bước 2: Ký số lên hóa đơn điện tử: Sử dụng chữ ký số (USB Token hoặc HSM) đã đăng ký để ký lên hóa đơn vừa lập. Đây là bước xác thực tính pháp lý và toàn vẹn của hóa đơn.
- Bước 3: Phát hành hóa đơn và gửi đến Cơ quan Thuế: Sau khi ký số, người bán thực hiện thao tác phát hành. Phần mềm sẽ tự động gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế để được cấp mã.
- Bước 4: Gửi hóa đơn đã có mã cho người mua: Khi nhận được mã xác thực từ Cơ quan Thuế, hóa đơn được xem là hợp lệ. Người bán gửi hóa đơn này cho người mua qua email, SMS, hoặc cổng tra cứu của nhà cung cấp.
- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử: Lưu trữ bản gốc hóa đơn điện tử (định dạng XML) trên hệ thống của nhà cung cấp hoặc giải pháp lưu trữ của doanh nghiệp, đảm bảo an toàn và tuân thủ thời hạn 10 năm.
4. Các phương pháp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp chính để lập và xuất hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào số lượng và đặc thù kinh doanh.
4.1. Lập trực tiếp trên phần mềm (phù hợp khi xuất ít hóa đơn)
Đây là phương pháp thủ công, phù hợp cho việc xuất các hóa đơn riêng lẻ.
- Bước 1: Truy cập mục “Lập hóa đơn” hoặc “Hóa đơn bán hàng” trên phần mềm và chọn “Tạo mới”.
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin người mua (MST, tên đơn vị, địa chỉ), hình thức thanh toán, và thông tin chi tiết của hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thuế suất).
- Bước 3: Rà soát lại toàn bộ thông tin, xem trước bản nháp để đảm bảo chính xác.
- Bước 4: Lưu hóa đơn nháp và tiến hành ký số, sau đó phát hành để gửi lên Cơ quan Thuế.
Lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm B-Invoice giúp quản lý hiệu quả và toàn diện.
4.2. Nhập khẩu dữ liệu từ tệp Excel (phù hợp khi xuất hàng loạt)
Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi cần xuất nhiều hóa đơn cùng lúc.
- Bước 1: Chuẩn bị tệp Excel: Tải tệp mẫu (template) từ phần mềm HĐĐT. Điền dữ liệu của các hóa đơn cần xuất vào các cột tương ứng trong file.
- Bước 2: Nhập khẩu dữ liệu: Đăng nhập vào phần mềm, chọn chức năng “Nhập khẩu” hoặc “Import”, sau đó tải tệp Excel đã chuẩn bị lên.
- Bước 3: Kiểm tra và xác nhận: Phần mềm sẽ đọc dữ liệu từ tệp. Bạn cần kiểm tra lại thông tin và xác nhận để hệ thống tạo hàng loạt hóa đơn nháp.
- Bước 4: Phát hành hàng loạt: Chọn các hóa đơn nháp vừa tạo, sau đó thực hiện ký số và phát hành hàng loạt để gửi đi.
Nhập khẩu dữ liệu từ tệp Excel là cách xuất hóa đơn điện tử hàng loạt nhanh chóng và chính xác.
4.3. Bảng so sánh hai phương pháp xuất hóa đơn
| Tiêu chí | Lập trực tiếp trên phần mềm | Nhập khẩu từ tệp Excel |
|---|---|---|
| Trường hợp sử dụng | Xuất ít, lẻ tẻ vài hóa đơn. | Xuất hàng loạt, số lượng lớn. |
| Ưu điểm | Đơn giản, dễ thực hiện, không cần chuẩn bị file. | Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu. |
| Nhược điểm | Tốn nhiều thời gian nếu số lượng hóa đơn lớn. | Yêu cầu người dùng phải biết sử dụng Excel và nhập đúng định dạng file mẫu. |
5. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót (Cập nhật 2025)
Sai sót trong quá trình xuất hóa đơn là điều khó tránh. Điều quan trọng là phải xử lý đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp 1: Hóa đơn có sai sót CHƯA gửi cho người mua: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đó trên phần mềm, lập hóa đơn mới và gửi lại cho Cơ quan Thuế.
- Trường hợp 2: Hóa đơn có sai sót ĐÃ gửi cho người mua:
- Sai sót tên, địa chỉ (không sai MST): Người bán thông báo cho người mua về sai sót này, hai bên không cần lập lại hóa đơn. Người bán gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Sai sót MST, số tiền, thuế suất, quy cách hàng hóa: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận, sau đó lựa chọn một trong hai cách:
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót.
- Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót (hóa đơn sai sót sẽ bị hủy).
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xử lý sai sót và cân nhắc việc sử dụng các phần mềm có chức năng hỗ trợ như hủy hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế để thực hiện đúng quy định.
Nắm vững cách xử lý sai sót là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
6. Câu hỏi thường gặp về cách xuất hóa đơn điện tử (FAQ)
Thời hạn xuất hóa đơn điện tử là khi nào?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung cấp dịch vụ, đó là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn ngay tại các thời điểm này.
Xuất hóa đơn điện tử có bắt buộc cần chữ ký số không?
Có, bắt buộc. Chữ ký số của người bán là một trong những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định) để đảm bảo tính pháp lý và xác thực của hóa đơn.
Hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu?
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán, do đó phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Việc lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu.
HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định và sẵn sàng cho việc thanh tra, kiểm tra.
Từ ngày 1/7/2022 có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Đúng vậy. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép.
7. Kết luận
Nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc quản lý chi phí hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và hiện đại hóa quy trình vận hành. Đây là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Để được tư vấn chi tiết về giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí, hãy khám phá các giải pháp chuyên nghiệp như B-Invoice – được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp.
Dành cho bạn: