Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tiết kiệm thời gian vận hành. Trong bối cảnh các quy định như Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên tục cập nhật, việc hiểu đúng và thực hiện chuẩn xác quy trình là vô cùng quan trọng.
Bizzi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn tự tin thực hiện, đảm bảo tính pháp lý, tính chính xác, đồng thời khám phá các giải pháp nâng cao để tối ưu hóa quy trình theo chuẩn mực chuyên nghiệp.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Tổng quan quy định và lợi ích cho doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ. Việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí đáng kể: Giảm thiểu chi phí in ấn, giấy mực, vận chuyển và lưu kho hóa đơn so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, quản lý tập trung, lưu trữ an toàn, giảm thiểu rủi ro thất lạc hay sai sót dữ liệu. Tính tiện lợi và tính chính xác được cải thiện rõ rệt.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Đáp ứng tính bắt buộc theo quy định mới về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, điển hình là Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
- Thân thiện với môi trường: Góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia và bảo vệ môi trường.
Tổng cục Thuế Việt Nam đã và đang không ngừng hoàn thiện hệ thống HĐĐT, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc triển khai và quản lý.
2. Cần chuẩn bị gì trước khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử?
Để quy trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây là bước đầu tiên và mang tính bắt buộc. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như Bizzi với giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện B-Invoice, ngoài ra còn có MISA, Viettel, VNPT, Bkav. Cần chọn phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn, có giao diện thân thiện, tính năng phù hợp và đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu.
- Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cần thiết:
-
Chữ ký số (USB Token hoặc HSM): Phải là chữ ký số hợp lệ, còn hiệu lực của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
-
Thiết bị và kết nối internet: Máy tính có kết nối internet ổn định để truy cập phần mềm hóa đơn điện tử và thực hiện các thao tác.
-
Phương án lưu trữ hóa đơn điện tử: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định.
-
3. Các quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác kế toán, thuế.
Tổng quan về Thông tư 78 và Nghị định 123 liên quan đến hóa đơn điện tử
Để hướng dẫn chi tiết việc triển khai HĐĐT, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123. Thông tư này quy định cụ thể về nội dung, định dạng, ký hiệu mẫu số, ký hiệu HĐĐT, xử lý HĐĐT có sai sót, cũng như việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT.
Theo Thông tư 78, HĐĐT phải đảm bảo các nội dung bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thanh toán; chữ ký số của người bán và người mua (nếu có). Ngoài ra, HĐĐT phải được thể hiện bằng tiếng Việt; trường hợp có tiếng nước ngoài thì phải đặt sau tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn.
Việc triển khai HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, góp phần tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi cho doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn chi tiết quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử
Việc lập và xuất hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hai phương pháp phổ biến để thực hiện quy trình này:
Phương pháp 1: Nhập khẩu dữ liệu từ tệp Excel
Phương pháp này phù hợp khi doanh nghiệp cần lập nhiều hóa đơn cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Các bước thực hiện:
Chuẩn bị tệp Excel:
- Sử dụng tệp mẫu do phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp hoặc tạo tệp Excel với các cột thông tin cần thiết như: số thứ tự, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
- Đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và đầy đủ.
Nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chọn chức năng “Nhập khẩu” hoặc “Import” từ menu.
- Tải lên tệp Excel đã chuẩn bị.
- Xác định sheet chứa dữ liệu và dòng tiêu đề cột trong tệp Excel.
- Ghép cột dữ liệu trong tệp Excel với các trường tương ứng trong phần mềm.
- Kiểm tra và xác nhận việc nhập khẩu.
Phát hành hóa đơn:
- Sau khi dữ liệu được nhập khẩu thành công, kiểm tra lại thông tin từng hóa đơn.
- Ký số và phát hành hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh liên lạc đã thỏa thuận.
Phương pháp 2: Lập trực tiếp trên phần mềm B-Invoice
Bước 1: Trên thanh Menu chọn mục “Quản lý hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn” hoặc “Hóa đơn bán hàng”. Hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn bán hàng và nhấn “Tạo mới”.
Bước 2: Trên giao diện Lập hóa đơn, khách hàng cần lưu ý những nội dung sau:
– Mục ký hiệu: Chọn ký hiệu hóa đơn theo Mẫu hóa đơn đã tạo.
– Mục MST người mua: Nhập mã số thuế người mua.
– Mục tên đơn vị: Nhập tên người mua.
– Mục địa chỉ: Nhâp địa chỉ người mua.
– Mục Hình thức TT: chọn hình thức thanh toán tương ứng như TM/CK, tiền mặt, chuyển khoản,….
Lưu ý: các thông tin như Người mua hàng, email, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng có thể điền hoặc bỏ qua.
– Nhập thông tin hàng hóa dịch vụ, chọn loại tiền, tỷ giá và các trường giá trị khác phù hợp với nghiệp vụ.
Bước 3: Chọn “Gửi hóa đơn nháp” cho khách hàng hoặc “Xem trước” hóa đơn đã lập. Sau đó nhấn “Tạo mới” để lưu hóa đơn đã lập.
Bước 4: Chọn hóa đơn vừa mới lập, nhấn “Phát hành hóa đơn” để ký và gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế. Chờ Cơ quan Thuế cấp mã CQT.
Lưu ý: Trước khi ký, DN cần mở phần mềm ký số và đăng nhập mã Pin.
Lưu ý: Các bước cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm sử dụng. Ví dụ, phần mềm B-Invoice cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn trực tiếp trên hệ thống.
5. Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử và phương pháp quản lý hiệu quả:
5.1 Các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 và 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
- Phương tiện lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp.
Tính toàn vẹn và bảo mật: Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. - Khả năng truy xuất: Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Thời hạn lưu trữ: Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán và phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
5.2 Cách thức quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả
Để quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: Phần mềm chuyên dụng Bizzi giúp tự động hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Thiết lập email chuyên dụng: Tạo một địa chỉ email riêng để nhận và quản lý hóa đơn điện tử, giúp tập trung và dễ dàng theo dõi.
- Lưu trữ trên hệ thống đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu và truy cập linh hoạt.
- Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử định kỳ để phòng ngừa mất mát do sự cố kỹ thuật.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Việc tuân thủ các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
6. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót và các tình huống phát sinh
Trong quá trình vận hành, việc xảy ra sai sót là khó tránh khỏi. Điều quan trọng là phải biết cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định:
- Trường hợp hóa đơn có sai sót chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đó trên phần mềm và lập hóa đơn mới.
- Trường hợp hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua:
-
-
Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
-
Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Có thể lựa chọn một trong hai cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Cần có sự thỏa thuận giữa người bán và người mua.
-
- Luôn thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu cần) và tuân thủ hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
7. Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh sai sót trong quá trình sử dụng, các doanh nghiệp cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
Tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử
- Lộ trình áp dụng HĐĐT: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng HĐĐT. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định.
- Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế: Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận. Quy trình này bao gồm việc gửi thông báo phát hành HĐĐT và mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng.
Lựa chọn và sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp
- Tiêu chí lựa chọn: Phần mềm phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tích hợp được với hệ thống kế toán hiện có của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng phần mềm HĐĐT để giảm thiểu sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn.
Kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn
- Thông tin người mua: Đảm bảo chính xác các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin liên quan khác.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Kiểm tra kỹ về số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị để tránh sai sót.
Xử lý sai sót trên HĐĐT
- Trường hợp chưa gửi cho người mua: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn mới thay thế.
- Trường hợp đã gửi cho người mua: Nếu hóa đơn đã gửi và phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc hủy bỏ hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế.
Lưu trữ và bảo mật HĐĐT
- Thời gian lưu trữ: HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo hệ thống lưu trữ có các biện pháp bảo mật để ngăn chặn truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
Thường xuyên cập nhật quy định pháp luật
- Theo dõi thông tin từ cơ quan chức năng: Các quy định về HĐĐT có thể thay đổi, do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các cơ quan liên quan.
- Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo: Để nắm bắt kịp thời các thay đổi và hướng dẫn mới nhất, doanh nghiệp nên tham gia các chương trình đào tạo, hội thảo chuyên đề về HĐĐT.
Kiểm tra định kỳ hệ thống xuất hóa đơn điện tử
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo hệ thống HĐĐT hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật.
- Khắc phục sự cố kịp thời: Khi phát hiện sự cố hoặc sai sót, cần có biện pháp khắc phục ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tuân thủ pháp luật.
8. Hợp tác chặt chẽ với cơ quan thuế
- Báo cáo kịp thời: Trong trường hợp có sai sót hoặc sự cố liên quan đến HĐĐT, doanh nghiệp cần thông báo và phối hợp với cơ quan thuế để giải quyết.
- Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, thanh tra: Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin và hợp tác để quá trình diễn ra thuận lợi.
Đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của HĐĐT
- Chữ ký số: HĐĐT phải được ký số bởi người có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý và xác thực.
- Kiểm tra mã xác thực: Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, cần kiểm tra mã xác thực để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.
Xử lý tình huống đặc biệt
- Mất điện, mất kết nối internet: Doanh nghiệp cần có phương án dự phòng để đảm bảo việc lập và phát hành HĐĐT không bị gián đoạn trong các tình huống này.
- Thay đổi thông tin doanh nghiệp: Khi có thay đổi về thông tin như địa chỉ, mã số thuế, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời trên hệ thống HĐĐT và thông báo cho cơ quan thuế.
8. Kết luận
Nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc quản lý chi phí hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và hiện đại hóa quy trình vận hành. Đây là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Để được tư vấn chi tiết về giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí, hãy khám phá các giải pháp chuyên nghiệp như B-Invoice – được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp.
Xem thêm: