Chứng từ kế toán là gì? Cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý và căn cứ ghi sổ kế toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn thành trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Chính vì chứng từ kế toán là căn cứ hợp pháp để lập báo cáo tài chính nên người làm kế toán cần phải hiểu rõ bản chất chứng từ kế toán là gì để vận dụng và quản lý đúng.

Cùng Bizzi tìm hiểu kỹ hơn về phương thức quản lý chứng từ kế toán trong bài viết dưới đây.

Chứng từ kế toán là gì?

Định nghĩa chung: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kế toán, kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, đồng thời là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chúng bao gồm các loại giấy tờ như hóa đơn, phiếu thu/chi, phiếu xuất/nhập kho, hoặc các vật mang tin khác trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa.

Chứng từ kế toán đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình ghi nhận và xác nhận thông tin tài chính của một doanh nghiệp, giúp duy trì tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát của hệ thống kế toán.

Tác dụng và ý nghĩa của phương pháp quản lý chứng từ Kế toán là gì?

Phương pháp chứng từ kế toán có nhiều tác dụng và ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp:

• Thu thập và ghi nhận thông tin: Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong việc thu thập và ghi nhận thông tin về giao dịch kinh tế, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu. Nó cũng giúp tăng cường sự rõ ràng và đồng nhất trong thực hiện nghiệp vụ kinh tế, truyền đạt mệnh lệnh từ cấp quản lý đến bộ phận thực hiện.
• Tính pháp lý: Chứng từ kế toán được coi là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu và tài liệu kế toán. Chúng cung cấp chứng minh hợp lệ và chính xác về các giao dịch tài chính và kinh tế, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình tài chính kinh tế, đồng thời là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến kinh tế và tài chính.
• Kiểm soát và giám sát: Chứng từ kế toán hỗ trợ quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ, giúp phát hiện sự bất thường và nguy cơ rủi ro, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa và kiểm soát hiệu quả. Chúng giúp các nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời các vấn đề tài chính.
• Cung cấp thông tin cho phân tích và ra quyết định: Chứng từ kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho việc phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh, giúp đánh giá hiệu suất tài chính, khả năng sinh lợi và định vị vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Căn cứ ghi sổ kế toán: Việc lập chứng từ kế toán là khởi điểm của công tác kế toán, nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và cung cấp căn cứ để ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh một cách minh bạch, chi tiết và đầy đủ.

Nội dung và các yếu tố của chứng từ Kế toán là gì?

Mỗi bản chứng từ kế toán cần chứa đựng đầy đủ các yếu tố đặc trưng về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm của các hoạt động kinh tế, cũng như các bên liên quan và người chịu trách nhiệm.

Các yếu tố cơ bản bắt buộc:

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Các yếu tố bổ sung (có thể có):

Ngoài các nội dung chủ yếu, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác tùy thuộc vào từng loại chứng từ:

• Định khoản nghiệp vụ: Xác định và phân loại các khoản thu, chi hoặc giao dịch theo các tài khoản kế toán tương ứng.
• Quy mô và định mức của hoạt động kinh tế: Mô tả số lượng, khối lượng, đơn vị đo lường.
• Thời hạn và phương thức thanh toán: Xác định điều kiện và thời điểm thanh toán.
• Địa điểm giao nhận: Cho biết nơi hoạt động kinh tế được thực hiện.
• Biểu tượng của doanh nghiệp: Giúp nhận diện doanh nghiệp tạo ra thông tin kinh tế.

Phân loại chứng từ Kế toán phổ biến

Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

• Dựa vào công dụng của chứng từ:
  • Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để truyền đạt mệnh lệnh hoặc chỉ thị.
  • Chứng từ chấp hành: Chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành.
  • Chứng từ thủ tục: Tổng hợp, phân loại nghiệp vụ để thuận tiện ghi sổ và đối chiếu.
  • Chứng từ liên hợp: Kết hợp đặc điểm của hai hoặc nhiều loại chứng từ.
• Dựa vào trình tự lập chứng từ:
  • Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành.
  • Chứng từ tổng hợp: Dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại.
• Dựa vào phương thức lập chứng từ:
  • Chứng từ một lần: Ghi chép nghiệp vụ chỉ một lần.
  • Chứng từ nhiều lần: Ghi một loại nghiệp vụ và tiếp diễn nhiều lần, cộng dồn số liệu.
• Dựa vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ: Bao gồm các chứng từ liên quan đến lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định.
• Dựa vào dạng thể hiện của chứng từ:
  • Chứng từ bình thường: Dưới dạng giấy tờ.
  • Chứng từ điện tử: Dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không thay đổi trong quá trình truyền/lưu trữ.

Quy định về cách tổ chức và quản lý chứng từ Kế toán theo pháp luật hiện hành

Việc tổ chức và quản lý chứng từ kế toán tuân thủ các quy định chặt chẽ của pháp luật như sau:

• Quy định chung về lập chứng từ:
  • Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
  • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Nếu chưa có mẫu, đơn vị kế toán có thể tự lập nhưng phải đảm bảo đủ các nội dung cơ bản.
  • Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai.
  • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp lập nhiều liên cho một nghiệp vụ, nội dung các liên phải giống nhau.
  • Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.
• Quy định về chữ ký:
  • Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng mực không phai, không dùng mực đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký của một người phải thống nhất.
  • Chữ ký phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện, ký theo từng liên.
  • Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
• Điều kiện đối với chứng từ điện tử:
  • Phải có đầy đủ nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền hoặc trên vật mang tin.
  • Phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp.
  • Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
• Cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán khi sử dụng:
  • Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
  • Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định pháp luật.
  • Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Khi thực hiện, phải sao chụp chứng từ, ký xác nhận và giao bản sao cho đơn vị kế toán, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do và số lượng.
• Thời hạn lưu trữ: Quản lý chứng từ kế toán đúng cách là phải được lưu trữ ít nhất 5 năm, tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ liên quan đến thuế), thời hạn lưu trữ có thể lâu hơn theo yêu cầu của cơ quan thuế và quy định pháp luật khác.

Quy trình luân chuyển và xử lý Chứng từ Kế toán

Quá trình luân chuyển chứng từ trong kế toán bao gồm các giai đoạn cụ thể nhằm đảm bảo thông tin được xử lý liên tục và hiệu quả:

• Bước 1: Lập và tiếp nhận chứng từ:

Giai đoạn này đòi hỏi lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc tự lập (nếu chưa có mẫu), và đảm bảo rằng chứng từ có đầy đủ thông tin cần thiết. Chứng từ cần được ký và xác nhận bởi những người có liên quan để được coi là hợp pháp.

• Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ:

Sau khi nhận được chứng từ, quá trình kiểm tra được tiến hành để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của thông tin, chữ ký. Chỉ khi chứng từ đã qua kiểm tra và được xác nhận là hợp lệ, chúng mới có thể được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Trường hợp phát hiện chứng từ không hợp lệ, kế toán phải từ chối nhận và báo cáo cấp quản lý. (Đối với chứng từ nước ngoài, cần dịch sang tiếng Việt và đính kèm bản gốc).

• Bước 3: Sử dụng chứng từ và ghi sổ kế toán:

Giai đoạn này liên quan đến việc sử dụng chứng từ để cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ và thực hiện ghi sổ kế toán. Chứng từ được phân loại theo từng loại nghiệp vụ, tính chất của khoản chi phí và địa điểm phát sinh để đáp ứng yêu cầu ghi sổ sách kế toán. Sau đó, dựa trên thông tin trong chứng từ, định khoản kế toán được lập và ghi vào các sổ kế toán tương ứng.

• Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ:

Sau khi chứng từ đã được ghi sổ kế toán, quá trình bảo quản và sử dụng lại chứng từ được thực hiện trong kỳ hạch toán để kiểm tra và đối chiếu số liệu. Chứng từ cần được bảo quản cẩn thận để tránh hư hại, mất mát và dễ dàng truy xuất. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý và cũng đại diện cho tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi đã ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang quá trình lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được hủy theo quy định để giải phóng không gian lưu trữ và duy trì tính tổ chức của hệ thống.

Giải pháp công nghệ hỗ trợ cách tổ chức và quản lý chứng từ Kế toán hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng để đạt được sự chính xác, minh bạch và hiệu quả.

• Vai trò của phần mềm kế toán: 

Phần mềm kế toán ngày nay không chỉ là công cụ ghi sổ tự động, mà còn là nền tảng trung tâm giúp tổ chức – quản lý – truy xuất – kiểm soát chứng từ kế toán một cách chuyên nghiệp, chính xác và tiết kiệm nhân lực.

• Bizzi – Trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán, cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện, tự động hóa quy trình thu – chi và quản lý chứng từ.
  • Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way): Bizzi Bot sử dụng công nghệ RPA và AI để tự động tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn. Nền tảng này tự động đối chiếu chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch. Nó cũng xác minh nhà cung cấp hợp lệ (kiểm tra MST, trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế) và cảnh báo hóa đơn rủi ro từ các nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường. Hóa đơn đầu vào được tự động ghi nhận và lưu trữ với thời hạn 10 năm, đồng thời tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán để đồng bộ dữ liệu.

• • • Hóa đơn điện tử (B-invoice): Bizzi hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định (XML/PDF), với các mẫu hóa đơn tùy chỉnh theo thương hiệu doanh nghiệp. Nền tảng này cho phép xuất hóa đơn hàng loạt, kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực mã số xác thực, và lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm. Người dùng có thể tra cứu, tải xuống & in hóa đơn dưới dạng PDF, XML (tích hợp chữ ký số), và quản lý tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh). Giải pháp này cũng tích hợp với phần mềm kế toán & ERP.
    • Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense): Cho phép thiết lập và phân bổ ngân sách theo phòng ban/dự án để kiểm soát chi tiêu, giám sát chi tiêu so với ngân sách và cảnh báo khi vượt. Hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động giúp đẩy nhanh quá trình duyệt yêu cầu, theo dõi chi phí theo thời gian thực, và tạo báo cáo chi phí chi tiết. Doanh nghiệp có thể thiết lập và thực thi các chính sách chi tiêu, cũng như xác định luồng phê duyệt linh hoạt.
    • Quản lý công nợ (ARM): Cung cấp tính năng nhắc nợ tự động theo kịch bản qua email, tin nhắn. Hệ thống giúp theo dõi, đối soát công nợ và các chỉ số quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding), báo cáo tuổi nợ. Nó tự động ghi nhận và theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp, cung cấp cảnh báo khi công nợ gần đến hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu quá hạn, và tạo báo cáo công nợ chi tiết.

Kết luận

Tóm lại, phương pháp chứng từ kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo ra một hệ thống kế toán đáng tin cậy và hiệu quả. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, mà còn giúp kiểm soát và theo dõi các giao dịch kinh doanh một cách rõ ràng. 

Đối với mọi tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kế toán và tài chính, hiểu chứng từ kế toán là gì và áp dụng phương pháp chứng từ kế toán đúng cách là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong kinh doanh. Việc kết hợp ứng dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi có thể tối ưu hóa quy trình cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

• Đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/