Muốn tải hóa đơn điện tử từ Cổng Thuế, kế toán đăng nhập tại hoadondientu.gdt.gov.vn, vào Tra cứu → Tra cứu hóa đơn, chọn hóa đơn mua vào hoặc bán ra rồi tìm chứng từ cần tải. Nếu cần XML, dùng chức năng xuất XML; nếu cần PDF để xem hoặc lưu hồ sơ, mở bản thể hiện rồi in/lưu thành PDF. Nếu cần đúng PDF do nhà cung cấp phát hành, nên lấy từ email hoặc cổng tra cứu của nhà cung cấp.
Cách tải hóa đơn điện tử XML, PDF trên Cổng Thuế
Với doanh nghiệp đã có tài khoản, cách dễ kiểm soát nhất là tra cứu trực tiếp trên Hệ thống Hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Hướng dẫn của Cục Thuế năm 2026 xác nhận luồng thao tác gồm đăng nhập, vào mục Tra cứu hóa đơn, chọn hóa đơn mua vào/bán ra, nhập điều kiện tìm kiếm rồi mở kết quả cần xem.
Bước 1: Đăng nhập Hệ thống Hóa đơn điện tử
Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp. Nếu chỉ cần tra cứu một hóa đơn cụ thể và có đủ thông tin, hệ thống cũng có luồng tra cứu không cần đăng nhập; tuy nhiên để xem danh sách hóa đơn mua vào/bán ra và thực hiện các chức năng xuất dữ liệu, doanh nghiệp cần đăng nhập.
Bước 2: Chọn hóa đơn mua vào hoặc bán ra
Sau khi đăng nhập, vào Tra cứu → Tra cứu hóa đơn. Tại đây chọn đúng nhóm hóa đơn mua vào hoặc hóa đơn bán ra theo nhu cầu. Với kế toán công nợ phải trả, phần hóa đơn mua vào thường là nơi cần tra cứu nhiều nhất.
Bước 3: Lọc và tìm hóa đơn cần tải
Nhập các tiêu chí cần thiết như khoảng ngày, mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn hoặc trạng thái hóa đơn. Không cần điền tất cả trường nếu hệ thống không yêu cầu; nên bắt đầu từ khoảng ngày và trạng thái, sau đó thu hẹp dần nếu danh sách kết quả quá dài.
Bước 4: Xuất file XML
Ở màn hình kết quả hoặc khi mở chi tiết hóa đơn, chọn chức năng Xuất XML hoặc biểu tượng tải/xuất tương ứng nếu giao diện tài khoản đang hiển thị. File XML chứa dữ liệu hóa đơn theo cấu trúc máy có thể đọc và là định dạng quan trọng khi cần kiểm tra dữ liệu, nhập vào phần mềm hoặc đối chiếu tự động.
Bước 5: Xem, in hoặc lưu bản PDF
Hướng dẫn hiện hành của Cục Thuế ghi nhận các chức năng Xem / In / Xuất Excel / Xuất XML. Nếu giao diện không có nút “Tải PDF” riêng, hãy mở phần Xem hóa đơn, chọn In và dùng chức năng Lưu dưới dạng PDF của trình duyệt hoặc hệ điều hành.
Cần phân biệt bản PDF này với PDF do nhà cung cấp phát hành. PDF từ nhà cung cấp có thể chứa mẫu trình bày, logo hoặc thông tin hiển thị riêng của hệ thống phát hành; nếu doanh nghiệp cần đúng bản đó để đối chiếu nội bộ, nên tải từ email hoặc cổng tra cứu của nhà cung cấp.
Nếu cần rà thêm các thay đổi về hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/07/2026, xem bài Nghị định 254 & Thông tư 91: doanh nghiệp cần cập nhật gì?.
File XML và PDF hóa đơn điện tử khác nhau thế nào?
XML và PDF phục vụ hai nhu cầu khác nhau. XML là dữ liệu có cấu trúc để hệ thống đọc và xử lý; còn PDF là bản thể hiện thuận tiện để kế toán xem, in và trao đổi. Vì vậy, không cần xếp hạng “file nào có giá trị pháp lý cao hơn”; điều quan trọng là doanh nghiệp giữ được dữ liệu hóa đơn điện tử đúng quy định và dùng đúng định dạng cho từng công việc.
| Tiêu chí | XML | PDF / bản thể hiện |
|---|---|---|
| Bản chất | Dữ liệu hóa đơn có cấu trúc, phù hợp cho phần mềm đọc và xử lý. | Bản thể hiện trực quan để người dùng xem, in và chia sẻ. |
| Khi nên dùng | Kiểm tra dữ liệu, nhập liệu hệ thống, đối chiếu, tích hợp phần mềm kế toán/ERP. | Kiểm tra nhanh nội dung, phê duyệt nội bộ, in hoặc gửi cho người cần đọc. |
| Lấy từ Cổng Thuế | Có chức năng Xuất XML theo hướng dẫn hiện hành. | Có thể xem/in; nếu không có nút tải PDF riêng, có thể lưu bản thể hiện thành PDF. |
| Lấy từ nhà cung cấp | Có thể được gửi kèm email hoặc tải từ cổng tra cứu của nhà cung cấp. | Thường được gửi qua email hoặc cổng tra cứu; có thể giữ nguyên mẫu hiển thị của nhà cung cấp. |
Cách tải hóa đơn từ email hoặc cổng tra cứu của nhà cung cấp
Ngoài Cổng HĐĐT của Cục Thuế, kế toán thường nhận hóa đơn qua email thông báo phát hành hoặc link tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Cách làm thực tế là mở email từ người bán, kiểm tra đúng tên miền/người gửi, vào link tra cứu, nhập mã tra cứu nếu được yêu cầu rồi tải XML và PDF đang được hệ thống cung cấp.
Tải file trực tiếp, sau đó đối chiếu số hóa đơn, ngày lập, người bán và số tiền với giao dịch thực tế.
Mở đúng tên miền của đơn vị phát hành, nhập mã tra cứu rồi tải các file hệ thống cho phép.
Dùng mã khách hàng, số đơn hàng hoặc thông tin xác thực theo hướng dẫn của người bán để tìm lại hóa đơn.
Không nên lấy file từ một đường link lạ chỉ vì tên file giống hóa đơn. Nếu email bất thường hoặc tên miền không quen thuộc, xác nhận lại với nhà cung cấp trước khi tải và mở file.
Cách tải hóa đơn điện tử hàng loạt
Nếu cần xử lý nhiều hóa đơn, trước tiên hãy lọc danh sách theo kỳ rồi kiểm tra các chức năng xuất dữ liệu đang có trên tài khoản. Cổng HĐĐT hỗ trợ tra cứu, xem, in, xuất Excel và xuất XML, nhưng không nên giả định mọi tài khoản đều có cùng một nút “tải hàng loạt XML/PDF”.
- Lọc đúng khoảng thời gian. Chia theo tháng hoặc khoảng thời gian vừa đủ để danh sách dễ kiểm soát.
- Xuất danh sách trước. Nếu giao diện hỗ trợ Xuất Excel, dùng danh sách này để biết tổng số hóa đơn cần thu thập.
- Tải/xuất file theo chức năng tài khoản đang có. Không dựa vào một hướng dẫn cũ nếu tên nút hoặc luồng thao tác đã thay đổi.
- Đối chiếu số lượng sau khi tải. So sánh số file nhận được với danh sách hóa đơn để phát hiện file thiếu.
Nếu nhu cầu của doanh nghiệp không chỉ là tải file mà còn phải tra cứu, kiểm tra và theo dõi nhiều hóa đơn đầu vào trong cùng kỳ, xem thêm hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào từng hóa đơn và hàng loạt. Trang này được dùng như nhánh đọc sâu cho nghiệp vụ tra cứu, không thay thế hướng dẫn tải XML/PDF ở bài hiện tại.
Cách lấy PDF gốc của nhà cung cấp
Nếu mục tiêu là lấy đúng bản PDF do nhà cung cấp phát hành, ưu tiên email phát hành hóa đơn hoặc cổng tra cứu của chính nhà cung cấp. Bản PDF được lưu từ chức năng In trên Cổng Thuế có thể phục vụ việc xem và lưu hồ sơ, nhưng không nhất thiết giống hoàn toàn mẫu PDF do hệ thống của người bán tạo ra.
Quy trình ngắn:
- Tìm email phát hành hóa đơn theo tên nhà cung cấp hoặc số hóa đơn.
- Mở link tra cứu và kiểm tra đúng tên miền.
- Nhập mã tra cứu nếu hệ thống yêu cầu.
- Tải PDF và XML đang được nhà cung cấp cho phép.
- Đối chiếu số hóa đơn, ngày lập và tổng tiền với dữ liệu trên Cổng Thuế nếu cần.
Không tải được XML/PDF: kiểm tra theo từng tình huống
Khi không tải được hóa đơn, trước tiên xác định lỗi nằm ở khâu tra cứu, quyền truy cập, file XML hay cách lấy PDF. Không nên xử lý mọi trường hợp bằng cách yêu cầu người bán “gửi lại hóa đơn”.
| Tình huống | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Không thấy hóa đơn trong kết quả | Kiểm tra mua vào/bán ra, khoảng ngày, trạng thái và thông tin người bán; sau đó tra cứu lại với ít điều kiện hơn. |
| Không thấy nút tải XML | Mở chi tiết hóa đơn và tìm chức năng Xuất XML hoặc biểu tượng xuất/tải. Nếu giao diện khác ảnh minh họa, ưu tiên tên chức năng hiện trên tài khoản thực tế. |
| Không thấy nút PDF | Mở Xem hóa đơn → In → Lưu dưới dạng PDF. Nếu cần PDF đúng mẫu của nhà cung cấp, quay lại email/link tra cứu của người bán. |
| XML mở ra toàn mã | Đây thường không phải lỗi. XML là dữ liệu có cấu trúc; dùng chức năng đọc XML trên Cổng HĐĐT hoặc phần mềm đọc XML phù hợp để xem dưới dạng hóa đơn. |
| File tải về bị lỗi hoặc thiếu dữ liệu | Tải lại từ nguồn phát hành/tra cứu, kiểm tra dung lượng file và đối chiếu lại thông tin hóa đơn trước khi dùng. |
| Chỉ có PDF của nhà cung cấp | Tra cứu hóa đơn trên Cổng Thuế và kiểm tra khả năng xuất XML; nếu cần file từ chính hệ thống người bán, liên hệ nhà cung cấp hoặc dùng link tra cứu đã phát hành. |
Sau khi tải, nên lưu hóa đơn điện tử thế nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn, chứng từ được bảo quản và lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong thời gian lưu trữ. Hóa đơn điện tử được bảo quản dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải sẵn sàng để tra cứu hoặc in ra khi có yêu cầu.
- Giữ dữ liệu điện tử ở nơi có phân quyền truy cập rõ ràng.
- Không sửa nội dung XML sau khi tải.
- Nếu có cả XML và PDF, lưu cùng một mã nhận diện hoặc thư mục để dễ đối chiếu.
- Đặt quy tắc tên file và thư mục thống nhất theo kỳ, nhà cung cấp hoặc số hóa đơn.
- Có cơ chế sao lưu và khôi phục phù hợp với hệ thống của doanh nghiệp.
- Không để email cá nhân trở thành nơi lưu duy nhất của hóa đơn.
Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật kế toán và loại hồ sơ cụ thể; không nên rút gọn thành câu “mọi hóa đơn điện tử đều phải tải XML về máy và giữ đúng một cách duy nhất”.
Câu hỏi thường gặp
Tải hóa đơn từ Cổng Thuế có phải đã chắc chắn hợp lệ không?
Không. Việc tra cứu và tải được dữ liệu cho thấy hóa đơn có thông tin trên hệ thống tại thời điểm kiểm tra, nhưng kế toán vẫn cần xem trạng thái hóa đơn, nội dung XML và đối chiếu với giao dịch/chứng từ liên quan trước khi quyết định hạch toán, kê khai hoặc thanh toán.
Không đăng nhập có tra cứu hóa đơn được không?
Có thể tra cứu một hóa đơn cụ thể nếu có đủ thông tin mà hệ thống yêu cầu. Để xem danh sách mua vào/bán ra và sử dụng các chức năng xuất dữ liệu của tài khoản doanh nghiệp, cần đăng nhập.
Có cần cài HDDT Plugin chỉ để tải hóa đơn không?
Hướng dẫn tra cứu của Cục Thuế năm 2026 không liệt kê việc cài plugin là điều kiện bắt buộc cho luồng đăng nhập → tra cứu → xem/xuất hóa đơn. Một số nghiệp vụ ký số hoặc chức năng khác có thể yêu cầu thành phần hỗ trợ riêng, nên thực hiện theo thông báo trực tiếp trên hệ thống khi phát sinh.
File XML có phải “hóa đơn gốc” không?
Trong thực tế, nhiều người gọi XML là “file gốc” vì đây là file dữ liệu có cấu trúc của hóa đơn. Tuy nhiên, về cách hiểu pháp lý, hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu; không nên áp dụng khái niệm “bản gốc giấy” cho hóa đơn điện tử.
Có thể tạo PDF từ file XML không?
Có thể dùng hệ thống hoặc phần mềm đọc XML để hiển thị dữ liệu dưới dạng hóa đơn rồi in/lưu thành PDF. PDF này phục vụ việc xem và lưu bản thể hiện; cần giữ nguyên dữ liệu điện tử và không chỉnh sửa nội dung XML.
