What is an electronic invoice? Classification and detailed instructions on issuing and using electronic invoices

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, phân loại, cách khởi tạo, phát hành và sử dụng là điều bắt buộc trong doanh nghiệp, dù thuộc quy mô nào.

In this article, Bizzi will provide a multi-dimensional perspective to answer the question of what an electronic invoice is along with related information.

Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp?

Electronic bill là một loại chứng từ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nó đóng vai trò trung tâm trong nhiều hệ thống và quy trình kinh doanh hiện đại:

• Là một thành phần cốt lõi của hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp.
• Là chứng từ quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, đặc biệt trong hệ thống thương mại điện tử.
• Đóng vai trò thiết yếu trong việc số hóa chuỗi cung ứng.
• Thường được tích hợp chặt chẽ vào các hệ thống ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) để quản lý tổng thể hoạt động.
• Được kết nối và tích hợp vào hệ thống quản lý thuế điện tử của cơ quan thuế để phục vụ công tác quản lý và tuân thủ thuế.

Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ là một chứng từ tài chính đơn thuần mà còn là một mắt xích quan trọng liên kết các hệ thống quản lý khác nhau của doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.

Classification of electronic invoices

Electronic bill được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tính pháp lý, mục đích sử dụng, và loại hình doanh nghiệp. Tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 01/11/2018, Chính Phủ đã quy định và phân loại chi tiết hóa đơn điện tử.

Here are some common classifications:

Classify by invoice content

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): For organizations and businesses that declare taxes using the deduction method.
• Sales invoice: Dành cho tổ chức, cá nhân kê khai và nộp thuế online theo phương pháp trực tiếp.
• Export invoice: Applicable to businesses exporting goods and services abroad.
• Special invoice: Special fields such as petroleum, electricity, water, telecommunications, finance.

Classification by form of use

• Electronic invoice with tax authority code: Businesses need to send invoices to the tax authority to get a code before using.
• Electronic invoices without tax authority codes: For eligible businesses to self-generate invoices without an authentication code.

Classification by function

• Original invoice (original invoice): The official invoice issued in the transaction.
• Adjustment invoice: Used to correct incorrect content of the original invoice.
• Replacement invoice: Created to replace the original invoice when there is a serious error.
• Invoice Cancellation: Invoice is canceled because it is no longer valid.

Phân loại theo định dạng

• Digitally signed PDF invoice: Được lưu trữ và tự động gửi cho người mua qua email nhưng không thể chỉnh sửa.
• XML Invoice: Standard format for sending to tax authorities and accounting systems.

What is an electronic invoice?

An electronic invoice representation is a visible version of the original electronic invoice in a readable format, usually as a PDF file or printed on paper. The representation helps users (businesses, customers, tax authorities) easily check the invoice content, but has no legal value if it lacks authentication elements.

 

Criteria	Original Electronic Invoice	Electronic Invoice Presentation
Format	XML file (digital data)	PDF, image or paper printout
Legal value	Có giá trị pháp lý nếu có chữ ký điện tử, mã số của cơ quan thuế (nếu cần)	No legal value without digital signature, for reference only
Used for tax declaration	Used	Not used
Edit, save	Stored on accounting software systems and tax authorities	Can be printed or stored on a computer but has no legal value without the original XML file.
Look up, check	Readable only with specialized software	Easy to read, easy to check information with the naked eye

In short, it is necessary to understand what an electronic invoice is and distinguish it from the electronic invoice representation. The original electronic invoice has legal value and is used as a basis for transactions, payments, accounting, inspections, and checks. Meanwhile, the electronic invoice representation is only valid for keeping records and monitoring, and is not valid for transactions and payments.

Conditions for electronic invoices to be recognized

For electronic invoices (E-invoices) to have legal value and be recognized in transactions, businesses need to ensure compliance with the following regulations:

• There is sufficient assurance of the integrity of the information contained in the electronic invoice.
• The information contained in an electronic invoice is accessible and usable in its complete form when necessary.
• Regarding format, electronic invoices must be created in standard XML format as prescribed by the General Department of Taxation. There may be a PDF version, but XML is the legal original.
• When there is a change in the invoice system, businesses must update information with the tax authorities.

Necessary contents of electronic invoice 

• Invoice name, invoice symbol, sample symbol, invoice serial number.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Name, address, tax identification number of the buyer.
• Tax rate, VAT amount (if any).
• Name of goods and services; unit, quantity, unit price of goods and services; total amount in numbers and words.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Invoices are presented in Vietnamese.

Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

According to Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC, organizations that want to initiate electronic invoices must meet the following conditions:

• Is an economic organization that meets the conditions and is conducting electronic transactions in tax declaration with the tax authority; or is an economic organization that uses electronic transactions in banking activities.
• There are locations, information transmission lines, information networks, and transmission equipment that meet the requirements for exploitation, control, processing, use, preservation, and storage of electronic invoices.
• There is a team of qualified and capable executors to perform the creation, establishment and use of electronic invoices according to regulations.
• Have chữ ký số trong giao dịch thương mại theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu điện tử theo quy định pháp luật.

Cách phát hành hóa đơn điện tử

• Enterprises must have a decision to apply electronic invoices.
• Notice of electronic invoice issuance, sent to management agency, posted on the General Department of Taxation's website.
• Sign the sample invoice and send it to the tax authority.

Instructions for using electronic invoices

• Step 1: Create electronic invoice.
• Step 2: Send electronic invoices to buyers of goods and services.
• Step 3: Handling erroneous electronic invoices.

Có nên chuyển sang hóa đơn điện tử?

Legal electronic invoices and electronic documents are converted into paper invoices and documents when required by economic and financial operations or at the request of tax authorities, auditing, inspection, examination and investigation agencies and in accordance with the provisions of law on inspection, examination and investigation.

The conversion of electronic invoices and electronic documents into paper invoices and documents must ensure the correctness between the content of the electronic invoices and electronic documents and the paper invoices and documents after conversion.

Electronic invoices and electronic documents converted into paper invoices and documents are only valid for keeping records and monitoring according to the provisions of the law on accounting and the law on electronic transactions, and are not valid for transactions and payments, except in cases where invoices are created from cash registers connected to transfer electronic data to tax authorities according to the provisions of this Decree.

Frequently asked questions

How is an electronic invoice different from a traditional paper invoice?

Electronic invoices are faster, more cost-effective and safer than traditional paper invoices, with features such as:

• Electronic data (PDF, XML files)
• Stored on computer systems, accounting software or tax authority systems
• Automatically update with tax authorities

Is electronic invoice mandatory?

Yes. From July 1, 2022, according to Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC, all businesses, organizations and individuals are required to use electronic invoices, completely replacing paper invoices. Some special cases (small businesses, areas without IT infrastructure) may be extended according to the guidance of the tax authorities.

How to create and use electronic invoices?

• Step 1: Register to Use Electronic Invoice
• Step 2: Choose a Billing Software Provider
• Step 3: Configure and Create Invoice
• Step 4: Send and store Invoice

Are electronic invoices safe and secure? 

Yes. Electronic invoices are safer than paper invoices thanks to security mechanisms such as digital signatures that ensure integrity and cannot be edited; data encryption prevents falsification or theft of information. Strictly managed by tax authorities, helping to reduce tax fraud and fake invoices.

Where to look up electronic invoices? Có dễ dàng tra cứu mọi lúc mọi nơi không?

Bạn có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử ở bất kỳ đâu, chỉ cần có internet. Dưới đây là 2 cách để bạn tham khảo:

• Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Access: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

• Method 2: Look up on the invoice lookup system website

Access:  https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html

Tiêu chí lựa chọn đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• The supplier must be on the list licensed by the General Department of Taxation, ensuring the system complies with Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC.
• Have a system of equipment and techniques to ensure the provision of electronic invoice solutions that meet business requirements and legal regulations on invoice issuance.
• Ability to detect, warn and prevent illegal access and attacks on the network environment to ensure the security and integrity of data exchanged between participating parties.
• High Security & Reliability: Valid digital signature, ensuring information encryption, anti-counterfeiting and unauthorized access; Backup & recovery system for at least 10 years according to legal regulations, avoiding data loss.
• There is a software program for creating, creating and transmitting electronic invoices to ensure that the electronic invoices are created in accordance with the prescribed content.
• Deployed a system providing information technology solutions to serve electronic data exchange between businesses or between organizations.
• Có chi phí minh bạch, hợp lý, không phát sinh phí ẩn, có nhiều gói dịch vụ linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp.

B-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp máy bán hàng 

B-Invoice là giải pháp electronic invoice software được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, B-Invoice còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. 

B-Invoice electronic invoice includes: 

• Regular electronic invoice: Fully comply with current regulations of the Ministry of Finance on electronic invoices, helping businesses issue electronic invoices quickly, accurately and legally.
• Electronic invoices generated from cash registers (POS):Easily issue electronic invoices from sales transactions at the point of sale when B-Invoice integrates with popular cash registers (POS) on the market.
• Electronic ticket: Businesses can manage ticket sales and create electronic ticket invoices effectively.

Advantages of B-Invoice electronic invoice:

• Diverse models, designed according to business needs
• Tích hợp dễ dàng và tùy biến với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán,…
• Easily search and retrieve original invoices, saving time and effort in management.
• Supports digital signatures and digital signing methods
• Security according to ISO 27001 standard, ensuring information security for businesses.
• Store invoices for 10 years as required by law.

To choose the right e-invoice provider, businesses need to prioritize legality, security, good integration with accounting software, and reasonable cost. Based on the essential needs of the market, Bizzi has built and developed invoice processing software to support businesses in which the first step is automatic invoice processing software to replace the check solution. and traditional data entry. 

Since its launch, Bizzi has attracted customers from large-scale corporate enterprises in various fields such as: Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare, Pharmacity, to SMEs together with with more than 4,000 vendors using the platform daily. As of 10/2021, the total value of monthly invoices processed through Bizzi platform reaches more than 300 million USD.

• Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/ 
• Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/ 

Có thể bạn quan tâm:

• Cách tra cứu hóa đơn điện từ trên trang Thuế
• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đúng quy định