Để xây dựng mẫu quy định công tác phí của công ty một cách hiệu quả không chỉ yêu cầu rõ ràng về mặt hành chính – kế toán mà còn phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Bizzi để nắm hướng dẫn xây dựng và các mẫu quy định công tác phí của công ty mới nhất 2025.
Mẫu quy định công tác phí của công ty là gì?
Mẫu quy định công tác phí của công ty là một văn bản nội bộ quy định rõ ràng về các khoản chi phí được thanh toán khi nhân viên đi công tác, bao gồm:
- Đối tượng áp dụng
- Phạm vi công tác
- Mức chi các khoản như: Chi phí di chuyển (vé máy bay, taxi, xăng xe), Chi phí lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ), Chi phí ăn uống, Phụ cấp công tác, Các chi phí khác liên quan
- Quy trình tạm ứng và quyết toán công tác phí
- Hồ sơ, chứng từ yêu cầu
Mục đích của việc thiết xây dựng mẫu quy định công tác phí của công ty là nhằm thiết lập một khuôn mẫu thống nhất cho việc theo dõi, quản lý và thanh toán các khoản chi phí phát sinh khi nhân viên được cử đi công tác. Cụ thể:
- Chuẩn hóa thông tin và quy trình, tạo sự đồng nhất trong biểu mẫu giữa các phòng ban.
- Làm căn cứ tạm ứng và quyết toán, giúp kế toán và quản lý dễ dàng thẩm định, duyệt chi và lưu trữ hồ sơ.
- Hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả: Cung cấp cái nhìn tổng quan về các khoản chi liên quan đến công tác, từ đó kiểm soát tốt ngân sách và tránh lạm chi.
- Tạo sự minh bạch và rõ ràng trong nội bộ.
- Tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao sự hài lòng của nhân viên khi thực hiện công việc bên ngoài.
Quy trình xét duyệt mẫu quy định công tác phí của công ty
Quy trình xét duyệt công tác phí trong doanh nghiệp là một phần quan trọng để đảm bảo việc chi – duyệt – thanh toán diễn ra minh bạch, có hệ thống và đúng quy định nội bộ. Dưới đây là một quy trình chuẩn, bạn có thể tùy chỉnh theo quy mô và mô hình công ty mình:
Bước 1: Lập kế hoạch và đề nghị công tác
- Người đề xuất (nhân viên hoặc trưởng nhóm) lập phiếu đề nghị công tác, trong đó nêu rõ: Mục đích công tác, Thời gian – địa điểm, Chi phí dự kiến: di chuyển, lưu trú, ăn uống, phụ cấp…
- Trình lên Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp phê duyệt.
Bước 2: Xét duyệt và tạm ứng công tác phí
- Sau khi được phê duyệt, người đi công tác có thể gửi phiếu đề nghị tạm ứng (nếu cần).
- Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành tạm ứng theo quy định.
Bước 3: Thực hiện công tác
- Nhân viên tiến hành công tác như kế hoạch.
- Trong quá trình công tác, cần lưu giữ đầy đủ chứng từ chi phí (hóa đơn, vé xe, hóa đơn khách sạn, biên lai…).
Bước 4: Báo cáo & Quyết toán công tác phí
- Sau khi hoàn thành công tác, trong vòng 3 – 5 ngày làm việc: Nộp Báo cáo công tác (nếu có yêu cầu) >> Kèm Phiếu quyết toán công tác phí >> Đính kèm hóa đơn chứng từ đầy đủ
Bước 5: Kiểm tra và thanh toán
- Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: Đối chiếu với định mức công tác phí, Kiểm tra chứng từ gốc
- Tiến hành thanh toán số chênh lệch (nếu có) hoặc thu hồi lại khoản thừa tạm ứng.
Bước 6: Lưu hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ được lưu trữ tại phòng kế toán, phục vụ đối chiếu, kiểm toán hoặc báo cáo sau này.
Tầm quan trọng của việc xây dựng quy định công tác phí của công ty
Việc xây dựng quy định công tác phí là một phần quan trọng trong quản trị tài chính và nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do và lợi ích chính cho thấy tầm quan trọng của việc này:
Financial transparency
- Giúp kiểm soát chi phí công tác rõ ràng, tránh thất thoát, chi tiêu không hợp lý.
- Là căn cứ để kế toán dễ dàng thẩm định và quyết toán chi phí công tác.
Công bằng và thống nhất trong nội bộ
- Tránh tình trạng người được chi nhiều – người được chi ít, gây mất đoàn kết hoặc khiếu nại.
- Nhân viên ở mỗi phòng ban, vị trí đều biết quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi đi công tác
Thuận tiện cho việc phê duyệt – thanh toán
- Có quy trình rõ ràng giúp cấp quản lý và kế toán duyệt nhanh các khoản tạm ứng – quyết toán.
- Giảm tình trạng thiếu chứng từ, mất thời gian bổ sung, kéo dài thanh toán.
Tuân thủ pháp luật và dễ dàng kiểm toán
- Việc xây dựng quy định giúp công ty tuân thủ quy định của luật kế toán, thuế.
- Khi có thanh tra, kiểm toán nội bộ hoặc bên thứ ba, đây là căn cứ để giải trình minh bạch.
Khuyến khích – hỗ trợ nhân viên đi công tác
- Việc được hỗ trợ chi phí công tác hợp lý sẽ tạo tâm lý yên tâm, thoải mái cho nhân viên.
- Là một cách thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp trong chính sách đãi ngộ.
Hạn chế rủi ro và tranh chấp
- Không có quy định rõ ràng thường dễ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ hoặc rủi ro pháp lý.
- Có văn bản quy định giúp xử lý các tình huống phát sinh một cách khách quan.
Nội dung mẫu quy định công tác phí của công ty gồm những gì?
Một mẫu quy định công tác phí của công ty thường bao gồm các nội dung rõ ràng, chi tiết để đảm bảo minh bạch, công bằng và thuận tiện trong quản lý. Dưới đây là các thành phần chính, kèm theo phân tích chi tiết từng phần để bạn có thể dễ dàng xây dựng hoặc hiệu chỉnh:
Mục đích và phạm vi áp dụng
- Mục đích: Giải thích lý do ban hành quy định, nhằm kiểm soát chi phí hợp lý, hỗ trợ nhân viên thực hiện nhiệm vụ và đảm bảo minh bạch tài chính.
- Phạm vi: Áp dụng cho toàn bộ nhân sự (chính thức, thử việc, hợp đồng…) hoặc Áp dụng cho các chuyến công tác trong nước hoặc quốc tế do công ty cử đi.
Đối tượng và điều kiện được hưởng công tác phí
- Nhân sự được cử đi công tác có quyết định hoặc phê duyệt bằng văn bản từ người có thẩm quyền.
- Công tác phải phục vụ mục đích công việc, không áp dụng cho cá nhân tự ý đi.
Các khoản công tác phí được thanh toán
| Loại chi phí | Nội dung thanh toán | Note |
| Di chuyển | Vé xe, vé máy bay, taxi, xăng xe | Theo thực tế có hóa đơn |
| Lưu trú | Khách sạn, nhà nghỉ | Theo mức trần quy định theo cấp |
| Ăn uống | Chi phí bữa ăn trong thời gian công tác | Có thể theo mức khoán/ngày |
| Phụ cấp | Khoản hỗ trợ ngoài chi phí thực tế | Tùy theo thời gian công tác |
| Other costs | Gửi xe, lệ phí cầu đường, in ấn tài liệu, vé vào cửa… | Phải có chứng từ hợp lệ |
Quy trình tạm ứng và quyết toán
- Tạm ứng: Nhân viên gửi đề nghị tạm ứng công tác phí trước chuyến đi từ 3 – 5 ngày, được phê duyệt và chi trả bởi kế toán.
- Quyết toán: Sau khi kết thúc công tác, nhân viên phải nộp chứng từ và quyết toán trong vòng 3 – 5 ngày làm việc.
- Các giấy tờ cần nộp: Phiếu quyết toán công tác phí, Báo cáo công tác (nếu có), Hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Mức chi công tác phí (tham khảo)
- Có thể chia theo cấp bậc nhân sự hoặc vị trí địa lý (TP lớn – tỉnh, huyện…)
| Khoản mục | Nhân viên | Manage | Ban giám đốc |
| Lưu trú | 500k | 800k | 1.200k |
| Ăn uống | 200k | 250k | 300k |
| Phụ cấp/ngày | 100k | 150k | 200k |
Trách nhiệm và xử lý vi phạm
- Người đi công tác phải bảo quản chứng từ đầy đủ, kê khai trung thực.
Cố ý kê khai sai, thiếu chứng từ, hoặc tạm ứng không hoàn trả có thể bị xử lý kỷ luật theo quy chế công ty.
Điều khoản thi hành
- Ghi rõ hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký.
- Giao cho phòng nhân sự/kế toán phổ biến và giám sát thực hiện.
- Ghi rõ bộ phận có quyền điều chỉnh khi có thay đổi chính sách hoặc luật thuế.
06 mẫu quy định công tác phí mới nhất 2025
Để giúp nhà quản trị nhân sự có thể dễ dàng chọn những mẫu quy định đi công tác phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, Bizzi giới thiêu các mẫu quy định công tác phí mới nhất 2025, doanh nghiệp có thể tải về và sử dụng miễn phí:
- Mẫu quy định chế độ công tác, công tác phí của công ty
Tải ngay here.
- Mẫu giấy quyết định cử nhân viên, cán bộ đi công tác.
Tải ngay tại đây.
- Mẫu giấy đi đường theo thông tư 200.
Tải ngay here.
- Mẫu giấy đề nghị tạm ứng công tác phí theo thông tư 200.
Tải ngay here.
- Mẫu giấy đề nghị tạm ứng công tác phí theo thông tư 133.
Tải ngay here.
- Giấy đề nghị thanh toán công tác phí.
Tải ngay here.
Lưu ý khi xây dựng mẫu quy định công tác phí cho công ty
Khi xây dựng mẫu quy định công tác phí cho công ty, cần đảm bảo các nguyên tắc và lưu ý cốt lõi dưới đây để vừa phù hợp thực tế, vừa đảm bảo tính minh bạch – pháp lý – khả thi:
- Đảm bảo mẫu có đầy đủ các nội dung cơ bản như tên doanh nghiệp, ngày tháng lập, thông tin người đi công tác, phương tiện, kinh phí dự trù.
- Nội dung cần được trình bày đầy đủ, rõ ràng và ngắn gọn.
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, trang trọng.
- Đảm bảo có chữ ký của các cá nhân hoặc phòng ban liên quan.
- Quy định về việc lưu trữ mẫu giấy để làm căn cứ tính lương hoặc thanh toán.
Ứng dụng phần mềm thiết lập mẫu quy định công tác phí của công ty
Việc quản lý công tác phí thủ công (dùng giấy tờ, file excel, chuyển tay nội bộ…) là phương pháp phổ biến ở nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa số hóa, tuy nhiên tồn tại rất nhiều hạn chế gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính và trải nghiệm nhân sự. Dưới đây là những vấn đề điển hình, kèm theo định hướng chuyển đổi sang giải pháp công nghệ hiện đại:
Tốn kém giấy tờ, thời gian xử lý chậm
- Mỗi đợt công tác phải in nhiều mẫu: đề nghị công tác, tạm ứng, quyết toán, báo cáo, hóa đơn đính kèm…
- Việc di chuyển giấy tờ giữa các bộ phận (nhân viên → quản lý → kế toán) mất nhiều thời gian, dễ gây trễ hạn chi trả.
Nguy cơ thất lạc hồ sơ, hóa đơn cao
- Hóa đơn giấy dễ rách, nhàu, thất lạc trong quá trình di chuyển hoặc lưu kho.
- Sai sót khi tổng hợp thủ công (bỏ sót chi phí, kê khai sai…) ảnh hưởng đến việc thanh toán và quyết toán.
Ảnh hưởng đến lương, thưởng hoặc phúc lợi
- Khi việc xử lý tạm ứng – quyết toán chậm trễ, nhân viên phải ứng trước chi phí cá nhân lâu ngày chưa được hoàn, gây bức xúc.
- Chậm thanh toán công tác phí có thể ảnh hưởng đến tính lương cuối kỳ nếu công ty khấu trừ.
Khó kiểm soát ngân sách – gian lận dễ xảy ra
- Không có hệ thống cảnh báo vượt định mức hoặc chi sai loại khoản.
- Dữ liệu không đồng bộ, khiến ban giám đốc khó theo dõi tổng chi phí công tác theo tháng/quý hoặc từng phòng ban.
Không tối ưu khi doanh nghiệp phát triển
- Khi quy mô mở rộng, chi nhánh nhiều tỉnh, tần suất đi công tác tăng cao thì phương pháp thủ công gây tắc nghẽn luồng xử lý.
- Thiếu khả năng thống kê, phân tích dữ liệu phục vụ quản trị.
Việc chuyển đổi từ quản lý công tác phí thủ công sang sử dụng phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tránh thất thoát, mà còn nâng cao trải nghiệm nhân sự và chuẩn hóa quy trình tài chính – kế toán một cách chuyên nghiệp hơn. Bizzi Expense là phần mềm quản lý công tác phí chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ gửi yêu cầu – phê duyệt – đặt vé – tạm ứng – quyết toán, đến báo cáo và phân tích chi phí, giúp kiểm soát chi tiêu và ngân sách rõ ràng theo từng chuyến công tác.
Tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
Xây dựng & kiểm soát quy trình công tác minh bạch
- Nhân viên có thể tạo yêu cầu công tác (mục đích, lịch trình, ngân sách dự kiến) chỉ trong vài bước.
- Quy trình phê duyệt công tác rõ ràng: bao gồm phê duyệt lịch trình, ngân sách, vé máy bay, khách sạn…, đảm bảo kiểm soát chi tiêu ngay từ đầu.
Tích hợp nền tảng đặt vé & so sánh giá
- Tích hợp với các dịch vụ đặt vé máy bay qua API, giúp nhân viên tìm kiếm và đặt vé trực tiếp trên hệ thống.
- So sánh nhiều mức giá theo ngân sách phê duyệt, phù hợp với chính sách công tác từng doanh nghiệp.
- Tự động ghi nhận chi phí vé vào báo cáo chi phí công tác, đồng bộ ngay với hệ thống tài chính.
Quản lý chi phí công tác theo thời gian thực
- Theo dõi vé máy bay, khách sạn, taxi, ăn uống, phụ cấp… cho từng chuyến đi.
- Gắn chi phí vào từng nhân viên, bộ phận hoặc mã chuyến công tác – hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ theo từng đối tượng.
Hạn mức và cảnh báo chi tiêu
- Thiết lập hạn mức chi tiêu theo vị trí, cấp bậc hoặc từng chuyến công tác.
- Tự động cảnh báo nếu vượt ngân sách được duyệt – tránh chi vượt không kiểm soát.
Số hóa & tự động hóa quy trình đề nghị – phê duyệt – quyết toán
- Tự động tạo & gửi giấy đề nghị công tác, giấy tạm ứng, quyết toán trên một hệ thống thống nhất.
- Nhân viên tiết kiệm thời gian, không cần in ấn hoặc gửi tay nhiều cấp.
Quản lý phân quyền & bảo mật cao
- Phân quyền theo phòng ban, vai trò, cấp quản lý.
- Dữ liệu được lưu trữ và bảo mật trên nền tảng đám mây đạt chuẩn quốc tế (ISO 27001…).
Theo dõi trạng thái phê duyệt theo thời gian thực
- Quản lý có thể phê duyệt nhanh trên app di động hoặc giao diện web chỉ trong vòng 1 phút.
- Giảm tối đa thời gian chờ – xử lý, không còn tình trạng hồ sơ bị “ngâm”.
Tích hợp AI kiểm tra chứng từ
- Tự động quét và kiểm tra hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi…
- Phát hiện lỗi sai, chứng từ không hợp lệ, đảm bảo tuân thủ chính sách thuế và kế toán.
Quản lý ngân sách công tác phí theo thời gian thực
- Theo dõi số tiền đã tạm ứng – đã chi – còn lại rõ ràng.
- Cảnh báo khi vượt mức ngân sách được phê duyệt, giúp kiểm soát chi tiêu hiệu quả.
Tích hợp với phần mềm kế toán & ERP
- Đồng bộ dữ liệu với hệ thống như SAP, Oracle Netsuite, MISA, Fast, Bravo…
- Giúp phòng kế toán tự động hạch toán, đối chiếu số liệu và báo cáo nhanh chóng.
Báo cáo và phân tích chi phí chuyên sâu
- Báo cáo chi tiết theo nhân viên, phòng ban, mục đích công tác, thời gian….
- Phân tích xu hướng chi tiêu để hỗ trợ điều chỉnh ngân sách, tối ưu hiệu quả sử dụng ngân sách công tác.
Ứng dụng đa nền tảng – linh hoạt cho mọi người dùng
- Bizzi Expense hỗ trợ cả Web, Android và iOS, cho phép nhân viên thao tác mọi lúc – mọi nơi.
- Phù hợp với các công ty có nhân viên di chuyển nhiều, công tác liên tỉnh hoặc nước ngoài.
Với Bizzi Expense, doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và duy trì quy chế công tác phí rõ ràng, minh bạch, kiểm soát tốt dòng tiền và nâng cao trải nghiệm tài chính cho toàn bộ đội ngũ.
Conclude
Mẫu quy định công tác phí của công ty là một trong những chứng từ quan trọng và không thể thiếu đối với quản lý chi phí doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng mẫu quy định phù hợp với đặc thù của mình dựa trên các nguồn tham khảo.
Với sự phát triển của công nghệ, chuyển đổi số trong quản lý công tác phí không chỉ là xu hướng, mà là giải pháp thiết yếu để:
- Giảm chi phí vận hành
- Nâng cao trải nghiệm nhân sự
- Tăng độ minh bạch tài chính
- Và giúp ban lãnh đạo quản trị chi phí thông minh – chuẩn xác – thời gian thực.
Using Bizzi Expense, businesses can save up to 50% of paperwork processing time, reduce 80% of errors in expense management and increase transparency in budget control.
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm 6 tháng miễn phí với Bizzi Expense và khám phá giải pháp quản lý chi phí tối ưu cho doanh nghiệp, thiết kế quy trình duyệt công tác nhanh gọn, minh bạch và hiệu quả
- Register now: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
