Bizzi

ERP là gì? Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Hà Phương

Quá trình chuyển đổi số không đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ, mà còn đòi hỏi sự liên thông, đồng bộ và minh bạch trong vận hành. Cùng với đó là thuật ngữ ERP ngày một thịnh hành, vậy ERP là gì?

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về ERP, các tính năng phần mềm ERP cốt lõi và lợi ích của ERP, đồng thời đưa ra những lưu ý quan trọng khi triển khai.

Mục lục

Toggle

ERP là gì? Đặc điểm của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với hàng loạt thách thức lớn như Quản lý tồn kho phức tạp, Quy trình nội bộ rời rạc, Khó khăn trong ra quyết định,… Chính vì thế, tận dụng các tính năng phần mềm ERP là một giải pháp toàn diện và cách mạng hóa cách doanh nghiệp vận hành, giúp giải quyết các vấn đề khó khăn về quản lý tập trung và tối ưu nguồn lực. 

Định nghĩa ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.

Hình dung đơn giản, ERP giống như một trung tâm điều khiển của một nhà máy lớn, nơi tất cả các thông tin về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… đều được tập trung và kết nối với nhau.

Lịch sử hình thành và phát triển của ERP

Thuật ngữ ERP xuất hiện từ thập niên 1990, tích hợp tất cả các phân hệ chức năng trong một hệ thống duy nhất, ban đầu thường triển khai tại chỗ (On-Premise).

ERP bắt nguồn từ MRP (Material Requirements Planning) vào những năm 1960 để quản lý nguyên vật liệu sau đó nâng cấp thành MRP II (Manufacturing Resource Planning) vào những năm 1970-1980, thêm chức năng tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng.

Sang thế kỷ 21, sự phát triển của công nghệ đám mây (Cloud-based ERP) giúp ERP tiếp cận rộng rãi hơn, đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với ưu điểm tiết kiệm chi phí và truy cập linh hoạt qua internet.

Các đặc trưng chính của phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống giúp doanh nghiệp tích hợp, quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi trong cùng một nền tảng. Dưới đây là các đặc trưng chính về tính năng phần mềm ERP:

Các tính năng phần mềm ERP là gì?

Việc triển khai ERP không chỉ là ứng dụng một phần mềm, mà là một bước ngoặt chiến lược, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp, Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống tích hợp giúp quản lý toàn diện các hoạt động trong doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng cốt lõi (core functions) phổ biến của một hệ thống ERP:

Quản lý Tài chính – Kế toán (Finance – Accounting):

Bao gồm các tính năng quản lý thu/chi, công nợ, tài sản cố định, lập sổ cái, báo cáo quản trị và báo cáo thuế. Một số phần mềm hiện đại còn hỗ trợ quản lý lợi nhuận, thiết lập ngân sách và kiểm soát dòng vốn.

Quản lý Bán hàng và Phân phối (Sales and Distribution)

Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh từ báo giá, lập đơn hàng đến theo dõi xuất kho; đồng bộ dữ liệu bán hàng với tồn kho, kế toán và quản lý khách hàng; theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng.

Quản lý Mua hàng (Purchase Control)

Tích hợp các tính năng quản lý quy trình từ gửi yêu cầu, lập kế hoạch mua, đến phê duyệt và quản lý nhà cung cấp, giúp quản lý chi phí mua hàng hiệu quả và kiểm soát tốt hàng hóa tồn kho.

Quản lý Hàng tồn kho (Stock Control)

Đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đồng bộ số lượng xuất nhập hàng hóa từ các bên bán hàng, mua hàng và sản xuất, giúp doanh nghiệp nắm được số lượng hàng hóa, tình hình biến động tồn kho.

Lập kế hoạch và Quản lý Sản xuất (Production Planning and Control)

Hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý sản xuất hiệu quả, từ tạo định mức nguyên vật liệu (BOM), kế hoạch nguyên vật liệu (MRP) đến theo dõi tiến độ sản xuất và tính giá thành.

Quản lý Nhân sự (Human Resource Management)

Bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi chấm công, ngày phép, tính toán lương và phúc lợi; tự động hóa khấu trừ thuế và phúc lợi.

Hỗ trợ tạo yêu cầu công tác; tích hợp nền tảng đặt vé, so sánh giá vé; tự động ghi nhận đặt vé vào chi phí công tác; gắn chi phí vào từng chuyến công tác; cảnh báo khi vượt ngân sách.

Quản lý Dự án (Project Management): 

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch – giám sát – điều phối – kiểm soát ngân sách của từng dự án theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả.

Quản lý Dịch vụ (Service Management):

Cung cấp tính năng đáp ứng yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ tại hiện trường.

Tính năng Mô tả
Tạo phiếu yêu cầu dịch vụ (Service Request Ticket) Ghi nhận yêu cầu sửa chữa, bảo hành, khiếu nại,…
Quản lý lịch hẹn dịch vụ Tự động lên lịch bảo trì định kỳ hoặc theo yêu cầu khách hàng.
Theo dõi tiến trình xử lý Phân công kỹ thuật viên, ghi nhận kết quả xử lý, tình trạng còn lại.
Lịch sử dịch vụ theo khách hàng/sản phẩm Lưu trữ toàn bộ thông tin dịch vụ của từng khách hàng/mã hàng.
Tích hợp kho/phụ tùng và chi phí dịch vụ Kết nối với kho vật tư (xuất linh kiện) và kế toán (ghi nhận doanh thu/dịch vụ phát sinh).
Báo cáo năng suất kỹ thuật viên Phân tích hiệu suất theo thời gian, số vụ xử lý, mức độ hài lòng khách hàng.

Báo cáo quản trị (Management Reporting): 

Cung cấp các báo cáo quản trị toàn diện, từ sản xuất, mua bán, tồn kho cho đến tài chính kế toán, giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng. Dựa vào thông tin chiến lược này, ban lãnh đạo sẽ ra quyết định nhanh – chính xác – đúng thời điểm.

Một số tính năng cơ bản gồm có: Dashboard tổng quan, báo cáo tài chính quản trị báo cáo theo bán hàng theo kênh…. 

Các tính năng phần mềm ERP mở rộng khác:

erp-la-gi
Các tính năng cốt lõi (core functions) phổ biến của một hệ thống ERP

Lợi ích vượt trội của phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vượt qua những rào cản nói trên. Với khả năng tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh lên một nền tảng duy nhất, ERP giúp:

Doanh nào nên ứng dụng phần mềm ERP? 

Tính năng phần mềm ERP có thể mang lại lợi ích cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nên triển khai ngay. Dưới đây là tổng quan về đối tượng doanh nghiệp phù hợp, kèm phân tích lý do và thời điểm nên đầu tư ERP:

Những lưu ý quan trọng khi triển khai và tối ưu hệ thống ERP là gì? 

Triển khai ERP là một dự án lớn và có tính chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều dự án ERP thất bại hoặc không phát huy hết hiệu quả do thiếu chuẩn bị, triển khai nóng vội hoặc không có chiến lược tối ưu sau khi go-live.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng nhất khi triển khai và tối ưu tính năng phần mềm ERP để giúp bạn tránh sai lầm và khai thác tối đa giá trị từ hệ thống:

Lên kế hoạch kỹ lưỡng về chi phí, nguồn lực và thời gian

Chi phí triển khai ERP rất lớn, dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD cho doanh nghiệp cỡ trung, phụ thuộc vào quy mô, loại giải pháp và tài nguyên bổ sung.

Thời gian triển khai ERP tốn nhiều thời gian, khoảng từ 2-5 năm, do cần chạy thử, cải tiến, trang bị hạ tầng mạng và thời gian thích ứng của nhân viên.

Lưu ý rằng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần sử dụng tất cả các phân hệ, và việc tính toán chi phí nhân lực ban đầu và duy trì là quan trọng.

Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn

Chỉ cần phát sinh một vấn đề trong bất kỳ khâu nào cũng có thể kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau.

Nếu doanh nghiệp đưa một quy trình chưa được chuẩn hóa lên hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài, có thể gây ra những thất thoát lớn. Một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đưa lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng do các phân hệ sử dụng chung một dòng dữ liệu.

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Việc thay đổi hoặc nâng cấp ERP sau khi đã đưa vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể vì tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới, có thể gây xung đột hoặc tê liệt toàn hệ thống, và gây gián đoạn quy trình làm việc.

Kết hợp giữa phần mềm ERP và phần mềm hỗ trợ là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn khi ERP hiện tại chưa đáp ứng đủ nhu cầu hoặc doanh nghiệp có những thay đổi mới.

Trong số các phần mềm được ứng dụng trên thị trường hiện nay, Bizzi được xem là một nút add-on hoàn hảo để giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn, đặc biệt với các quy trình có tính tùy biến cao mà cấu trúc của ERP gốc gần như cố định.

Vậy giải pháp Bizzi bổ trợ cho phần mềm ERP như thế nào? 

Triển khai phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản trị tập trung và đồng bộ nhiều chức năng cốt lõi. Tuy nhiên, do đặc thù thiết kế, các hệ thống ERP thường tập trung vào chuẩn hóa quy trình nội bộ, khó linh hoạt khi doanh nghiệp cần thay đổi hoặc bổ sung các quy trình đặc thù, nhất là ở khâu quản trị tài chính – kế toán, quản lý chi phí và kiểm soát thanh toán.

Bizzi là nền tảng tự động hóa kế toán và kiểm soát thanh toán, được thiết kế để tích hợp trực tiếp với các tính năng phần mềm ERP thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API). Giải pháp của Bizzi đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng vận hành của hệ thống ERP hiện tại mà không cần chỉnh sửa cấu trúc lõi.

Bizzi được thiết kế để tích hợp trực tiếp với các tính năng phần mềm ERP thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API)

Tự động hóa xử lý hóa đơn và chứng từ tài chính kết nối với ERP

Bizzi giúp doanh nghiệp tự động trích xuất, xử lý và đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO), phiếu nhập kho và dữ liệu thanh toán trên hệ thống ERP. Nhờ đó:

Quản lý quy trình thanh toán hiệu quả, liên thông dữ liệu với ERP

Khi tích hợp với ERP, Bizzi giúp tự động hóa toàn bộ quy trình thanh toán, từ phê duyệt, kiểm soát ngân sách, theo dõi hạn mức đến lưu trữ chứng từ. Thông tin được đồng bộ 2 chiều, đảm bảo dữ liệu cập nhật và khớp với các phân hệ tài chính – kế toán trên ERP.

Linh hoạt mở rộng, không làm gián đoạn ERP hiện tại

Bizzi hoạt động như một giải pháp bổ trợ (add-on), tích hợp thông qua API mở, phù hợp với nhiều hệ thống ERP phổ biến trên thị trường như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo, Bravo… Việc tích hợp này giúp doanh nghiệp:

Giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả kiểm soát tài chính

Thông qua việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, đối chiếu chứng từ và quản trị thanh toán, Bizzi giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự, hạn chế lỗi thủ công và tối ưu hóa chi phí kiểm toán nội bộ. Đây là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp muốn tăng hiệu quả vận hành tài chính mà không phải đầu tư thêm vào việc nâng cấp hoặc chỉnh sửa ERP.

Tóm lại, Bizzi giúp giải quyết các vấn đề con từ bài toán cốt lõi và các bài toán phát sinh trong tương lai, cho phép doanh nghiệp bao quát hết mọi vấn đề của mình.

Kết luận

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Do đó nắm được bản chất phần mềm ERP là gì cũng như các tính năng cốt lõi sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và ứng dụng đúng giải pháp..

Tuy nhiên, giống như bất kỳ hệ thống nào khác, tính năng phần mềm ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời và hiệu quả. Việc lựa chọn và triển khai ERP cần cân nhắc kỹ lưỡng, đồng thời xem xét phương pháp kết hợp với các phần mềm hỗ trợ như Bizzi để tối ưu hóa quá trình vận hành, đáp ứng đầy đủ và linh hoạt các nhu cầu phát sinh, mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Để được tư vấn miễn phí và dùng thử sản phẩm, đăng ký ngay dưới đây:

Exit mobile version