Hạch toán chi phí tiếp khách là việc ghi nhận các khoản chi dùng cho việc đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác như: ăn uống, quà tặng, đi lại, v.v… vào sổ kế toán. Những khoản chi này thường thuộc loại chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp, tùy mục đích phát sinh.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí tiếp khách cũng như đề xuất cách quản lý chi phí tiếp khách hợp lý.
Chi phí tiếp khách là gì?
Chi phí tiếp khách là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao lưu, tiếp đón khách hàng, đối tác hoặc cơ quan chức năng nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh. Đây là một trong những khoản chi phí quan trọng để doanh nghiệp củng cố và mở rộng mối quan hệ, từ đó góp phần vào sự phát triển ổn định và thành công trong dài hạn. Do đó, cần hạch toán chi phí tiếp khách chính xác, để dễ kiểm soát dòng tiền.
Các khoản chi phí tiếp khách có thể bao gồm chi phí cho ăn uống, quà tặng, hoa, vé xem phim, vé tham dự các sự kiện biểu diễn, lưu trú, di chuyển, v.v..Các chi phí này được coi là hợp lý và cần thiết theo quy định của pháp luật.
Quy định về chi phí tiếp khách hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Quy định về chi phí tiếp khách hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được nêu rõ tại Thông tư 78/2014/TT-BTC (và được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
Cơ sở pháp lý
Hướng dẫn về chi phí tiếp khách, bao gồm dịch vụ ăn uống có sử dụng rượu bia, được quy định theo Công văn 1300/CTKGI-TTHT năm 2024 của Cục thuế tỉnh Kiên Giang. Công văn này dựa trên Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp và các quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung).
Điều kiện để chi phí tiếp khách được trừ
Để chi phí tiếp khách được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí phải có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp [3, 5a, 6, 45a, 69, 101, 116, 126]. Đây là điều kiện tiên quyết để khoản chi phí được xem xét là hợp lý. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
- Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp [3, 5b, 6, 45b, 69, 101, 116, 127].
-
- Đối với hóa đơn giấy: Cần tuân thủ đầy đủ quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn chi tiết các món ăn hoặc kèm theo bảng kê chi tiết.
- Đối với hóa đơn điện tử: Cần tuân thủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn cần có đầy đủ thông tin về danh mục hàng hóa, dịch vụ cụ thể, số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng) [3, 5b, 7, 33, 45c, 70, 101, 116, 127].
- Lưu ý về chi phí khoán cho nhân viên
Trường hợp doanh nghiệp cấp một khoản tiền cho nhân viên để hỗ trợ việc tiếp khách, khoản tiền này sẽ được cộng trực tiếp vào lương tháng của người lao động và được tính là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của họ. Về phía doanh nghiệp, khoản thực chi tiếp khách dưới dạng khoán vào tiền lương cho người lao động vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu đã thực trả cho người lao động và cung cấp được các chứng từ hợp pháp.
Định mức chi phí tiếp khách: Không còn bị khống chế 15%
Trước đây, chi phí tiếp khách từng bị giới hạn không vượt quá 10% tổng số chi phí được trừ (theo Thông tư 123/2012/TT-BTC), sau đó là 15% (theo Thông tư 78/2014/TT-BTC). Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, Điểm m Khoản 2 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp đã được bãi bỏ bởi Luật số 71/2014/QH13. Điều này có nghĩa là, hiện nay chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn về định mức và sẽ được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và mục đích sử dụng.
Hồ sơ, chứng từ cần có khi hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý
Để chi phí tiếp khách được coi là hợp lý, bộ hồ sơ chứng từ cần bao gồm:
Hóa đơn
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền của nhà hàng cũng được xem là hóa đơn hợp lệ nếu đáp ứng đủ thông tin và có mã số thuế.
Chứng từ thanh toán
- Bill thanh toán và đơn hàng đi kèm (nếu không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ).
- Phiếu thu tiền (trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên [3, 5b, 7, 33, 45c, 70, 101, 116, 127].
Các giấy tờ kèm theo khác
- Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống, chi phí phát sinh.
- Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế (nếu khách đặt trước).
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định rõ về chi phí tiếp khách và hạn mức.
- Giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng (nếu có).
- Các tài liệu như thư mời, danh sách khách mời để chứng minh mục đích hợp lệ của chi phí.
Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý chi tiết
Chi phí tiếp khách thường được tính vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện như sau:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng): Ghi nhận chi phí thực tế phát sinh.
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ): Ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), hoặc TK 131 (Phải trả người bán): Ghi nhận tổng số tiền thanh toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 2.000.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế GTGT là 200.000 đồng:
- Nợ TK 642: 2.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 200.000 đồng
- Có TK 111/112/131: 2.200.000 đồng
Hạch toán chi phí tiếp khách theo Quyết định 48
Đối với Quyết định 48, chi phí tiếp khách cũng được hạch toán theo các tài khoản tương tự:
- Nợ TK 6421/6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Ghi nhận chi phí thực tế phát sinh.
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT): Ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 111/112/131 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng/Phải trả người bán): Ghi nhận tổng số tiền phải thanh toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp chi 1.500.000 đồng cho chi phí tiếp khách và thuế GTGT là 150.000 đồng:
- Nợ TK 6421 (hoặc TK 6422): 1.500.000 đồng
- Nợ TK 1331: 150.000 đồng
- Có TK 111/112/131: 1.650.000 đồng
Hạch toán chi phí tiếp khách không có hóa đơn
Khi chi phí tiếp khách không có hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch:
- Lập chứng từ thay thế: Cần lập biên bản chi tiêu, phiếu chi hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách. Các chứng từ này phải được ký nhận bởi người có thẩm quyền.
- Ghi sổ kế toán: Hạch toán chi phí tiếp khách vào các tài khoản phù hợp như TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Lưu trữ biên bản chi tiêu: Các biên bản chi tiêu cần được ký xác nhận bởi người chịu trách nhiệm và người nhận chi phí.
- Giấy tờ liên quan: Lưu giữ các tài liệu như thư mời, danh sách khách mời và các chứng từ khác để chứng minh mục đích hợp lệ của chi phí tiếp khách.
- Mục đích hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí tiếp khách phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có liên quan đến các công việc cụ thể.
- Đủ điều kiện khấu trừ thuế: Chỉ những chi phí tiếp khách hợp lý bắt buộc phải có chứng từ hợp lệ mới được phép khấu trừ thuế theo quy định pháp luật.
- Theo dõi chi phí: Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao chi phí tiếp khách để đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến.
- Báo cáo tài chính: Các chi phí tiếp khách hợp lý cần được cập nhật đầy đủ vào báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Những lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí tiếp khách
Khi hạch toán chi phí tiếp khách, đặc biệt là để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, có một số lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp mà doanh nghiệp cần tránh. Dưới đây là tổng hợp chi tiết:
Cách ghi tên hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn
Khi lập hóa đơn cho chi phí tiếp khách, doanh nghiệp cần lưu ý ghi tên hóa đơn là “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách” vì không có mã ngành nghề cụ thể cho “Tiếp khách” trong Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh. Hóa đơn ghi tên hàng hóa, dịch vụ là “Dịch vụ ăn uống”, “Ăn uống tiếp khách”, “Cơm tiếp khách” cần phải kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống đã sử dụng.
Phân biệt hóa đơn và bill thanh toán
Nhiều kế toán viên thường nhầm lẫn giữa hóa đơn và bill thanh toán. Thực tế, nhiều nhà hàng chỉ phát hành bill thanh toán và không có giá trị sử dụng như một hóa đơn hợp lệ. Nếu chỉ dựa vào bill thanh toán, sẽ không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí tiếp khách vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí không được trừ khác
Một số chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động giải trí cá nhân cho ban lãnh đạo hoặc khách hàng (ví dụ: chi phí chơi golf) thường không được coi là chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và do đó không được khấu trừ thuế GTGT, cũng không được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu chi phí này ghi rõ tên cá nhân được hưởng, sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó.
Tối ưu hóa quản lý chi phí tiếp khách hợp lý với Giải pháp Bizzi
Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, đóng vai trò như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi. Nền tảng này tích hợp hơn 30 tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào
Bizzi sử dụng Bizzi Bot với công nghệ RPA và AI để tự động tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn đầu vào. Giải pháp này giúp:
- Tự động đối soát hóa đơn – PO – GR: Đối chiếu chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch.
- Xác minh nhà cung cấp hợp lệ: Kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế.
- Cảnh báo hóa đơn rủi ro: Phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro.
- Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào: Với thời hạn lưu trữ 10 năm, đảm bảo tuân thủ quy định.
- Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán: Đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Quản lý và giám sát chi tiêu hiệu quả (Bizzi Expense)
Tính năng Bizzi Expense giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu một cách chặt chẽ:
- Thiết lập và giám sát ngân sách: Phân bổ ngân sách theo phòng ban/dự án và cảnh báo khi chi tiêu vượt ngân sách.
- Hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động: Giúp đẩy nhanh quá trình duyệt các yêu cầu chi tiêu với luồng phê duyệt linh hoạt.
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực và báo cáo chi phí: Cung cấp thông tin cập nhật và báo cáo chi tiết theo danh mục, phòng ban hoặc dự án.
- Thiết lập và thực thi các chính sách chi tiêu: Đảm bảo tuân thủ nội quy công ty.
- Xác thực hóa đơn điện tử: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo quy định kế toán.
- Gắn chi tiêu vào từng dự án hoặc nhiệm vụ: Dễ dàng theo dõi và báo cáo.
Tích hợp với các hệ thống kế toán & ERP
Bizzi tích hợp API với các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp đồng bộ dữ liệu một cách liền mạch. Điều này giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và tối ưu hóa hoạt động kiểm soát chứng từ, sổ sách kế toán, tăng tốc độ cho bước hạch toán chi phí tiếp khách.
Kết luận
Tóm lại, việc hạch toán chi phí tiếp khách đúng quy định là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quyết toán thuế. Với các quy định hiện hành, chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn định mức, nhưng yêu cầu về chứng từ, hóa đơn hợp lệ và mục đích sử dụng vẫn rất chặt chẽ.
Áp dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi có thể hỗ trợ đáng kể doanh nghiệp trong việc tự động hóa, kiểm soát và đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của các khoản chi phí này, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tiếp khách hợp lý, năng lực quản lý tài chính – thuế.
Bizzi sẵn sàng lắng nghe vấn đề của doanh nghiệp để thiết kế phần mềm tối ưu, đáp ứng nhu cầu giải quyết bài toán về chi phí. Để trải nghiệm các giải pháp từ Bizzi, đăng ký dùng thử sản phẩm tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/