Chi phí tiếp khách phát sinh khá thường xuyên khi doanh nghiệp gặp gỡ khách hàng, đối tác, tổ chức buổi làm việc hoặc dùng bữa để phục vụ hoạt động kinh doanh. Với kế toán, vấn đề không chỉ là “có hóa đơn hay không”, mà còn phải xác định đúng bản chất khoản chi, tài khoản hạch toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thuế.
Từ năm 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần phân loại chi phí tiếp khách theo bộ phận phát sinh. Khoản tiếp khách phục vụ hoạt động bán hàng có thể được ghi nhận vào TK 6418; khoản thuộc quản lý chung có thể được ghi nhận vào TK 6428. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 tiếp tục sử dụng hệ thống tài khoản của chế độ này.
Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
Không có một tài khoản duy nhất áp dụng cho tất cả chi phí tiếp khách. Tài khoản sử dụng phụ thuộc vào bản chất khoản chi và bộ phận phát sinh.
Nếu cần xem lại nguyên tắc chung trước khi đi vào từng tình huống, có thể tham khảo bài hạch toán chi phí trong doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, cách phân loại nên bắt đầu từ nơi và mục đích phát sinh khoản chi:
| Tình huống | Tài khoản | Bản chất |
|---|---|---|
| Tiếp khách phục vụ trực tiếp hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, phát triển thị trường | TK 6418 | Chi phí bằng tiền khác thuộc chi phí bán hàng |
| Tiếp khách phục vụ ban lãnh đạo, quản lý chung hoặc hoạt động điều hành doanh nghiệp | TK 6428 | Chi phí bằng tiền khác thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp |
Khi cần phân loại sâu hơn, có thể xem thêm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí tiếp khách theo Thông tư 133
Với doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, cần sử dụng hệ thống tài khoản của chế độ này thay vì lấy nguyên hệ thống tài khoản của Thông tư 99 sang áp dụng.
| Bản chất khoản chi | Tài khoản theo TT133 |
|---|---|
| Phục vụ hoạt động bán hàng | TK 6421 – Chi phí bán hàng |
| Phục vụ quản lý doanh nghiệp | TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
Thông tư 133 hiện vẫn là chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng đã có nội dung được sửa đổi, vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra đúng văn bản và chính sách kế toán đang áp dụng.
Các tài khoản đối ứng thường gặp
Hồ sơ thanh toán chi phí tiếp khách hợp lý gồm những gì?
Một bộ hồ sơ tốt không phải là càng nhiều giấy tờ càng tốt. Điều quan trọng là chứng từ phải phù hợp với giao dịch thực tế, nhất quán với quy trình nội bộ và đủ để giải thích khoản chi khi cần kiểm tra.
Nhóm chứng từ cốt lõi
| Nhóm hồ sơ | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Hóa đơn | Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ hợp pháp tương ứng với dịch vụ thực tế. |
| Thanh toán | Chứng từ thể hiện cách doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đã thanh toán. |
| Phê duyệt nội bộ | Đề nghị chi, phê duyệt chi hoặc hồ sơ tương đương nếu quy chế doanh nghiệp yêu cầu. |
| Mục đích chi | Thông tin đủ để xác định khoản tiếp khách phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. |
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC tạo thành khung pháp lý mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Do đó, hướng dẫn cũ chỉ dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC không nên được dùng như căn cứ hiện hành duy nhất.
Bizzi đã có bài tổng hợp riêng về Nghị định 254 và Thông tư 91 về hóa đơn điện tử nếu kế toán cần theo dõi sâu hơn phần lập, xử lý và quản lý hóa đơn.
Bill nhà hàng có thay thế hóa đơn được không?
Bill order, bill thanh toán hoặc phiếu tính tiền thông thường chủ yếu phản ánh thông tin gọi món hoặc số tiền cần thanh toán. Chúng có thể hỗ trợ đối chiếu nhưng không nên mặc định là hóa đơn hợp pháp.
Ngược lại, nếu nhà hàng phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng quy định hiện hành thì đây là hóa đơn điện tử. Vì vậy, khi nhân viên gửi hồ sơ quyết toán, kế toán nên xác định loại chứng từ thực tế thay vì chỉ nhìn hình thức “tờ giấy được in ra từ máy tính tiền”.
Có bắt buộc phải có thư mời, danh sách khách hoặc hợp đồng?
Không nên áp dụng một checklist cứng cho mọi khoản tiếp khách. Trong từng tình huống, email trao đổi với khách hàng, lịch làm việc, booking nhà hàng, biên bản cuộc họp, danh sách người tham dự hoặc thông tin về sự kiện có thể giúp doanh nghiệp chứng minh rõ hơn mục đích kinh doanh của khoản chi.
Khi nào chi phí tiếp khách được trừ TNDN và khấu trừ VAT?
Khi kiểm tra thuế, nên tách riêng điều kiện đối với thuế TNDN và thuế GTGT đầu vào. Hai cơ chế này có liên quan nhưng không phải là một.
Điều kiện đối với thuế TNDN
Theo khung thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp cần kiểm tra ba nhóm điều kiện: khoản chi thực tế có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch thuộc ngưỡng áp dụng.
Nếu doanh nghiệp vẫn dùng checklist cũ với mốc 20 triệu đồng thì nên cập nhật. Bizzi có bài chuyên sâu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để xử lý các hình thức thanh toán và trường hợp đặc thù.
Điều kiện khấu trừ VAT đầu vào
Đối với VAT, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động chịu thuế, hóa đơn hợp lệ và điều kiện thanh toán. Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm VAT; một số trường hợp tại Điều 26 đã được sửa đổi bởi Nghị định 144/2026/NĐ-CP.
Chi phí tiếp khách có bị khống chế 10% hoặc 15% không?
Hiện không còn mức trần chung 10% hoặc 15% riêng cho chi phí tiếp khách như các quy định cũ từng áp dụng.
Tuy nhiên, “không bị khống chế theo tỷ lệ” không có nghĩa doanh nghiệp có thể đưa mọi khoản ăn uống, giao tế vào chi phí mà không cần giải trình. Khoản chi vẫn phải được xem xét theo mục đích kinh doanh, hồ sơ và điều kiện thuế hiện hành.
Doanh nghiệp vẫn nên thiết lập hạn mức tiếp khách nội bộ theo chức danh, phòng ban, khách hàng hoặc loại sự kiện. Đây là công cụ quản trị ngân sách và kiểm soát nội bộ, không phải mức trần thuế 15%.
Hóa đơn tiếp khách có rượu bia có được tính chi phí không?
Không nên mặc định một hóa đơn ăn uống bị loại chỉ vì trên hóa đơn có rượu hoặc bia.
Điểm kế toán và thuế cần xem xét vẫn là mục đích thực tế của giao dịch. Một khoản ăn uống có rượu bia phát sinh trong buổi làm việc với khách hàng, có căn cứ cho thấy phục vụ hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ sẽ khác về bản chất so với khoản mua rượu bia phục vụ tiêu dùng cá nhân không liên quan đến doanh nghiệp.
- Khoản chi có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh không?
- Hóa đơn và chứng từ có phù hợp không?
- Điều kiện thanh toán có được đáp ứng không?
- VAT đầu vào có đáp ứng điều kiện khấu trừ theo trường hợp thực tế không?
Việc có rượu bia không thay thế việc kiểm tra bốn yếu tố trên.
Cách hạch toán chi phí tiếp khách trong các tình huống thường gặp
1. Doanh nghiệp thanh toán trực tiếp
Giả sử khoản tiếp khách thuộc bộ phận bán hàng và doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99:
Nếu khoản tiếp khách phục vụ quản lý chung, thay TK 6418 bằng TK 6428. Điểm quan trọng không phải là nhớ một bút toán cố định mà là chọn đúng tài khoản theo mục đích phát sinh.
2. Đã nhận hóa đơn nhưng chưa thanh toán nhà hàng hoặc nhà cung cấp
Khi thanh toán:
Với giao dịch thuộc ngưỡng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, bộ phận kế toán cần tiếp tục theo dõi điều kiện thanh toán thay vì cho rằng “đã hạch toán xong” đồng nghĩa với “đã hoàn tất điều kiện thuế”.
3. Doanh nghiệp tạm ứng tiền cho nhân viên đi tiếp khách
Khi doanh nghiệp giao tiền trước cho nhân viên:
Khi nhân viên hoàn thành công việc và nộp hồ sơ quyết toán được phê duyệt:
Số tiền thừa hoặc thiếu được xử lý theo hồ sơ thanh toán tạm ứng và quy chế của doanh nghiệp. Nếu nghiệp vụ này phát sinh thường xuyên, có thể xem thêm quy trình tạm ứng và hoàn ứng.
4. Nhân viên dùng tiền cá nhân thanh toán hộ doanh nghiệp
Trường hợp này cần phân biệt với “tạm ứng”. Nếu doanh nghiệp chưa giao tiền cho nhân viên trước khi chi thì không nên tự động đưa toàn bộ nghiệp vụ qua TK 141 chỉ vì người chi là nhân viên.
Về VAT, pháp luật có quy định trường hợp hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế được ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt. Vì vậy, hồ sơ ủy quyền, phương thức thanh toán và cách hoàn tiền cần được thiết kế nhất quán.
Bizzi có hướng dẫn riêng về tạm ứng, thanh toán tạm ứng và trường hợp nhân viên thanh toán thay doanh nghiệp.
Chi phí tiếp khách không có hóa đơn xử lý thế nào?
Đây là tình huống cần xử lý thận trọng vì “có phát sinh tiền thật” không đồng nghĩa với “đủ điều kiện thuế”.
Không nên dùng phiếu chi để “thay” hóa đơn
Phiếu chi, đề nghị thanh toán, bill ăn uống hoặc biên bản nội bộ có thể chứng minh một phần quá trình giao dịch và luân chuyển tiền trong doanh nghiệp. Nhưng các chứng từ này không mặc nhiên biến thành hóa đơn.
Nếu nhà hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn mà doanh nghiệp chỉ giữ một bill tính tiền, kế toán không nên kết luận rằng “lập thêm phiếu chi là đủ hồ sơ”.
Ghi nhận kế toán và điều kiện thuế phải được xem xét riêng
Nếu một khoản chi thực tế đã phát sinh, doanh nghiệp vẫn cần xem xét bản chất giao dịch để phản ánh sổ sách phù hợp theo nguyên tắc kế toán. Tuy nhiên, khi xác định chi phí được trừ TNDN hoặc quyền khấu trừ VAT, việc thiếu hóa đơn/chứng từ theo yêu cầu pháp luật là một vấn đề riêng và phải được đánh giá theo đúng trường hợp.
7 sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí tiếp khách
- Đưa tất cả chi phí tiếp khách vào TK 642.Khoản tiếp khách phát sinh tại bộ phận bán hàng và phục vụ hoạt động bán hàng cần được phân loại theo đúng bản chất, thay vì mặc định là chi phí quản lý.
- Nhầm TK 131 với TK 331.TK 131 là phải thu khách hàng; khoản doanh nghiệp còn nợ nhà hàng hoặc nhà cung cấp cần xem xét TK 331.
- Tiếp tục áp dụng Thông tư 200 như chế độ kế toán hiện hành cho năm tài chính thuộc phạm vi TT99.Thông tư 99 có hiệu lực từ 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200 đối với chế độ kế toán doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng. Nguồn
- Vẫn dùng ngưỡng chuyển khoản 20 triệu đồng.Checklist thuế cần được cập nhật theo mốc 5 triệu đồng trong các trường hợp thuộc phạm vi điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đồng nhất bill tính tiền với hóa đơn.Bill hỗ trợ đối chiếu giao dịch nhưng không phải lúc nào cũng là hóa đơn điện tử hợp pháp.
- Chỉ kiểm tra hóa đơn mà không kiểm tra mục đích chi.Hóa đơn đầy đủ về hình thức vẫn chưa giải quyết câu hỏi khoản chi có thực sự liên quan đến hoạt động kinh doanh hay không.
- Quy trình nhân viên chi hộ không thống nhất.Người thanh toán, phương thức thanh toán, hồ sơ ủy quyền và cách doanh nghiệp hoàn tiền cần phản ánh cùng một bản chất nghiệp vụ.
Kiểm soát chi phí tiếp khách từ trước khi phát sinh thay vì chỉ kiểm tra cuối tháng
Hạch toán đúng là bước cần thiết, nhưng nếu phòng Tài chính chỉ bắt đầu kiểm tra khi nhân viên mang hóa đơn về cuối tháng thì nhiều rủi ro đã xảy ra từ trước: vượt hạn mức, thiếu phê duyệt, thanh toán sai phương thức hoặc chứng từ không đáp ứng chính sách doanh nghiệp.
Yêu cầu chi
Phê duyệt
Thanh toán
Hóa đơn
Đối soát
Hạch toán
Một quy trình quản lý chi phí tiếp khách hiệu quả nên nối được các bước trên thay vì để từng phòng ban tự lưu chứng từ và gửi về kế toán sau khi khoản chi đã hoàn tất.
Câu hỏi thường gặp về chi phí tiếp khách
Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, chi phí tiếp khách phục vụ bộ phận bán hàng có thể được ghi nhận vào TK 6418; khoản tiếp khách thuộc quản lý chung có thể được ghi nhận vào TK 6428. Với doanh nghiệp áp dụng TT133, thường sử dụng TK 6421 hoặc 6422 tùy bản chất.
Chi phí ăn uống tiếp khách cần chứng từ gì?
Cần kiểm tra hóa đơn/chứng từ phù hợp, chứng từ thanh toán và hồ sơ thể hiện khoản chi phục vụ hoạt động doanh nghiệp. Tùy quy chế và tình huống, có thể cần thêm đề nghị chi, phê duyệt, hồ sơ tạm ứng/hoàn ứng hoặc tài liệu chứng minh mục đích cuộc gặp.
Chi phí tiếp khách từ 5 triệu đồng thanh toán tiền mặt có được trừ không?
Đối với giao dịch thuộc điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo khung thuế TNDN hiện hành, khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần được kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cần đối chiếu thêm trường hợp cụ thể, thời điểm thanh toán và hồ sơ thực tế.
Hóa đơn tiếp khách có rượu bia có được khấu trừ VAT không?
Không nên quyết định chỉ dựa trên việc hóa đơn có rượu bia. Cần xem khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế hay không, hóa đơn có hợp lệ không và điều kiện thanh toán có được đáp ứng không.
Chi phí tiếp khách có còn bị khống chế 15% không?
Không còn áp dụng một mức trần chung 10% hoặc 15% riêng cho chi phí tiếp khách như trước đây. Tuy nhiên, khoản chi vẫn phải đáp ứng các điều kiện thuế hiện hành và doanh nghiệp vẫn nên thiết lập định mức nội bộ để kiểm soát ngân sách.
Chi phí tiếp khách theo TT99 và TT133 hạch toán khác nhau thế nào?
TT99 sử dụng TK 6418 cho chi phí tiếp khách thuộc bộ phận bán hàng và TK 6428 cho chi phí tiếp khách thuộc quản lý chung. TT133 sử dụng hệ thống tài khoản riêng của DNNVV, thường là TK 6421 và 6422 theo bản chất khoản chi.
Chi phí tiếp khách tiếng Anh là gì?
Trong bối cảnh doanh nghiệp, có thể dùng business entertainment expenses, client entertainment expenses hoặc entertainment expenses tùy mục đích báo cáo và chính sách chi phí.
Kết luận
Hạch toán chi phí tiếp khách đúng trong năm 2026 không chỉ là chọn giữa TK 641 và 642. Kế toán cần nhìn toàn bộ nghiệp vụ từ mục đích chi, bộ phận phát sinh, chế độ kế toán đang áp dụng, hóa đơn, phương thức thanh toán đến điều kiện TNDN và VAT.
Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, điểm quan trọng là phân biệt chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng với chi phí tiếp khách thuộc quản lý chung. Đồng thời, checklist thuế cần được cập nhật sang ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt 5 triệu đồng trong các trường hợp áp dụng.
Khi quy mô chi tiêu tăng, việc số hóa từ khâu đề nghị và phê duyệt đến thanh toán, đối soát và hạch toán sẽ giúp phòng Tài chính – Kế toán giảm phụ thuộc vào việc kiểm tra chứng từ thủ công sau khi chi phí đã phát sinh.
