Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đã quen với việc hệ thống quản lý chi phí truyền thống thông qua hóa đơn chứng từ giấy, các bảng tính excel, các tài liệu doc, trình ký thủ công qua nhiều cấp bậc trong công ty.
Mặt khác, bộ chứng từ thu thập bằng giấy, biên lai, hóa đơn,… là những giấy tờ quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Tuy nhiên, với khối lượng giấy tờ khổng lồ và hạn chế về kho lưu trữ, thông thường các doanh nghiệp chỉ có thể lưu trữ trong vòng 3 – 5 năm.
Nắm bắt xu hướng công nghệ, hầu hết doanh nghiệp trên thế giới đặc biệt là các quốc gia lớn như Mỹ, Trung Quốc, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản… đã từ bỏ hình thức quản lý chi phí truyền thống này để chuyển sang quản lý chi phí hoàn toàn bằng giải pháp ứng dụng công nghệ. Một vài ví dụ điển hình về các hệ thống quản lý chi phí nổi tiếng có thể kể đến như SAP Concur, Expensify, Chrome River,… với nhiều ưu điểm vượt trội.
Việc chuyển đổi hình thức quản lý chi phí bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đang là xu hướng tất yếu trong thời đại số. Có thể nói, đây là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng kiểm soát chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Hãy cùng Bizzi tìm hiểu về Hệ thống quản lý chi phí (Expense management) trong bài viết này nhé!
Hệ thống quản lý chi phí (Expense management) là gì?
Hệ thống quản lý chi phí hay Expense management là gì?
Quản lý chi phí là hệ thống các quy trình được doanh nghiệp triển khai để xử lý, thanh toán và kiểm toán các khoản chi phí phát sinh từ nhân viên. Những khoản chi phí này bao gồm, nhưng không giới hạn, chi phí công tác và chi phí tiếp khách. Quản lý chi phí là một quy trình mà doanh nghiệp ứng dụng để xây dựng và thiết lập chính sách, giám sát việc thực hiện và phê duyệt chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Phần mềm quản lý chi phí được sử dụng để hỗ trợ tự động hóa quy trình phê duyệt, yêu cầu chi phí, kiểm toán và hoàn trả trong doanh nghiệp. Phần mềm này có thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm theo mô hình cấp phép, triển khai và dịch vụ hỗ trợ, hoặc theo mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Các nhà cung cấp SaaS cung cấp ứng dụng web theo yêu cầu do bên thứ ba quản lý, giúp cải thiện hiệu quả của việc quản lý chi phí.
Hệ thống Quản lý chi phí có thể giúp gì cho doanh nghiệp?
Hệ thống quản lý chi phí đóng vai trò chìa khóa cho sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào. Nhờ vào hệ thống này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, gia tăng lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của tất cả các bên liên quan.
Đối với Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
-
Tổng hợp các thông tin và tự động báo cáo tổng quan và chi tiết về tình hình chi tiêu của doanh nghiệp trên một hệ thống tại bất cứ thời điểm nào.
-
Theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình chi thực tế so với kế hoạch chi và đưa ra các cảnh báo vượt hạn mức để kịp thời điều chỉnh.
-
Cung cấp hệ thống ghi nhận thông tin rõ ràng theo từng hạng mục, phòng ban, dự án,… giúp xác định chính xác loại chi phí cần cắt giảm.
-
Theo dõi dòng tiền, dự báo nhu cầu vốn, đảm bảo thanh khoản cho doanh nghiệp.
Đối với Kế toán:
-
Tự động hóa việc thu thập, lưu trữ, xử lý hóa đơn, chứng từ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
-
Tự động tính toán, kiểm tra, giúp giảm thiểu sai sót trong việc xử lý chi phí.
-
Cung cấp dữ liệu chính xác cho việc lập kế hoạch và dự báo tài chính.
-
Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế nhờ dữ liệu có độ chính xác cao.
-
Tập trung vào công việc chuyên môn, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Đối với Nhân viên:
-
Thực hiện thanh toán các chi phí công tác, tiếp khách, mua sắm,… dễ dàng hơn.
-
Hệ thống giúp nhân viên nắm rõ quy định về chi phí, tăng cường sự minh bạch và tin tưởng trong doanh nghiệp.
-
Giảm thời gian và công sức trong việc báo cáo chi phí.
Hiện nay, thị trường Việt Nam hoạt động sôi nổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp Quản lý chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải hệ thống nào cũng đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mang lại hiệu quả tối ưu.
Hệ thống Quản lý chi phí của Bizzi – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam
Bizzi tự hào là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp giải pháp quản lý chi phí toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt nâng tầm hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận. Ngoài việc đảm bảo các lợi ích như trên, Bizzi Expense còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://bizzi.vn/giai-phap-quan-ly-chi-phi-doanh-nghiep
Hệ thống Bizzi sở hữu những lợi thế vượt trội so với các giải pháp khác trên thị trường:
Lập kế hoạch ngân sách, tự động đối soát và cảnh báo kịp thời với chi phí phát sinh
-
Khởi tạo kế hoạch ngân sách sử dụng trong năm và linh động phân bổ từng dự án/phòng ban tùy nhu cầu.
-
Cảnh báo vượt dự chi khi báo cáo chi phí cho những yêu cầu chi tiêu đã duyệt.
-
Cảnh báo vượt ngân sách khi tạo và phê duyệt yêu cầu/báo cáo chi tiêu.
-
Theo dõi dashboard tổng quan ngân sách và tình hình sử dụng chi phí theo nhiều đối tượng: danh mục, đơn vị, nhân viên,…
Chuyển đổi đề nghị thanh toán từ giấy sang điện tử
-
Loại bỏ hoàn toàn quy trình thủ công rườm rà, tốn thời gian và chi phí.
-
Xử lý đề nghị thanh toán nhanh chóng, chính xác, chỉ với vài thao tác đơn giản.
-
Dữ liệu được lưu trữ an toàn, truy xuất dễ dàng, giúp theo dõi và kiểm soát chi phí hiệu quả.
Quản lý mọi loại chi phí:
-
Hệ thống hỗ trợ quản lý tất cả các loại chi phí phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm:
-
Chi phí công tác: Vé máy bay, tàu xe, khách sạn, ăn uống,…
-
Chi phí mua sắm: Vật tư, nguyên liệu, thiết bị,…
-
Chi phí tiếp khách: Ăn uống, giải trí,…
-
-
Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân bổ chi phí cho từng dự án, bộ phận, nhân viên một cách chính xác.
-
Hệ thống cho phép thiết lập quy trình phê duyệt linh hoạt theo từng loại chi phí, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ.
Thu thập được mọi dữ liệu chi phí:
-
Bizzi tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử, biên lai, giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin chi phí một cách nhanh chóng và chính xác.
-
Hệ thống có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:
-
Email
-
Ứng dụng di động
-
Phần mềm kế toán
-
-
Doanh nghiệp có thể nắm bắt toàn bộ thông tin chi phí một cách thống nhất, giúp việc quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Thu được cả hóa đơn điện tử & biên lai:
-
Bizzi hỗ trợ thu thập và lưu trữ cả hóa đơn điện tử và biên lai, giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.
-
Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế.
Cùng nhiều tính năng khác như hỗ trợ đặt vé tàu xe, vé máy bay, khách sạn khi đi công tác
-
Thiết lập chính sách công tác về hạn mức thời gian, hạn mức chi tiêu tùy theo địa điểm và cấp bậc nhân viên.
-
Đặt vé tàu xe, máy bay, khách sạn theo yêu cầu đã duyệt phù hợp với ngân sách và chính sách công tác.
-
Bizzi đề xuất vé phù hợp theo yêu cầu công tác đã tạo và chính sách của nhân viên.
-
Thực hiện thanh toán vé dễ dàng ngay trên nền tảng.
Tài trợ vốn bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp
So với các giải pháp quản lý chi phí Việt Nam, hệ thống quản lý chi phí Bizzi có những điểm khác biệt nổi bật như tích hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp với “lợi ích kép”:
-
Bổ sung nguồn vốn lưu động
-
Tiết kiệm chi phí, quản trị dòng tiền chặt chẽ
Ngoài ra, Bizzi cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá phù hợp và cạnh tranh nhất trên thị trường so với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Hệ thống Quản lý Chi phí Bizzi là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại công nghệ 4.0. Với những tính năng ưu việt và lợi ích thiết thực, Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp nâng tầm hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận và gia tăng sự hài lòng của nhân viên.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí hệ thống Quản lý chi phí Bizzi ngay hôm nay!