Hóa đơn đầu vào là chứng từ tài chính – kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí, khấu trừ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch. Việc kiểm soát tốt hóa đơn đầu vào là nền tảng cho công tác quản lý thuế, tài chính và tuân thủ pháp luật.

Không chỉ cần nắm được bản chất hoá đơn đầu vào là gì mà việc tìm cách quản lý lượng hoá đơn khổng lồ một cách hiệu quả cũng là điều khiến bộ phận KT-TC đau đầu. Hãy đi tìm lời giải cho bài toán này trong bài viết dưới đây của Bizzi.

Tổng quan về hóa đơn đầu vào

Dưới đây là tổng quan đầy đủ và dễ hiểu về hóa đơn đầu vào, giúp bạn nắm vững khái niệm, vai trò, phân loại và những lưu ý khi sử dụng:

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, hoặc sử dụng dịch vụ nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Nó là chứng từ chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ.

Vai trò và ý nghĩa của hoá đơn đầu vào là gì?

Hoá đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán thuế với cơ quan thuế; là chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Hoá đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra những quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông; kiểm soát chi phí và quản lý tài chính minh bạch.

Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào là gì?

Để hóa đơn đầu vào có giá trị pháp lý và phục vụ cho mục đích kế toán, nó cần đi kèm với các chứng từ liên quan:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: Dùng để xác định các điều khoản, quyền, và nghĩa vụ của bên bán và bên mua; cần bổ sung phụ lục nếu hợp đồng không liệt kê chi tiết danh mục hàng hóa.
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: Ghi rõ thời điểm, địa điểm, số lượng, chất lượng, và trạng thái bàn giao.
• Phiếu nhập kho: Ghi rõ nguồn gốc, số lượng, đơn giá, và thành tiền của hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định được nhập kho.
• Phiếu thu, biên lai, hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Chứng minh việc thanh toán và ghi rõ số tiền, lý do, tài khoản ngân hàng.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Ghi rõ thời điểm, kết quả, và cam kết của hai bên liên quan đến hợp đồng.
• Các chứng từ khác: Hợp đồng vận chuyển, phiếu vận chuyển, hóa đơn vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm, tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa (C/O, C/Q).

Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai loại hóa đơn quan trọng nhưng có vai trò và ý nghĩa khác nhau trong hoạt động kinh doanh và thuế của doanh nghiệp.

• Nguồn gốc: Hóa đơn đầu vào là hóa đơn doanh nghiệp nhận được khi mua, còn hóa đơn đầu ra là hóa đơn doanh nghiệp xuất khi bán.
• Ý nghĩa về thuế: Hóa đơn đầu vào là cơ sở hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, quyết toán thuế GTGT đầu vào; hóa đơn đầu ra là cơ sở hạch toán doanh thu, tính toán tiền thuế, và nộp thuế GTGT đầu ra.
• Ý nghĩa với hoạt động kinh doanh: Hóa đơn đầu vào làm căn cứ chi phí để ra quyết định tài chính; hóa đơn đầu ra làm căn cứ xác định doanh thu để đánh giá hiệu quả kinh doanh, hoạch định chiến lược.
• Chứng từ đi kèm: Các chứng từ đi kèm khác nhau tùy thuộc vào vai trò là bên mua hay bên bán.

Quy định về hóa đơn đầu vào hợp lệ

Để hóa đơn đầu vào được coi là hợp lệ và hợp pháp, đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định bắt buộc theo pháp luật hiện hành.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là gì?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào cần có các nội dung bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.
• Chữ ký và dấu của người bán, chữ ký của người mua (nếu có).
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).
• Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Thời điểm lập và xuất hóa đơn đầu vào tuân thủ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp cụ thể).
• Đối với hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục công trình: Thời điểm xuất hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hay bàn giao đó.

Thế nào là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào được coi là không hợp lệ khi không đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí bắt buộc về nội dung, tiêu thức hoặc thời điểm xuất.

• Yêu cầu của hóa đơn hợp lệ: Phải thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung không sửa chữa/tẩy xóa, sử dụng cùng một loại mực không phai, và nội dung trên các liên phải thống nhất.
• Các lỗi thường gặp: Thiếu thông tin bắt buộc, sai thời điểm xuất, không có chữ ký/dấu theo quy định, hoặc không đúng định dạng theo quy định. Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Các vấn đề pháp lý và xử phạt liên quan đến hóa đơn đầu vào là gì?

Các vấn đề pháp lý và xử phạt liên quan đến hóa đơn đầu vào thường xuất phát từ việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, kê khai sai, hoặc vi phạm quy định thuế. Dưới đây là tổng hợp đầy đủ và rõ ràng những rủi ro pháp lý và mức phạt phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?

Doanh nghiệp làm mất hoặc hư hỏng hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4, Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP):

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hư hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán, và có tình tiết giảm nhẹ; hoặc hóa đơn sai đã xóa bỏ và người bán lập hóa đơn thay thế.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng minh việc mua bán và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp người mua làm mất hóa đơn, phải có biên bản ghi nhận sự việc giữa người bán và người mua.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập; làm mất liên giao khách hàng đã kê khai thuế nhưng không có tình tiết giảm nhẹ; làm mất hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng: Đối với hành vi người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào trong quá trình lưu trữ trừ các trường hợp trên.
• Trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn: Bên nào giao dịch với bên thứ ba sẽ chịu xử phạt và phải lập biên bản ghi nhận sự việc.

Xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan, doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào tương ứng. Đây được xem là hành vi vi phạm pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn.

• Hậu quả và mức phạt:
  • Phạt cảnh cáo: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
  • Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp cảnh cáo).
  • Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật (trừ các trường hợp trên).
• Rủi ro khác: Không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, không hợp thức hóa chi phí, tăng số thuế phải nộp, có thể bị ấn định hoặc truy thu thuế khi kiểm tra.

Không kê khai hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Việc kê khai hóa đơn đầu vào là quyền của doanh nghiệp, không phải là hành vi bắt buộc.

• Ảnh hưởng: Doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính của doanh nghiệp.
• Xử phạt: Không kê khai hóa đơn đầu vào không bị xử phạt trực tiếp trừ khi có dấu hiệu gian lận, trốn thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn để tránh bị phạt về hành vi làm mất hóa đơn hoặc trốn thuế.

Quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả

Quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào không chỉ là trách nhiệm kế toán, mà còn giúp bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro thuế và pháp lý. Với quy trình rõ ràng + phần mềm phù hợp, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi cần tra cứu hay quyết toán thuế.

Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp có thể kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng các cách sau:

• Tra cứu trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html, điền các thông tin như mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực và nhấp tìm kiếm.
• Sử dụng website/phần mềm chuyên biệt: Các phần mềm như iHOADON, MISA meInvoice, E-invoice có tính năng kiểm tra tự động tính hợp lệ hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Quy định lưu trữ hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào cần được bảo quản và lưu trữ theo các quy định sau:

• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán, tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có khả năng truy cập, sử dụng, và xác định nguồn gốc/thời gian gửi/nhận.

Các phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào truyền thống và hạn chế

Kế toán thường sử dụng các phương pháp thủ công hoặc bán tự động để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, nhưng chúng có nhiều hạn chế:

• Lưu trữ bằng email: Thuận tiện trong phân loại và tra cứu theo ngày gửi, nhà cung cấp. Tuy nhiên, tính chuyên nghiệp không cao, có nguy cơ mất dữ liệu khi email bị khóa.
• Lưu trữ trên ổ cứng máy tính hoặc các dịch vụ đám mây (Google Drive, Dropbox): Dễ dàng truy cập và phân loại. Hạn chế là nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố nếu không sao lưu, và mất thời gian tra cứu từng hóa đơn một.
• Kê khai trên Excel: Thuận tiện thống kê, tra cứu. Nhưng có rủi ro sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công từ hóa đơn sang Excel và từ Excel vào phần mềm kế toán.
• In ra giấy để lưu trữ: Giúp tránh mất dữ liệu khi quản lý bằng email, nhưng tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ, khó tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ, vẫn phải hạch toán thủ công.
• Lưu trữ bằng hình ảnh: Dễ thực hiện và phân loại. Tuy nhiên, có thể mất cơ sở dữ liệu nếu thiết bị lưu trữ gặp sự cố, quy trình quản lý phức tạp và mất thời gian đối với lượng hóa đơn lớn.
• Những bất cập chung của quản lý thủ công:
  • Mất nhiều thời gian: Nhập liệu, phân loại, quản lý, kiểm tra thủ công làm giảm hiệu suất công việc.
  • Khó khăn trong tra cứu và giải trình: Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó tìm kiếm thông tin khi cần làm báo cáo hay giải trình thuế.
  • Thường xuyên gặp sai sót: Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót số liệu, thông tin, gây ra phạt thuế.
  • Dữ liệu không tập trung: Dẫn đến quản lý rời rạc, thiếu nhất quán, khó khăn cho nhân sự mới nắm bắt.
  • Khó tổng hợp số liệu cho báo cáo tài chính: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau khiến việc kiểm tra, tổng hợp báo cáo phức tạp, dễ sai lệch.

Ứng dụng giải pháp công nghệ để quản lý hóa đơn đầu vào

Để tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn đầu vào, các doanh nghiệp ngày càng ứng dụng các phần mềm chuyên biệt. Bizzi là một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện và trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi.

Được tin dùng bởi các công ty vừa và lớn thuộc nhiều lĩnh vực như PNJ, GS25, MegaMarket, TIKI,…Bizzi cung cấp giải pháp quản lý chi phí chặt chẽ và hiện đại đã được nghiên cứu và tổng hợp từ cách thực hành tốt nhất (Best practice) của các doanh nghiệp hàng đầu:

• Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way): Bizzi sử dụng Bizzi Bot với công nghệ RPA và AI để tự động tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn. Nó tự động đối soát hóa đơn với PO (đơn đặt hàng) và GR (phiếu nhập kho) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch.

• Hệ thống giúp xác minh nhà cung cấp hợp lệ bằng cách kiểm tra MST, trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế. Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào với thời hạn lưu trữ 10 năm. Cảnh báo hóa đơn rủi ro từ nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường. 

• Cung cấp địa chỉ email riêng cho từng doanh nghiệp: Nhà cung cấp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử về hệ thống Bizzi mà không cần thao tác thủ công.
• Lưu trữ tập trung – quản lý dễ dàng: Tất cả hóa đơn điện tử đều được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất, với giao diện danh sách trực quan giúp người dùng dễ dàng tra cứu, theo dõi và kiểm soát tình trạng hóa đơn theo thời gian thực.
• Tự động tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp dưới định dạng PDF từ các nhà cung cấp, đảm bảo đầy đủ thông tin, bao gồm logo doanh nghiệp, chữ ký số và các chi tiết cần thiết.

• Trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán: Hệ thống cho phép xuất dữ liệu hóa đơn ra file Excel với định dạng đã được tối ưu hóa cho phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót.
• Linh hoạt cấu hình theo nhu cầu kế toán: Bizzi được thiết kế để linh hoạt cấu hình, dễ dàng tùy chỉnh theo quy trình kế toán và đặc thù hệ thống ERP của từng doanh nghiệp, đảm bảo triển khai nhanh và vận hành mượt mà.

Các câu hỏi thường gặp khác về hoá đơn đầu vào là gì?

Dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi liên quan đến hoá đơn đầu vào:

Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào trong mọi trường hợp (ví dụ: nếu không phát sinh hoạt động mua bán). Tuy nhiên, nếu có giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, họ nên có hóa đơn đầu vào để ghi nhận chi phí, chứng minh tính hợp lệ của hoạt động mua bán, làm cơ sở khấu trừ thuế GTGT (nếu có), và làm căn cứ khi bị cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế.

Hóa đơn đầu vào được kê khai trong thời gian bao lâu?

Hóa đơn đầu vào cần được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn, theo quy định của pháp luật về kế toán và hóa đơn. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể cung cấp chứng từ khi cần thiết cho việc kiểm tra, đối chiếu hoặc giải trình thuế.

Kết luận

Hóa đơn đầu vào nếu không được quản lý đúng quy định có thể gây thiệt hại nặng về tài chính, thuế và uy tín doanh nghiệp, thậm chí dẫn đến trách nhiệm hình sự. Do đó, cần thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ và cập nhật liên tục quy định pháp luật.

Hi vọng qua bài viết này, đọc giả sẽ hiểu hơn về khái niệm hoá đơn đầu vào là gì, từ đó đúc rút được phương pháp xử lý – quản lý hoá đơn đầu vào tối ưu, hiệu quả. Để được tư vấn và dùng thử demo bộ giải pháp của Bizzi, click đăng ký ngay tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/