Trong thời đại số, hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc kiểm tra hóa đơn có hợp lệ không không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn hạn chế rủi ro trong các giao dịch kinh doanh.
Một hóa đơn hợp lệ là căn cứ pháp lý quan trọng, chứng minh nguồn gốc sản phẩm, đảm bảo sự minh bạch và uy tín trong hoạt động thương mại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác minh hóa đơn và tránh các rủi ro liên quan.
I. Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Là Gì?
Hoá đơn điện tử trở thành công cụ bắt buộc với toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam. Vì vậy việc sử dụng hoá đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch và thuận tiện trong lưu trữ, mà còn giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, giám sát các giao dịch.
Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng được pháp luật công nhận. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn sai quy định hoặc không hợp lệ, có thể dẫn đến nhiều rủi ro như:
- Không được khấu trừ thuế đầu vào, gây thất thoát chi phí.
- Bị phạt hành chính hoặc truy thu thuế, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Gây khó khăn trong công tác kế toán, kiểm toán và quyết toán thuế.
Vì vậy, việc hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử hợp lệ và các tiêu chí đánh giá là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và phòng tránh rủi ro.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, ký số và gửi bằng phương tiện điện tử bởi cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định pháp luật về kế toán và thuế.
Hóa đơn điện tử có thể:
- Có mã của cơ quan thuế.
- Hoặc không có mã, nhưng phải được cơ quan thuế thông báo chấp nhận trước khi sử dụng.
- Tiêu chí xác định hóa đơn điện tử hợp lệ
Để kiểm tra hoá đơn có hợp lệ không thì hoá đơn đó cần đáp ứng 3 tiêu chí quan trọng: tính hợp pháp, tính hợp lệ, và tính hợp lý.
a. Tính hợp pháp
- Đúng định dạng XML theo tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đầy đủ và chính xác các thông tin:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán/người mua.
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền, thuế suất.
- Chữ ký số và thời điểm lập/ký số.
- Với hóa đơn có mã cơ quan thuế, phải được cấp mã trước khi giao cho bên mua.
- Không thuộc các trường hợp hóa đơn bất hợp pháp quy định tại Khoản 9, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
b. Tính hợp lệ
- Đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.
- Có chữ ký số hợp lệ của người bán.
- Được lập và quản lý đúng nguyên tắc do pháp luật quy định.
c. Tính hợp lý
- Hóa đơn phản ánh giao dịch thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lưu ý: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế vẫn hợp lệ nếu được thông báo chấp nhận sử dụng và tuân thủ các quy định hiện hành.
II. 4 cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ không
Dưới đây là 4 cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, được áp dụng theo các quy định mới nhất từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Đây là cách phổ biến và chính xác nhất để kiểm tra hóa đơn có hợp lệ không.
(Áp dụng theo quy định mới: Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP):
- Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. (Lưu ý: Ngay cả hóa đơn điện tử theo quy định cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC) cũng chuyển sang tra cứu trên cổng thông tin này).
- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc:
- Mã số thuế người bán.
- Loại hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tổng tiền thanh toán.
- Mã capcha.
- Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm” và kiểm tra kết quả:
- Hóa đơn hợp lệ: Màn hình hiển thị thông báo “Đã cấp mã hóa đơn” và thông tin tra cứu cùng thông tin trên hóa đơn điện tử hoàn toàn trùng khớp.
- Hóa đơn không hợp lệ: Màn hình hiển thị thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” hoặc chỉ hiển thị một trong hai trường thông tin (“Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”) hoặc thông tin không khớp.
2. Tra cứu hóa đơn theo quy định cũ
Bạn có thể kiểm tra hoá đơn có hợp lệ không bằng cách áp dụng cho hóa đơn giấy, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn).
- Bước 2: Chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai” => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”).
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”, bao gồm: Mã số thuế người bán HHDV, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Nhập mã xác thực.
- Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” và kiểm tra kết quả tra cứu.
- Hóa đơn hợp lệ: Hệ thống trả kết quả với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”, đồng thời thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.
- Hóa đơn bất hợp pháp: Nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử.
3. Kiểm tra trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế nên đây cũng một trong cách kiểm tra hoá đơn điện tử hợp lệ hiệu quả.
- Bước 1: Truy cập vào website hệ thống hóa đơn điện tử và đăng nhập (theo thông tin Cơ quan Thuế đã cấp).
- Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” sau đó lựa chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào” và nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm: Mã số thuế người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn.
- Bước 4: Chọn “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị kết quả.
4. Tra cứu hóa đơn qua nền tảng bên thứ ba – Bizzi.vn
Nếu doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, việc kiểm tra thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Bizzi.vn cung cấp cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ tự động.
Với Bizzi, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử. Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của Bizzi được cụ thể hóa như sau:
- Bước 1: Truy cập trang và Tải thông tin hóa đơn điện tử lên hệ thống e-invoice Bizzi (file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Sau khi nhận được thông tin của hóa đơn, Bizzi sẽ tiến hành xử lý tự động bao gồm việc đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn với Tổng cục thuế, kiểm tra thông tin người bán và các thông tin khác liên quan. Thời gian xử lý một hoá đơn điện tử sẽ mất từ 10 đến 30s thay vì 5 đến 10 phút cho việc xử lý thủ công.
Sau khi xử lý Bizzi sẽ thông báo cho người dùng biết tình trạng hóa đơn: Đã xử lý, Hoá đơn trùng, Hoá đơn bị lỗi (Không tải được hoá đơn XML, file XML không hợp lệ, không có thông tin tra cứu,…)
- Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn.
Các hoá đơn đã xử lý sẽ được tự động đẩy vào menu Hoá đơn mua vào. Người dùng có thể xem chi tiết thông tin hoá đơn bằng cách nhấn chuột vào số hoá đơn.
– Thông tin chi tiết hoá đơn:
Ngoài việc kiểm tra thông tin hóa đơn, người dùng cũng có thể dán nhãn và đính kèm các thông tin khác như hợp đồng, chứng từ, ghi chú… cho hóa đơn này.
- Bước 3: Hệ thống trả kết quả kiểm tra hóa đơn:
| Kết quả kiểm tra hóa đơn |
Kiểm tra với hệ thống Tổng cục thuế |
|
|
- Bước 4: Xuất dữ liệu.
Các thông tin của hóa đơn được kết xuất theo các định dạng phổ biến trên thị trường như MISA, FAST, SmartPro. Để xuất được file dữ liệu này, bạn nhấn chọn nút góc trên bên phải màn hình tại Menu Hóa đơn mua vào, sau đó chọn định dạng theo nhu cầu
Tự động hóa việc Kiểm tra & Quản lý Hóa đơn với Bizzi.vn
Việc kiểm tra thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót và thiếu minh bạch. Đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, có hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, việc đối chiếu và kiểm tra từng hóa đơn bằng tay gần như bất khả thi. Đây chính là lý do giải pháp tự động hóa ra đời – giúp kiểm tra đồng thời nhiều tiêu chí, đảm bảo tính chính xác, an toàn, và giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
Tại sao cần tự động hóa?
Việc kiểm tra hóa đơn thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian, mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao, đặc biệt với các doanh nghiệp có hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng. Những rủi ro thường gặp khi kiểm tra thủ công bao gồm:
- Nhập liệu sai thông tin hóa đơn.
- Bỏ sót hóa đơn giả hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Không kịp thời phát hiện các sai lệch so với đơn hàng hoặc phiếu nhập kho.
Giải pháp tự động hóa kiểm tra hóa đơn từ Bizzi.vn giúp doanh nghiệp:
- Kiểm tra đồng thời hàng loạt hóa đơn chỉ trong vài phút.
- Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, loại bỏ lỗi do con người gây ra.
- Nâng cao tính minh bạch và an toàn dữ liệu, đáp ứng tiêu chuẩn kế toán và thuế hiện hành.
Bizzi.vn thực hiện việc kiểm tra như thế nào?
Với nền tảng công nghệ tiên tiến, Bizzi.vn hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình kiểm tra và quản lý hóa đơn, bao gồm:
1. Xác thực hóa đơn tự động
Hệ thống Bizzi.vn tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo đúng quy định kế toán và pháp luật về thuế, bao gồm:
- Xác minh chữ ký số của người bán.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế.
- Phát hiện và cảnh báo hóa đơn bị từ chối cấp mã hoặc không được công nhận hợp lệ.
2. Xác minh nhà cung cấp
- Tự động kiểm tra Mã số thuế (MST) và trạng thái hoạt động của nhà cung cấp.
- Cảnh báo sớm các hóa đơn rủi ro, ví dụ từ các nhà cung cấp đã ngừng hoạt động hoặc có dấu hiệu gian lận.
Điều này giúp doanh nghiệp chủ động ngăn chặn các khoản chi phí không hợp pháp, bảo vệ uy tín và tránh rủi ro thuế.
3. Đối chiếu thông minh với PO & GR
- Bizzi.vn tự động đối chiếu chi tiết từng dòng dữ liệu hóa đơn (từ file XML) với Đơn đặt hàng (PO) và Phiếu nhập kho (GR) trong thời gian thực.
- Nhanh chóng phát hiện các sai lệch về số lượng, giá trị hoặc thông tin sản phẩm, giúp kế toán xử lý kịp thời và chính xác.
4. Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật
Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra hóa đơn đầu vào, Bizzi.vn còn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice:
- Đáp ứng 100% các yêu cầu nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Kết nối trực tiếp với hệ thống Tổng cục Thuế, đảm bảo quy trình phát hành, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn được thực hiện an toàn và đúng chuẩn.
- Giúp doanh nghiệp quản lý cả hóa đơn đầu vào và đầu ra trên một nền tảng duy nhất, tối ưu quy trình kế toán – tài chính.
Bizzi.vn chính là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp muốn tìm cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch, đồng thời đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp không chỉ giảm gánh nặng kiểm tra thủ công, mà còn bảo vệ tài chính, tối ưu nguồn lực, và nâng cao năng lực quản trị trong thời đại số.
Xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ với Bizzi.vn
Trong quá trình tiếp nhận và xử lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể gặp phải những hóa đơn không hợp lệ, ví dụ như:
- Hóa đơn bị từ chối cấp mã từ cơ quan thuế.
- Sai thông tin quan trọng như MST, số tiền, hoặc hàng hóa.
- Không đáp ứng yêu cầu pháp lý, dẫn đến rủi ro về kế toán và thuế.
Nếu không được xử lý nhanh chóng, các hóa đơn này có thể gây sai lệch số liệu, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và tăng nguy cơ bị phạt thuế.
Bizzi.vn hỗ trợ doanh nghiệp tự động gửi email thông báo đến nhà cung cấp ngay khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ, giúp quá trình xử lý trở nên nhanh chóng và minh bạch, giảm thiểu thao tác thủ công cho bộ phận kế toán.
Cách Bizzi.vn hỗ trợ xử lý hóa đơn không hợp lệ
1. Tự động phát hiện hóa đơn không hợp lệ
Hệ thống của Bizzi sẽ tự động rà soát hóa đơn đầu vào và phát hiện các trường hợp bất thường, như hóa đơn không được cấp mã hoặc thông tin không khớp với dữ liệu từ cơ quan thuế.
2. Gửi email thông báo tự động cho nhà cung cấp
Ngay khi phát hiện hóa đơn không hợp lệ, Bizzi sẽ tự động gửi email thông báo đến nhà cung cấp.
- Nội dung email bao gồm thông tin chi tiết về hóa đơn và lý do không hợp lệ.
- Giúp nhà cung cấp chủ động kiểm tra và điều chỉnh, giảm thời gian trao đổi qua lại giữa hai bên.
3. Theo dõi và quản lý tập trung
Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi email ngay trên hệ thống Bizzi, đảm bảo mọi thông báo đã được gửi đi và tiếp nhận đầy đủ. Điều này giúp bộ phận kế toán quản lý tập trung, hạn chế bỏ sót hoặc chậm trễ trong xử lý.
Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian: Không cần gửi email thủ công cho từng nhà cung cấp.
- Giảm rủi ro sai sót: Tự động hóa quy trình giúp đảm bảo thông tin chính xác và đồng bộ.
- Nâng cao tính minh bạch: Nhà cung cấp nhận được thông tin ngay lập tức, hạn chế tranh chấp và hiểu nhầm.
- Tăng hiệu suất làm việc: Kế toán có thể tập trung vào các nghiệp vụ chuyên môn thay vì xử lý thủ công.
Bizzi.vn không chỉ hỗ trợ phát hiện hóa đơn không hợp lệ mà còn tự động hóa khâu giao tiếp với nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro, và đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.
Kết luận
Kiểm tra hoá đơn có hợp lệ không không chỉ là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ quy định pháp luật, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và uy tín trong mọi giao dịch tài chính.
Thay vì tốn thời gian và công sức với các phương pháp kiểm tra thủ công qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu quy trình bằng cách ứng dụng nền tảng tự động hóa như Bizzi.vn.
Với Bizzi.vn, doanh nghiệp không chỉ phát hiện sớm các hóa đơn sai sót hoặc rủi ro, mà còn tự động gửi thông báo đến nhà cung cấp, giúp xử lý nhanh chóng và hạn chế tranh chấp. Đây là cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tăng năng suất, và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Việc đầu tư vào giải pháp tự động hóa như Bizzi.vn chính là bước đi thông minh để doanh nghiệp kiểm soát hóa đơn đầu vào chặt chẽ, tối ưu vận hành, và phát triển bền vững trong thời đại số.
Trải nghiệm miễn phí giải pháp Bizzi.vn tại đây: Đăng ký dùng thử