Bài viết này của Bizzi sẽ hướng dẫn bạn cách lấy hóa đơn Grab một cách đơn giản và đầy đủ – bao gồm cả hóa đơn VAT cho doanh nghiệp và hóa đơn điện tử/biên nhận cho cá nhân. Ngoài ra, bài viết cũng trình bày cách tích hợp hóa đơn Grab vào hệ thống quản lý chi phí nội bộ của doanh nghiệp thông qua giải pháp tự động hóa Bizzi.
Tại sao cần tìm hiểu cách lấy hóa đơn Grab?
Hóa đơn Grab là chứng từ do Grab phát hành sau mỗi chuyến đi hoặc giao dịch (đặt xe, giao hàng, mua đồ ăn, v.v.), có thể ở dạng hóa đơn điện tử. Hóa đơn này ghi rõ thông tin về dịch vụ, giá cả, thuế GTGT (nếu có), thời gian thực hiện dịch vụ, thông tin người mua, v.v.
Cá nhân sử dụng Grab (GrabBike, GrabCar, GrabFood, GrabExpress) cho mục đích công việc cần hóa đơn để hoàn ứng. Còn đối với doanh nghiệp, cách lấy hoá đơn Grab – một loại chi phí phát sinh trong quá trình vận hành là rất quan trọng bởi:
- Để hạch toán chi phí doanh nghiệp: Nếu bạn dùng Grab cho công việc, công ty bạn có thể cần hóa đơn để kê khai và tính chi phí hợp lệ, hợp pháp khi quyết toán thuế.
- Kê khai thuế GTGT (VAT): Nếu bạn là doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT, hóa đơn điện tử từ Grab sẽ thể hiện rõ thuế suất và tiền thuế, giúp khấu trừ hợp pháp.
- Quản lý chi tiêu cá nhân hoặc công ty: Hóa đơn giúp bạn theo dõi, kiểm tra lại các khoản kinh phí đi lại, ăn uống, vận chuyển một cách minh bạch và có căn cứ.
- Làm bằng chứng khiếu nại, hoàn tiền: Trong các trường hợp có tranh chấp, Grab có thể yêu cầu cung cấp hóa đơn để kiểm tra lại giao dịch.
Hiện tại, Grab đã hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử qua email, thuận tiện, nhanh chóng và miễn phí.
Cách lấy hóa đơn Grab (tài khoản doanh nghiệp)
Thông thường tài khoản Grab sẽ được sử dụng dưới hình thức cá nhân, nếu là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp muốn tìm cách lấy hoá đơn thì cần đăng ký trước. Sau đây là 02 bước thực hiện:
Bước 1: Gắn nhãn “Hồ sơ Doanh nghiệp” trước khi đặt dịch vụ
- Khi đặt xe hoặc đơn hàng, chọn “Hồ sơ Doanh nghiệp” tại phần hồ sơ tài khoản.
- Chuyến đi có gắn nhãn “Cá nhân” sẽ không thể xuất hóa đơn tài chính.
Bước 2: Cung cấp thông tin doanh nghiệp để xuất hóa đơn
- Chỉ cần cung cấp một lần. Các lần đặt sau hệ thống tự ghi nhớ.
- Có thể cập nhật thông tin nếu có thay đổi.
- Hóa đơn sẽ được gửi về email trong vòng 2–5 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành chuyến đi.
Lưu ý: Thông tin bắt buộc để nhận hóa đơn cho doanh nghiệp
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Email nhận hóa đơn
Phải cung cấp trước thời điểm sử dụng dịch vụ, thông qua app Grab → Hồ sơ → Hóa đơn.
Cách lấy hóa đơn Grab (tài khoản Cá nhân)
Khi sử dụng tài khoản cá nhân, bạn có thể thực hiện cách lấy hoá đơn Grab nhanh chóng chỉ với 02 cách mà không cần bước gắn nhãn Hồ sơ doanh nghiệp. Sau đây là cách thực hiện:
Cách 1: Lấy qua ứng dụng Grab trên điện thoại
- Mở ứng dụng Grab → Đăng nhập tài khoản.
- Vào mục “Tài khoản” → “Trung tâm trợ giúp”.
- Chọn chuyến xe cần lấy hóa đơn.
- Nhấn “Báo cáo sự cố” → chọn “Tôi muốn nhận biên nhận chuyến xe qua email”.
- Hóa đơn sẽ được gửi về email (thường trong vòng vài phút).
Cách 2: Lấy qua website Grab
- Truy cập: https://www.grab.com/vn/
- Đăng nhập bằng số điện thoại và mã PIN.
- Chọn mục “Hoạt động” → chọn chuyến đi cần lấy hóa đơn.
- Nhấn “Tải hóa đơn” → hệ thống cung cấp file PDF để tải về.
Lưu ý:
- Một số dịch vụ không hỗ trợ hóa đơn tài chính: GrabTaxi, JustGrab (loại GrabTaxi), GrabGifts.
- Hóa đơn không bao gồm phụ phí và giá trị được tính sau khi trừ khuyến mãi.
Quy định và thời điểm xuất hóa đơn Grab
Dưới đây là quy định và thời điểm xuất hóa đơn của Grab tại Việt Nam, áp dụng cho các dịch vụ như GrabCar, GrabBike, GrabFood, GrabMart, v.v.:
Thời điểm lập hóa đơn (Theo Điều 9 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP):
- Đối với dịch vụ cá nhân (GrabBike, GrabCar, GrabFood…)
- Hóa đơn sẽ được phát hành sau khi hoàn tất chuyến đi/giao dịch.
- Thời gian phát hành: Trong vòng 24 – 72 giờ, tùy loại dịch vụ.
- Đối với doanh nghiệp đã đăng ký xuất hóa đơn
- Hóa đơn GTGT thường được tổng hợp và gửi theo tháng (ví dụ: vào ngày 1–5 của tháng kế tiếp).
- Một số trường hợp có thể chọn nhận hóa đơn theo từng chuyến/từng ngày, nếu cấu hình trong phần cài đặt.
Hóa đơn điện tử chuyển sang bản giấy:
- Có thể chuyển đổi để lưu trữ nội bộ.
- Không có hiệu lực pháp lý trong giao dịch, trừ trường hợp sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Không thể yêu cầu lấy hóa đơn Grab sau khi đã hoàn tất giao dịch mà chưa cung cấp thông tin từ trước.
- Grab không hỗ trợ xuất lại hóa đơn nếu thông tin cung cấp sai hoặc thiếu.
- Đối với GrabFood/Mart, đôi khi hóa đơn sẽ được phát hành bởi đơn vị bán hàng (nhà hàng, siêu thị), không phải Grab.
Doanh nghiệp nên làm gì với hóa đơn Grab?
Sau khi nắm được cách lấy hoá đơn Grab và thu thập dữ liệu đầy đủ, doanh nghiệp cần xử lý – đối chiếu – hạch toán. Bizzi giúp tự động hóa toàn bộ quy trình này. Bizzi là bộ giải pháp dành cho phòng tài chính hiện đại, với khả năng số hóa, tự động hóa các nghiệp vụ thu – chi như: Xử lý hoá đơn đầu vào, Quản lý chi tiêu hay công tác phí hàng tháng.
Xử lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3-way matching)
- Tự động tải và kiểm tra hóa đơn Grab.
- Cảnh báo hóa đơn sai lệch, rủi ro.
- Lưu trữ hóa đơn lên đến 10 năm.
- Tích hợp API với hệ thống kế toán/ERP.
Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense)
- Thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án.
- Phê duyệt chi tiêu tự động.
- Gắn chi tiêu Grab vào phòng ban/nhân sự cụ thể, tạo báo cáo theo thời gian thực.
Quản lý công tác phí (Bizzi Travel)
- Hỗ trợ lập kế hoạch công tác, kiểm soát chi phí di chuyển (Grab).
- Theo dõi, tổng hợp và phân tích chi phí từng chuyến đi.
- Cảnh báo vượt hạn mức công tác.
Không chỉ dừng lại ở việc xử lý hoá đơn đầu vào, mọi khoản thu – chi của doanh nghiệp đều được ghi nhận và lưu trữ một cách đầy đủ trên hệ thống của Bizzi. Thông qua giao diện trực quan, các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được chi phí phát sinh trong từng thời điểm, theo dõi sát sao dòng tiền thu – chi để từ đó có căn cứ đưa ra chiến lược quản lý tài chính đúng đắn.
Kết luận
Nắm được cách lấy hóa đơn Grab là việc quan trọng giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng không bỏ sót khoản phát sinh nào liên quan trên tài khoản doanh nghiệp.Với số lượng lớn hoá đơn đầu vào mỗi tháng tương ứng, bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và xử lý khối lượng tương đối lớn. Trong quá trình này, doanh nghiệp nên tích hợp các hóa đơn này vào hệ thống quản lý chi phí – kế toán qua giải pháp như Bizzi để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và giảm rủi ro sai sót.
Giảm 80% thời gian và 50% chi phí xử lý, kiểm tra, đối soát, nhập liệu liên quan đến quản lý khoản phải trả, Bizzi Bot trở thành trợ lý đắc lực của kế toán, tham gia vào toàn bộ quá trình từ Tải – kiểm tra – đối soát hóa đơn. Công nghệ RPA (Robotic process automation) được tăng cường thêm sức mạnh của A.I giúp Bizzi Bot thông minh, xử lý hoá đơn một cách mượt mà, chỉ trong tích tắc.
Để trải nghiệm trọn bộ giải pháp tự động thông minh của Bizzi, đăng ký dùng thử ngay tại đây: