Hướng dẫn chi tiết về Bảng kê hóa đơn mua vào và giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp

Bảng kê hóa đơn mua vào là gì?

Bảng kê hóa đơn mua vào, hay còn gọi là “Bảng kê hóa đơn chứng từ dịch vụ hàng hóa mua vào”, là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai các dịch vụ và hàng hóa đã mua vào. Mục đích chính của bảng kê này là ghi chép thông tin liên quan đến hàng hóa và dịch vụ đã mua trong kỳ tính thuế, đồng thời là cơ sở quan trọng để lập tờ khai thuế, giúp doanh nghiệp xác định chính xác số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ.

Quy định pháp luật liên quan về bảng kê hoá đơn mua vào:

• Trước ngày 01/01/2015: Hồ sơ khai thuế GTGT bắt buộc phải kèm theo Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào (PL 01-2/GTGT).
• Từ ngày 01/01/2015 trở đi: Theo Luật thuế sửa đổi số 71/2014/QH13 có hiệu lực, quy định doanh nghiệp phải gửi Bảng kê mua vào, bán ra khi lập hồ sơ khai thuế GTGT đã bị bỏ.
• Lý do doanh nghiệp vẫn lập bảng kê: Mặc dù không bắt buộc gửi lên cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn thường lập bảng kê (thường dùng Excel) để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu kê khai vào các chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai 01/GTGT, làm căn cứ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, và có tài liệu để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Hướng dẫn lập Mẫu Bảng kê hóa đơn mua vào  01-2/GTGT

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu Bảng kê hóa đơn mua vào bán ra – Mẫu 01-2/GTGT, được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử và phần mềm hỗ trợ kê khai tự động như eTax hoặc HTKK.

Các loại hóa đơn được và không được kê khai

• Hóa đơn chứng từ được kê khai trên bảng kê 01-2/GTGT:
  • Hóa đơn GTGT đủ điều kiện khấu trừ (bao gồm cả hóa đơn bị bỏ sót của các kỳ kê khai trước).
  • Chứng từ, biên lai nộp thuế GTGT của hàng hóa trong khâu nhập khẩu.
  • Chứng từ thay thế cho hóa đơn GTGT cho các nhà đầu tư nước ngoài.
  • Hóa đơn GTGT mua vào.
  • Chứng từ biên lai liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế.
• Hóa đơn không được kê khai trên bảng kê 01-2/GTGT:
  • Hóa đơn bán hàng mua của doanh nghiệp kê khai hóa đơn trực tiếp (không bắt buộc kê khai).
  • Hóa đơn không chịu thuế GTGT (không phải kê khai).
  • Hóa đơn GTGT không đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
  • Hóa đơn GTGT nhưng chưa đủ điều kiện để khấu trừ.

Chi tiết cách kê khai từng cột và mục trong bảng kê hoá đơn mua vào

Dựa trên Mẫu số 01-2/GTGT, kế toán cần điền các thông tin sau:

Thông tin chung:	Kỳ tính thuế, tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, tên đại lý thuế (nếu có).
Các cột thông tin hóa đơn:	Cột (2): Ghi số hóa đơn. Cột (3): Ghi ngày, tháng, năm trên hóa đơn. Cột (4): Ghi tên công ty bán hàng. Cột (5): Ghi mã số thuế công ty bán hàng. Cột (6): “Giá trị HH-DV mua vào” – Kê khai giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT (lấy tại dòng cộng tiền hàng trên hóa đơn). Đối với hóa đơn mua vào đã bao gồm thuế GTGT, cần tính ra doanh số mua chưa có thuế GTGT theo công thức: Giá mua chưa có thuế GTGT = Giá bán ghi trên hóa đơn / (1 + thuế suất). Tổng số tiền tại cột này dùng để kê khai vào chỉ tiêu 23 trên tờ khai 01/GTGT. Cột (7): “Tổng số Thuế GTGT đầu vào” – Kê khai số thuế GTGT theo hóa đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế hoặc số thuế GTGT tính được đối với hóa đơn đặc thù. Tổng số tiền tại cột này dùng để kê khai vào chỉ tiêu 24 trên tờ khai 01/GTGT. Cột (8): “Số thuế GTGT đủ ĐK khấu trừ” – Kê khai số thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ đáp ứng theo quy định của Luật thuế GTGT. Tổng số tiền tại cột này dùng để kê khai vào chỉ tiêu 25 trên tờ khai 01/GTGT. Lưu ý: Thông thường, giá trị cột (7) bằng cột (8), nhưng nếu có trường hợp hóa đơn GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ thì giá trị của cột (8) nhỏ hơn cột (7).
Kê khai thông tin hóa đơn theo dòng (phân loại):	Mục 1: “Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ”. Mục này dùng để kê khai các hóa đơn, chứng từ đủ điều kiện khấu trừ thuế khi doanh nghiệp bán hàng chịu thuế GTGT. Mục 2: “Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ”. Doanh nghiệp chỉ kê khai hóa đơn các hàng hóa, dịch vụ phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh mà vừa chịu thuế vừa không chịu thuế vào mục này. Mục 3: “Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế”. Mục này thường không dùng để kê khai trên bảng kê 01-2/GTGT mà chuyển sang tờ khai riêng “Tờ khai GTGT cho dự án đầu tư (02/GTGT)”.

Các trường hợp đặc biệt khi kê khai mẫu bảng kê hoá đơn mua vào bán ra:

• Hóa đơn chiết khấu thương mại, điều chỉnh giảm, trả lại hàng: Thực hiện kê khai âm vào bảng kê 01-2/GTGT bằng cách đặt dấu trừ (-) trước số tiền ở các cột (6), (7), (8) và ghi chú “Hóa đơn Điều chỉnh giảm” ở cột (9).
• Hóa đơn đầu vào là hóa đơn bán hàng thông thường: Là hóa đơn mà doanh nghiệp mua của các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Không bắt buộc phải kê hóa đơn này lên tờ khai thuế GTGT. Nếu kê khai, sẽ kê tổng số tiền trên hóa đơn đó vào Chỉ tiêu 23 – Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT.
• Hóa đơn đầu vào là hóa đơn hàng không chịu thuế GTGT: Không phải kê khai.
• Hóa đơn đầu vào được giảm thuế GTGT 8%: Căn cứ hóa đơn GTGT, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn GTGT. Kê khai ở Phụ lục giảm thuế GTGT “PL 142/2024/QH15 – 174/2024/QH15” và trên cả Bảng kê mua vào (để tổng hợp số liệu lên chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai 01/GTGT).
• Hóa đơn đầu vào có nhiều thuế suất: Số liệu để kê khai được lấy tại các cột trên hóa đơn: Tổng số tiền tại cột “Trị giá chưa có thuế GTGT” đưa vào chỉ tiêu 23; Tổng số tiền tại cột “Tiền thuế GTGT” đưa vào chỉ tiêu 24 và 25 (nếu được khấu trừ).
• Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN): Hiện nay, mẫu này được quy định tại mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp cần ghi chú các mặt hàng thực tế mua từ người bán không có hóa đơn, lập bảng kê theo thứ tự thời gian mua hàng, ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tổng hợp hàng tháng. Chứng từ mua bán phải ghi rõ số lượng, giá trị, ngày mua, địa chỉ, số CMND của người bán và ký nhận của hai bên.

Vai trò và lợi ích của mẫu Bảng kê hóa đơn mua vào bán ra 

Mặc dù quy định gửi bảng kê mua vào, bán ra khi lập hồ sơ khai thuế GTGT đã bị bãi bỏ từ năm 2015, việc lập bảng kê vẫn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Cung cấp số liệu kê khai lên tờ khai thuế GTGT

Bảng kê là công cụ giúp tổng hợp số liệu để dễ dàng điền vào các chỉ tiêu 23, 24 và 25 trên tờ khai 01/GTGT.

• Căn cứ kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán

Bảng kê cung cấp một tài liệu để kế toán viên có thể kiểm tra và đối chiếu một cách có hệ thống với các số liệu đã hạch toán trên sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

• Tài liệu giải trình với cơ quan thuế khi cần

Khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh, kiểm tra, bảng kê là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp xuất trình và giải trình về các số liệu đã kê khai trên tờ khai thuế GTGT.

• Hỗ trợ quản lý và phân loại hóa đơn

Việc lập bảng kê giúp kế toán sắp xếp các hóa đơn theo thứ tự thời gian và phân loại theo mục đích sử dụng (ví dụ: hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, không chịu thuế GTGT), từ đó quản lý hóa đơn dễ dàng và tiện lợi hơn.

Tải miễn phí mẫu bảng kê hoá đơn mua vào bán ra

Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào đang được sử dụng là Mẫu số 01-2/GTGT, ban hành trong Phụ lục kèm theo của Thông tư số 119/2014/TT-BTC. Kế toán có thể tải mẫu này trực tiếp từ website của Cục thuế hoặc các trang web chuyên về tài liệu kế toán. 

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu bảng kê hoá đơn mua vào:

• Không nộp cùng tờ khai, nhưng vẫn cần lập song song khi kê khai thuế GTGT và lưu trữ phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
• Có thể lập bảng kê trên Excel, hoặc sử dụng phần mềm kế toán (Misa, Fast, ERP…) để xuất bảng kê tự động.
• Thông tin bắt buộc trong mẫu gồm: Tên nhà cung cấp, Mã số thuế, Số – ngày hóa đơn, Giá trị chưa thuế, Thuế GTGT
  

Tải miễn phí tại đây

Ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn mua vào 

Để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác kế toán, đặc biệt là việc xử lý hóa đơn đầu vào và lập mẫu bảng kê hoá đơn mua vào bán ra, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng các phần mềm kế toán và giải pháp tự động hóa.

B-invoice: Giải pháp tự động hóa cho hóa đơn đầu vào

Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện và đóng vai trò như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi. Nền tảng này tích hợp hơn 30 tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B.

Đối với việc xử lý và quản lý hóa đơn đầu vào, Bizzi nổi bật với tính năng Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way), bao gồm:

• Tự động xử lý hóa đơn đầu vào: 
  • Ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) và AI.
  • Tự động tải hóa đơn từ email, phần mềm thuế hoặc nhà cung cấp.
  • Trích xuất dữ liệu hóa đơn và kiểm tra các tiêu chí hợp lệ theo quy định.
  • Giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công & sai sót.
• Tự động đối soát hóa đơn – PO – GR:
  • Đối chiếu hóa đơn – đơn đặt hàng (PO) – phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực.
  • Phát hiện chênh lệch giá, số lượng, mã hàng ngay khi phát sinh.
  • Tránh được việc thanh toán sai, hóa đơn không khớp thực tế.

• Xác minh nhà cung cấp hợp lệ: 

• • Kiểm tra Mã số thuế (MST) và trạng thái hoạt động của nhà cung cấp ngay trên hệ thống Tổng cục Thuế.
  • Giảm rủi ro nhận hóa đơn từ doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc không hợp lệ.
• Tự động ghi nhận và lưu trữ các hóa đơn đầu vào:
  • Lưu trữ hóa đơn theo quy định tối thiểu 10 năm (Chuẩn lưu trữ dữ liệu kế toán).
  • Tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng theo ngày, MST, số hóa đơn, tên NCC…
• Cảnh báo hóa đơn rủi ro: Phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro.
• Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống như SAP, Oracle, Misa, Fast, Bravo…
• Dữ liệu hóa đơn đầu vào được tự động đưa vào: Sổ cái kế toán, Bảng kê thuế GTGT, Báo cáo nội bộ.

Ngoài ra, Bizzi còn có các giải pháp khác như Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense) và Hóa đơn điện tử (B-invoice), cũng góp phần vào việc quản lý tài chính và hóa đơn một cách hiệu quả.

Lưu ý quan trọng khi lập mẫu Bảng kê hóa đơn mua vào bán ra

Việc lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào bán ra ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai và hạch toán thuế, do đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định:

• Đảm bảo kê khai đầy đủ, chính xác thông tin

Mọi thông tin trên hóa đơn phải được kê khai một cách đầy đủ và chính xác trên bảng kê.

• Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự thời gian và phân loại hợp lý

Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự thời gian sẽ giúp tiện theo dõi và kiểm tra. Đồng thời, cần phân loại các hóa đơn theo mục đích sử dụng (ví dụ: hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT).

• Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp/lưu trữ

Luôn rà soát và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên bảng kê trước khi nộp hoặc lưu trữ nội bộ để tránh sai sót.

• Lưu trữ cẩn thận hóa đơn gốc

Bên cạnh việc lập bảng kê, kế toán cần lưu trữ cẩn thận các hóa đơn mua vào gốc để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Kết luận

Tóm lại, Bảng kê hóa đơn mua vào giữ vai trò then chốt trong công tác kế toán – thuế của doanh nghiệp; tập hợp toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ theo quy định pháp luật. Để quản lý một cách thông minh và tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất đội ngũ kế toán, doanh nghiệp hãy trải nghiệm giải pháp B-invoice của Bizzi ngay hôm nay Tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực là bí quyết tăng tốc dòng tiền kinh doanh gấp đôi!

• Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/