Mẫu phiếu nhập kho là chứng từ được sử dụng để quản lý và kiểm soát hàng hóa, vật tư khi nhập vào kho. Hiện nay đang có 2 mẫu phổ biến là mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133.
Bài viết này của Bizzi sẽ đi sâu vào các thông tin liên quan đến khái niệm phiếu nhập kho, đồng thời cập nhật link tải miễn phí mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và 133.
Mẫu phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi lại và theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp. Nó xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
Dựa vào mẫu phiếu nhập kho, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của người liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu này hỗ trợ bộ phận quản lý kho dễ dàng nắm bắt và kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho, từ đó đưa ra các giải pháp sản xuất kinh doanh phù hợp và kịp thời.
- Phạm vi áp dụng: Phiếu nhập kho thường được lập khi hàng hóa về đến cơ sở và được chuyển nhập kho doanh nghiệp, áp dụng cho vật tư, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
- Cơ sở pháp lý: Phiếu nhập kho được chuẩn hóa theo các quy định của Bộ Tài chính, tiêu biểu là Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Quy trình lập mẫu phiếu nhập kho
Quy trình lập mẫu phiếu nhập kho là một phần quan trọng trong quy trình quản lý kho hàng, giúp ghi nhận chính xác số lượng và giá trị hàng hóa nhập vào. Dưới đây là quy trình chuẩn để lập phiếu nhập kho, áp dụng được cho cả môi trường thủ công (Excel, giấy tờ) lẫn phần mềm ERP:
Kiểm tra chứng từ nhập kho
Trước khi lập phiếu, cần xác minh các chứng từ liên quan:
- Hàng mua ngoài: Hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận.
- Hàng gia công/trao đổi: Biên bản nghiệm thu, hợp đồng gia công.
- Hàng sản xuất xong: Lệnh sản xuất, biên bản nghiệm thu.
- Hàng khuyến mãi/tặng: Văn bản xác nhận từ nhà cung cấp.
Lập phiếu nhập kho
Người thực hiện: Thường là thủ kho hoặc kế toán kho.
Thông tin cần có:
- Số phiếu nhập kho (mã số duy nhất)
- Ngày nhập kho
- Người giao hàng (hoặc đơn vị cung cấp)
- Tên hàng hóa, mã hàng
- Đơn vị tính (cái, kg, thùng,…)
- Số lượng thực nhận
- Đơn giá (nếu có)
- Thành tiền
- Lý do nhập (mua hàng, sản xuất xong, chuyển kho,…)
- Kho nhận hàng
- Người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán (ký xác nhận)
Kiểm tra và xác nhận
- Thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng thực tế so với phiếu giao hàng.
- Người quản lý kho hoặc kế toán kho xác nhận lại thông tin.
Ghi sổ kho và lưu trữ
- Ghi nhận vào sổ kho (Excel hoặc phần mềm).
- Lưu trữ phiếu nhập kho kèm hóa đơn chứng từ liên quan (bản cứng hoặc số hóa).
Cập nhật phần mềm kế toán (nếu có)
- Kế toán cập nhật vào phần mềm kế toán để ghi nhận giá trị tài sản, công nợ.
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là Mẫu số 01-VT. Mẫu này được sử dụng để theo dõi việc nhập kho hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, và xác định trách nhiệm liên quan.
- Đối tượng áp dụng: Thông tư 200 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Tải miễn phí Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 tại đây
- Lưu ý khi sử dụng:
- Phiếu nhập kho thường được lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất).
- Quy trình luân chuyển phiếu: Người lập phiếu ký và người giao hàng mang phiếu đến kho. Thủ kho ghi ngày nhập và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và chuyển kế toán ghi sổ, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.
- Chữ ký cần thiết: Người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) ký tên. Phiếu nhập kho không bắt buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần đầy đủ chữ ký.
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là Mẫu số 01-VT, được quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này. Mẫu này được áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Đối tượng áp dụng: Thông tư 133 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Tải miễn phí Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133 tại đây
- Lưu ý khi sử dụng: Tương tự như Thông tư 200 về số liên, quy trình luân chuyển và chữ ký.
Một số mẫu phiếu nhập kho khác
Ngoài mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200 và mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133, dưới đây là một số các mẫu khác cũng đang được các doanh nghiệp áp dụng, tuỳ theo mục đích và nhu cầu sử dụng:
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
- Đối tượng áp dụng: Đơn vị hành chính nhân sự
- Tải miễn phí Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107 tại đây
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88
- Đối tượng áp dụng: Cá nhân, hộ kinh doanh
- Tải miễn phí Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88 tại đây
Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
- Đối tượng áp dụng: Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
- Tải miễn phí Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24 tại đây
Một số bất cập khi lập mẫu phiếu nhập kho
Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi lập mẫu phiếu nhập kho, thường xảy ra ở cả doanh nghiệp sản xuất, thương mại, đặc biệt nếu thao tác thủ công (Excel/giấy tờ) hoặc chưa đồng bộ quy trình kế toán – kho – mua hàng:
Nhập sai thông tin hàng hóa
- Sai mã hàng, tên hàng, hoặc mô tả không đầy đủ.
- Ghi nhầm đơn vị tính (thùng thành cái, lít thành ml…).
- Ghi sai số lượng, đặc biệt khi hàng về không đúng như hóa đơn.
- Không cập nhật hàng mới vào danh mục mã hàng, gây trùng hoặc sai dữ liệu.
Thiếu hoặc không đối chiếu chứng từ
- Nhập hàng mà không có hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng.
- Không có biên bản nghiệm thu với hàng gia công/sản xuất nội bộ.
- Không đối chiếu với đơn đặt hàng để kiểm tra đúng số lượng – giá cả.
Chênh lệch số lượng thực nhận và chứng từ
- Nhận thiếu hàng nhưng không lập biên bản chênh lệch.
- Hàng lỗi nhưng vẫn nhập toàn bộ số lượng.
- Không có quy trình xử lý hàng bị chênh lệch/kém chất lượng.
Ghi thiếu thông tin bắt buộc trên phiếu nhập kho
- Thiếu ngày tháng, mã phiếu, kho nhận, người giao/nhận.
- Không có chữ ký xác nhận của các bên liên quan (thủ kho, kế toán,…).
- Thiếu thông tin giá trị (đơn giá, thành tiền), gây khó cho kế toán hạch toán.
Không nhập kho đúng thời điểm
- Chậm lập phiếu nhập kho dù hàng đã về kho.
- Ghi sai ngày nhập kho → ảnh hưởng báo cáo tồn kho và giá vốn.
Không cập nhật hệ thống hoặc sổ sách
- Lập phiếu xong nhưng không cập nhật vào phần mềm/sổ kho.
- Người kho và kế toán cập nhật không đồng nhất hệ thống, dẫn đến lệch tồn kho.
Kết Luận
Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200 và 133 là các chứng từ không thể thiếu trong quản lý kho hàng và kế toán doanh nghiệp, giúp đảm bảo minh bạch và hiệu quả. Việc hiểu rõ cách lập và các quy định liên quan là cần thiết. Tuỳ quy mô và loại hình doanh nghiệp mà các nhà quản lý lựa chọn mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200, mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 133 hoăc những mẫu khác.
Nhìn chung, việc quản lý kho nói riêng hay quản lý tài chính nói chung hiện nay đều được khuyến khích ứng dụng công nghệ để tự động hoá. Các giải pháp công nghệ là bí quyết cho doanh nghiệp Tăng năng suất – Giảm rủi ro – Tăng cường kiểm soát – Tối ưu dòng tiền.
Bizzi là một nền tảng công nghệ, đặc biệt là phần mềm xử lý hóa đơn điện tử, được thiết kế để trở thành “trợ thủ đắc lực” cho bộ phận kế toán và tài chính trong các doanh nghiệp. Bizzi giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu quả và độ chính xác trong quản lý tài chính.
- Tự động hóa xử lý hóa đơn:
Nhận, lưu trữ, đối chiếu và xử lý hóa đơn điện tử một cách tự động, giảm thiểu công việc thủ công cho nhân viên kế toán. - Quản lý chi phí và hạn thanh toán theo thời gian thực:
Giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí một cách hiệu quả, kịp thời điều chỉnh chiến lược tài chính. - Tự động đối chiếu hóa đơn:
Tự động kiểm tra thông tin hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác. - Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể trong quá trình xử lý hóa đơn. - Lưu trữ hóa đơn an toàn:
Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất. - Hỗ trợ quy trình thanh toán và phê duyệt:
Đơn giản hóa quy trình làm đề nghị thanh toán và phê duyệt thanh toán, đặc biệt là trên thiết bị di động.
Bizzi được đánh giá là một giải pháp công nghệ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Để nhận tư vấn và trải nghiệm các giải pháp, đăng ký đặt lịch ngay dưới đây:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/