Là một trong những chuỗi bán lẻ hàng đầu trong ngành nội thất gia đình, JYSK không chỉ nổi bật với hơn 2.900 cửa hàng tại 50 quốc gia mà còn là hình mẫu về sự tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài chính. JYSK đã chứng minh rằng việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang hệ thống tự động hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa hiệu quả tài chính, nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát chi phí trên quy mô toàn cầu.
1. Giới thiệu về JYSK
- Thành lập: JYSK được thành lập năm 1979 tại Đan Mạch, chuyên cung cấp nội thất gia đình chất lượng cao.
- Quy mô: Hiện JYSK có hơn 2.900 cửa hàng tại 50 quốc gia và cả kênh bán lẻ trực tuyến.
- Thách thức: Việc mở rộng toàn cầu đòi hỏi JYSK phải cải thiện quy trình tài chính, đặc biệt là trong việc quản lý chi phí.
2. Thách thức: Quy trình thủ công làm chậm tiến độ
JYSK gặp phải một số vấn đề nghiêm trọng trong quản lý chi phí:
- Tốn thời gian và nguồn lực:
- Quy trình thu thập hóa đơn, ghi chú chi phí và gửi tài liệu tới phòng tài chính tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
- Việc thiếu linh hoạt và độ chính xác trong quy trình làm chậm sự phát triển của công ty.
- Khó khăn trong tuân thủ pháp lý:
- Các quy định về thuế, hoàn thuế VAT và các khoản phụ cấp công tác tại mỗi quốc gia khác nhau, gây khó khăn trong việc đảm bảo tuân thủ.
- Thiếu minh bạch:
- Dữ liệu chi phí không được cập nhật kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát ngân sách.
Giám đốc Tài chính Mislav Dzeko cho biết:
“Quản lý chi phí thủ công không thể đáp ứng được tốc độ phát triển của JYSK và không đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong công việc.”
3. Giải pháp: Hiện đại hóa quản lý chi phí toàn diện
JYSK triển khai hệ thống tự động hóa trong quản lý chi phí, tích hợp vào chiến lược số hóa của công ty:
- Tự động hóa quy trình:
- Nhân viên có thể nộp chi phí trực tiếp qua ứng dụng di động, giảm thiểu sử dụng giấy tờ và thời gian xử lý.
- Hệ thống tự động cảnh báo các chi phí trùng lặp hoặc vượt mức, giúp phòng tài chính kiểm soát tốt hơn.
- Hỗ trợ đa quốc gia và tuân thủ pháp lý:
- Dữ liệu chi phí được điều chỉnh để phù hợp với các quy định thuế và chi phí tại từng quốc gia.
- Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong toàn bộ quy trình chi phí.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng:
- Giao diện trực quan giúp nhân viên dễ dàng làm quen mà không cần đào tạo phức tạp.
- Tích hợp linh hoạt với hệ thống kế toán:
- Hệ thống quản lý chi phí kết nối trực tiếp với các công cụ kế toán như SAP, tạo sự liên kết và dòng chảy dữ liệu xuyên suốt.
4. Quy trình triển khai: Tận dụng công nghệ một cách hiệu quả
JYSK áp dụng lộ trình triển khai chi tiết để đảm bảo hiệu quả cao nhất:
- Thử nghiệm nhóm nhỏ: Chọn nhóm nhân viên thường xuyên đi công tác thử nghiệm hệ thống trước khi triển khai rộng rãi.
- Đào tạo nhanh chóng: Nhân viên chỉ cần một buổi đào tạo ngắn (30 phút) để làm quen với hệ thống.
- Cải tiến liên tục: Hệ thống được cập nhật linh hoạt dựa trên phản hồi từ người dùng và yêu cầu từng quốc gia.
5. Kết quả: Tác động tích cực ngay từ ngày đầu
Việc triển khai hệ thống tự động hóa đã mang lại những kết quả đáng kể:
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất:
- Nhân viên có thể nộp chi phí và theo dõi ngay trên thiết bị di động, tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.
- Phòng tài chính giảm thiểu công việc thủ công, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược.
- Minh bạch và kiểm soát tốt hơn:
- Dữ liệu chi phí được cập nhật theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn chính xác và nhanh chóng về tình hình tài chính.
- Tuân thủ pháp lý:
- Hệ thống tự động đảm bảo các chi phí đều tuân thủ đúng quy định về thuế và các khoản phụ cấp.
Giám đốc Tài chính Mislav Dzeko nhận xét:
“Hệ thống mới không chỉ đơn giản hóa quản lý chi phí mà còn nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong toàn tổ chức, giúp JYSK duy trì sự phát triển bền vững.”
Với thành công ban đầu trong quản lý chi phí, JYSK tiếp tục mở rộng chiến lược số hóa trong các lĩnh vực khác:
- Tập trung vào tự động hóa tài chính: JYSK dự định triển khai thêm các công cụ tự động trong các hoạt động tài chính khác để tối ưu hóa hiệu quả.
- Cải tiến và mở rộng quy mô: Đổi mới công nghệ sẽ là yếu tố quan trọng giúp JYSK duy trì sự phát triển bền vững, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí.
JYSK đã và đang chứng minh rằng việc đổi mới liên tục có thể thúc đẩy hiệu quả tài chính, cải thiện quy trình quản lý chi phí và đặt nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
6. Bizzi Expense: Đối tác tin cậy của doanh nghiệp trong quản lý chi phí
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp có quy mô và tầm nhìn như JYSK cũng đang tìm kiếm những giải pháp hiện đại để kiểm soát tài chính. Bizzi Expense nổi bật như một công cụ quản lý chi phí toàn diện, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
- Thiết lập chính sách chi tiêu: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các chính sách chi tiêu phù hợp, đảm bảo tuân thủ ngân sách và giảm thiểu rủi ro.
- Xây dựng quy trình tạo – duyệt chi phí: Quy trình tạo và phê duyệt chi tiêu được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch.
- Lập ngân sách cho phòng ban và dự án: Hỗ trợ lập ngân sách chi tiết cho từng bộ phận và dự án, giúp kiểm soát tốt hơn nguồn lực tài chính.
- Theo dõi và quản lý chi phí theo thời gian thực: Cho phép doanh nghiệp nắm bắt tình hình chi tiêu ngay lập tức, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
- Dashboard báo cáo chi phí và ngân sách: Cung cấp các báo cáo trực quan, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về chi phí và ngân sách hiện tại.
- Tích hợp ERP: Bizzi Expense tích hợp linh hoạt với các hệ thống ERP, tạo sự liên kết dữ liệu đồng bộ và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.
Giải pháp Bizzi Expense hiện được nhiều tên tuổi lớn tại Việt Nam tin dùng như Mondelez, Talentnet, Masan Group và Kewpie. Đây không chỉ là công cụ giúp tiết kiệm chi phí mà còn là phương tiện hiệu quả để quản lý chi tiêu một cách chính xác và nhanh chóng.
👉 ĐĂNG KÝ NGAY để nhận ưu đãi 6 tháng dùng thử miễn phí: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=blog&utm_content=jysk-casestudy
7. Kết luận
Hành trình số hóa quản lý chi phí của JYSK là minh chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của công nghệ trong việc cải thiện hiệu quả tài chính và tối ưu hóa ngân sách. Với Bizzi Expense, các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể tận dụng một giải pháp tiên tiến để cải thiện toàn bộ quy trình tài chính và thúc đẩy phát triển bền vững.
Nếu doanh nghiệp bạn muốn đẩy mạnh số hóa tài chính và tối ưu chi phí, hãy bắt đầu với Bizzi Expense ngay hôm nay!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam