Link tải mẫu Đề nghị thanh toán 2025: Hướng dẫn chi tiết và các mẫu mới nhất
Đề nghị thanh toán là một chứng từ nội bộ do bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu chi tiêu lập ra để yêu cầu kế toán hoặc phòng tài chính thực hiện việc thanh toán cho một khoản chi phí cụ thể. Đây là bước trung gian quan trọng trong quy trình kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ giới thiệu chi tiết các thông tin về đề nghị thanh toán cũng như chia sẻ link tải mẫu đề nghị thanh toán mới nhất 2025.
Tổng quan về đề nghị thanh toán
Đề nghị thanh toán là công cụ giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo tính hợp lệ của mỗi khoản chi; giúp kế toán theo dõi công nợ, đối chiếu thanh toán, lưu trữ chứng từ. Dưới đây là các thông tin chi tiết về giấy đề nghị thanh toán.
Đề nghị thanh toán là gì?
Đề nghị thanh toán công nợ là văn bản chính thức do bên cung cấp hàng hóa/dịch vụ (bên chủ nợ) gửi đến bên mua/sử dụng dịch vụ (bên con nợ) để yêu cầu thanh toán khoản tiền còn nợ.
Công văn đề nghị thanh toán là văn bản thể hiện:
- Thông tin người đề nghị thanh toán (họ tên, bộ phận)
- Mục đích chi: mua hàng, tạm ứng, thanh toán hợp đồng, công tác phí, hoàn ứng, v.v.
- Số tiền cần chi và hình thức chi (tiền mặt/chuyển khoản)
- Chứng từ liên quan: hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…
- Ngày lập, chữ ký xác nhận của các bên liên quan (người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, giám đốc…)
- Mục đích chính là thúc đẩy việc thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Tại sao cần lập đề nghị thanh toán?
Lập đề nghị thanh toán không chỉ là thủ tục, mà là một phần trong quy trình kiểm soát tài chính chuyên nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, minh bạch và bền vững.
Kiểm soát tài chính chặt chẽ
- Giấy đề nghị thanh toán là cơ sở để bộ phận kế toán thẩm định, tránh chi sai mục đích, sai quy trình hoặc vượt ngân sách.
- Đảm bảo chi tiêu có kế hoạch, minh bạch và có hồ sơ lưu trữ đầy đủ.
Hạn chế rủi ro thất thoát
- Có chữ ký phê duyệt theo cấp bậc → kiểm soát trách nhiệm cá nhân trong từng khoản chi.
- Mẫu giấy đề nghị thanh toán giúp giảm thiểu các trường hợp thanh toán không đúng, gian lận nội bộ.
Tăng tính chủ động và minh bạch
- Người đề xuất sẽ có trách nhiệm rõ ràng về khoản chi mà mình yêu cầu.
- Các bộ phận liên quan (mua hàng, kế toán, phê duyệt) có cơ sở để xử lý nhanh và chính xác.
Hỗ trợ công tác kiểm toán và lưu trữ
- Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng trong hồ sơ thanh toán khi doanh nghiệp kiểm toán hoặc cần đối chiếu nội bộ.
- Giúp truy xuất lịch sử giao dịch, phục vụ kế toán, pháp lý hoặc quản lý ngân sách.
Link tải các mẫu đề nghị thanh toán phổ biến và đặc điểm
Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng
Nội dung cần có:
- Xác nhận bên nhận thầu đã hoàn tất nghĩa vụ theo hợp đồng và bảo hành (nếu có).
- Điều khoản thanh toán trong hợp đồng (ví dụ: thanh toán sau khi hết thời hạn bảo hành).
- Giá trị hợp đồng và các phụ lục.
- Giá trị đã thanh toán.
- Giá trị còn lại đề nghị thanh toán (bằng số và chữ, bao gồm VAT).
- Thông tin tài khoản thanh toán của bên đề nghị.
Quy định pháp luật liên quan
- Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện đã ký kết theo Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP.
- Các bên tự thỏa thuận về số lần, giai đoạn, thời điểm, thời hạn, hồ sơ và điều kiện thanh toán.
- Thời hạn thanh toán không quá 14 ngày làm việc kể từ khi bên giao thầu nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
>> Tại ngay Đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng tại đây.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ thông thường
Sử dụng khi cần nhắc nhở thanh toán cho các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nội dung cần có:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
- Thông tin người đề nghị thanh toán (họ tên, bộ phận).
- Nội dung thanh toán (thông tin về hợp đồng, hóa đơn liên quan).
- Tổng số tiền đề nghị thanh toán (bằng số và chữ).
- Số lượng chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, v.v.).
- Thông tin tài khoản thanh toán của bên đề nghị.
>> Tải ngay mẫu đề nghỉ thanh toán công nợ tại đây
Phiếu đề nghị thanh toán theo Thông tư của Bộ Tài chính
Các mẫu được ban hành theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
- Phiếu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tải ngay tại đây.
- Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC: Sử dụng cho đơn vị hành chính, sự nghiệp. Tải ngay tại đây.
- Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Dành cho mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp. Tải ngay tại đây.
- Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 79/2019/TT-BTC: Áp dụng cho lĩnh vực tài chính và ngân sách Nhà nước.Tải ngay tại đây.
Hướng dẫn chi tiết cách điền và lưu ý khi lập đề nghị thanh toán
Trong quá trình lập đề nghị thanh toán cho cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng như dưới đây để đảm bảo đúng pháp luật và quyền lợi của đôi bên. Cụ thể như sau:
Yêu cầu về hình thức và ngôn ngữ
- Ngôn ngữ: Sử dụng tiếng Việt chuẩn mực, đúng ngữ pháp, chính tả, dùng từ chính xác.
- Hình thức: Trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết, tuân thủ đúng kiểu cách văn bản hành chính.
Các thông tin cần có trong đề nghị thanh toán
- Tên và địa chỉ của đơn vị/doanh nghiệp đề nghị thanh toán.
- Thông tin chi tiết của người đề nghị thanh toán (họ tên, bộ phận).
- Nội dung đề nghị thanh toán rõ ràng: Mục đích thanh toán cho khoản nào (ví dụ: theo hợp đồng số…, hóa đơn số…); Thời gian thực hiện giao dịch.
- Số tiền đề nghị thanh toán: Ghi rõ bằng số và chữ, đảm bảo chính xác.
- Liệt kê các chứng từ gốc hoặc bản sao kèm theo.
- Thông tin tài khoản ngân hàng của bên đề nghị thanh toán để bên thanh toán thực hiện chuyển khoản.
Lưu ý quan trọng khi lập đề nghị thanh toán công nợ
- Đảm bảo đề cập đầy đủ thông tin về số hợp đồng và các điều khoản liên quan.
- Ghi chính xác và đầy đủ tên, địa chỉ của cả hai doanh nghiệp.
- Nêu rõ thời gian ký kết hợp đồng (nếu có).
- Số tiền thanh toán phải trùng khớp giữa số và chữ, tránh tẩy xóa.
- Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng chi tiết và chính xác.
- Yêu cầu chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt (tùy theo quy định của từng đơn vị).
Trường hợp sử dụng và trách nhiệm lập đề nghị thanh toán
Xác định rõ trường hợp sử dụng và trách nhiệm lập Đề nghị thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, đảm bảo đúng quy trình – đúng người – đúng việc, từ đó vận hành chuyên nghiệp và bền vững hơn.
Các trường hợp cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán
Đề nghị thanh toán được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, phổ biến gồm:
- Thanh toán cho nhà cung cấp: Sau khi nhận đủ hàng hóa/dịch vụ và có đầy đủ chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu,…
- Áp dụng cho: mua hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí agency, quảng cáo, logistics,…
- Tạm ứng chi phí: Trước khi thực hiện các công việc cần ứng trước như: đi công tác, mua vật tư nhỏ lẻ, tổ chức sự kiện,…Sau đó, người tạm ứng phải làm hoàn ứng kèm chứng từ gốc.
- Hoàn ứng (thanh toán tạm ứng): Sau khi sử dụng số tiền tạm ứng và có hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn lại số tiền dư hoặc kê khai số tiền đã chi.
- Thanh toán chi phí nội bộ: Lương thưởng, phụ cấp, hỗ trợ nhân sự, chi phí điện nước, văn phòng phẩm, chi phí sự kiện nội bộ,…
- Thanh toán định kỳ hoặc trả góp: Tiền thuê văn phòng, phần mềm, bản quyền, bảo trì máy móc theo chu kỳ (tháng/quý/năm).
Ai chịu trách nhiệm lập giấy đề nghị thanh toán?
Tùy theo quy mô tổ chức, trách nhiệm lập Đề nghị thanh toán thường được phân rõ như sau:
- Người trực tiếp thực hiện công việc mua sắm hoặc chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.
- Sau đó, giấy đề nghị sẽ được chuyển đến kế toán trưởng để xem xét và trình lên Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt.
Kết luận
Áp dụng mẫu đề nghị thanh toán chuẩn xác giúp quy trình thanh toán diễn ra suôn sẻ, minh bạch và đúng quy định. Giấy đề nghị thanh toán hay công văn đề nghị thanh toán là căn cứ để đảm bảo quyền lợi của cả bên mua và bên bán.
Người phụ trách nên lựa chọn đúng công văn đề nghị thanh toán phù hợp với loại hình giao dịch và quy định của pháp luật. Hi vọng qua bài viết này của Bizzi, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu công văn, giấy đề nghị thanh toán được cung cấp để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Nền tảng Bizzi giúp được gì trong quy trình “Đề nghị thanh toán”?
Thông thường các tổ chức vẫn sử dụng phương pháp thủ công, việc lập đề nghị thanh toán rồi đến bước phê duyệt chi phí thường mất đến vài ngày. Trong những trường hợp như vậy, các nhân viên phải mất nhiều thời gian để chờ đợi hoàn duyệt. Tuy nhiên, bằng cách tự động hóa quy trình, bạn có thể giảm đáng kể thời gian phê duyệt chi phí trong công ty của mình. Hơn nữa, bạn có thể giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận tài chính. Họ không phải ngập lặn trong đống báo cáo hóa đơn, chứng từ do nhân viên gửi.
Chọn một phần mềm cung cấp trải nghiệm người dùng tốt nhất cho nhóm của bạn và đồng thời, cung cấp cho bạn khả năng hiển thị tuyệt vời. Mô hình quản lý chi phí 3 lớp phòng thủ của Bizzi là một giải pháp các doanh nghiệp có thể cân nhắc.
Dưới đây là cách tự động hóa phê duyệt chi phí mà Bizzi Expense có thể giúp tổ chức của bạn:
Hỗ trợ xây dựng chính sách chi tiêu cho tổ chức
- Dễ dàng cài đặt chính sách sử dụng chi phí cho tổ chức
- Quản lý thông tin xuất hóa đơn của từng người dùng: MST, email nhận hóa đơn, địa chỉ, thông tin cá nhân
- Quản lý danh mục chi phí theo nhu cầu của tổ chức
Chuẩn hóa quy trình tự động tạo – duyệt chi phí
- Xây dựng luồng quy trình duyệt theo từng hạn mức chi tiêu, phù hợp với tính chất chi phí của công ty
- Phân quyền phê duyệt và quản lý nhóm quyền theo từng cấp bậc phòng ban
- Tạo và gửi yêu cầu chi tiêu theo đa dạng danh mục: di chuyển, công tác, tiếp khác, văn phòng phẩm,…
- Tạo và duyệt đề nghị thanh toán, chi phí thuận tiện mọi lúc, mọi nơi, tức thì qua mobile app
- Thuận tiện đính kèm thông tin hóa đơn, chứng từ theo từng chi phí
Quản lý chi phí phòng ban và dự án theo thời gian thực
- Ghi nhận chi phí nhanh chóng theo thời gian thực
- Quản lý chi phí theo từng danh mục/phòng ban/dự án
- Giảm thiểu rủi ro và đối chiếu các khoản thanh toán nhanh hơn
- Cho phép xuất file excel bảng kê chi phí.
Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo ngân sách
- Thiết lập và phân bộ ngân sách theo năm tài chính với quy mô tổ chức/dự án/phòng ban
- Chủ động kiểm soát ngân sách với tính năng đặt giới hạn chi tiêu và chỉ định ngân sách cho từng danh mục/phòng ban/dự án
- Tự động cảnh báo khi vượt chi so với ngân sách phân bổ
- Dễ dàng theo thông tin ngân sách còn lại và chi phí đã sử dụng
- Hệ thống Dashboard báo cáo ngân sách so với thực tế giúp đánh giá hiệu suất, hoạt động tài chính hiệu quả
- Đồng bộ với hệ thống quản lý chi phí và quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán của tổ chức
Chỉ vài click đơn giản, với Bizzi Expense mọi quy trình phức tạp về quản lý, kiểm soát chi phí và tạo đề nghị thanh toán đã trở nên dễ dàng hơn nhờ các lợi ích vượt trội:
- QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI MỘT NƠI: Tự động nhắc nhở nếu chưa nhận hóa đơn, không sợ quên hay sót chi phí.
- TỰ ĐỘNG ĐỌC HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: Không cần phải nhập liệu thủ công một cách nhàm chán, Bizzi Bots tự động kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của hóa đơn.
- GỬI ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHỈ VỚI MỘT CHẠM: Tự động xuất bảng kê chi phí và tổng hợp hóa đơn để gửi kế toán.
Để tìm hiểu thêm về cách tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí cho công ty của bạn, hãy book lịch demo với Bizzi ngay hôm nay: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/