17 mẫu bảng chấm công, chuẩn quy định và phân tích rủi ro dữ liệu kế toán (Cho CFO/Kế toán Trưởng)
Hà Phương
Bảng chấm công là nền tảng cho việc tính lương và là dữ liệu đầu vào quan trọng cho Kiểm soát Chi phí hoạt động và Quản lý Dòng tiền của doanh nghiệp. Với tư cách là nền tảng tự động hóa tài chính, Bizzi không chỉ cung cấp 17 mẫu bảng công chuẩn Thông tư mà còn phân tích rủi ro dữ liệu thủ công và lộ trình Tích hợp liền mạch với hệ thống ERP hiện có. Bài viết này sẽ giúp Kế toán và HR đảm bảo Tính Certainty của dữ liệu chấm công ngay từ khâu đầu vào.
Bảng chấm công (timesheet) là biểu mẫu dùng để ghi nhận thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo ngày, tuần hoặc tháng.
Các thông tin thường được ghi nhận bao gồm: giờ vào – ra, số ngày làm việc thực tế, thời gian nghỉ phép, tăng ca, hoặc nghỉ không lương của từng nhân viên.
Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay
Bảng chấm công Excel: Phổ biến ở các công ty nhỏ, dễ tùy chỉnh, nhưng dễ sai sót nếu nhập liệu thủ công.
Phần mềm chấm công chuyên dụng: Hệ thống số hóa, tự động ghi nhận, đồng bộ hóa với hệ thống tính lương, thích hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn.
Máy chấm công vân tay: Ghi nhận thời gian ra vào dựa trên dấu vân tay, độ chính xác cao, hạn chế gian lận.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (AI Camera): Công nghệ tiên tiến, phù hợp môi trường bảo mật cao và khối lượng nhân sự lớn.
Ứng dụng chấm công qua điện thoại (Mobile app): Phù hợp nhân viên làm việc từ xa hoặc di chuyển, “check-in” trực tuyến theo vị trí địa lý và thời gian thực.
TOP 17 Mẫu Bảng Chấm Công Chuyên Nghiệp & Hiệu Quả Nhất 2025 (Kèm Link Tải)
Chọn mẫu bảng chấm công đúng với nhu cầu là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ pháp lý của chứng từ kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của dữ liệu, thời gian xử lý lương và hiệu quả quản lý nhân sự. Dưới đây là link tải miễn phí các mẫu bảng chấm công đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Đặc điểm: Ghi nhận chi tiết thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, đi muộn, về sớm… của từng nhân viên theo từng ngày. Đây là dữ liệu gốc quan trọng để đối soát với bảng lương cuối kỳ.
2. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200 (cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế)
Đặc điểm: Mẫu này tuân thủ chặt chẽ Chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm thông tin chi tiết về ngạch bậc lương, cấp bậc và chức vụ. Đây là dữ liệu bắt buộc để phân bổ chi phí nhân công chính xác trong Báo cáo tài chính. Mẫu cũng thể hiện rõ số công theo từng hạng mục như công theo thời gian, công theo sản phẩm, công hưởng BHXH…
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200 (cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế)
3. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133 (cho doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công này dùng để theo dõi ngày công của nhân viên theo từng cấp bậc. Thiết kế được tinh gọn để phù hợp với quy mô SME nhưng vẫn đảm bảo minh bạch chi phí để phục vụ công tác quyết toán thuế.
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133 (cho doanh nghiệp nhỏ và vừa)
4. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177 (cho cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập)
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177 được chuẩn hóa cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, phần “quy ra công” được đơn giản hóa. Bảng chỉ bao gồm 3 loại công chính: công hưởng lương theo thời gian, công nghỉ không lương và công hưởng BHXH.
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177 (cho cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập)
5. Mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản trên Excel
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công theo ngày bằng Excel giúp doanh nghiệp ghi nhận và theo dõi chính xác số ngày làm việc. Mẫu này phù hợp cho doanh nghiệp mới thành lập, chưa có nhu cầu tích hợp dữ liệu phức tạp.
Đặc điểm: Đây là giải pháp cơ bản cho các tổ chức có nhu cầu quản lý thời gian làm việc ở mức thủ công. Mẫu bảng chấm công trên Microsoft Word có thể áp dụng cho mọi phòng ban, bộ phận và được sử dụng chủ yếu để nhập dữ liệu thủ công hoặc in ra để ghi chép bằng tay. Do không hỗ trợ công thức tính toán tự động, mẫu này chỉ nên áp dụng cho nhóm nhân sự dưới 10 người để tránh sai sót.
7. Mẫu bảng chấm công dành riêng cho công ty sản xuất (theo dõi công việc theo ca, giờ tăng ca)
Đặc điểm: Bảng chấm công theo ca hỗ trợ nhà quản lý giám sát số lượng nhân viên từng ca, phân bổ ca hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu người, từ đó đảm bảo hiệu suất làm việc của phân xưởng.
Mẫu bảng chấm công dành riêng cho công ty sản xuất (theo dõi công việc theo ca, giờ tăng ca)
8. Mẫu bảng chấm công cho nhân viên làm thêm giờ (OT)
Đặc điểm: Bảng chấm công làm thêm giờ là công cụ quan trọng dùng để tính lương và phụ cấp. Việc ghi nhận chính xác mẫu này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý về vi phạm giới hạn giờ làm thêm.
Mẫu bảng chấm công cho nhân viên làm thêm giờ (OT)
9. Mẫu bảng chấm công đo lường hiệu suất theo tuần
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công theo tuần được thiết kế nhằm kiểm soát giờ làm việc một cách chặt chẽ và chính xác. Dù ít phổ biến hơn so với mẫu chấm công hàng ngày hoặc hàng tháng, mẫu này rất phù hợp cho doanh nghiệp trả lương theo tuần hoặc cần báo cáo tiến độ công việc định kỳ, giúp tăng tính minh bạch và giảm xung đột trong quản lý nhân sự.
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công theo ca là công cụ hiệu quả cho các doanh nghiệp hoạt động theo hệ thống ca làm việc, đặc biệt trong sản xuất, bệnh viện hoặc dịch vụ khách hàng – nơi nhu cầu nhân sự thay đổi theo từng giờ. Mẫu bảng này giúp theo dõi chính xác số ngày công và ca làm việc của từng nhân viên, hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt tổng quan tình hình nhân sự và phân bổ ca hợp lý.
11. Mẫu bảng chấm công tính theo giờ làm việc (cho nhân viên part-time, freelance)
Đặc điểm: Bảng chấm công theo giờ ghi rõ thời gian ra – vào của nhân viên theo từng ngày hoặc từng ca làm việc. Nhờ đó, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác mức độ chuyên cần và đưa ra biện pháp nâng cao ý thức tuân thủ nội quy trong doanh nghiệp.
Mẫu bảng chấm công tính theo giờ làm việc (cho nhân viên part-time, freelance)
12. Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho trung tâm ngoại ngữ/giáo viên theo số giờ dạy
Đặc điểm: Mẫu này đặc biệt phù hợp cho trung tâm ngoại ngữ, cơ sở giáo dục tư nhân và các doanh nghiệp giáo dục trong nước hoặc quốc tế. Mẫu bảng chấm công được thiết kế riêng cho nhu cầu ngành giáo dục, giúp quản lý số giờ giảng dạy thực tế của giáo viên một cách hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thời gian và trả lương.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho trung tâm ngoại ngữ/giáo viên theo số giờ dạy
13. Mẫu bảng chấm công cho giáo viên theo giờ ra vào
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công thể hiện cụ thể khung giờ ra vào của từng giáo viên, dễ dàng quản lý số giờ giảng dạy thực tế của giáo viên cũng như đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương.
14. Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng tiếng Anh (cho công ty nước ngoài hoặc có nhân sự quốc tế)
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho công ty nước ngoài hoặc có nhân sự quốc tế có đặc điểm sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh hoàn toàn hoặc song ngữ, tích hợp các thông tin như tên nhân viên, ngày, giờ vào/ra, thời gian làm việc thực tế, phép năm, và có các trường thông tin chi tiết để phục vụ quản lý và báo cáo quốc tế.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng tiếng Anh (cho công ty nước ngoài hoặc có nhân sự quốc tế)
15. Mẫu bảng chấm công theo tháng
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công theo tháng có đặc điểm ghi nhận và tổng hợp số ngày công làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, làm thêm… của từng nhân viên trong suốt một tháng. Đây là mẫu phổ biến nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng tính lương, phụ cấp và đánh giá hiệu suất làm việc một cách tổng thể.
Đặc điểm: Mẫu bảng chấm công hàng ngày theo Thông tư 107/2017/TT-BTC có nhiều điểm tương đồng với các mẫu theo Thông tư 200 và 133, nhưng nổi bật ở phần “quy ra công” được thiết kế gọn gàng, rõ ràng hơn, giúp việc ghi chép và tính toán trở nên đơn giản, chính xác. Bảng này phân chia thành 3 loại công cụ thể: Công hưởng lương theo thời gian, Công nghỉ không lương và Công hưởng BHXH
Đặc điểm: Bảng chấm công theo Thông tư 185 được xây dựng dựa trên mẫu số 01a-HD, ban hành kèm Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 07/11/2010 của Bộ Tài chính, nhằm hướng dẫn chế độ kế toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp. Mẫu bảng này dùng để ghi nhận thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm… của nhân viên trong tháng, giúp quản lý minh bạch và thuận tiện cho việc tính lương.
Phân tích Giá trị Dữ liệu Công (Góc nhìn Kế toán/CFO
Mẫu bảng chấm công đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp, đặc biệt với các công ty có quy mô từ vừa đến lớn. Dưới đây là phân tích đầy đủ về tầm quan trọng và lợi ích của việc sử dụng mẫu bảng chấm công:
Hỗ trợ tính lương minh bạch và chính xác: Là căn cứ để bộ phận nhân sự tính toán lương, phụ cấp, và các khoản khấu trừ một cách công bằng.
Quản lý nghỉ phép và tăng ca hiệu quả: Ghi rõ các ngày nghỉ, làm thêm giờ, giúp theo dõi quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên.
Tăng tính trách nhiệm và kỷ luật: Khuyến khích nhân viên tuân thủ thời gian làm việc và nâng cao ý thức về hiệu suất cá nhân.
Tối ưu hóa điều phối nguồn lực: Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự để điều phối hợp lý theo ca làm hoặc dự án.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động: Là tài liệu pháp lý quan trọng để chứng minh doanh nghiệp tuân thủ quy định về giờ làm bình thường (không quá 48 giờ/tuần) và giới hạn giờ làm thêm (tối đa 200–300 giờ/năm) theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội.
Cung cấp dữ liệu cho đánh giá hiệu suất (KPI/OKR): Bảng chấm công là nguồn dữ liệu chiến lược, khi kết hợp với KPI/OKR, giúp phân biệt giữa “làm nhiều giờ” và “tạo ra giá trị thực sự”.
Góp phần quan trọng vào kiểm soát chi phí lao động và quản lý ngân sách tổng thể: Cần phân loại và quản lý chặt chẽ các loại chi phí doanh nghiệp để tối ưu. Hơn nữa, việc hiểu rõ dữ liệu công giúp doanh nghiệp nhận diện và cắt giảm chi phí nhân sự vô hình và lập kế hoạch chi tiêu và ngân sách hiệu quả.
Hướng dẫn cách tạo mẫu bảng chấm công Excel đơn giản và hiệu quả
Để tạo mẫu bảng chấm công chính xác và tiết kiệm thời gian, bạn có thể tham khảo 7 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định mô hình bảng chấm công phù hợp
Làm rõ nội dung, các mục cần có và cách thiết kế bảng khoa học.
Gồm 1 file với 13 sheet (1 danh sách nhân viên, 12 tháng).
Bước 2: Tạo bố cục các sheet trong file
Tạo 2 sheet đầu tiên (“Danh sách nhân viên” và “Tháng 1”), sau đó sao chép cho các tháng còn lại.
Nên thiết kế sheet “Tháng 1” đầy đủ và chuyên nghiệp ngay từ đầu để tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
Bước 3: Lập bảng thông tin nhân sự
Bao gồm các cột: Số thứ tự, Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày sinh, Số CCCD, Ngày ký hợp đồng chính thức.
Lưu ý nhập dữ liệu từ cột B, dòng 4 và định dạng ngày tháng năm sinh.
Bước 4: Tạo cấu trúc bảng chấm công cho sheet “Tháng 1”
Thiết lập các mục nhỏ như Tên sheet, Tháng/năm chấm công, Bộ phận làm việc, Định mức ngày chấm công.
Bước 5: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
Sử dụng hàm Excel DATE để tạo ngày và WEEKDAY để xác định thứ trong tuần.
Dùng Conditional Formatting để tô màu nổi bật cho các ngày cuối tuần.
Bước 6: Đặt ký hiệu cho bảng chấm công
Thiết lập và thống nhất các ký hiệu công (ví dụ: X – đủ công, P – nghỉ phép, K – nghỉ không lương, O – nghỉ ốm, V – đi làm nửa ngày).
Bước 7: Đặt hàm công thức để tự động tính toán
Sử dụng các hàm như COUNTIF để đếm số ngày công, SUMIF để tính tổng giờ làm thêm, IF cho các điều kiện đặc biệt, NETWORKDAYS để tính ngày làm việc chuẩn.
Lưu ý quan trọng khi tạo mẫu bảng chấm công Excel
Đầy đủ và thống nhất thông tin: Đảm bảo các mục rõ ràng, dễ theo dõi, tránh thiếu sót.
Quy ước ký hiệu rõ ràng: Thống nhất ký hiệu để tránh nhầm lẫn khi nhập liệu và tính công.
Có quy trình xác nhận minh bạch: Bao gồm các bước xác nhận từ nhân viên đến quản lý, nhân sự, kế toán để đảm bảo công bằng.
Rủi ro Dữ liệu Thủ công và Cost of Retrieval Cao khi Dùng Excel (H2)
Mặc dù Excel phổ biến, nhưng đối với các CFO và Kế toán trưởng, việc duy trì chấm công thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro về dữ liệu và gia tăng Cost of Retrieval (Chi phí truy xuất thông tin):
Chi phí truy xuất cao (High Cost of Retrieval): Kế toán mất hàng giờ để đối soát thủ công giữa bảng công, đơn xin nghỉ phép (giấy/email) và bảng lương. Quy trình rời rạc này làm chậm chu trình đóng sổ cuối tháng (Month-end close).
Rủi ro về tính chính xác (Certainty Risk): Các lỗi sai trong công thức Excel hoặc nhập liệu sai sót có thể dẫn đến việc tính sai lương, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của Báo cáo Tài chính và rủi ro truy thu thuế TNCN.
Thiếu tính liên kết (Lack of Integration): Dữ liệu trên Excel nằm biệt lập, không thể tự động đối chiếu với các rủi ro trong việc xử lý Hóa đơn Đầu vào và Thanh toán B2B liên quan đến chi phí nhân sự và nhà cung cấp.
Giải pháp Tối ưu: Tự động hóa và Tích hợp Dữ liệu Chấm công vào Hệ thống Tài chính – Kế toán/ERP (H2)
Để giải quyết bài toán rủi ro dữ liệu, xu hướng của các doanh nghiệp hiện đại là chuyển dịch từ “quản lý bảng biểu” sang “quản trị dữ liệu tự động”.
Việc áp dụng các giải pháp số hóa giúp chuẩn hóa dữ liệu chấm công ngay từ đầu vào. Quan trọng hơn, việc chuẩn hóa này là bước đầu tiên để tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP lớn như SAP, Oracle. Việc nắm rõ 10 lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp sẽ giúp CFO tối ưu hóa quyết định đầu tư hệ thống. Điều này giúp:
Cập nhật chi phí nhân sự theo thời gian thực (Real-time).
Tự động hóa hạch toán và giảm thiểu 90% thao tác thủ công cho bộ phận kế toán.
Dữ liệu chấm công chính xác là yếu tố đầu vào không thể thiếu cho tính Certainty của Bảng Lương và báo cáo tài chính. Nếu doanh nghiệp vừa và lớn của bạn đang tìm kiếm một giải pháp FinTech không chỉ tự động hóa bảng công mà còn Tích hợp liền mạch với ERP hiện có để kiểm soát chặt chẽ Hóa đơn, Chi phí và Dòng tiền theo thời gian thực, Bizzi chính là giải pháp chuyển đổi số dành riêng cho CFO và Kế toán Trưởng.
Hi vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có góc nhìn rõ hơn về các mẫu bảng chấm công phổ biến và cách thức áp dụng. Ngoài ra, nếu các nhà lãnh đạo hay bộ phận kế toán đang cân nhắc thêm giải pháp tự động hóa và quản lý tài chính doanh nghiệp, đăng ký ngay tại đây để nhận tư vấn: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
