Bảng chấm công là dữ liệu để bộ phận nhân sự tổng hợp ngày, giờ làm việc, nghỉ và làm thêm trước khi tính lương. Nếu cần file dùng ngay, doanh nghiệp có thể chọn mẫu theo tháng, ngày, tuần, ca hoặc giờ ở bảng bên dưới.
Với hồ sơ năm 2026, cần lưu ý Thông tư 200/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực từ 01/01/2026. Các mẫu TT200, TT107 và TT185 chỉ nên dùng để đối chiếu hồ sơ thuộc thời kỳ văn bản còn hiệu lực; mẫu Excel 2026 được thiết kế cho nhu cầu quản lý nội bộ và tính công.
1. Tải mẫu bảng chấm công Excel, Word 2026
Mẫu bảng chấm công Excel 2026 có công thức
Mẫu Excel 2026 gồm 4 sheet: Hướng dẫn, Danh sách nhân viên, Ký hiệu và Chấm công tháng. Chọn tháng, năm và ký hiệu công; file sẽ tự tổng hợp đủ công, nửa công, phép, nghỉ không lương, ốm, nghỉ bù và tổng công.
- Phù hợp khi doanh nghiệp cần bảng công theo tháng có công thức và tổng hợp tự động.
- Có bảng ký hiệu tham khảo, danh sách chọn ký hiệu công và định dạng cuối tuần.
- Không dùng macro; doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách quy đổi công theo quy chế nội bộ.
| Nhu cầu | Nên chọn | Gợi ý |
|---|---|---|
| Chấm công phổ thông theo tháng | Mẫu Excel 2026 ↓ | Dùng khi cần tổng hợp ngày công trước khi tính lương. |
| Theo dõi chi tiết từng ngày | Mẫu hàng ngày ↓ | Dùng khi bộ phận nhân sự cần rà soát ngày làm việc, nghỉ và điều chỉnh công. |
| Trả lương hoặc kiểm tra theo tuần | Mẫu theo tuần ↓ | Giúp phát hiện thiếu công hoặc sai công trước khi chốt cuối tháng. |
| Nhân viên part-time | Mẫu theo giờ / part-time ↓ | Theo dõi giờ vào, giờ ra và tổng số giờ làm. |
| Nhà máy, cửa hàng, dịch vụ nhiều ca | Mẫu theo ca ↓ | Theo dõi ca làm của nhân viên theo từng ngày. |
| Làm thêm giờ | Mẫu làm thêm giờ ↓ | Đối chiếu số giờ làm thêm với phê duyệt trước khi tính lương. |
| Cần in để ghi tay | Mẫu Word ↓ | Dùng khi cần in và ghi chấm công thủ công. |
| Nhân sự quốc tế | Mẫu tiếng Anh ↓ | Dùng bảng chấm công tiếng Anh để thống nhất cách ghi nhận. |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo TT133 | Mẫu TT133 ↓ | Đối chiếu phần TT133 đang còn hiệu lực trước khi sử dụng. |
2. Mẫu bảng chấm công theo ngày, tuần và tháng
Doanh nghiệp có thể chọn chu kỳ chấm công theo cách trả lương và mức độ cần kiểm tra. Bảng ngày phù hợp khi cần rà soát chi tiết; bảng tuần giúp xử lý sai lệch sớm; bảng tháng thuận tiện cho kỳ lương hàng tháng.
1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Ghi nhận tình trạng đi làm, nghỉ và các điều chỉnh theo từng ngày. Mẫu này phù hợp khi bộ phận nhân sự cần kiểm tra chi tiết trước khi tổng hợp cuối kỳ.
2. Mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản trên Excel
Dùng cho nhóm nhân sự nhỏ, cần nhập công trực tiếp trên Excel và tổng hợp bằng công thức cơ bản.
3. Mẫu bảng chấm công hàng ngày trong Word
Dùng khi cần in để ghi tay hoặc muốn chỉnh sửa biểu mẫu Word mà không phụ thuộc công thức Excel.
4. Mẫu bảng chấm công theo tuần
Phù hợp với nhóm làm việc hoặc kiểm tra công theo tuần, giúp phát hiện thiếu công và sai công sớm hơn.
5. Mẫu bảng chấm công theo tháng
Tổng hợp ngày công, nghỉ và các trạng thái làm việc trong tháng. Nếu cần tự tính tổng công, dùng mẫu Excel 2026 có công thức.
3. Mẫu chấm công theo ca, theo giờ, part-time và tăng ca
Với sản xuất, bán lẻ, dịch vụ hoặc nhóm có lịch làm linh hoạt, bảng công nên ghi rõ ca, số giờ làm thực tế và thời gian làm thêm. Bộ phận nhân sự và kế toán cần thống nhất cách ghi trước khi dùng dữ liệu để tính lương.
6. Mẫu bảng chấm công cho công ty sản xuất
Theo dõi ngày công, ca làm và thời gian làm thêm trong môi trường sản xuất. Trước khi tính lương, cần đối chiếu ca và giờ tăng ca đã được phê duyệt.
7. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Theo dõi ngày và số giờ làm thêm ngoài thời giờ làm việc bình thường. Dữ liệu nên được đối chiếu với phê duyệt làm thêm trước khi chốt công.
8. Mẫu bảng chấm công theo ca
Dùng cho doanh nghiệp tổ chức ca sáng, chiều, tối hoặc nhiều ca trong ngày như sản xuất, bán lẻ và dịch vụ.
9. Mẫu bảng chấm công theo giờ cho part-time
Ghi giờ vào, giờ ra và tổng số giờ làm; phù hợp với nhân viên part-time hoặc nhóm có lịch làm linh hoạt.
4. Mẫu chấm công cho giáo viên và doanh nghiệp có nhân sự quốc tế
Giáo viên và trung tâm đào tạo thường cần theo dõi giờ dạy hoặc giờ ra vào. Doanh nghiệp có nhân sự nước ngoài có thể dùng bảng chấm công tiếng Anh để thống nhất cách ghi nhận và đối chiếu.
10. Mẫu bảng chấm công giáo viên theo số giờ dạy
Tổng hợp số giờ giảng dạy thực tế theo từng giáo viên, phù hợp trung tâm đào tạo và cơ sở giáo dục.
11. Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào
Ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc để đối chiếu lịch dạy hoặc thời gian làm việc tại cơ sở.
12. Mẫu bảng chấm công bằng tiếng Anh
Dùng cho doanh nghiệp có nhân sự nước ngoài hoặc cần bảng chấm công bằng tiếng Anh trong quá trình làm việc và đối chiếu.
5. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư nào còn phù hợp năm 2026?
Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực và Thông tư 200/2014/TT-BTC hết hiệu lực toàn bộ. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt mẫu đang dùng cho quản trị nội bộ với các biểu mẫu chỉ còn phù hợp để đối chiếu hồ sơ của kỳ trước.
| Văn bản | Tình trạng cần lưu ý | Cách sử dụng phù hợp |
|---|---|---|
| TT99/2025/TT-BTC | Hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. | Dùng biểu mẫu nội bộ phù hợp với quy trình chấm công và tính lương; không mặc định một file Excel là biểu mẫu bắt buộc chỉ vì gắn nhãn TT99. |
| TT133/2016/TT-BTC | Còn hiệu lực một phần; đã có sửa đổi từ 01/07/2025. | Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng TT133 cần đối chiếu phần quy định còn hiệu lực trước khi sử dụng. |
| TT200/2014/TT-BTC | Hết hiệu lực toàn bộ từ 01/01/2026. | Chỉ dùng để tham khảo hoặc đối chiếu hồ sơ phát sinh trước thời điểm TT200 hết hiệu lực. |
| TT107/2017/TT-BTC | Hết hiệu lực toàn bộ từ 01/01/2025. | Dùng để đối chiếu hồ sơ hành chính, sự nghiệp phát sinh trước 01/01/2025. |
| TT185/2010/TT-BTC | Hết hiệu lực từ 01/01/2018. | Dùng để đối chiếu hồ sơ cũ phát sinh trước 01/01/2018; không áp dụng cho kỳ hiện tại. |
| TT24/2024/TT-BTC | Khung chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp áp dụng từ 01/01/2025 và hiện đã có phần thay đổi hiệu lực. | Khi xử lý hồ sơ hành chính, sự nghiệp, cần đối chiếu văn bản hiện hành thay vì tiếp tục dùng TT107/185. |
| TT177/2016/TT-BTC | Là văn bản về phí, lệ phí trong lĩnh vực du lịch, không phải chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. | Không sử dụng TT177/2016/TT-BTC làm căn cứ pháp lý cho bảng chấm công. |
5.1. Bảng chấm công năm 2026 có bắt buộc theo một mẫu TT99 không?
Doanh nghiệp không nên mặc định một file chấm công là biểu mẫu bắt buộc chỉ vì được gắn nhãn TT99. Bảng chấm công cần phản ánh được thời gian làm việc, nghỉ, làm thêm và các thông tin cần thiết cho quy trình tính lương; đồng thời doanh nghiệp nên quy định rõ ký hiệu, người xác nhận và cách xử lý điều chỉnh công.
5.2. Mẫu TT200, TT107 và TT185 còn dùng trong trường hợp nào?
Các mẫu này chủ yếu phù hợp khi cần đối chiếu hồ sơ phát sinh trong thời kỳ văn bản còn hiệu lực hoặc tham khảo cách bố trí bảng. Với kỳ chấm công hiện tại, cần áp dụng quy định và quy trình nội bộ đang có hiệu lực.
13. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133
Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng TT133. Khi sử dụng, cần đối chiếu phần quy định còn hiệu lực và các sửa đổi áp dụng từ 01/07/2025.
14. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200 – tham khảo hồ sơ trước 2026
TT200/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực từ 01/01/2026. Mẫu này chỉ nên dùng để tham khảo hoặc đối chiếu hồ sơ phát sinh trước thời điểm đó.
15. Mẫu chấm công hành chính tham khảo
Biểu mẫu này có thể dùng để tham khảo cách bố trí bảng chấm công hành chính. TT177/2016/TT-BTC không phải căn cứ pháp lý cho bảng chấm công.
16. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 107 – tham khảo hồ sơ trước 2025
TT107/2017/TT-BTC đã hết hiệu lực toàn bộ từ 01/01/2025. Chỉ nên dùng mẫu này khi cần đối chiếu hồ sơ thuộc thời kỳ TT107 còn hiệu lực.
17. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 185 – tham khảo hồ sơ trước 2018
TT185/2010/TT-BTC đã hết hiệu lực từ 01/01/2018. Chỉ nên dùng mẫu này khi cần đối chiếu hồ sơ thuộc thời kỳ TT185 còn hiệu lực.
6. Một bảng chấm công nên có những thông tin nào?
| Nhóm thông tin | Dữ liệu nên có | Mục đích |
|---|---|---|
| Nhân viên | Mã nhân viên, họ tên, bộ phận/chức danh. | Liên kết đúng người với dữ liệu công. |
| Kỳ chấm công | Tháng/năm hoặc tuần áp dụng. | Phân biệt dữ liệu giữa các kỳ lương. |
| Ngày/giờ làm việc | Ngày công, giờ vào/ra hoặc ca làm tùy mô hình. | Ghi nhận thời gian làm việc thực tế. |
| Nghỉ | Nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ ốm, nghỉ bù. | Đối chiếu chính sách nghỉ và dữ liệu tính lương. |
| Làm thêm | Giờ OT, ngày OT, phê duyệt liên quan. | Tách giờ làm thêm khỏi giờ làm bình thường. |
| Điều chỉnh | Lý do sửa công, người xác nhận, ngày cập nhật. | Có dấu vết khi thay đổi dữ liệu sau chấm công. |
| Tổng hợp | Đủ công, nửa công, phép, nghỉ không lương, tổng công. | Làm đầu vào cho bảng lương và kiểm tra cuối kỳ. |
7. Ký hiệu chấm công và cách ghi dễ đối chiếu
Ký hiệu nên ngắn, dễ nhập và dùng nhất quán. Đây là bộ ký hiệu tham khảo, không phải danh sách bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
| Ký hiệu | Nghĩa tham khảo | Gợi ý xử lý |
|---|---|---|
| X | Làm đủ ngày | Quy đổi 1 công nếu quy chế nội bộ áp dụng theo ngày công. |
| X/2 | Làm nửa ngày | Quy đổi 0,5 công nếu phù hợp cách tính của doanh nghiệp. |
| P | Nghỉ phép | Đối chiếu đơn/phê duyệt nghỉ phép. |
| KL | Nghỉ không lương | Theo dõi riêng khi tính lương. |
| Ô | Nghỉ ốm | Đối chiếu hồ sơ liên quan nếu có. |
| NB | Nghỉ bù | Cần thống nhất điều kiện nghỉ bù trong chính sách nội bộ. |
| CT | Công tác | Có thể quy đổi như ngày làm việc nếu chính sách nội bộ quy định. |
| OT | Làm thêm giờ | Nên ghi kèm số giờ thay vì chỉ đánh dấu có/không. |
8. Cách tạo bảng chấm công Excel có công thức
Một file Excel dễ kiểm soát nên tách danh sách nhân viên, bảng ký hiệu và bảng công theo tháng. Không cần dùng công thức quá phức tạp; quan trọng là cách nhập công thống nhất và số liệu tổng hợp có thể kiểm tra lại.
-
Tạo danh sách nhân viên
Mỗi nhân viên nên có một mã riêng để liên kết họ tên, bộ phận và chức danh sang bảng công.
-
Tạo lịch theo tháng
Nhập tháng và năm một lần; có thể dùng DATE, EOMONTH và WEEKDAY hoặc TEXT để tự tạo ngày trong tháng.
-
Tạo danh sách chọn ký hiệu
Dùng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để người chấm công chọn X, X/2, P, KL, Ô, NB, CT… thay vì nhập nhiều cách khác nhau.
-
Tổng hợp số công
Dùng COUNTIF để đếm từng ký hiệu và quy đổi tổng công theo quy chế của doanh nghiệp.
-
Quy định cách điều chỉnh công
Sau khi quản lý đã xác nhận bảng công, mọi thay đổi nên ghi rõ lý do, người phê duyệt và ngày cập nhật để có thể kiểm tra lại khi cần.
Ví dụ đếm đủ công
=COUNTIF(E7:AI7,"X")
Ví dụ đếm nửa công
=COUNTIF(E7:AI7,"X/2")
9. Nhân viên quên hoặc sai chấm công thì xử lý thế nào?
Khi nhân viên quên chấm công hoặc phát hiện sai dữ liệu, cần xử lý trước thời điểm khóa công. Nhân viên giải trình, quản lý xác nhận và bộ phận nhân sự cập nhật theo quy trình nội bộ; không nên sửa số liệu cuối kỳ mà không có căn cứ.
10. Cần kiểm tra gì trước khi chốt bảng công và tính lương?
- Danh sách nhân viên trong kỳ đã đầy đủ và đúng mã.
- Ngày nghỉ phép, nghỉ không lương và nghỉ ốm đã được đối chiếu với hồ sơ liên quan.
- Ca làm và giờ làm thêm đã có xác nhận theo quy trình nội bộ.
- Các trường hợp quên chấm công hoặc sửa công đã được xử lý xong.
- Tổng công phù hợp với lịch làm việc, ca và các trường hợp làm thêm đã được phê duyệt.
- Người quản lý/bộ phận phụ trách đã xác nhận dữ liệu trước khi khóa kỳ.
- Bảng công cuối kỳ đã được lưu để đối chiếu khi phát sinh thắc mắc về lương.
Sau khi khóa công, dữ liệu có thể chuyển sang mẫu bảng lương nhân viên Excel/Word để tính lương, phụ cấp và các khoản điều chỉnh theo chính sách của doanh nghiệp.
11. Khi nào bảng chấm công Excel bắt đầu khó kiểm soát?
| Tình huống | Excel còn phù hợp | Nên cân nhắc hệ thống chuyên dụng |
|---|---|---|
| Số lượng nhân viên | Nhóm nhỏ, ít biến động. | Nhiều đơn vị, ca làm và điểm làm việc. |
| Điều chỉnh công | Ít trường hợp, một người quản lý file. | Nhiều người cùng sửa, cần lịch sử phê duyệt. |
| Chấm theo giờ/ca | Quy tắc đơn giản. | Nhiều ca, lịch xoay, OT và quy tắc phức tạp. |
| Dữ liệu tính lương | Có thể chuyển thủ công và kiểm tra được. | Cần đồng bộ trực tiếp với HRM/payroll. |
| Kiểm soát | Một file nguồn được quản lý rõ. | Nhiều file, nhiều phiên bản hoặc khó xác định dữ liệu cuối cùng. |
12. Dữ liệu chấm công được chuyển sang bảng lương và ERP như thế nào?
Sau khi bộ phận nhân sự khóa bảng công, dữ liệu ngày công và giờ làm việc được dùng để lập bảng lương. Từ bảng lương, doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận chi phí nhân sự và chuyển các dữ liệu cần thiết sang hệ thống tài chính hoặc ERP.
Bizzi không phải phần mềm chấm công. Giải pháp Bizzi phù hợp ở bước quản lý chi phí và kết nối dữ liệu tài chính với ERP qua Open API, API của hệ thống doanh nghiệp hoặc tích hợp bằng file. Xem thêm các loại chi phí doanh nghiệp.
Kết nối dữ liệu tài chính sau khi chốt công
Khi dữ liệu lương cần chuyển sang ERP, doanh nghiệp nên xác định rõ hệ thống nguồn, trường dữ liệu và cách đồng bộ để hạn chế nhập lại hoặc chênh lệch số liệu giữa các bộ phận.
13. Câu hỏi thường gặp về mẫu bảng chấm công
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là biểu mẫu ghi nhận thời gian làm việc, ngày công, nghỉ và các trạng thái công của nhân viên trong một kỳ nhất định. Dữ liệu sau khi được xác nhận thường được dùng làm đầu vào cho quy trình tính lương và quản lý nhân sự.
Tải mẫu bảng chấm công Excel 2026 ở đâu?
Bizzi cung cấp mẫu Excel 2026 có công thức cùng các mẫu theo ngày, tuần, tháng, ca và giờ. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp nên thống nhất ký hiệu và cách quy đổi công theo quy chế nội bộ.
Nên dùng bảng chấm công theo ngày hay theo tháng?
Bảng theo ngày phù hợp khi cần kiểm tra chi tiết và xử lý sai lệch sớm. Bảng theo tháng phù hợp cho kỳ lương hàng tháng, nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu đủ dữ liệu để giải trình khi có điều chỉnh.
Thông tư 99 có ban hành mẫu bảng chấm công bắt buộc không?
Không nên mặc định một file chấm công là biểu mẫu bắt buộc theo TT99. Doanh nghiệp cần lựa chọn biểu mẫu phù hợp với cách quản lý thời gian làm việc, quy trình xác nhận công và cách tính lương đang áp dụng.
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200 còn dùng năm 2026 không?
TT200/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực toàn bộ từ 01/01/2026 và được thay thế bởi TT99/2025/TT-BTC. Nếu cần đối chiếu hồ sơ phát sinh trước thời điểm này, có thể tham khảo mẫu TT200 tương ứng.
Mẫu TT133 còn dùng được không?
TT133/2016/TT-BTC hiện còn hiệu lực một phần và đã có sửa đổi từ 01/07/2025. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ này cần đối chiếu phần quy định đang có hiệu lực khi sử dụng mẫu.
Ký hiệu X, P, KL, OT trên bảng chấm công nghĩa là gì?
Đây thường là các ký hiệu nội bộ để ghi đủ công, nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc làm thêm giờ. Doanh nghiệp nên ban hành hoặc thống nhất bảng ký hiệu của mình và dùng nhất quán giữa bộ phận nhân sự, quản lý và kế toán.
Nhân viên part-time nên dùng mẫu nào?
Nếu lương phụ thuộc số giờ làm thực tế, nên dùng mẫu theo giờ có giờ vào, giờ ra và tổng giờ. Nếu part-time vẫn làm theo ca cố định, có thể dùng bảng theo ca.
Quên chấm công thì xử lý thế nào?
Nên có bước nhân viên giải trình, quản lý xác nhận, bộ phận nhân sự điều chỉnh và ghi nhận lý do trước khi khóa công. Không nên sửa trực tiếp dữ liệu cuối kỳ mà không có dấu vết xác nhận.
Bảng chấm công làm thêm giờ cần ghi gì?
Nên thể hiện ngày làm thêm, số giờ, loại ca hoặc khung thời gian và thông tin phê duyệt cần thiết. Trước khi tính lương làm thêm, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định lao động và chính sách nội bộ đang áp dụng.
