Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, bên cạnh các chi phí trực tiếp như nguyên vật liệu hay nhân công, còn tồn tại một nhóm chi phí không dễ nhận diện nhưng ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận – đó chính là overhead cost, hay còn gọi là chi phí chung. Vậy overhead cost là gì, có bao nhiêu loại và cách quản lý ra sao để tối ưu hiệu suất tài chính? 

Bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp khái niệm rõ ràng, phân loại chi phí chung cùng những ví dụ thực tế, giúp doanh nghiệp và kế toán dễ dàng kiểm soát và phân bổ chi phí hợp lý hơn.

1. Overhead cost là gì? Giới thiệu tổng quan về Chi phí chung (Overhead Cost)

Chi phí chung (Overhead Cost) là một khái niệm quan trọng trong quản trị tài chính và kế toán doanh nghiệp. Việc hiểu rõ overhead cost là gì không chỉ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt ngân sách mà còn tối ưu chi phí vận hành, từ đó cải thiện lợi nhuận.

1.1. Định nghĩa và Khái niệm

Overhead cost là gì? Đây là các khoản chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp, nhưng không thể quy trực tiếp vào một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Khác với chi phí nguyên vật liệu hay chi phí nhân công trực tiếp, overhead cost đóng vai trò hỗ trợ để toàn bộ hệ thống vận hành được thông suốt.

Các chi phí này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Chi phí thuê văn phòng, điện, nước
• Chi phí bảo trì thiết bị, phần mềm
• Lương nhân sự gián tiếp như quản lý, nhân viên hành chính
• Chi phí văn phòng phẩm, kế toán, pháp lý

Từ góc độ kế toán, chi phí chung là yếu tố không thể thiếu khi lập ngân sách, tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả kinh doanh. Việc phân bổ đúng overhead cost giúp doanh nghiệp tránh việc định giá sai sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng.

1.2. Đặc điểm của Chi phí chung

Việc hiểu rõ đặc điểm của chi phí chung giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả tài chính và đưa ra quyết định quản trị chi phí phù hợp.

• Phát sinh định kỳ, không phụ thuộc vào sản lượng hoặc doanh số: Chi phí chung thường tồn tại dưới dạng chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, hóa đơn điện nước, bảo trì thiết bị, chi phí bảo hiểm hay lương hành chính. Những khoản này vẫn phải được chi trả đều đặn ngay cả khi doanh nghiệp không phát sinh đơn hàng hay giảm sản lượng.
• Ghi nhận trên báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến lợi nhuận: Chi phí chung được thể hiện trong báo cáo thu nhập (Income Statement) dưới mục chi phí hoạt động, làm giảm lợi nhuận gộp và ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập ròng (net income) – chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả kinh doanh.
• Phải được hạch toán chính xác để tối ưu lợi nhuận: Việc xác định đúng và đầy đủ các khoản chi phí chung là bước thiết yếu để tính toán lợi nhuận ròng một cách chính xác. Quản trị chi phí chung hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tài chính, từ đó có thể cắt giảm chi phí các khoản không cần thiết và tăng khả năng sinh lời.
• Chia thành nhiều loại khác nhau: Tùy theo tính chất biến động, chi phí chung có thể được phân loại thành chi phí cố định (fixed overhead), chi phí biến đổi (variable overhead) và chi phí bán biến (semi-variable overhead). Phân loại đúng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập ngân sách, theo dõi dòng tiền và phân tích hiệu suất chi phí.

2. Các loại hình và Ví dụ về Chi phí chung

Chi phí chung (overhead costs) là các khoản chi không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ nhưng vẫn cần thiết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Hiểu và phân loại đúng chi phí chung là gì giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn, tối ưu lợi nhuận và xác định giá thành chính xác.

2.1. Phân loại Chi phí chung

Tùy theo đặc điểm phát sinh và hoạt động cụ thể, chi phí chung có thể được phân loại như sau:

• Chi phí cố định (Fixed Overhead): Là khoản chi không thay đổi theo sản lượng hoặc mức độ hoạt động trong thời gian nhất định. Ví dụ: tiền thuê mặt bằng, phí khấu hao tài sản cố định, bảo hiểm doanh nghiệp, lương nhân viên hành chính, phí duy trì giấy phép kinh doanh.
• Chi phí biến đổi (Variable Overhead): Thay đổi theo khối lượng hoạt động sản xuất – kinh doanh. Ví dụ: chi phí tiếp thị, chi phí gửi hàng, bảo trì thiết bị theo nhu cầu, chi phí pháp lý theo vụ việc phát sinh.
• Chi phí bán biến (Semi-variable Overhead): Kết hợp giữa phần cố định và biến đổi. Ví dụ: tiền điện có mức cố định tối thiểu cộng thêm mức sử dụng thực tế, tiền hoa hồng nhân viên theo doanh số.
• Chi phí theo chức năng:
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (G&A Overhead): Gồm lương hành chính, kế toán, nhân sự, chi phí văn phòng phẩm, thuê ngoài dịch vụ hành chính.
  • Chi phí bán hàng chung: Bao gồm chi phí quảng cáo, in ấn, sự kiện bán hàng, phần mềm CRM, hoa hồng nhân viên kinh doanh.
  • Chi phí nghiên cứu và bảo trì chung: Phát sinh ở các doanh nghiệp có bộ phận R&D hoặc nhà máy, xưởng kỹ thuật.
  • Chi phí sản xuất chung (Manufacturing Overhead – MOC): Là phần chi phí gián tiếp trong sản xuất, thường bị đánh giá thấp nhưng ảnh hưởng lớn đến giá thành. Gồm: khấu hao máy móc, tiền lương nhân sự sản xuất gián tiếp, điện nước nhà xưởng, chi phí kiểm định chất lượng, vật tư tiêu hao và chi phí bảo trì thiết bị.

2.2. Ví dụ phổ biến về Chi phí chung

Một số ví dụ dễ nhận biết trong hoạt động doanh nghiệp:

• Tiền thuê và tiện ích: Bao gồm chi phí thuê văn phòng, điện, nước, internet, điện thoại, nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet.
• Chi phí hành chính: Mua sắm thiết bị văn phòng, giấy in, nước uống, phí thuê kế toán ngoài, phí kiểm toán định kỳ.
• Bảo hiểm: Các gói bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm y tế hoặc tai nạn cho nhân viên.
• Phúc lợi nhân viên: Chi phí tổ chức sự kiện nội bộ, cà phê và đồ ăn nhẹ trong văn phòng, hỗ trợ phí tập gym, chương trình nghỉ dưỡng công ty.

3. Tính toán và Phân bổ Chi phí chung

Chi phí chung (overhead cost) là những chi phí gián tiếp không thể gắn trực tiếp vào một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể nhưng vẫn cần thiết để doanh nghiệp vận hành như tiền thuê, tiện ích, lương nhân viên quản lý… Việc tính toán và phân bổ hợp lý chi phí chung là yếu tố then chốt để xác định đúng giá thành sản phẩm, kiểm soát ngân sách và tối ưu hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.

3.1. Công thức và Phương pháp chung

Chi phí chung thường được ghi nhận dưới dạng các khoản chi tập trung, sau đó được phân bổ theo tỷ lệ đến các bộ phận hoặc dự án cụ thể.

• Tỷ lệ chi phí chung = Tổng chi phí gián tiếp / Thước đo phân bổ
  (Thước đo phân bổ có thể là giờ lao động trực tiếp, chi phí nhân công hoặc giờ hoạt động của máy móc)
• Chi phí chung bao gồm: Nguyên liệu gián tiếp + Lao động gián tiếp + Chi phí gián tiếp (quản lý, phân phối, vận hành…)
• Phân loại chi phí gián tiếp chính:
  • Chi phí sản xuất (thuê nhà xưởng, bảo trì thiết bị…)
  • Chi phí bán hàng và phân phối
  • Chi phí hành chính và quản lý

3.2. Các phương pháp tính toán Overhead Cost

Phương pháp phân bổ chi phí toàn bộ (Absorption Costing)
Đây là phương pháp kế toán truyền thống giúp phân bổ toàn bộ chi phí chung vào giá thành sản xuất.

• Ưu điểm: Phù hợp với chuẩn mực GAAP, phản ánh đầy đủ mọi chi phí, hỗ trợ xác định giá bán chính xác.
• Nhược điểm: Có thể gây sai lệch lợi nhuận nếu chi phí cố định chưa được phân bổ hết.

Quy trình gồm 3 bước:

• Phân bổ chi phí (Cost Allocation): Gán chi phí trực tiếp vào trung tâm chi phí.
• Phân chia chi phí (Cost Apportionment): Phân chia hợp lý chi phí chung cho các bộ phận sử dụng.
• Tổng hợp chi phí (Cost Absorption): Phân bổ chi phí chung vào từng sản phẩm hoặc đơn hàng.

Phương pháp chi phí cận biên (Marginal Costing)
Chỉ tính các chi phí biến đổi trực tiếp vào giá thành sản phẩm.

• Lợi ích: Giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng khi sản lượng thay đổi.
• Khác biệt: Không tính chi phí cố định vào chi phí sản phẩm nên dễ đánh giá lợi nhuận cận biên theo từng đơn vị sản xuất.

3.3. Các phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp cụ thể

Tùy theo đặc điểm doanh nghiệp và ngành nghề, có thể lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí phù hợp:

• Theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phù hợp với ngành sản xuất sử dụng nhiều nguyên liệu.
• Theo chi phí nhân công trực tiếp: Phù hợp khi lao động là yếu tố chính trong sản xuất.
• Theo phần trăm chi phí cơ bản (Prime cost percentage): Dựa vào tổng của chi phí nguyên vật liệu và nhân công.
• Theo giờ lao động trực tiếp: Dễ áp dụng khi có dữ liệu thời gian cụ thể cho từng công việc.
• Theo giờ máy hoạt động (Machine hour rate): Thích hợp với ngành sản xuất phụ thuộc máy móc.
• Theo đơn vị sản phẩm: Dùng cho dây chuyền sản xuất hàng loạt.
• Phân bổ theo tỷ lệ doanh thu bán hàng: Thường dùng cho bộ phận kinh doanh hoặc phân phối.

4. Tầm quan trọng của việc quản lý Chi phí chung

Việc hiểu rõ chi phí chung là gì (hay còn gọi là overhead cost) và quản lý hiệu quả nhóm chi phí này đóng vai trò thiết yếu trong mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh. Chi phí chung bao gồm các khoản không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng vẫn cần thiết để doanh nghiệp vận hành như: chi phí điện nước, tiền lương nhân viên gián tiếp, khấu hao tài sản cố định, v.v. Dưới đây là những lý do tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc quản lý chi phí chung:

• Xác định giá thành sản phẩm: Phân bổ hợp lý chi phí chung giúp tính toán đầy đủ tổng chi phí sản xuất, từ đó thiết lập mức giá bán phù hợp để đảm bảo lợi nhuận kỳ vọng.
• Quản lý chi phí hiệu quả: Tối ưu hóa các khoản chi phí chung là cách thiết thực để giảm gánh nặng tài chính mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Theo dõi chi phí chung giúp doanh nghiệp biết được hoạt động nào đang tiêu tốn quá nhiều chi phí để có hướng điều chỉnh hoặc loại bỏ nếu cần thiết.
• Lập kế hoạch tài chính: Dự đoán và kiểm soát chi phí chung tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng ngân sách và quản lý dòng tiền trong tương lai.
• Quản lý rủi ro: Phân tích biến động chi phí gián tiếp theo thời gian giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các rủi ro và chủ động ứng phó.
• Đưa ra quyết định đầu tư chính xác: Thấu hiểu overhead cost là gì và chi phí vận hành giúp doanh nghiệp xác định khả năng sinh lời của dự án trước khi đầu tư.
• Định giá doanh nghiệp: Chi phí chung là một trong các yếu tố quan trọng trong việc thẩm định giá trị doanh nghiệp khi gọi vốn hoặc chuyển nhượng.
• Nâng cao năng suất lao động: Theo dõi mối quan hệ giữa chi phí gián tiếp và hiệu suất làm việc giúp cải thiện quy trình vận hành, tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Định hướng chiến lược kinh doanh: Phân tích chi phí giúp xác định lĩnh vực, sản phẩm hoặc dịch vụ có tiềm năng sinh lời cao để ưu tiên phát triển.
• Xây dựng chính sách chi phí tối ưu: Quản lý tốt chi phí chung tạo tiền đề xây dựng quy định nội bộ hợp lý, giúp kiểm soát và điều phối chi tiêu hiệu quả hơn.
• Định hướng sản xuất và tổ chức nhân sự: Dựa vào phân tích chi phí, doanh nghiệp có thể xác định quy mô sản xuất phù hợp và cơ cấu bộ máy tối ưu.
• Kiểm soát chi phí gián tiếp: Chủ động giám sát và điều chỉnh các khoản chi phí không trực tiếp sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện biên lợi nhuận tổng thể.

Tóm lại, việc nắm rõ overhead cost là gì và triển khai các phương pháp quản lý chi phí chung phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

5. Giải pháp và Biện pháp tối ưu hóa Chi phí chung

Chi phí chung (overhead cost) là một trong những yếu tố lớn ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng lại thường khó kiểm soát do tính chất phân bổ rộng khắp và khó xác định giá trị thực. Để tối ưu hóa chi phí chung hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng cả giải pháp chiến lược và công cụ hỗ trợ chuyên biệt.

5.1. Các giải pháp chung

Tối ưu hóa chi phí chung không chỉ là cắt giảm tùy tiện mà cần được xây dựng trên cơ sở phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro và hiệu quả dài hạn. Dưới đây là một số giải pháp thực tiễn:

• Xác định và phân tích chi phí: Rà soát chi tiết các khoản như hóa đơn dịch vụ, tiền lương nhân sự gián tiếp, chi phí thuê văn phòng… để xác định phần chi phí nào có thể cắt giảm hoặc tối ưu.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tự động hóa và cải tiến các quy trình nội bộ nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi, hạn chế lỗi sai, tăng năng suất làm việc.
• Ứng dụng công nghệ trong quản lý chi phí: Sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm ERP hoặc công cụ quản lý chi phí để theo dõi, kiểm soát và phân tích chi phí theo thời gian thực.
• Xem xét giá trị các khoản chi phí: Đánh giá hiệu quả từng khoản chi để nhận diện các chi phí không mang lại giá trị gia tăng (non-value added cost) và loại bỏ hợp lý.
• So sánh nhà cung cấp và đàm phán lại hợp đồng: Tìm kiếm các đối tác cung ứng có mức giá cạnh tranh và dịch vụ tương đương hoặc tốt hơn.
• Cân nhắc giữa mua và thuê nhân sự/thiết bị: Tính toán chi phí dài hạn để quyết định nên thuê ngoài hay duy trì đội ngũ nội bộ cho các bộ phận hỗ trợ như IT, nhân sự, bảo trì…
• Lựa chọn hình thức thuê phù hợp: Giữa thuê trọn gói và thuê theo phát sinh, cần so sánh tổng chi phí và mức độ kiểm soát ngân sách để lựa chọn giải pháp linh hoạt nhất.
• Tạm thời cắt giảm chi phí không cấp thiết: Trong giai đoạn tài chính khó khăn, có thể tạm thời loại bỏ một số khoản chi không bắt buộc như chi phí đào tạo, marketing không hiệu quả.

Trước khi triển khai bất kỳ giải pháp nào, doanh nghiệp nên đánh giá đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng bao gồm tài chính, hiệu suất vận hành và rủi ro liên quan để tránh những hệ quả không mong muốn.

5.2. Các hệ thống quản lý chi phí chuyên biệt

Để tối ưu hóa chi phí chung một cách bài bản và minh bạch, các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai các hệ thống quản trị tài chính chuyên sâu:

• Hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting): Giúp lập kế hoạch ngân sách theo từng kỳ, theo dõi sát sao chi phí phát sinh thực tế so với kế hoạch, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời để tránh vượt mức chi.
• Hệ thống tính giá theo hoạt động (Activity-Based Costing – ABC): Áp dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc có quy mô lớn, giúp xác định chính xác chi phí của từng hoạt động, từ đó phát hiện các khoản chi phí gián tiếp chưa được phân bổ hợp lý và tìm kiếm phương án cải thiện.

5.3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý chi phí (Đặc biệt với Bizzi)

Bizzi cung cấp một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, hoạt động như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán trong việc tự động hóa quy trình thu – chi. Đây là một nền tảng tích hợp hơn 30 tính năng giúp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B.

5.3.1. Xử lý, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào (IPA + 3way)

Quản lý hóa đơn đầu vào là một phần quan trọng trong kiểm soát chi phí chung (overhead cost). Với Bizzi, toàn bộ quy trình được tự động hóa, từ tiếp nhận đến đối chiếu và lưu trữ, giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và phòng tránh rủi ro tài chính.

• Tự động xử lý hóa đơn đầu vào: Sử dụng Bizzi Bot với công nghệ RPA và AI để tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn.
• Tự động đối soát hóa đơn – PO – GR: Đối chiếu chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện sai lệch.
• Xác minh nhà cung cấp hợp lệ: Kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế.
• Tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn đầu vào với thời hạn lưu trữ 10 năm.
• Cảnh báo hóa đơn rủi ro: Phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro.
• Tích hợp API với hệ thống ERP & Kế toán: Đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp.

5.3.2. Quản lý chi tiêu doanh nghiệp (Bizzi Expense)

Chi phí chung (overhead cost) phát sinh từ nhiều hoạt động vận hành khác nhau trong doanh nghiệp. Với Bizzi Expense, doanh nghiệp có thể thiết lập, giám sát và tối ưu hóa toàn bộ quy trình chi tiêu một cách linh hoạt và minh bạch, đồng thời đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc tài chính nội bộ.

• Thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án: Phân bổ ngân sách để kiểm soát chi tiêu.
• Giám sát chi tiêu và cảnh báo vượt ngân sách.
• Hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động: Đẩy nhanh quá trình duyệt yêu cầu chi tiêu.
• Theo dõi chi phí theo thời gian thực và tạo báo cáo chi phí chi tiết theo danh mục, phòng ban hoặc dự án.
• Thiết lập và thực thi các chính sách chi tiêu để đảm bảo tuân thủ nội quy công ty.
• Luồng phê duyệt linh hoạt và theo dõi trạng thái yêu cầu chi tiêu.
• Xác thực hóa đơn điện tử theo quy định kế toán và gắn chi tiêu vào từng dự án/nhiệm vụ.

5.3.3. Quản lý công tác phí (Bizzi Travel)

Công tác phí là một phần đáng kể trong chi phí chung (overhead cost) của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt với các tổ chức có hoạt động kinh doanh liên tỉnh hoặc quốc tế. Bizzi Travel cung cấp một giải pháp tổng thể giúp kiểm soát, tối ưu và minh bạch hóa toàn bộ chi phí công tác từ khâu lên kế hoạch đến phê duyệt và báo cáo.

• Đặt vé máy bay tự động: Tích hợp với các dịch vụ đặt vé theo tiêu chí ngân sách đã phê duyệt.
• Quản lý tất cả các khoản chi tiêu công tác: Vé máy bay, khách sạn, di chuyển, ăn uống.
• Thiết lập hạn mức chi tiêu công tác cho từng nhân viên hoặc chuyến công tác.
• Quy trình phê duyệt công tác trước cho các chuyến đi và chi phí liên quan.
• Báo cáo chi phí công tác tổng quan theo từng nhân viên, chuyến công tác, bộ phận.

5.3.4. Hóa đơn điện tử (B-invoice)

Việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chung (overhead cost) một cách minh bạch và tuân thủ pháp luật. Với B-invoice, toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả tài chính.

• Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định (XML/PDF), đáp ứng yêu cầu cơ quan thuế.
• Mẫu hóa đơn tùy chỉnh theo logo, thương hiệu riêng.
• Xuất hóa đơn hàng loạt theo đơn hàng, khách hàng.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế để xác thực hóa đơn.
• Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm.
• Tra cứu, tải xuống & in hóa đơn dễ dàng.
• Quản lý tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy, điều chỉnh).

5.3.5. Quản lý công nợ (ARM)

Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ giúp cải thiện dòng tiền mà còn góp phần giảm thiểu các khoản chi phí chung (overhead cost) phát sinh từ nợ xấu, chậm thanh toán và quy trình xử lý thủ công. Bizzi ARM cung cấp giải pháp quản lý công nợ toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi, đối soát và thu hồi công nợ thông minh, kịp thời.

• Nhắc nợ tự động theo kịch bản qua email, tin nhắn.
• Theo dõi, đối soát công nợ và các chỉ số như DSO, báo cáo tuổi nợ.
• Cảnh báo nợ đến hạn hoặc có dấu hiệu quá hạn.
• Đối chiếu công nợ và tạo báo cáo công nợ chi tiết.

5.4. Giải pháp Quản lý Chi phí sản xuất chung (MOC)

• Hệ thống quản trị tài sản & bảo trì bảo dưỡng thông minh (CMMS/MMS): Giúp tổ chức tiếp cận hiệu quả hơn trong việc tự động lên kế hoạch bảo trì, quản lý tài sản, cảnh báo sự cố, tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất.
  • Theo dõi hoạt động bảo trì bảo dưỡng: Quản lý thông tin thiết bị (thông số, năng suất, bảo hành), giám sát trạng thái thiết bị, cảnh báo bảo trì định kỳ, tính toán chi phí khấu hao, bảo trì, sửa chữa, thời gian ngừng hoạt động (downtime).
  • Sử dụng dữ liệu để xác định phương án giải quyết: Dữ liệu CMMS giúp đưa ra quyết định tối ưu giữa sửa chữa và thay thế thiết bị, tối ưu chi phí.
  • Phân tích dữ liệu để đo lường và dự đoán chi phí MOC trong tương lai: Dựa trên dữ liệu theo dõi tài sản, có thể lập báo cáo tùy chỉnh, dự đoán chi phí bảo trì, thay thế linh kiện, lương nhân viên, tiện ích, thuê cơ sở, v.v..
  • Ví dụ về giải pháp như MMS-X của VTI Solutions giúp lên kế hoạch bảo trì khoa học, quản lý thông tin thiết bị theo thời gian thực, cảnh báo lỗi tự động, đánh giá hiệu suất và bảo trì dự đoán.

6. Xử lý phân bổ thiếu và thừa Chi phí chung

Để tối ưu hóa chi phí chung trong sản xuất, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ và hệ thống quản trị hiện đại. Một trong những giải pháp nổi bật là CMMS/MMS – hệ thống quản lý tài sản và bảo trì thông minh, giúp kiểm soát và tối ưu chi phí sản xuất chung một cách toàn diện.

• Triển khai hệ thống CMMS/MMS thông minh: Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch bảo trì tự động, quản lý tài sản theo thời gian thực, đưa ra cảnh báo sự cố và theo dõi hoạt động thiết bị từ xa. Nhờ đó, giảm thiểu chi phí phát sinh do ngừng máy đột xuất và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
• Theo dõi chi tiết hoạt động bảo trì – bảo dưỡng: Lưu trữ thông tin thiết bị (hiệu suất, thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành), theo dõi tình trạng vận hành, nhắc lịch bảo trì định kỳ. Từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí sửa chữa, khấu hao và hạn chế tối đa downtime ảnh hưởng đến năng suất.
• Tận dụng dữ liệu để đưa ra phương án tối ưu: CMMS không chỉ ghi nhận lịch sử vận hành và bảo trì mà còn giúp phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định: sửa chữa hay thay thế thiết bị. Điều này giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng lúc, tránh lãng phí và giảm chi phí đầu tư không cần thiết.
• Phân tích và dự đoán chi phí MOC trong tương lai: Dựa vào dữ liệu được lưu trữ từ hệ thống CMMS, doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính chính xác hơn, dự đoán các khoản chi liên quan đến lương nhân sự kỹ thuật, thay thế linh kiện, bảo trì định kỳ, chi phí thuê mặt bằng, tiện ích, v.v.
• Ví dụ thực tiễn – MMS-X của VTI Solutions: Đây là một trong những giải pháp quản lý thiết bị & bảo trì tiên tiến, hỗ trợ lên kế hoạch bảo trì dựa trên AI, theo dõi tình trạng máy móc theo thời gian thực, cảnh báo lỗi sớm, giúp đánh giá hiệu suất và đưa ra các hành động bảo trì dự đoán chính xác.

Việc áp dụng các giải pháp thông minh như CMMS/MMS không chỉ giúp doanh nghiệp giải đáp bài toán “overhead cost là gì” mà còn mang đến một hướng tiếp cận mới trong việc quản lý chi phí chung, giảm thiểu rủi ro sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

7. Kết luận

Hiểu rõ overhead cost là gì và cách phân loại các chi phí chung sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động, đồng thời tránh được tình trạng chi tiêu thiếu kiểm soát. Việc theo dõi và phân tích chi phí chung không chỉ là yêu cầu kế toán mà còn là yếu tố cốt lõi trong chiến lược quản trị tài chính hiện đại. Để đơn giản hóa quy trình này, các doanh nghiệp có thể cân nhắc ứng dụng giải pháp toàn diện từ Bizzi – hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/