Payment Request là cầu nối giữa nghiệp vụ và kế toán, và là “cửa ngõ cuối cùng” trước khi tiền được chi ra. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình Request to Pay không chỉ giúp kiểm soát chi tiêu chiến lược mà còn góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, tăng minh bạch và giảm rủi ro tài chính.
Bài viết này của Bizzi sẽ đi sâu phân tích bản chất Payment Request là gì, đồng thời đề xuất các giải pháp giúp tối ưu chi phí doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần nghiêm túc hóa “Payment Request”?
Trong các doanh nghiệp hiện đại, vấn đề quản lý chi tiêu luôn là nỗi đau đầu không nhỏ. Các khoản chi xuất hiện hàng ngày: thanh toán nhà cung cấp, thuê ngoài, marketing, công tác phí hay hoàn ứng nhân viên… nhưng quy trình quản lý thường rời rạc, chạy qua Excel, email, file scan hay chat nội bộ. Điều này dẫn tới nhiều hệ quả:
- Yêu cầu thanh toán thất lạc hoặc xử lý chậm: Nhân viên gửi phiếu đề nghị thanh toán qua email hoặc chat, dễ bị trôi hoặc quên phê duyệt.
- Thanh toán sai, trùng hóa đơn, sai mã chi phí: Do không có kiểm soát tập trung, nhân viên có thể nhập nhầm, tạo trùng hoặc ghi sai khoản mục chi.
- Khó đối chiếu với ngân sách và policy chi tiêu nội bộ: Lúc kiểm tra, kế toán mất nhiều thời gian rà soát, dẫn tới thiếu minh bạch và rủi ro audit.
Tình trạng này đặt ra nhu cầu nghiêm túc hóa quy trình “payment request” — một công cụ quan trọng giúp kiểm soát dòng tiền và minh bạch chi phí.
Payment Request là gì? Khái niệm, thuật ngữ liên quan & phân biệt cơ bản
Trong bối cảnh chi tiêu doanh nghiệp ngày càng phức tạp, tự động hóa quy trình Payment Request là lựa chọn chiến lược, đặc biệt với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.
Payment request là gì? (Định nghĩa cốt lõi)
Payment Request (Phiếu đề nghị thanh toán) là tài liệu nội bộ do nhân viên hoặc bộ phận yêu cầu công ty thanh toán một khoản chi cụ thể, kèm đầy đủ chứng từ liên quan.
Payment Request là bước kích hoạt quy trình thanh toán, trước khi kế toán thực hiện chi tiền.
- Payment request = yêu cầu thanh toán nội bộ / phiếu đề nghị thanh toán.
Payment Request có thể là:
- Vendor payment request (thanh toán nhà cung cấp).
- Employee payment request (hoàn ứng, tạm ứng, chi nội bộ).
5. Các thuật ngữ liên quan cần phân biệt
Trong doanh nghiệp Việt Nam, bạn có thể bắt gặp nhiều cách gọi khác nhau, nhưng về bản chất, đều là record khởi tạo quy trình chi tiền:
- Request for Payment / Payment Requisition / Payment Approval Request: Tất cả đều chỉ “yêu cầu thanh toán” nội bộ, dùng trong quy trình phê duyệt.
- Phiếu đề xuất chi phí: Thuật ngữ phổ biến trong các doanh nghiệp Việt, thường dùng cho chi phí nội bộ.
- Payment Invoice Request: Yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn để thanh toán.
Lưu ý: Tên gọi có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng bản chất là một bước khởi tạo để yêu cầu chi tiền và đi qua các bước phê duyệt.
6. Payment request khác gì Invoice, PO, Payment Order?
Payment Request là cầu nối giữa Invoice – PO – Payment Order giúp kiểm soát chi phí.
| Loại chứng từ | Ai tạo | Chức năng | Vai trò pháp lý |
| Payment Request | Nhân viên / Bộ phận nội bộ | Yêu cầu chi tiền, khởi tạo workflow thanh toán | Nội bộ, không phải chứng từ thuế |
| Invoice | Nhà cung cấp | Chứng từ thanh toán, căn cứ hạch toán | Chứng từ pháp lý, kê khai thuế |
| PO (Purchase Order) | Bộ phận mua hàng | Đặt hàng, xác nhận yêu cầu mua | Tạo trước khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán |
| Payment Order / Ủy nhiệm chi | Kế toán / Tài chính | Chỉ thị ngân hàng thực hiện thanh toán | Dùng sau khi payment request đã được phê duyệt |
Thành phần của một Payment Request là gì?
Một Payment Request chuẩn không chỉ đơn thuần là phiếu đề nghị thanh toán, mà là tài liệu kiểm soát chi phí và ngân sách, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ và tối ưu dòng tiền. Dưới đây là cấu trúc chuẩn cần có và những thuộc tính nâng cao mà các doanh nghiệp phát triển, tập đoàn lớn đang áp dụng.
Thông tin chung của phiếu đề nghị thanh toán
Những trường thông tin này giúp hệ thống quản lý và truy vết dễ dàng:
| Thành phần | Ý nghĩa |
| Số phiếu / Mã Payment Request | Định danh một yêu cầu duy nhất |
| Ngày tạo yêu cầu | Căn cứ tính SLA xử lý và deadline thanh toán |
| Loại yêu cầu | Xác định quy trình phê duyệt và kiểm soát chứng từ
Có thể tự động validate theo loại chi phí |
| Ngày cần thanh toán (Due Date) | Tránh trễ hạn với vendor |
| Mã dự án / mã ngân sách | Liên kết với quản trị budget |
Phân loại yêu cầu thanh toán
- Thanh toán nhà cung cấp
- Tạm ứng
- Hoàn ứng
- Chi phí marketing
- Chi phí dự án
- Chi phí thuê ngoài / procurement
- Chi phí nội bộ (office, travel)
Yếu tố nâng cao: Mức độ ưu tiên (gấp / bình thường / theo kế hoạch), validation rule tự động theo từng loại chi phí.
Thông tin người yêu cầu & người hưởng lợi
| Thông tin người đề nghị | Thông tin người nhận tiền |
| Họ tên | Tên nhà cung cấp / người nhận |
| Bộ phận | Mã số thuế (MST) |
| Mã nhân viên | Địa chỉ |
| Email liên hệ | Ngân hàng – số tài khoản – chủ tài khoản |
| Điện thoại | Khu vực chi nhánh ngân hàng |
Áp dụng cho các trường hợp
- Vendor: thanh toán hợp đồng, hóa đơn
- Nhân viên: hoàn ứng, tạm ứng, công tác phí
Yếu tố nâng cao:
- Vendor ID / Supplier Code (đồng bộ với ERP)
- Chỉ mục rủi ro vendor (Risk score)
- Blacklist check (nhà cung cấp bị ngừng hợp tác)
Thông tin hợp đồng tham chiếu (Số hợp đồng – ngày hiệu lực)
Nội dung chi phí cần thanh toán
Chi tiết chi phí giúp kế toán xác định đúng tính chất và phân bổ đúng ngân sách.
| Trường thông tin | Mục đích |
| Diễn giải chi tiết chi phí | Giải thích mục đích thanh toán |
| Nhóm chi phí | Marketing / IT / Logistics / thuê ngoài / office / travel |
| Phân loại chi | OPEX / CAPEX |
| Tính chất chi phí | Chi phí hoạt động / chi phí dự án / chi đầu tư |
| Kỳ hạch toán | Tháng / quý / năm |
| Số tiền yêu cầu | Tổng tiền |
| Thuế GTGT | Tỷ lệ VAT và tiền thuế |
| Loại tiền | VND / USD / CNY / KRW… |
| Tỷ giá | Trường hợp thanh toán ngoại tệ |
Yếu tố nâng cao:
- Cost Center / GL Code (đồng bộ hệ thống kế toán)
- Budget availability check – cảnh báo vượt ngân sách ngay trong form
- So sánh với PO / hợp đồng gốc (kết nối dữ liệu tự động)
- Upload chứng từ nghiệm thu / báo cáo hoàn thành công việc
- Tag theo hoạt động / campaign / sub-project
Liên kết với hệ thống mua sắm và hợp đồng
Một Payment Request chuẩn phải kết nối trực tiếp với hệ thống mua sắm (Procurement) và dữ liệu hợp đồng để đảm bảo tính nhất quán, tránh sai sót và gian lận.
| Thành phần | Ý nghĩa |
| Mã hợp đồng (Contract ID) | Xác định căn cứ pháp lý của khoản thanh toán |
| Số PO (Purchase Order) | Thuộc về yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt trước đó |
| Mã phiếu nhập kho / Biên bản nghiệm thu (GRN / Acceptance Report) | Xác nhận hàng hóa/dịch vụ đã được giao đầy đủ |
| Liên kết tới Vendor Master trong ERP | Đồng bộ thông tin nhà cung cấp, hạn chế nhập sai |
Giá trị mang lại
- Tránh thanh toán khi hàng chưa giao / dịch vụ chưa nghiệm thu
- Loại bỏ rủi ro thanh toán trùng cho cùng một hợp đồng
- Đồng nhất thông tin với ERP giúp kế toán khóa sổ nhanh và chính xác
Số tiền & điều khoản thanh toán
Thông tin tài chính phải đầy đủ và minh bạch để CFO/Kế toán có thể đánh giá rủi ro và dòng tiền.
| Trường thông tin | Ý nghĩa |
| Số tiền đề nghị thanh toán | Tổng giá trị yêu cầu |
| Loại tiền tệ (VND, USD, KRW… ) | Hỗ trợ thanh toán đa quốc gia |
| Payment Terms | Trả trước / trả sau / theo tiến độ |
| Hạn thanh toán (Due Date) | Tránh phát sinh phạt lãi hoặc gián đoạn hợp tác |
| Phương thức thanh toán | Chuyển khoản / tiền mặt / thẻ doanh nghiệp / ví điện tử |
Yếu tố nâng cao
- Tỷ giá và nguồn tỷ giá áp dụng (SBV, ngân hàng, hệ thống ERP)
- Dự báo ảnh hưởng dòng tiền (cash flow impact)
Mã hóa phục vụ kế toán quản trị
Khai báo mã kế toán chuẩn giúp phân tích chi phí đa chiều và hỗ trợ quản trị ngân sách.
| Mã hóa cần có | Mục đích |
| Cost Center (Trung tâm chi phí) | Phân bổ chi phí theo bộ phận |
| Project Code | Gắn chi phí theo từng dự án / campaign |
| GL Code / Chart of Account (COA) | Hạch toán vào đúng tài khoản kế toán |
| Department / BU / Region | Theo dõi chi phí theo đơn vị kinh doanh |
Có thể áp dụng thêm:Tag theo campaign / client / customer
- Vendor tier (gold / silver / risk vendor)
- Risk level scoring (theo SLA, lịch sử vi phạm…)
- Cross charge giữa các đơn vị nội bộ
Chứng từ bắt buộc đính kèm
Một Payment Request hợp lệ phải gồm đầy đủ chứng từ theo Policy và pháp lý.
| Chứng từ | Trường hợp áp dụng |
| Hóa đơn VAT / Invoice | Nhà cung cấp |
| Hợp đồng / Phụ lục hợp đồng | Dịch vụ / thuê ngoài / hợp tác |
| Báo giá / Quotation | Hàng hóa mua sắm |
| Biên bản nghiệm thu / bàn giao / GRN | Giao hàng – dịch vụ |
| Bảng kê chi phí | Tạm ứng – hoàn ứng |
| Bill lẻ, vé máy bay, taxi, hóa đơn ăn uống | Chi công tác |
Yếu tố nâng cao của payment request khi ứng dụng công nghệ:
- Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn VAT (Invoice Validation)
- Tự động OCR + match invoice với PO/Contract
Thông tin phê duyệt
Đây là yếu tố sống còn trong kiểm soát chi tiêu doanh nghiệp.
| Thành phần | Ý nghĩa |
| Danh sách Approver theo cấp / hạn mức | Người duyệt theo quy tắc budgeting |
| Audit trail – lịch sử phê duyệt | Ai duyệt – Khi nào – Action gì |
| Trạng thái xử lý | Chờ duyệt / Đã duyệt / Từ chối / Hủy / Đã thanh toán |
Nếu ứng dụng công nghệ, có thể:
- Auto rerouting khi người duyệt đi công tác
- Cảnh báo vượt ngân sách trước khi duyệt
- E-signature & 2-Factor Approval
Quy trình Request to Pay trong doanh nghiệp: Từ nhân viên đề nghị đến kế toán thanh toán
Chuỗi quy trình Payment Request hoàn chỉnh từ khi phát sinh nhu cầu mua sắm đến khi thanh toán cho nhà cung cấp nhằm mục tiêu: đảm bảo mua đúng – đủ – hợp lý – đúng ngân sách – đúng quy trình – và an toàn tài chính
Bức tranh tổng quan: Payment Request trong chuỗi P2P (Procure-to-Pay)
Trong quy trình mua sắm và thanh toán của doanh nghiệp (P2P), Payment Request là một mắt xích quan trọng, giúp đảm bảo việc chi tiền luôn có căn cứ & tuân thủ policy.
- Mối liên hệ: Yêu cầu mua hàng → PO → Nhận hàng / dịch vụ → Invoice → Payment request → Thanh toán.
- Nhấn mạnh: Payment request là cầu nối giữa nghiệp vụ và kế toán
Vai trò trung tâm của Payment Request
- Cầu nối giữa nghiệp vụ, kế toán và quản trị ngân sách
- Đảm bảo chỉ thanh toán khi có đầy đủ căn cứ (PO – GRN – Invoice)
- Loại bỏ rủi ro thanh toán sai, trùng, hoặc thiếu căn cứ pháp lý
Giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tuân thủ (compliance).
Các bước tạo & phê duyệt quy trình Request to Pay
Payment Request không chỉ là yêu cầu chi tiền — mà là công cụ kiểm soát tài chính.
Bước 1 – Tạo yêu cầu thanh toán
Nhân viên hoặc bộ phận sử dụng dịch vụ thực hiện:
- Nhập thông tin khoản chi
- Đính kèm đầy đủ chứng từ (hợp đồng, invoice, nghiệm thu…)
- Chọn cost center / project / loại chi phí / vendor
- Ghi rõ mục đích thanh toán và hạn thanh toán
Mục tiêu: Cung cấp đầu vào đầy đủ, giảm back-and-forth khi kiểm tra
Bước 2 – Kiểm tra ngân sách (Budget Check)
Hệ thống hoặc người duyệt kiểm tra:
- Chi phí nằm trong ngân sách đã phê duyệt hay chưa
- So sánh với forecast và kế hoạch chi tiêu
Nếu vượt ngân sách → Escalated Approval: Yêu cầu đi lên cấp cao hơn để duyệt đặc biệt (director / CFO)
Bước 3 – Kiểm tra hồ sơ & Compliance
Bộ phận kế toán hoặc finance kiểm tra:
- Đủ chứng từ chưa? (đúng policy & đúng luật thuế)
- Mã chi phí, cost center, project code đúng hay chưa
- Invoice có hợp lệ (thông tin pháp lý, VAT, số tiền, ngày tháng…)
Mục tiêu: Hạn chế rủi ro thuế và hạch toán sai
Bước 4 – Three-way matching (PO – GRN – Invoice)
Đối chiếu 3 thành phần trước khi duyệt thanh toán:
| Thành phần | Câu hỏi kiểm tra |
| PO | Số lượng, đơn giá, điều khoản mua hàng đúng chưa? |
| GRN / nghiệm thu | Hàng hóa / dịch vụ đã bàn giao đủ chưa? |
| Invoice | Khớp PO và GRN không? Có bất thường không? |
🛡 Three-way matching = Lá chắn chống thanh toán sai / trùng / gian lận
Bước 5 – Phê duyệt thanh toán (Approval Workflow)
Workflow phê duyệt quy trình Request to Pay tùy quy mô doanh nghiệp:
- Line Manager duyệt chi phí bộ phận
- Budget owner duyệt theo kế hoạch ngân sách
- Finance / CFO duyệt các khoản lớn hoặc rủi ro cao
- Quy tắc phê duyệt theo hạn mức / loại chi / dự án / vendor
Có thể kết hợp multi-level approval + e-signature + MFA
Bước 6 – Kế toán thực hiện thanh toán & hạch toán
Sau khi phê duyệt, kế toán:
- Tạo chứng từ chi tiền / ủy nhiệm chi
- Thực hiện chuyển khoản hoặc chi tiền theo phương thức đã duyệt
- Hạch toán vào hệ thống kế toán / ERP
- Cập nhật trạng thái Payment Request → “Đã thanh toán”
Mục tiêu: Khóa sổ đúng hạn, minh bạch audit, báo cáo chuẩn xác
Lỗi thường gặp & rủi ro khi quy trình Payment Request làm thủ công
Trong nhiều doanh nghiệp, Payment Request vẫn đang được xử lý qua Excel, email, file scan, chat nội bộ, dẫn đến mất kiểm soát và tiềm ẩn rủi ro lớn đối với dòng tiền và tuân thủ thuế. Dưới đây là các nhóm lỗi thường gặp:
Nhóm lỗi nghiệp vụ
Các lỗi phát sinh từ quy trình nhập liệu thủ công và thiếu chuẩn hóa:
| Lỗi phổ biến | Hệ quả |
| Sai mã chi phí, sai cost center | Hạch toán sai, báo cáo chi phí sai lệch |
| Không đính kèm đủ chứng từ | Quy trình bị treo, mất thời gian bổ sung |
| Gửi yêu cầu trễ so với due date hợp đồng | Trễ thanh toán → bị phạt, mất uy tín với vendor |
| Yêu cầu thanh toán không gắn với PO / hợp đồng | Không có căn cứ pháp lý → dễ bị từ chối |
Lỗi nghiệp vụ tưởng nhỏ nhưng tạo ra vòng lặp xử lý lại, tăng tải cho kế toán và kéo dài cycle time
Nhóm rủi ro tài chính & gian lận
Khi không có hệ thống kiểm soát và tự động đối chiếu quy trình Request to Pay, rủi ro thất thoát tài chính sẽ tăng cao.
| Rủi ro | Ví dụ thực tế / tác động |
| Duplicate invoice | Thanh toán trùng cho cùng hóa đơn do nhiều bên gửi |
| Unauthorized payment | Chi tiền khi chưa có phê duyệt hợp lệ |
| Thổi phồng chi phí, hợp thức hóa chi ngoài policy | Biến chi cá nhân thành chi công ty |
| Vendor ảo / vendor rủi ro thuế | Ép thanh toán cho nhà cung cấp rủi ro hoặc không tồn tại |
Rủi ro tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, dòng tiền và tính minh bạch công ty
Nhóm rủi ro Compliance & Thuế
Nếu hồ sơ thanh toán không đạt chuẩn theo quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán:
| Rủi ro | Hệ quả |
| Chi phí không đủ chứng từ hợp lệ | Bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN → tăng thuế phải nộp |
| Sai phân loại CAPEX / OPEX | Sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng chỉ số tài chính |
| Không lưu trữ đầy đủ Payment Request và chứng từ | Khó khăn khi kiểm toán nội bộ / kiểm toán Big4 / thanh tra thuế |
Rủi ro compliance thường chỉ bị phát hiện khi kiểm toán – lúc này chi phí sửa lỗi rất cao
Công nghệ & Phần mềm tự động hóa Payment Request
Tự động hóa Payment Request không chỉ là tối ưu nghiệp vụ mà còn là nền tảng để doanh nghiệp quản trị chi phí minh bạch, compliance & ra quyết định tài chính chính xác.
Payment request workflow automation là gì?
Hệ thống số hóa toàn bộ quy trình đề nghị thanh toán (payment request) từ tạo – kiểm tra – phê duyệt – lưu trữ – đối soát – thanh toán.
Đặc điểm chính:
- Thay thế hoàn toàn form giấy / Excel / email rời rạc & thủ công.
- Tự động hóa quy trình phê duyệt dựa trên loại chi phí, hạn mức, bộ phận, cấp phê duyệt.
- Gửi thông báo real-time trên App / mobile / email.
- Giao diện tự động validate thông tin → giảm sai sót.
- Theo dõi tiến độ phê duyệt & trạng thái thanh toán theo thời gian thực.
Lợi ích nổi bật:
- Rút ngắn thời gian phê duyệt từ vài ngày → vài giờ.
- Giảm lỗi nghiệp vụ do nhập sai hoặc thiếu chứng từ.
- Tăng tính minh bạch, traceable & compliance chuẩn audit.
Kết nối với hệ thống ERP, kế toán, AP automation
Hệ thống payment request có thể tích hợp với:
- ERP (SAP, Oracle, Odoo, Bravo, Misa AMIS…)
- Hệ thống kế toán & AP (Accounts Payable)
- E-banking & cổng thanh toán
Chức năng khi tích hợp:
| Nghiệp vụ | Hệ thống tự động hoá |
| Đẩy PR đã duyệt sang module AP | Không nhập lại dữ liệu thủ công |
| Đồng bộ Vendor Master, COA, Cost Center, Project Code | Đảm bảo chuẩn hoá & chính xác |
| Three-way matching | So khớp tự động PO – GRN – Invoice |
| Kiểm tra duplicate invoice | Cảnh báo trùng số hóa đơn hoặc giá trị |
| Reconciliation & payment scheduling | Lập kế hoạch chi theo hạn thanh toán |
Payment Request không chỉ là phiếu mà còn là lớp kiểm soát chi tiêu
Payment Request là cầu nối giữa nhân viên yêu cầu chi, bộ phận kế toán và ban tài chính. Payment Request = phiếu đề nghị thanh toán + lớp kiểm soát chi tiêu + nguồn dữ liệu tài chính chiến lược. Khi dùng giải pháp như Bizzi Expense + Bizzi IPA, Payment Request trở thành lớp kiểm soát tự động: check ngân sách, kiểm tra hóa đơn, 3-way matching, phê duyệt đa cấp.
Bizzi Expense – quản lý yêu cầu thanh toán & chi phí từ gốc
Bizzi biến mỗi payment request thành một điểm kiểm soát chi tiêu chuẩn hoá ngay từ bước tạo:
- Nhân viên tạo yêu cầu chi tiêu / Payment Request trên Bizzi.
- Gắn Cost center, Project code, loại chi phí, Vendor ngay từ đầu → đảm bảo minh bạch và chuẩn hạch toán.
- Kiểm tra ngân sách theo thời gian thực (theo phòng ban, dự án, chiến dịch).
- Phê duyệt đa cấp linh hoạt theo hạn mức và bộ phận, trên web hoặc mobile.
- Tự động nhắc nhở khi sắp tới hạn thanh toán và theo dõi trạng thái real-time.
Ứng dụng Bizzi Expenses giúp giảm sai sót thủ công, tăng tốc độ phê duyệt và kiểm soát chi tiêu trước khi phát sinh hóa đơn.
Bizzi IPA + 3way – kiểm soát hóa đơn trước khi thanh toán
Bizzi đảm bảo chi phí hợp lệ, giảm rủi ro gian lận & tăng compliance thuế – kế toán thông qua tầng kiểm soát thứ hai nhằm đảm bảo thanh toán an toàn & đúng luật:
- Tự động tải và đọc hóa đơn điện tử từ email, portal NCC hoặc file upload.
- OCR + AI kiểm tra tính hợp lệ theo chuẩn Tổng Cục Thuế.
- Phát hiện:
- Hóa đơn trùng (duplicate invoice)
- Sai MST, sai đơn giá / số tiền
- Khác nhà cung cấp đã đăng ký
- 3-way matching tự động: PO – GRN – Invoice → khoá rủi ro thanh toán sai hoặc không có chứng từ nghiệm thu.
Từ Payment request đến dữ liệu FP&A & rolling forecast
Payment request đã duyệt không kết thúc ở kế toán, mà trở thành nguồn dữ liệu chiến lược cho lãnh đạo tài chính:
- Spend visibility: nhìn rõ chi theo loại chi, vendor, phòng ban, dự án.
- Budgeting & Forecasting: so sánh ngân sách – thực chi – dự báo.
- Rolling forecast kết nối hệ thống EPM (như Sactona – Bizzi phân phối).
- Gắn thẻ chi phí theo:
- Loại dịch vụ (Marketing, Logistics, thuê ngoài…)
- Mã dự án / chiến dịch / kênh bán hàng
- Khách hàng / sản phẩm
Với Bizzi, nó trở thành:
- Lớp kiểm soát chi tiêu ngay từ đầu,
- Lớp xác thực chứng từ trước khi thanh toán,
- Lớp dữ liệu tài chính phục vụ ra quyết định & tối ưu lợi nhuận.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Payment Requets là gì?
Để hiểu rõ hơn về bản chất Payment Request là gì và quy trình Request to pay, dưới đây là một số câu hỏi chứ nội dung liên quan cung cấp cụ thể các thông tin.
1. Payment request khác gì Invoice và PO?
- Purchase Order (PO): văn bản đặt hàng do bộ phận mua hàng phát hành trước khi mua.
- Invoice (Hóa đơn): chứng từ do nhà cung cấp phát hành sau khi giao hàng / cung cấp dịch vụ.
- Payment Request: phiếu đề nghị thanh toán do doanh nghiệp lập để yêu cầu kế toán thực hiện chi tiền.
PO là đặt hàng – Invoice là hóa đơn – Payment Request là yêu cầu trả tiền.
2. Payment request có giá trị pháp lý không?
Payment request không thay thế hóa đơn hoặc hợp đồng, nhưng:
- Có giá trị nội bộ để phê duyệt & ghi nhận trách nhiệm.
- Là chứng từ quản trị trong quy trình kiểm soát chi tiêu & kiểm toán nội bộ.
- Khi lưu trữ cùng hóa đơn, hợp đồng, GRN, bảng kê… sẽ hỗ trợ chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
3. Doanh nghiệp nhỏ có cần Payment Request không?
Có. Vì dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn đều cần:
- Tránh thanh toán nhầm, trùng, hoặc vượt ngân sách.
- Tạo minh bạch, phân quyền và trách nhiệm rõ ràng.
- Giảm rủi ro gian lận và thất thoát tiền mặt.
Nhiều doanh nghiệp SME bắt đầu bằng Excel, nhưng khi chi phí nhiều bộ phận hoặc tăng tốc mở rộng, nên chuẩn hóa bằng workflow tự động hóa.
4. Ai được quyền tạo và ai được quyền phê duyệt Payment Request?
- Người tạo (Requestor): nhân viên phát sinh chi phí / bộ phận vận hành / procurement.
- Người phê duyệt: cấp quản lý theo hạn mức, phòng Tài chính – Kế toán, CFO, CEO (khoản lớn hoặc rủi ro cao).
- Flow phê duyệt quy trình Request to Pay thường tùy theo:
- Loại chi phí
- Ngân sách còn lại
- Số tiền
- Dự án / phòng ban
5. Payment request nên lưu trữ bao lâu để phục vụ kiểm toán và thuế?
Theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam:
- Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán quan trọng (hợp đồng, invoice, payment request, quyết toán…).
- Ít nhất 5 năm với chứng từ nghiệp vụ thông thường.
Giải pháp phần mềm giúp lưu trữ điện tử đầy đủ, truy vết audit trail và tìm kiếm nhanh thay vì lưu giấy/thủ công.
6. Phần mềm nào hỗ trợ quản lý Payment Request và kiểm soát chi tiêu hiệu quả?
Doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Bizzi Expense & Bizzi IPA – tự động hóa payment request + kiểm soát hóa đơn + 3-way matching.
- Hệ thống ERP phổ biến (SAP, Oracle, Misa, Bravo) – nhưng cần bổ sung workflow linh hoạt và OCR cho hóa đơn.
Bizzi là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam cần tốc độ triển khai nhanh, chi phí hợp lý, và xử lý được cả quy trình đa phòng ban.
Kết luận
Thông qua việc phân tích bản chất Payment Request là gì trên đây, có thể thấy rằng Payment Request không chỉ là phiếu đề nghị thanh toán mà còn là “Cửa ngõ kiểm soát” mọi dòng tiền chi ra trong doanh nghiệp. Hay nói cách khác, Payment Request chính là chốt chặn rủi ro cuối cùng trước khi tiền rời tài khoản.
Khi quy trình Request to Pay được vận hành tốt, doanh nghiệp sẽ chi tiêu thông minh hơn, minh bạch hơn và tối ưu lợi nhuận tốt hơn.
Để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn hóa form và quy trình Request to Pay rõ ràng theo loại chi – hạn mức – bộ phận.
- Tránh xử lý bằng Excel / email / file scan, hạn chế sai sót, trùng lặp và rủi ro gian lận.
- Ưu tiên triển khai workflow automation để số hóa toàn bộ vòng đời Payment Request
- Ứng dụng nền tảng tài chính số như:
- Bizzi Expense + Bizzi IPA để:
- Kiểm soát chi ngay từ khâu yêu cầu.
- Check ngân sách theo thời gian thực.
- Kiểm tra hợp lệ hóa đơn & 3-way matching trước khi thanh toán.
- Kết nối hệ thống EPM (Sactona) để:
- Tối ưu lập ngân sách và rolling forecast.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Bizzi Expense + Bizzi IPA để:
Thanh toán đúng – đủ – hợp lệ – đúng hạn và dữ liệu tài chính minh bạch phục vụ chiến lược tăng trưởng. Đăng ký tại đây để nhận tư vấn giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/